Údaje o spoločnosti vo výdavkových faktúrach a pohybových dokladoch: nastavenia šablóny a prázdne polia

Moderný obchod si vyžaduje presnú dokumentáciu každej operácie, či už ide o expedíciu tovaru zákazníkovi alebo o interný presun medzi predajňami. Režim tlače sprievodných dokumentov je potrebný na zaznamenanie prechodu vlastníckeho práva alebo zodpovednosti za tovar, ako aj na splnenie daňových a účtovných požiadaviek. Z ktorých kariet sa údaje prenášajú do dodacích listov, ako nastaviť automatické dopĺňanie údajov strán do formulárov a z akých dôvodov zostávajú niektoré riadky vo vytlačenom dokumente nevyplnené.

Základné pojmy

• Výdajka — je prvotný doklad, ktorý zaznamenáva vydanie (expedíciu) tovaru zákazníkovi z príslušného skladu alebo predajne.

• Doklad o internom prevode — je doklad, ktorý sprevádza pohyb materiálových zásob medzi rôznymi účtovnými strediskami (predajňami alebo skladmi) v rámci jednej obchodnej siete.

• Šablóna tlače — je nastaviteľné rozloženie dokumentu vo vstavanom editore FastReport, ktoré určuje vzhľad vytlačeného formulára.

• Premenná šablóny — je špeciálna značka v rozložení, namiesto ktorej program automaticky doplní skutočné údaje z databázy (napríklad názov podniku, adresu alebo kód EDRPOU).

Zdroje údajov: odkiaľ program získava údaje pre dodacie listy

Jednou z najčastejších otázok obchodníkov je, odkiaľ presne sa do šablóny výdajky alebo daňového dokladu preberajú údaje odosielateľa a príjemcu.

Pre výdajky (v režimoch "Predaj" a "Predaj s vystavením faktúry") platí jasná hierarchia získavania údajov odosielateľa. Program najskôr kontroluje kartu Podnik, ktorá je uvedená v dokumente. Odtiaľ sa preberajú premenné ako "EDRPOU platiteľa", "Sídlo", "Skutočná adresa" a "Vlastník podniku".

Ak pre dokument nie je vybraný Podnik alebo príslušné polia nie sú vyplnené, systém prejde o úroveň nižšie a načíta tieto údaje z nastavení Účtovného strediska, z ktorého sa uskutočňuje predaj. Údaje príjemcu (kupujúceho) sa preberajú z karty zákazníka. Konkrétne identifikačný kód alebo EDRPOU sa preberá z karty "Iné", zatiaľ čo adresa a telefón — z karty "Všeobecné".

Pre doklady o internom prevode je logika mierne odlišná, pretože stranami sú vlastné predajne. Do tlačových šablón interných prevodov boli pridané dve cieľové skupiny premenných: Dodávateľ (odosielateľ) a Príjemca. Každá skupina obsahuje úplný zoznam premenných: Adresa, DIČ, Telefón, Skutočná adresa, E-mailová adresa, EDRPOU, Podnikateľ. Všetky tieto údaje sa automaticky generujú z formulára úpravy príslušného Účtovného strediska.

Nastavenie tlačovej šablóny

Ak chcete v dokumente zobraziť potrebné údaje, je potrebné nastaviť jeho vzhľad:

1. Prejdite do menu Nastavenia — Nastavenie tlačových šablón.

2. Vyberte požadovaný dokument (napríklad "Maloobchodná výdajka") a kliknite na tlačidlo "Nastavenia".

3. V pravej časti okna FastReport, na karte "Polia DB", nájdite potrebné premenné.

4. Presuňte ich ľavým tlačidlom myši do príslušných oblastí rozloženia (zvyčajne ide o hornú časť dokumentu určenú pre údaje).

5. Uložte šablónu.

Príčiny prázdnych polí v dokumentoch

Situácie, keď sa po vytlačení namiesto údajov zobrazia prázdne riadky, môžu vzniknúť z viacerých systémových alebo používateľských dôvodov:

• Nevyplnené základné číselníky. Toto je najčastejšia situácia. Napríklad, ak je premenná šablóny nastavená na zobrazenie sídla podniku, ale toto pole zostalo v nastaveniach samotného Podniku alebo Účtovného strediska prázdne, program jednoducho nemá čo vytlačiť.

• Špecifiká modulov na vytváranie dokumentov. Podnikatelia sa môžu stretnúť so situáciou, keď sa výdajky automaticky vytvorené prostredníctvom modulu "Oprava" generujú s prázdnym poľom Podnik. Aj keď sa podnik vyberie vo faktúre, aktualizácia stavu opravy môže toto pole vymazať, v dôsledku čoho dokument zostane bez väzby a údaje sa nevytlačia (je potrebné manuálne priradiť podnik vo vytvorenej výdajke).

• Strata väzby medzi faktúrou a výdajkou pri zmene podniku. Ak sa v režime "Predaj s vystavením faktúry" vytvorí faktúra a výdajka a následne sa vo faktúre zmení Podnik, táto zmena sa automaticky neprenesie do výdajky. Výdajka tak zostane prepojená s predchádzajúcim podnikom (alebo bez podniku) a údaje budú nesprávne alebo budú chýbať.

• Jazykové nezrovnalosti a systémové názvy premenných. Pri zmene jazyka rozhrania alebo pri používaní starých šablón sa premenné nemusia rozpoznať. Klasickým príkladom je použitie ruskojazyčnej premennej [счет] namiesto ukrajinskej [рахунок] v šablónach, čo spôsobí chybu identifikátora a blok údajov sa nevytvorí. Niekedy sa tiež môžu premenné v zozname editora vizuálne zobrazovať duplicitne v dôsledku špecifík prekladu, to však neovplyvňuje ich fungovanie, ak je vybraná správna položka.

• Chýbajúce údaje v prepojených entitách. Napríklad premenné bankového účtu platiteľa môžu zostať prázdne, ak bol účet pri vytváraní protistrany pridaný nesprávne alebo nebol prepojený so správnou bankou.