PFA sau SRL pentru un magazin: cum alegi forma de organizare a afacerii

PFA este potrivit pentru proprietarul care conduce singur magazinul, nu intenționează să împartă afacerea în părți sociale și este pregătit să răspundă pentru datoriile antreprenoriale cu bunurile personale. Merită să alegi SRL dacă trebuie să oficializezi proprietatea comună a asociaților, să atragi un investitor sau să separi bunurile magazinului de bunurile fondatorului. Un SRL poate avea și un singur proprietar. În același timp, societatea necesită contabilitate, raportare financiară și decizii scrise ale asociaților.

Forma de organizare a afacerii și sistemul de impozitare sunt două decizii separate. Atât PFA, cât și SRL pot funcționa în grupa a treia a impozitului unic, dacă îndeplinesc condițiile acesteia. Înainte de înregistrare, compară sortimentul, venitul anual, numărul de angajați, necesitatea înregistrării în scopuri de taxă pe valoarea adăugată (TVA) și modul în care proprietarul va încasa banii. Include în calcul contribuția militară, contribuția socială unică (CSU) și, pentru SRL, impozitele pe dividende. Obligația de a utiliza aparatul de înregistrare a operațiunilor de decontare (RRO) sau varianta sa software (PRRO) depinde de decontările cu cumpărătorii și de excepțiile legale.

Principalele diferențe dintre PFA și SRL

PFA (persoană fizică autorizată, corespunzătoare formei ucrainene ФОП) este o persoană fizică înregistrată pentru desfășurarea unei activități antreprenoriale. SRL (societate cu răspundere limitată, corespunzătoare formei ucrainene ТОВ) este o persoană juridică distinctă: societatea însăși încheie contracte, deține propriile bunuri și răspunde pentru propriile datorii.

Ce bunuri riscă proprietarul

Răspunderea PFA

PFA răspunde pentru obligațiile antreprenoriale cu toate bunurile sale, cu excepția celor asupra cărora legea interzice executarea silită. Aceasta se aplică, de exemplu, unei datorii pentru marfa livrată sau chiria magazinului. Riscul nu se limitează la marfă, echipamente sau bani din contul antreprenorial.

Dacă antreprenorul este căsătorit, răspunde cu bunurile personale și cu partea din bunurile comune ale soților care i-ar reveni după partaj. Această regulă este stabilită de articolul 52 din Codul civil.

Răspunderea SRL

Pentru datoriile SRL răspunde societatea cu toate bunurile care îi aparțin. Ca regulă generală, asociatul nu răspunde pentru obligațiile societății. Totuși, dacă nu și-a vărsat integral aportul, răspunde solidar în limita părții nevărsate: creditorul îi poate cere achitarea datoriei în aceste limite.

Obligațiile personale pot apărea și în baza unui alt temei. De exemplu, fondatorul care a semnat un contract de fideiusiune pentru creditul societății răspunde potrivit condițiilor fideiusiunii. Fondatorii răspund, de asemenea, solidar pentru obligațiile apărute înainte de înregistrarea de stat a persoanei juridice.

Administratorului i se aplică reguli distincte. Dacă valoarea activelor nete ale SRL scade cu mai mult de 50% față de valoarea de la sfârșitul anului precedent, organul executiv trebuie să convoace adunarea, care trebuie să aibă loc în termen de 60 de zile de la data scăderii. Activele nete reprezintă diferența dintre activele și obligațiile societății. Adunarea analizează măsuri de îmbunătățire a situației financiare, de reducere a capitalului social sau de lichidare. Dacă această obligație este încălcată, iar societatea este declarată în faliment înainte de împlinirea a trei ani de la scăderea valorii activelor nete, membrii organului executiv răspund solidar, în subsidiar, pentru obligațiile sale. Sunt scutiți de răspundere cei care dovedesc că nu știau și nici nu trebuiau să știe despre scădere sau că au votat pentru convocarea adunării.

