Contabilitatea mărfurilor într-un magazin alimentar: cum funcționează

Cum să organizați evidența mărfurilor într-un magazin alimentar

Într-un magazin alimentar se vând simultan produse la bucată și produse cântărite, prețurile de achiziție se modifică regulat, o parte dintre produse se alterează rapid, iar pe parcursul zilei au loc sute de vânzări mici. În aceste condiții, un stoc real poate fi obținut numai dacă fiecare mișcare a mărfii este înregistrată în program: recepție, vânzare, retur, casare, transfer și rezultatul inventarierii.

Torgsoft leagă aceste operațiuni într-un sistem unic de evidență. După întocmirea documentului, programul modifică cantitatea mărfii în depozitul corespunzător, păstrează prețul și autorul operațiunii și generează date pentru rapoarte. Angajatul înregistrează evenimentul efectiv, iar conducătorul lucrează cu rezultatul deja centralizat.

De unde să începeți evidența într-un magazin care funcționează deja

Mai întâi trebuie creată structura mărfurilor. În Torgsoft, fiecare poziție aparține unui anumit tip de marfă. Prin tipurile de marfă este comod să separați produsele alimentare de bază, lactatele, băuturile, legumele, produsele congelate și alte grupe. Această structură este necesară pentru căutare, filtre, rapoarte și setări de grup. O structură prea detaliată complică activitatea, iar o singură grupă generală nu permite analizarea corespunzătoare a sortimentului.

Produsele cu coduri de bare ale producătorului trebuie introduse de la început cu aceste coduri. Pentru pozițiile fără un cod de bare adecvat, Torgsoft poate genera propriul EAN-13 și poate tipări o etichetă. Înainte de importul în masă trebuie verificate duplicatele: dacă aceeași apă sau același pachet de unt ajunge în două fișe de produs, vânzările și stocurile se vor împărți între acestea.

Pentru marfa care se află deja în magazin se creează o factură de intrare cu marcajul Stocuri inițiale. Nomenclatorul poate fi introdus manual sau importat din Excel. Înainte de începerea vânzărilor trebuie verificate denumirile, codurile de bare, cantitatea efectivă și prețurile de vânzare; prețul de achiziție se indică dacă este cunoscut. Aceasta este o operațiune inițială separată; inventarierea obișnuită este utilizată ulterior pentru compararea evidenței computerizate existente cu situația reală.

Cum influențează recepția stocul și costul de achiziție

Fiecare livrare nouă se înregistrează printr-o factură de intrare. Torgsoft adaugă cantitatea în depozitul selectat, păstrează prețul de achiziție și leagă produsul de documentul furnizorului. Dacă poziția există deja în nomenclator, aceasta poate fi găsită după codul de bare sau codul articolului. O poziție nouă este descrisă mai întâi în fișa produsului, astfel încât livrările și vânzările ulterioare să fie înregistrate în aceeași evidență.

La recepție, angajatul trebuie să compare factura cu livrarea efectivă. Programul va calcula corect stocul numai pe baza datelor introduse în document. O eroare privind cantitatea, prețul sau alegerea fișei de produs ajunge în evidența depozitului și influențează ulterior costul și profitul.

Când se modifică prețul de vânzare, în Torgsoft se efectuează reevaluarea și se tipăresc etichete de preț noi. Astfel, prețul poate fi modificat simultan în baza de date și pe raft. O etichetă veche de preț, în timp ce la casă este stabilit un preț nou, poate crea un conflict cu cumpărătorul, de aceea este mai bine ca aceste două acțiuni să fie efectuate ca un singur proces.

Două modalități de vânzare a produselor cântărite

Pentru produsele cântărite nu este suficient să adăugați o unitate de măsură în fișa produsului. Programul trebuie să transforme corect datele de la cântar în cantitatea exprimată în kilograme. Pentru aceasta, în tipul de marfă se activează opțiunea Codul de bare al produsului conține cantitatea și se stabilește coeficientul de cantitate. De exemplu, coeficientul 0,001 transformă gramele din codul de bare în kilograme în evidență.

Apoi se alege unul dintre cele două scenarii.

