Înainte de a confirma o comandă online, verificați produsul concret: cantitatea fizică, stocul din evidență și obligațiile față de alți clienți. Luați separat în calcul marfa aflată deja în pregătire, dar care nu a fost încă predată. Comparați rezultatul cu disponibilitatea afișată pe site. Clarificați orice diferență înainte de o nouă confirmare.
Organizați o verificare zilnică și actualizați evidențele după predare, anulare și retur. Pentru înțelegerile cu clienții, țineți propriul tabel de lucru al comenzilor. Verificați separat rezerva din program față de acest tabel.
Stabiliți cine răspunde de cantități și comenzi
Proprietarul stabilește procedura de verificare și decide cum se rezolvă diferențele. Angajatul depozitului numără marfa, verifică unitățile pregătite și înregistrează predarea. Managerul consemnează cantitatea confirmată și modificările comenzilor. Dacă lucrați singur, efectuați acțiunile în această ordine.
Centralizați comenzile nelivrate din toate canalele de preluare într-un singur tabel de lucru. Pentru fiecare produs, notați:
- numărul comenzii și persoana responsabilă;
- codul, denumirea și caracteristicile necesare ale produsului;
- cantitatea confirmată a cărei pregătire nu a început încă;
- cantitatea aflată în pregătire care nu a fost predată fizic;
- cantitatea predată efectiv, ora și confirmarea predării;
- cantitatea anulată și retururile primite;
- sursa ultimei modificări și acțiunea următoare.
Când începe pregătirea, mutați cantitatea din grupul „confirmată” în grupul „în pregătire”. Nu păstrați aceleași unități în ambele grupuri. Dacă predați doar o parte din comandă, înregistrați separat cantitatea livrată și obligația rămasă.
Verificați un produs în depozit, în evidențe și pe site
SKU este un cod intern folosit pentru urmărirea stocurilor și raportarea vânzărilor. Folosiți-l împreună cu denumirea și caracteristicile produsului. Dacă un client a comandat o anumită mărime sau culoare, verificați exact acel produs în toate evidențele.
- Identificați locul de depozitare și ora numărării produsului selectat.
- Numărați unitățile existente fizic, inclusiv cele puse deoparte și ambalate.
- Comparați numărătoarea cu înregistrările sistemului de evidență a stocurilor.
- Verificați obligațiile pentru comenzile nelivrate. Asigurați-vă că nu există înregistrări duplicate.
- Deschideți fișa corespunzătoare de pe site și notați disponibilitatea afișată.
Opriți mișcarea produsului selectat pe durata numărării sau înregistrați fiecare intrare și predare. Comparați cantitățile pentru același moment. Dacă un produs este predat după numărare, luați acest lucru în calcul înainte de a răspunde unui client nou.
Dacă există o diferență, numărați din nou și verificați codul și caracteristicile. Examinați documentele de mișcare și înregistrările predărilor. Căutați separat unitățile deja scoase din evidență, dar care se află încă fizic în magazin. Notați motivul diferenței, persoana responsabilă și corecția necesară.
Exemplu orientativ: cât puteți confirma clienților noi
Să presupunem că există fizic 10 unități pentru un singur SKU. Dintre acestea, 3 au fost promise pentru comenzi nelivrate separate, iar alte 2 sunt în pregătire pentru expediere. Aceste grupuri nu se suprapun. Toate unitățile sunt vandabile și nu există alte obligații. Acestea sunt cifre orientative pentru un calcul în propriul tabel de lucru.
| Ce se ia în calcul | Cantitate, buc. | Sursa datelor |
|---|---|---|
| Marfă existentă fizic, inclusiv cea ambalată | 10 | Numărătoarea angajatului depozitului |
| Promisă, pregătirea nu a început încă | 3 | Evidențele comenzilor nelivrate |
| În pregătire, încă nepredată fizic | 2 | Înregistrarea persoanei responsabile de pregătire |
| Disponibilă pentru confirmarea către clienți noi | 5 | 10 − 3 − 2 |
După predarea efectivă a 2 unități, vor rămâne 8. Scoateți cantitatea predată din grupul aflat în pregătire: pentru noi confirmări vor rămâne 8 − 3 = 5 unități. Dacă se anulează apoi comanda pentru una dintre cele trei unități promise, iar marfa rămâne vandabilă, rezultatul va fi 8 − 2 = 6.