Cum formalizezi o afacere cu un asociat

Dacă două persoane investesc bani într-un singur magazin, SRL permite stabilirea părților sociale și a drepturilor lor. Înțelegerea că „magazinul este comun”, când toate contractele și activele sunt înregistrate pe numele unui singur PFA, nu îi conferă, în sine, celeilalte persoane o parte socială.

Înainte de înregistrare, asociații trebuie să convină asupra următoarelor:

• mărimea părții sociale a fiecărui asociat;
• valoarea, componența și termenul de vărsare a aporturilor;
• atribuțiile administratorului și procedura de aprobare a contractelor de valoare mare;
• regulile de distribuire a profitului;
• procedura de vânzare a părții sociale, de retragere a unui asociat și de soluționare a divergențelor.

Aceste reguli se consemnează în actul constitutiv și, dacă este necesar, într-un acord corporativ scris. De exemplu, acordul poate stabili condițiile în care un asociat cumpără partea socială a celuilalt. În cazul unei societăți cu un singur asociat, proprietarul decide individual asupra aspectelor care țin de competența adunării și consemnează decizia în scris.

Asociații pot contribui cu bani sau bunuri. Fondatorii convin în unanimitate asupra evaluării în bani a aportului în natură. Ca regulă generală, fiecare asociat trebuie să verse integral aportul în termen de șase luni de la înregistrarea SRL; actul constitutiv poate stabili un alt termen. În caz de întârziere, administratorul îl avertizează în scris pe asociat și îi acordă un termen suplimentar, care nu poate depăși 30 de zile. Dacă aportul nu este vărsat nici atunci, adunarea decide asupra excluderii asociatului, modificării capitalului, redistribuirii părții sociale neachitate sau lichidării.

Se poate vinde sau dona numai porțiunea achitată din partea socială. Înainte de transfer, verifică actul constitutiv: acesta poate cere acordul celorlalți asociați. La vânzarea către o persoană din afara societății, ceilalți asociați au, ca regulă generală, drept de preempțiune. Vânzătorul îi informează în scris cu privire la preț, mărimea părții sociale și celelalte condiții. Fiecare asociat are 30 de zile de la primirea notificării pentru a-i comunica în scris vânzătorului intenția de a-și exercita acest drept. Dacă vânzătorul primește o asemenea notificare, vânzătorul și cumpărătorul sunt obligați să încheie contractul de vânzare-cumpărare a părții sociale în termen de o lună. Dacă niciun asociat nu comunică în scris intenția de a-și exercita dreptul de preempțiune în termen de 30 de zile de la primirea notificării, partea socială poate fi vândută unei persoane din afara societății, în condițiile comunicate, după expirarea acestui termen pentru toți asociații. Actul constitutiv poate stabili o altă procedură sau poate exclude dreptul de preempțiune; acesta nu se aplică nici dacă un acord corporativ la care este parte asociatul respectiv prevede acest lucru.

Retragerea din SRL este, de asemenea, supusă unor condiții. Un asociat cu o parte socială mai mică de 50% se poate retrage fără acordul celorlalți. Pentru o parte socială de 50% sau mai mult este necesar acordul, dacă actul constitutiv nu permite retragerea fără acesta. Ca regulă generală, decizia privind acordul poate fi luată în termen de o lună de la depunerea cererii de către asociat; actul constitutiv poate stabili un alt termen. După obținerea acordului ultimului asociat, retragerea se poate face în termen de o lună, dacă acordul nu stabilește un termen mai scurt. Asociatul este considerat retras din ziua înregistrării de stat a retragerii. Ca regulă generală, în termen de 30 de zile din ziua în care a aflat sau ar fi trebuit să afle despre retragere, societatea îi comunică fostului asociat valoarea părții sociale, îi furnizează un calcul justificat și copii ale documentelor justificative. Valoarea părții sociale se determină la data zilei imediat anterioare depunerii cererii de înregistrare de stat a retragerii, pe baza valorii de piață a totalului părților sociale ale tuturor asociaților societății, proporțional cu partea socială a asociatului care se retrage. Plata se face numai proporțional cu partea achitată din partea sa socială. Termenul de plată este de un an din ziua în care societatea a aflat sau ar fi trebuit să afle despre retragere. Actul constitutiv poate prevedea alte termene, proceduri, cuantumuri și modalități de decontare, conform regulilor articolului 24 din Legea nr. 2275-VIII. Unicul asociat nu se poate retrage astfel încât SRL să rămână fără niciun asociat.