1 Cântărirea în timpul vânzării

Cântarul este conectat la computerul de la casă. Casierul selectează produsul, îl așază pe platformă, iar Torgsoft primește greutatea și calculează suma. Introducerea manuală a valorii nu este necesară. Pentru un astfel de loc de lucru se utilizează opțiunea Integrare cu cântarele la casă.

2 Ambalare prealabilă sau autoservire

Torgsoft transmite lista produselor către cântarele cu imprimare de etichete. După cântărire, cântarul tipărește o etichetă în al cărei cod de bare este codificată cantitatea. La casă, programul recunoaște produsul și greutatea după o singură scanare. Acest proces este asigurat de opțiunea Ambalarea și etichetarea produselor cântărite.

Marcajul codului de bare pentru produsele cântărite, structura acestuia și coeficientul din Torgsoft trebuie să corespundă setărilor cântarului. Dacă acestea diferă, casa poate să nu găsească produsul sau să determine incorect cantitatea. Într-un magazin în care o parte dintre produse sunt ambalate în avans, iar altele sunt cântărite la casă, ambele metode pot fi utilizate în paralel.

Ce se întâmplă în timpul vânzării

După scanare, Torgsoft găsește produsul, introduce prețul actual și adaugă poziția în vânzare. După plată, programul reduce stocul din depozit, înregistrează încasarea și modalitatea de plată. Astfel, o singură operațiune la casă ajunge imediat atât în evidența mărfurilor, cât și în evidența financiară.

Echipamentele suplimentare elimină introducerea repetată a datelor. Integrarea cu terminalul bancar transmite suma din fereastra de plată către terminalul POS. CM software înregistrează operațiunile de decontare și generează bonul fiscal. Acestea sunt opțiuni separate; ele nu sunt incluse automat în operațiunea de bază la casă.

Dacă într-o singură bază de date se ține evidența mărfurilor mai multor întreprinderi, în Torgsoft tipul de marfă poate fi asociat cu întreprinderea. După activarea parametrului Asociază tipul de marfă cu întreprinderea și separarea vânzării în funcție de acesta, programul separă vânzarea inițială între întreprinderi în momentul plății. Înainte de utilizarea unei astfel de scheme trebuie configurate separat întreprinderile, casele și mijloacele de fiscalizare. Pentru comanda clientului această separare automată nu se aplică.

Retururi, casări și diferențe de stoc

Returul se întocmește printr-un document separat. Casierul poate scana codul de bare al bonului, după care Torgsoft afișează produsele din achiziția respectivă. Angajatul selectează pozițiile returnate efectiv, iar programul înregistrează operațiunea și corectează stocul. Regulile returului fiscal depind de CM sau PCM configurat, de aceea procedura de lucru la casă trebuie verificată înainte de începerea activității.

Marfa expirată, alterată sau deteriorată nu poate fi pur și simplu scoasă de pe raft. În Torgsoft, pentru aceasta se creează un document de casare cu cantitatea efectivă și motivul. Astfel, în sistem rămâne explicația privind motivul pentru care marfa a dispărut din depozit, iar suma casării este inclusă în analiza cheltuielilor.

Vânzarea cu stoc negativ trebuie configurată în mod conștient. Dacă este permisă, programul va efectua vânzarea chiar și atunci când cantitatea din evidență este insuficientă și va afișa un stoc negativ. Acesta poate fi un semnal temporar privind o recepție neînregistrată sau o fișă de produs incorectă. Stocurile negative sistematice denaturează datele din depozit și complică identificarea cauzei lipsei.

Termenul de valabilitate și viteza de vânzare sunt sarcini diferite

În evidența produselor alimentare este ușor să fie confundate trei valori diferite:

• data fabricației — caracteristică ce poate fi activată pentru produs și indicată în evidență;

• termenul de valabilitate sau data limită de vânzare de pe etichetă — date pe care opțiunea de ambalare le transmite către modelele de cântare compatibile;

• perioada de vânzare a lotului — timpul în care produsul este vândut după recepție.

Raportul Analiza stocurilor după perioada de vânzare arată ce parte din livrare a fost vândută în intervalele stabilite după recepție. Acesta ajută la identificarea produselor cu vânzare lentă și la ajustarea achizițiilor. Raportul nu stabilește dacă termenul de valabilitate al unei anumite unități a expirat.

