Organizácia práce skladníka s internými presunmi: zodpovednosť, multiplicita a kontrola

Interný presun tovaru je jedným z najdôležitejších skladových režimov pre podniky, ktoré majú centrálny sklad a viacero predajní, pretože umožňuje nepretržite zásobovať predajne potrebným sortimentom. 

Podnikatelia sa pri organizácii tohto procesu zvyčajne stretávajú s praktickými otázkami: 

Program Torgsoft obsahuje vstavané nástroje, ktoré tieto otázky prirodzene riešia a minimalizujú vplyv ľudského faktora.

1. Osobná zodpovednosť: pole «Skladník»

Aby mohol vedúci alebo manažér presne zistiť, kto zodpovedá za prípravu a expedovanie konkrétneho presunu, program umožňuje evidovať skladníkov.

• Určenie zodpovednej osoby. Pri vytváraní dokladu v režime «Doklad» — «Interný presun» alebo pri automatickom rozdeľovaní tovaru medzi predajne môže používateľ v špeciálnom poli «Skladník» vybrať zo zoznamu zodpovedného zamestnanca. Tento zamestnanec je priradený k celému dokladu, nie k jednotlivým položkám v ňom.

• Povinné vyplnenie. Aby personál nezabúdal uvádzať zodpovednú osobu, v nastaveniach formulárov rozdeľovania možno aktivovať prepínač «Vždy uvádzať skladníka». Ak je toto nastavenie zapnuté, interný presun nebude možné vytvoriť bez uvedenia skladníka.

• Filtrovanie a tlač. Informácie o zodpovednom zamestnancovi sa zobrazujú v samostatnom stĺpci v «Registri interných presunov», ako aj vo formulári «Tovar na ceste». Pomocou filtra «Skladník» môže zamestnanec skladu rýchlo nájsť doklady, ktoré sú určené práve na jeho prípravu. Okrem toho možno informácie s menom skladníka vytlačiť na papierovom formulári dokladu interného presunu.

2. Kontrola násobkov balenia počas presunu

Často vzniká situácia, keď musí skladník pri rozdeľovaní tovaru medzi predajne expedovať tovar v škatuliach, ale v programe sa vedie evidencia po kusoch. V dôsledku toho hrozí zadanie množstva, ktoré nie je bezo zvyšku deliteľné veľkosťou balenia, čo vedie k zámene tovaru alebo k manku v predajniach.

Tento problém sa rieši pomocou doplnkovej možnosti «Metrické charakteristiky tovaru».

• Nastavenie násobku. V karte druhu tovaru alebo priamo v karte tovaru sa nastavuje parameter «Množstvo v balení». Napríklad ak sa soklové lišty alebo dlaždice predávajú po kusoch, ale presúvajú sa iba v celých baleniach po 5 kusov.

• Vizuálna kontrola. Pri vytváraní interného presunu alebo rozdeľovaní tovaru sa zobrazuje stĺpec «Množstvo v balení». Ak používateľ zadá množstvo tovaru, ktoré nie je násobkom množstva v balení, napríklad sa pokúsi presunúť 7 kusov namiesto 5 alebo 10, program zvýrazní daný riadok svetloružovou alebo červenou farbou.

• Programové obmedzenia. V «Podmienkach rozdeľovania» možno nastaviť prísnu kontrolu: program môže buď iba zobraziť upozornenie na množstvo, ktoré nie je násobkom balenia, alebo úplne zakázať vytvorenie presunu s množstvom, ktoré nie je násobkom množstva v balení.

3. Ochrana pred chybami pri skenovaní: obmedzenia podľa druhov tovaru

Vo veľkých skladoch, napríklad so súčiastkami pre automobily, kde je množstvo tovaru vizuálne podobné, môže skladník omylom nalepiť nesprávny čiarový kód alebo naskenovať nesprávny diel. Aby sa zabránilo pridaniu cudzieho tovaru do dokladu, používajú sa obmedzenia podľa druhov tovaru.

Ako to funguje?

Pri vytváraní nového presunu je potrebné zaškrtnúť možnosť «Používať obmedzenia podľa druhov tovaru» a kliknúť na tlačidlo «Nastaviť». Otvorí sa okno, v ktorom treba presne určiť, ktoré druhy tovaru sú pre tento presun povolené.

Kontrola skenovania

Ak sa skladník počas prípravy tovaru pomocou skenera čiarových kódov pokúsi pridať tovar, ktorý nepatrí k povolenému druhu, program tento tovar nepridá do zoznamu, zobrazí chybové hlásenie a prehrá zvukový signál. Skladník sa tak musí zastaviť a skontrolovať tovar, ktorý drží v rukách.

4. Dvojitá kontrola dokladov a režim «Tovar na ceste»

Otázka dôvery a presnosti medzi odosielajúcim skladom a prijímajúcou predajňou sa rieši pomocou režimu «Tovar na ceste» a kontrolných nástrojov.

• Prvotná a opakovaná kontrola. Program umožňuje skontrolovať rovnaký doklad dvakrát. Najprv skladník v odosielajúcom sklade vykoná «Prvotnú» kontrolu pri kompletizácii objednávky a naskenuje všetok tovar. Keď tovar fyzicky dorazí do predajne, prijímajúca strana vykoná pomocou vlastného skenera v režime «Tovar na ceste» «Opakovanú» kontrolu.

• Ochrana pred manipuláciami na predajniach. Aby nepoctivý personál v prijímajúcej predajni nemohol svojvoľne zmeniť prijaté množstvo, napríklad uviesť menšie množstvo a prisvojiť si rozdiel, je dostupná funkcia «Zablokovať opakovanú kontrolu». Doklad sa tak prijme presne podľa výsledkov prvotnej kontroly v sklade a zmeny môže vykonať iba oprávnená osoba.

• Evidencia rozdielov. Ak sa pri prijímaní dokladu alebo uplatnení výsledkov kontroly zistí, že skutočne naskenované množstvo nezodpovedá množstvu v doklade, program na to upozorní. Používateľ môže prijať tovar v skutočne skontrolovanom množstve a pre vedenie vytlačiť «Hlásenie o rozdieloch». V závislosti od nastavení program automaticky vytvorí opravné doklady na prebytok alebo manko tovaru.

Používanie týchto nástrojov v programe Torgsoft umožňuje zorganizovať transparentný a prísne kontrolovaný proces presunu materiálnych hodnôt, pri ktorom sa každá chyba odhalí už vo fáze skenovania čiarového kódu a zodpovednosť za každú škatuľu je jednoznačne priradená konkrétnemu zamestnancovi.