Ce sisteme de impozitare sunt disponibile magazinului

Impozitul unic pentru PFA și SRL

Plafonul impozitului unic se stabilește în funcție de venit, conform articolului 292 din Codul fiscal. Cheltuielile pentru achiziția mărfurilor nu reduc acest plafon. De exemplu, dacă magazinul a încasat 1 milion de grivne ucrainene (UAH) de la cumpărători și a cheltuit 700 de mii UAH pe marfă, venitul luat în calcul pentru plafon nu devine 300 de mii UAH.

Plafoanele anuale depind de salariul minim de la 1 ianuarie al anului respectiv. La un salariu minim de 8 647 UAH în 2026, se aplică următoarele valori:

În grupa a doua, restricția privind clienții se referă la servicii: acestea pot fi prestate populației și plătitorilor de impozit unic. Vânzarea de bunuri nu are o asemenea restricție privind statutul fiscal al cumpărătorului. Dacă magazinul repară, instalează sau întreține și bunuri, aceste servicii trebuie analizate separat. La calcularea numărului de angajați, legea permite să nu fie luați în considerare, printre alții, angajații aflați în concediu de maternitate, în concediul pentru îngrijirea copilului prevăzut de lege și cei mobilizați.

Verifică sortimentul înainte de a alege grupa. Sistemul simplificat interzice, în general, vânzarea produselor accizabile, dar are excepții restrânse: printre altele, vânzarea cu amănuntul de către PFA a berii, a cidrului fără adaos de alcool, a perry-ului fără adaos de alcool și a vinurilor de masă, precum și a lubrifianților și carburanților în recipiente de până la 20 de litri. Produsele din tutun și băuturile alcoolice tari nu intră în aceste excepții. PFA care vinde bijuterii din materiale prețioase prevăzute de lege poate activa în grupa a treia cu o cotă de 5%, dacă îndeplinește și celelalte condiții.

Pentru SRL contează structura proprietarilor: sistemul simplificat nu este disponibil dacă participația cumulată a persoanelor juridice care nu sunt plătitoare de impozit unic este de 25% sau mai mare. Trebuie verificate și celelalte restricții din punctele 291.3 și 291.5 din Codul fiscal, inclusiv datoriile fiscale, nerezidența și sancțiunile. Decontările în grupele întâi — a treia trebuie să fie în bani; schimbul de bunuri contra bunuri nu îndeplinește această cerință.

Grupa a patra este destinată producătorilor agricoli și gospodăriilor agricole care îndeplinesc criterii speciale. Simplul fapt că magazinul vinde produse alimentare nu conferă dreptul de a o aplica.

Contribuția militară

PFA din grupele întâi și a doua plătesc o contribuție militară de 10% din salariul minim de la 1 ianuarie al anului: în 2026, aceasta este de 864,70 UAH pe lună. În grupa a treia, atât PFA, cât și SRL plătesc 1% din venit, în plus față de impozitul unic.

Pentru antreprenorii care plătesc impozit unic, această contribuție este stabilită până la 31 decembrie al celui de-al treilea an calendaristic care urmează anului în care legea marțială încetează sau este anulată. Pentru veniturile obișnuite ale persoanelor fizice, inclusiv venitul net al PFA în sistemul general și dividendele, se aplică o cotă de 5%. Reducerea acesteia la 1,5% este prevăzută de la 1 ianuarie al anului care urmează celui de-al treilea an calendaristic după anul încetării sau anulării legii marțiale.

Sistemul general

PFA în sistemul general plătește 18% impozit pe venitul persoanelor fizice și 5% contribuție militară din venitul impozabil net. Acesta este diferența dintre venituri și cheltuielile justificate documentar pe care articolul 177 din Codul fiscal permite să fie luate în calcul. Cumpărăturile personale și cheltuielile fără documente justificative nu reduc această bază.