Controlul produselor expirate necesită o procedură separată în magazin: verificarea datelor la recepție, inspectarea regulată a rafturilor, scoaterea la timp a produselor din vânzare și întocmirea casării. Dacă modelele de cântare acceptă câmpurile corespunzătoare, Torgsoft poate transmite termenul de valabilitate sau data limită de vânzare pentru tipărirea pe etichetă. Compatibilitatea depinde de modelul cântarului.

Cum să efectuați inventarierea fără denaturarea rezultatului

În Torgsoft se poate crea o fișă de inventariere pentru întregul depozit sau pentru grupele selectate. Marfa poate fi numărată cu ajutorul unui scaner, terminal de colectare a datelor, instrument mobil sau pe baza unei fișe tipărite. Pentru un magazin mare, inventarierea parțială pe departamente sau grupe este de obicei mai ușor de gestionat, deoarece fiecare fișă cuprinde o listă concretă de poziții.

Modul de blocare stabilește cum sunt luate în considerare vânzările în timpul numărării:

• blocare la adăugarea în fișa de inventariere — produsul devine imediat indisponibil pentru vânzare;

• blocare după prima scanare — este comod când magazinul continuă să funcționeze; după începerea numărării unei anumite poziții, aceasta nu mai poate fi vândută;

• fără blocare — necesită schimbarea stării poziției în «Numărarea este finalizată» și evidența exactă a mișcărilor;

• blocare pentru evidența manuală — este utilizată pentru fișa pe suport de hârtie.

Ajutorul Torgsoft recomandă primele două moduri ca fiind mai exacte. Pentru un magazin care continuă să funcționeze, o variantă practică este blocarea după prima scanare: vânzarea celorlalte poziții continuă, iar produsul deja numărat nu mai este mișcat.

Pentru ca angajatul să nu ajusteze rezultatul la cifra din program, pentru rolul său poate fi activat parametrul Ascunde cantitatea din depozit pentru produsul aflat la inventariere. După închiderea fișei, Torgsoft creează automat o recepție pentru surplusuri și o casare pentru lipsuri. Cantitatea din evidență devine egală cu cea efectivă.

Programul afișează diferența, dar nu stabilește cauza acesteia. Lipsa poate apărea din cauza unei recepții neînregistrate, vânzării dintr-o fișă de produs greșită, unei casări eronate, deteriorării sau furtului. Lipsa unui produs și surplusul simultan al unui produs similar indică adesea o confuzie între poziții. Pentru a stabili cauza, conducătorul compară fișa cu mișcarea mărfurilor și acțiunile utilizatorilor.

Cum să planificați achizițiile pe baza datelor din program

Stocul minim permite separarea rezervei normale de marfa care trebuie deja comandată. În modul de formare a comenzii către furnizor, Torgsoft selectează pozițiile cu cantitate zero, negativă sau mai mică decât minimul. Programul pregătește lista, iar angajatul verifică necesarul și stabilește cantitatea finală de comandat.

Pentru o rețea în care norma de stoc diferă între punctele comerciale, opțiunea Stocuri minime și maxime pe depozite permite stabilirea unor limite separate pentru fiecare depozit. Opțiunea Calculul automat al stocurilor din depozit calculează limitele recomandate pe baza vânzărilor și condițiilor de aprovizionare. Ambele instrumente ajută la pregătirea deciziei, însă comanda către furnizor necesită verificarea de către un angajat.

Un produs care nu mai trebuie cumpărat de la un anumit furnizor poate fi inclus în lista produselor interzise pentru comandă. Acesta nu va intra în următoarea comandă generată pentru furnizorul respectiv. Pentru produsele primite cu plata după vânzare, în recepție este prevăzută modalitatea de plată Spre realizare, iar o analiză separată arată produsele vândute și datoria față de furnizor.

