Prečo sa produkt nedostane do „Formácie objednávky dodávateľovi“: zákazy, blokovanie, rezervy a filtre

Prečo sa tovar nezobrazuje vo «Formovaní objednávky dodávateľovi»: algoritmus hľadania príčin a ich odstránenia

Pri riadení sortimentu v maloobchode a veľkoobchode je včasné dopĺňanie zásob jedným z kľúčových obchodných procesov. Režim «Formovanie objednávky dodávateľovi» v systéme evidencie je určený na automatický výpočet potreby tovaru na základe aktuálnych zásob, nastavených limitov a histórie predaja. Podnikatelia sa často obracajú na pracovníkov technickej podpory a obchodného oddelenia s otázkami: «Prečo sa určitý tovar nezobrazuje v zozname na objednanie, hoci na sklade nie je?», «Prečo program pri výbere konkrétneho dodávateľa zobrazuje prázdny zoznam alebo iba časť tovaru?», «Ako program určuje, od ktorého dodávateľa sa má tovar objednať?» a «Prečo tovar, ktorý sme nedávno objednávali, zmizol z výberu?».

Tento materiál je vytvorený ako podrobný návod krok za krokom na vyhľadanie a odstránenie príčin, pre ktoré sa tovar nezobrazuje vo výbere na objednanie.

Základné pojmy režimu

Pre správnu prácu s automatickým objednávaním je dôležité rozumieť základným pojmom:

• Formovanie objednávky dodávateľovi — je nástroj, ktorý analyzuje množstvo tovaru v účtovných centrách a automaticky vypočítava množstvo, ktoré je potrebné objednať, na základe minimálnych zásob a histórie pohybu tovaru.

• Minimálna zásoba — limit množstva tovaru, po dosiahnutí ktorého alebo pri poklese pod túto hodnotu sa tovar zaradí medzi položky, ktorých zásoba sa míňa.

• Spôsob určenia parametrov dodávky — nastavenie (napríklad «Posledná dodávka» alebo «Dodávka s minimálnou cenou»), podľa ktorého program určuje, ku ktorému dodávateľovi sa má tovar priradiť pri vytváraní výberu.

Nižšie je uvedený postup krok za krokom na kontrolu príčin, pre ktoré sa tovar vo výbere nezobrazuje.

1. Kontrola zákazu objednávania tovaru

Program umožňuje obmedziť nákup určitých tovarov. Ak sa tovar vo výbere nezobrazuje, najskôr je potrebné skontrolovať nastavenia zákazov.

Všeobecný zákaz objednávania tovaru. V karte tovaru sa nachádza špeciálne nastavenie (prepínač) «Zákaz objednania u dodávateľa» (alebo «Zakázané objednať u dodávateľa»). Ak je táto možnosť zapnutá, tovar sa vo formulári «Formovanie objednávky dodávateľovi» vôbec nezobrazí bez ohľadu na jeho množstvo na sklade alebo zvolené filtre. Toto nastavenie sa používa pri tovare, ktorý sa vyraďuje zo sortimentu.

Zákaz objednávania u konkrétneho dodávateľa. Tovar môže byť všeobecne povolený na objednanie, ale zakázaný pre konkrétneho obchodného partnera, napríklad ak vám nevyhovuje jeho cena alebo kvalita. Pri vytváraní objednávky pre tohto dodávateľa budú takéto tovary z výpočtu vylúčené a nezobrazia sa.

 Ako to skontrolovať? Prejdite do ponuky «Sklad» — «Tovar zakázaný na objednanie u dodávateľa». V tomto okne môžete zobraziť zoznam všetkých zákazov, zistiť, kto a kedy ich nastavil, a v prípade potreby záznam odstrániť, aby bolo možné tovar od tohto dodávateľa opäť objednať.

2. Doba blokovania predtým vytvorenej objednávky

Častá situácia: podnikateľ objedná tovar, uloží objednávku a na druhý deň potrebuje rovnaký tovar objednať znova, ale vo výbere sa už nezobrazuje. Príčinou môže byť doba blokovania tovaru. Pri ukladaní vytvorenej objednávky sa vo formulári «Objednávka dodávateľovi» vyplní pole «Doba blokovania tovaru» — ide o dátum, do ktorého nebude tovar dostupný pri ďalšom vytváraní objednávok. Tento mechanizmus chráni pred duplicitným objednaním rovnakej položky u rôznych dodávateľov pred jej skutočným prijatím na sklad.

 Ako to vyriešiť? Je potrebné nájsť otvorenú «Objednávku dodávateľovi», ktorá obsahuje tento tovar, a skontrolovať alebo zrušiť dobu blokovania.

3. Filtre formulára a spôsob určenia parametrov dodávky

Podnikatelia sa často pýtajú: «Vyberiem dodávateľa A, od ktorého tento tovar bežne nakupujeme, ale tovar sa vo výbere nezobrazuje, hoci jeho stav na sklade je nulový».