SRL în sistemul general plătește, conform regulilor obișnuite, 18% impozit pe profit. Contabilul determină rezultatul financiar și aplică ajustările fiscale atunci când este necesar. Dacă venitul anual din orice activitate pentru ultima perioadă anuală de raportare, calculat conform regulilor contabilității și fără impozitele indirecte, nu depășește 40 de milioane UAH, societatea poate opta pentru neaplicarea majorității diferențelor fiscale. Decizia se menționează în declarația pentru primul an din șirul neîntrerupt de ani în care criteriul este îndeplinit și se aplică ulterior, cu excepțiile de la subpunctul 134.1.1 din Codul fiscal.

TVA trebuie analizată separat. În sistemul general, obligația de înregistrare apare, ca regulă generală, când volumul operațiunilor relevante de livrare din ultimele 12 luni calendaristice depășește 1 milion UAH fără TVA. Acest prag nu obligă plătitorii de impozit unic din grupele întâi — a treia să se înregistreze ca plătitori de TVA. Cota de 3% din grupa a treia presupune plata separată a TVA; importurile au, de asemenea, reguli fiscale proprii.

CSU și scutirile pentru antreprenor

PFA care plătește impozit unic, dacă nu beneficiază de o scutire, plătește pentru sine CSU de cel puțin 22% din salariul minim. În 2026, contribuția minimă este de 8 647 × 22% = 1 902,34 UAH pe lună. Dreptul general, aplicabil în timpul legii marțiale, de a nu plăti CSU pentru sine este suspendat pentru acest an prin Legea bugetului de stat.

În sistemul general, PFA calculează CSU la venitul impozabil cu impozitul pe venitul persoanelor fizice, ținând cont de contribuția minimă și de baza maximă. Pentru o lună fără un asemenea venit, poate stabili baza în mod voluntar. Calitatea de asociat într-un SRL nu creează, prin ea însăși, obligația de a plăti CSU antreprenorială pentru sine; plățile către angajați și administrator se analizează în funcție de temeiul lor juridic.

Verifică dreptul PFA la scutire înainte de a calcula cheltuielile. Sunt scutiți de plata CSU pentru sine, printre alții, PFA care primesc pensie pentru limită de vârstă sau pentru vechime în muncă. Scutirea se aplică și PFA cu dizabilități și PFA care au atins vârsta de pensionare stabilită la articolul 26 din Legea nr. 1058-IV, dacă primesc, conform legii, pensie sau ajutor social. PFA nu plătește contribuția nici pentru lunile pentru care angajatorul a achitat deja în numele său cel puțin contribuția minimă de asigurări.

În 2026, PFA care îngrijește un copil cu vârsta de până la un an și primește ajutorul prevăzut de lege pentru această îngrijire este scutit de CSU pentru sine pentru lunile pentru care plătitorul autorizat a achitat în numele său cel puțin contribuția minimă de asigurări. Condițiile sunt explicate de Serviciul Fiscal de Stat privind îngrijirea copilului cu vârsta de până la un an. PFA care îngrijește un copil cu vârsta de până la trei ani și continuă să primească ajutorul la nașterea copilului acordat înainte de 1 ianuarie 2026 este scutit de CSU pentru sine până la încetarea plății acestui ajutor; contribuția pentru acea persoană se plătește fără o cerere suplimentară la Fondul de Pensii al Ucrainei. Acest lucru este confirmat de Serviciul Fiscal de Stat privind ajutorul acordat înainte de 2026. Verifică plata contribuției în datele individuale din registrul persoanelor asigurate.