Înainte de fiecare recalculare, verificați sursa cantității. Confirmați predarea cu o înregistrare a eliberării efective, iar anularea cu modificarea înțelegerii pentru comanda concretă. Nu scădeți aceeași unitate de două ori.
Comparați scoaterea din evidență în Torgsoft cu predarea efectivă
Înainte de eliberare, comparați marfa pregătită cu comanda: codul, caracteristicile și cantitatea. După predarea către client sau transportator, înregistrați cantitatea eliberată efectiv, ora și confirmarea. Pentru executarea parțială, păstrați evidența părții neeliberate.
În Torgsoft, avizul de ieșire creat pe baza facturii scade cantitatea de marfă din stocul înregistrat al depozitului. În timpul verificării, comparați această scoatere din evidență cu înregistrarea predării efective.
Dacă avizul a fost deja creat, dar marfa se află încă în magazin, marcați separat aceste unități. Luați-le în calcul când explicați diferența dintre cantitatea fizică și evidență. Verificați cantitatea de la care începeți calculul: aceste unități au fost deja scoase din stocul înregistrat.
Recalculați disponibilitatea după anulări și retururi
După o anulare, managerul modifică obligația aferentă comenzii, iar angajatul depozitului verifică unde se află marfa. Înainte de o nouă confirmare, asigurați-vă că unitățile se mai află fizic în magazin. Dacă au fost deja predate, așteptați primirea returului.
Primiți și inspectați marfa returnată. Notați comanda, produsul, cantitatea, locul de depozitare și rezultatul inspecției. Adăugați la cantitatea disponibilă pentru vânzări noi doar marfa care poate fi revândută. Păstrați separat unitățile nevandabile până când se decide starea lor.
Comparați returul primit cu documentele de evidență. Stabiliți separat procedura de rambursare, conform contractului și scenariului bancar relevant.
Sincronizarea stocurilor din depozit cu site-ul în Torgsoft
Pentru transmiterea disponibilității din depozit către site, Torgsoft oferă opțiunea contra cost „Синхронізація з інтернет-магазином” (sincronizare cu magazinul online). Aceasta transmite produsele, caracteristicile lor și stocurile. În setări se selectează centrele de evidență ale căror stocuri vor fi încărcate. Pentru configurarea schimbului de date pe site este necesar ajutorul dezvoltatorului acestuia.
Sincronizarea automată se execută numai când Torgsoft este pornit pe computerul specificat, sub utilizatorul specificat. Intervalul se setează la cel mult o dată la 10 minute, ținând cont de celelalte obiecte de sincronizare. Desemnați o persoană responsabilă pentru verificarea acestor condiții. Înainte de a confirma disponibilitatea, luați în calcul modificările de după ultimul schimb de date.
După schimb, comparați manual produsul concret de pe site cu stocul centrelor de evidență selectate. Erorile pot fi urmărite în fila „Журнал синхронізації” (jurnalul de sincronizare). Dacă există o diferență, verificați corespondența produsului, centrele selectate și jurnalul folosind instrucțiunile de sincronizare. Stabiliți cantitatea pentru o nouă confirmare ținând cont și de numărătoarea fizică și comenzile nelivrate.
Încheiați verificarea zilnică cu decizii concrete
La sfârșitul zilei, verificați comenzile nelivrate, marfa scoasă din evidență dar încă nepredată, anulările și retururile primite. Pentru fiecare diferență, notați persoana responsabilă, acțiunea următoare și termenul reverificării. Înainte de a preda activitatea altui angajat, consemnați cantitatea disponibilă pentru noi confirmări și produsele a căror disponibilitate mai trebuie clarificată.
Reveniți la pasul anterior