Príčina spočíva vo vzájomnom pôsobení filtra «Dodávateľ» a nastavenia «Spôsob určenia parametrov dodávky». Filter «Dodávateľ» v tomto formulári nevyhľadáva všetkých dodávateľov, od ktorých ste niekedy daný tovar nakupovali. Filtruje už vytvorený súbor údajov podľa zvoleného kritéria.

• Ak je zvolený spôsob «Posledná dodávka», program analyzuje všetky tovary a priradí im dodávateľa, od ktorého pochádzal časovo posledný príjmový doklad. Ak ste vo filtri vybrali dodávateľa «A», ale posledná dodávka tohto tovaru bola v skutočnosti od dodávateľa «B» (alebo bol tovar presunutý), tovar sa vo výbere pre dodávateľa «A» nezobrazí.

• Ak je zvolená možnosť «Dodávka s minimálnou cenou», program zanalyzuje príjmové doklady za zadané obdobie a priradí tovar dodávateľovi, ktorého cena bola najnižšia.

Vplyv systémových dodávateľov. V zozname dodávateľov sa pri vytváraní objednávky môžu zobrazovať partneri «POČIATOČNÉ ZÁSOBY» alebo «PRÍJEM TOVARU Z VÝROBY». Ak bola posledná dávka tovaru zaevidovaná prostredníctvom počiatočných zásob alebo prijatá z výroby, program považuje práve tento zdroj za «posledného dodávateľa». Aby sa tovar zobrazil pri výbere skutočného dodávateľa, je potrebné zmeniť spôsob určenia dodávky, napríklad na vyhľadávanie podľa minimálnej ceny, alebo použiť funkciu automatického priradenia tovarov z počiatočných zásob skutočným dodávateľom.

4. Nastavenie účtovných centier a výpočet potreby

Tovar sa nemusí dostať do objednávky pre nesprávne nastavenú analýzu účtovných centier.

Vo formulári sa nachádza nastavenie «Metóda výpočtu "Treba objednať"», ktoré má dve možnosti:

1. Pre obchodnú sieť. Program zoberie súhrnný stav zásob vo všetkých vybraných skladoch a porovná ho s celkovou minimálnou zásobou. Ak je celkové množstvo tovaru dostatočné, tovar sa do zoznamu na objednanie nedostane.

2. Pre každé účtovné centrum. Program vypočíta potrebu samostatne pre každú prevádzku (dostupné po aktivácii doplnkovej možnosti «Minimálne a maximálne zásoby podľa skladov»). Ak je v jednom sklade tovaru nedostatok a v inom prebytok, program napriek tomu navrhne objednať tovar pre prvý sklad.

Dôležitá poznámka k účtovným centrám: aby program vypočítal potrebu, používateľ musí určiť sklady pomocou akcie «Výber účtovných centier pre objednávku». Pri metóde výpočtu «Pre každé účtovné centrum» platí prísne pravidlo: ak pri tovare nikdy nebol zaznamenaný žiadny pohyb (príjem, predaj alebo presun) vo vybranom účtovnom centre, toto účtovné centrum sa vo výpočte ignoruje a potreba objednania preň sa nevypočíta.

5. Rezervácie a ich vplyv na skutočný stav zásob

Podnikatelia sa pýtajú: «Zohľadňuje program tovar, ktorý už bol rezervovaný pre zákazníkov?»

Ak podnik používa rezervácie, napríklad prostredníctvom «Objednávky zákazníka na výrobok» alebo faktúr, rezervovaný tovar sa presúva do skladov dočasného uloženia (sklady tretej úrovne). Keďže sa takýto tovar fyzicky odpočíta z hlavného zostatku účtovného centra, jeho množstvo v hlavnom sklade sa zníži. Ak v dôsledku rezervácie skutočný stav zásob v účtovnom centre klesne pod nastavenú minimálnu zásobu, tovar sa automaticky zobrazí vo výbere filtra «Tovar sa míňa» alebo «Tovar, ktorý treba objednať» vo Formovaní objednávky dodávateľovi. Systém tak správne rozpozná nedostatok a navrhne doobjednať položky, ktoré už boli rezervované zákazníkmi.

6. Hodnoty doplnkových filtrov tovaru

Nezabudnite skontrolovať stav rozbaľovacieho filtra tovaru v hornej časti okna:

• Ak je zvolená možnosť «Tovar na sklade», položky s nulovým stavom zásob sa vôbec nezobrazia.

• Ak je zvolená možnosť «Tovar s množstvom 0, pri ktorom bol pohyb», do výberu sa dostanú iba tovary s nulovým stavom, pri ktorých boli v zadanom období predtým spracované doklady, napríklad príjmy alebo predaje. Tovary, ktoré boli práve vytvorené v číselníku, ale nikdy neboli prijaté na sklad, sa do výberu nedostanú.

• Ak je zvolená možnosť «Tovar sa míňa» alebo «Tovar, ktorý treba objednať», ale pre tovar nie je v poli «Minimálna zásoba» zadaná hodnota (alebo je hodnota nulová a aktuálny stav je tiež nulový alebo kladný), program nebude môcť vypočítať potrebu a tento tovar nezobrazí.