PFA din grupele întâi și a doua, a căror adresă fiscală se afla pe un teritoriu unde aveau loc ostilități sau care era ocupat temporar la data începerii acestora, pot să nu plătească impozitul unic și contribuția militară pentru perioadele prevăzute de Codul fiscal. Pentru impozitul unic, această normă se aplică de la 1 august 2023, iar pentru contribuția militară, de la 1 ianuarie 2025. Perioada se stabilește după datele de început și de încheiere a ostilităților, a posibilității desfășurării ostilităților sau a ocupației, conform Listei oficiale a teritoriilor: de la prima zi a lunii în care au început până în ultima zi a lunii în care s-au încheiat împrejurările respective. După înregistrarea de stat a schimbării adresei fiscale către un alt teritoriu, dreptul încetează din prima zi a lunii următoare. Aceste temeiuri nu scutesc de plata CSU pentru sine.

PFA pentru care, în temeiul Legii nr. 2010-IX, s-a stabilit faptul privării de libertate ca urmare a agresiunii armate împotriva Ucrainei, dacă nu are statut de angajator, poate fi scutit de obligațiile de plătitor CSU, de restanțe, penalități și amenzi pentru perioada privării de libertate și șase luni după eliberare. Cererea poate fi depusă de un membru al familiei sau de antreprenor. Antreprenorul o depune în termen de 90 de zile de la eliberare sau de la încheierea tratamentului ori reabilitării; durata tratamentului se confirmă cu o adeverință sau un extras de la instituția medicală. Acest lucru este prevăzut la punctul 9-8 din secțiunea VIII a Legii nr. 2464-VI.

Există o scutire separată pentru antreprenorii aflați în serviciul militar. PFA înregistrate înainte de încorporarea în cadrul mobilizării sau înainte de încheierea unui contract de serviciu militar sunt scutite de calcularea, plata și raportarea impozitului pe venitul persoanelor fizice, a impozitului unic și a contribuției militare pentru sine, indiferent dacă au angajați sau venituri antreprenoriale. Scutirea se aplică din prima zi a lunii încorporării în cadrul mobilizării sau a încheierii contractului până în ultima zi a lunii demobilizării sau a eliberării din serviciu, dar nu înainte de 24 februarie 2022. Scutirea de CSU pentru sine în baza acestui temei se aplică dacă PFA nu are angajați. Dacă Serviciul Fiscal de Stat nu a primit datele necesare din registrul militar, antreprenorul poate depune documente justificative. Procedura este descrisă în explicația Serviciului Fiscal de Stat pentru antreprenorii aflați în serviciul militar.

Cum primește proprietarul bani din afacere

PFA poate folosi fondurile antreprenoriale pentru nevoi personale. Serviciul Fiscal de Stat explică faptul că Codul fiscal nu stabilește restricții pentru această utilizare. Totuși, antreprenorul trebuie să-și îndeplinească obligațiile fiscale și să păstreze fonduri pentru decontările cu furnizorii, angajații și proprietarul spațiului închiriat. Transferul către sine nu se înregistrează ca salariu sau dividende. Sursa: explicația Serviciului Fiscal de Stat despre utilizarea fondurilor PFA în scopuri personale.

Banii din contul SRL aparțin societății. Pentru plata către proprietar este nevoie de un temei și de documente. Dacă proprietarul lucrează în baza unui contract de muncă, societatea îi poate plăti salariu. Pentru dividende, asociații decid distribuirea profitului net, iar societatea reține impozitele.

Pentru dividendele obișnuite plătite unei persoane fizice rezidente, impozitul pe venitul persoanelor fizice este de 5% dacă acestea sunt înregistrate ca datorate de un SRL plătitor de impozit pe profit și de 9% dacă SRL nu este plătitor al acestui impozit, de exemplu, dacă funcționează în sistemul impozitului unic. Societatea reține suplimentar 5% contribuție militară.

Dividendele pot fi plătite pentru perioade a căror durată este un multiplu de un trimestru, dacă actul constitutiv nu prevede o altă perioadă. Termenul de plată după decizie este de cel mult șase luni, dacă actul constitutiv sau hotărârea adunării nu stabilește alt termen. SRL nu poate plăti dividende unui asociat care nu și-a vărsat integral aportul. De asemenea, societatea nu poate să decidă distribuirea dividendelor sau să le plătească dacă nu au fost încheiate decontările prevăzute de lege cu foștii asociați ori succesorii lor sau dacă bunurile nu sunt suficiente pentru satisfacerea creanțelor creditorilor aferente obligațiilor ajunse la scadență ori vor deveni insuficiente ca urmare a deciziei sau plății. Actul constitutiv poate stabili restricții suplimentare.