Cum ajută programul la verificarea acțiunilor personalului

Rolurile utilizatorilor stabilesc ce date și operațiuni sunt disponibile casierului, gestionarului sau administratorului. Poate fi restricționat accesul la prețurile angro și indicatorii financiari, poate fi limitată lucrul cu documentele și poate fi stabilită reducerea maximă pentru anumite grupe de produse. Restricțiile trebuie să corespundă atribuțiilor reale ale angajatului, altfel casierul primește drepturi inutile sau nu poate efectua o operațiune obișnuită.

Protocolul acțiunilor utilizatorilor înregistrează automat evenimentele din sistem. Înregistrările din acesta nu pot fi modificate prin mijloacele programului. Jurnalul modificărilor documentelor este ținut după activarea parametrului corespunzător și afișează schimbările documentelor de depozit și financiare. Pozițiile anulate din vânzare pot fi, de asemenea, vizualizate separat.

Aceste date oferă succesiunea evenimentelor: cine a creat sau modificat documentul, când a anulat un produs, a efectuat un retur sau a aplicat o reducere. Decizia privind cauza și responsabilitatea este luată de conducător după compararea protocoalelor cu schimbul de casă, inventarierea și documentele primare.

Dacă magazinul vinde online sau lucrează printr-un server la distanță

Atunci când punctul fizic și magazinul online utilizează același depozit, vânzarea la casă modifică mai întâi stocul din baza de date Torgsoft. Datele actualizate ajung pe site la următorul schimb. Opțiunea Sincronizare cu magazinul online transmite produsele, prețurile și stocurile și descarcă comenzile conform metodei de schimb configurate. Frecvența depinde de configurație; o astfel de sincronizare nu trebuie numită instantanee fără verificarea schemei concrete.

Pentru o casă conectată la baza de date de pe un server la distanță, pierderea conexiunii la internet oprește schimbul cu serverul. Torgsoft-Hybrid permite continuarea vânzărilor locale și transmiterea datelor acumulate după restabilirea conexiunii. Posibilitatea plății fără numerar și a fiscalizării în timpul întreruperii depinde de echipamentele și serviciile separate și de modurile lor autonome.

Operațiuni nestandard care trebuie prevăzute din timp

Unele magazine alimentare vând seturi, separă seturile în componente sau oferă servicii. Pentru fiecare astfel de scenariu este necesară fișa și documentul corect.

La asamblare, Torgsoft casează componentele și introduce setul finit în evidență. Dezasamblarea efectuează operațiunea inversă. Un serviciu nu are în sine stoc și preț de achiziție, dar în componența acestuia pot fi adăugate materiale; atunci, în momentul vânzării, acestea sunt scăzute din depozit. De aceea, livrarea, măcinarea cafelei sau procesarea produselor nu trebuie înregistrate printr-o poziție de marfă aleatorie.

Înainte de lansarea unui proces nou trebuie stabilit ce document modifică stocul și cine are dreptul să îl creeze. După aceasta, Torgsoft va putea centraliza vânzările, stocurile, casările și rezultatul financiar fără transferul manual al cifrelor între tabele.

Ce trebuie verificat înainte de începerea activității

1. Pentru fiecare produs există o singură fișă actuală și un cod de bare corect.

2. Stocurile inițiale corespund cantității efective de pe rafturi și din depozit.

3. Pentru tipurile de produse cântărite sunt configurate corect marcajul codului de bare și coeficientul.

4. Recepția, returul, casarea și reevaluarea sunt întocmite prin documente separate.

5. Pentru vânzarea cu stoc negativ este ales în mod conștient un anumit regim.

6. Pentru inventariere sunt stabilite metoda de blocare a produsului și drepturile angajaților.

7. Angajatul responsabil verifică regulat termenele de valabilitate și întocmește documentele de casare.

8. Stocurile minime și procedura de formare a comenzilor corespund termenelor reale de aprovizionare.

9. Jurnalul modificărilor documentelor este activat dacă este necesar pentru controlul intern.

10. Pentru vânzările online și casele la distanță sunt cunoscute frecvența reală a schimbului și scenariul de lucru fără conexiune.

Configurația licenței, opțiunilor și echipamentelor de casă depinde de numărul punctelor comerciale, modul de lucru cu produsele cântărite, fiscalizare și canalele online. Aceste variante sunt prezentate pe pagina programului pentru magazin alimentar.