Calcul orientativ pentru un magazin

Să presupunem că magazinul a obținut venituri de 900 000 UAH într-un trimestru și a avut cheltuieli de 720 000 UAH. Toate bunurile au fost vândute și achitate, cheltuielile au fost plătite și înregistrate corect. PFA și SRL funcționează în grupa a treia, cu o cotă de 5%, fără TVA. Proprietarul PFA nu beneficiază de scutirea CSU și plătește contribuția minimă pentru trei luni.

În acest exemplu, cei 720 000 UAH cuprind toate cheltuielile obișnuite ale magazinului, inclusiv costurile salariale și plățile aferente, dacă există personal. Cheltuielile identice sunt folosite doar pentru compararea impozitelor; în bugetul real, serviciile contabile și organizarea activității pot avea costuri diferite. SRL are un singur asociat, poate distribui legal întregul profit net și nu are restricții privind dividendele.

Dacă asociatul decide să folosească cei 126 000 UAH pentru următoarea achiziție, iar societatea nu înregistrează dividende de plată, în acest exemplu nu se datorează impozite pe dividende. Dacă dividendele au fost deja înregistrate ca fiind datorate, simpla amânare a plății nu anulează obligațiile fiscale ale societății. Pentru a alege forma de organizare, proprietarul trebuie să stabilească ce parte din profit va retrage și ce parte va folosi pentru dezvoltarea magazinului.

În al doilea exemplu orientativ, un PFA din grupa a doua aplică cota locală maximă a impozitului unic și nu beneficiază de scutiri. Plățile lunare ale antreprenorului pentru sine în 2026 sunt: 1 729,40 + 864,70 + 1 902,34 = 4 496,44 UAH. Suma nu include plățile pentru angajați, licențe și alte impozite, dacă acestea sunt datorate. PFA din grupele întâi și a doua fără angajați pot beneficia de scutirea de impozit unic și contribuție militară pentru o lună calendaristică pe an în timpul concediului sau pentru perioada unei boli care durează cel puțin 30 de zile calendaristice. Se depune o cerere la Serviciul Fiscal de Stat, iar în cazul bolii se anexează un extras din Registrul electronic al certificatelor de incapacitate temporară de muncă. Aceste temeiuri nu scutesc de plata CSU pentru sine.

Ce contabilitate și raportare trebuie organizate

PFA din grupele întâi și a doua, precum și PFA din grupa a treia fără TVA, țin evidența veniturilor într-o formă liberă, înregistrând lunar încasările. PFA din grupa a treia cu TVA ține evidența veniturilor și cheltuielilor conform formularului tip prevăzut. În sistemul general, antreprenorul ține, de asemenea, evidența veniturilor și cheltuielilor și păstrează documentele justificative.

SRL ține contabilitate continuă din momentul înregistrării până la lichidare, chiar dacă funcționează în sistemul impozitului unic. Administratorul organizează contabilitatea și gestionarea documentelor primare: avize de însoțire, acte, extrase bancare și alte documente care confirmă operațiunile. Microîntreprinderile și întreprinderile mici care nu sunt obligate să aplice standardele internaționale întocmesc raportări financiare simplificate: bilanțul și situația rezultatelor financiare.

Un SRL mic obișnuit nu este obligat să aibă un contabil angajat. Legea permite să contracteze un contabil-antreprenor, o firmă sau un alt prestator prevăzut de lege. Proprietarul sau administratorul poate ține singur contabilitatea dacă societatea nu face parte din categoria întreprinderilor cărora această opțiune le este interzisă, inclusiv din cauza obligației de a publica raportările.

Înainte de prima vânzare, proprietarul trebuie să stabilească împreună cu contabilul calendarul raportărilor și plăților:

• În condiții obișnuite, PFA din grupele întâi și a doua depune declarația anuală în termen de 60 de zile calendaristice de la sfârșitul anului. Plătește lunar impozitul unic și contribuția militară până la data de 20 inclusiv.
• PFA și SRL din grupa a treia depun declarația trimestrială în termen de 40 de zile calendaristice de la sfârșitul trimestrului. Plătesc impozitul unic și contribuția militară în următoarele 10 zile calendaristice după termenul-limită de depunere a declarației.
• PFA în sistemul general depune declarația anuală privind patrimoniul și veniturile înainte de 1 mai al anului următor. Conform regulilor obișnuite, plătește avansurile pentru impozitul pe venitul persoanelor fizice și contribuția militară înainte de 20 aprilie, 20 iulie și 20 octombrie. Achită obligațiile finale stabilite prin declarația anuală în termen de 10 zile calendaristice de la termenul-limită de depunere.
• PFA plătește CSU pentru sine înainte de data de 20 a lunii următoare trimestrului, dacă are această obligație.
• Pentru SRL plătitor de impozit pe profit, perioada de raportare depinde de condițiile articolului 137 din Codul fiscal. În special, societățile nou-înființate și plătitorii cu venituri de cel mult 40 de milioane UAH în anul precedent raportează anual, dacă sunt îndeplinite condițiile aferente.

TVA, plățile către angajați și raportarea financiară au termene și formulare separate. Contabilul trebuie să le includă în calendar în funcție de statutul fiscal, categoria întreprinderii și plățile efective.

RRO/PRRO, documentele pentru marfă și angajații

Pentru decontările în numerar și cu cardul într-un magazin este necesar, ca regulă generală, un RRO sau PRRO înregistrat și un bon fiscal pentru întreaga sumă a cumpărăturii. PFA din grupa întâi beneficiază de o scutire separată. Celelalte excepții trebuie verificate în funcție de operațiunea concretă, în special conform articolelor 9–10 din Legea nr. 265/95-VR.

Transferul cumpărătorului din contul său curent în contul curent al vânzătorului prin bancă, folosind numărul internațional de cont bancar (IBAN), nu necesită RRO/PRRO. Plata cu cardul prin servicii de acquiring trebuie analizată separat, chiar dacă banii ajung în final în contul vânzătorului. Pentru un magazin online, contabilul trebuie să analizeze fiecare metodă de plată și condițiile contractelor cu serviciul de plată și transportatorul. Explicația privind IBAN este disponibilă în resursa publică de informații și asistență a Serviciului Fiscal de Stat.

SRL documentează recepția și circulația mărfurilor în contabilitate. PFA în sistemul general trebuie să țină evidența stocurilor de mărfuri conform procedurii stabilite, să vândă numai mărfuri înregistrate în această evidență și să dețină documente care confirmă evidența și proveniența lor. PFA plătitoare de impozit unic, fără TVA, sunt de regulă scutite de evidența stocurilor conform punctului 12 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR. Dacă antreprenorul vinde bunuri de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, supuse reparațiilor în garanție, medicamente, dispozitive medicale sau bijuterii și articole de uz casnic din materiale prețioase prevăzute de lege, această scutire nu i se aplică. Trebuie să țină evidența tuturor tipurilor și categoriilor de stocuri la locul vânzării și să dețină documente care confirmă evidența și proveniența lor. Scutirea nu se aplică nici PFA plătitoare de TVA.

Atât PFA, cât și SRL pot angaja personal. Angajatorul formalizează raporturile de muncă, respectă cerințele privind începerea activității, calculează salariile, reține impozitele și plătește CSU conform regulilor aplicabile. PFA din grupa a doua trebuie, în plus, să monitorizeze limita privind numărul de angajați.

Licențele, cerințele pentru spațiu, depozitare, etichetare și livrare depind de sortiment și de modul de lucru. Înainte de alegerea sistemului de impozitare, verifică separat mărfurile care necesită licență sau condiții speciale de vânzare. Alegerea unui SRL nu elimină aceste cerințe.

Evidența stocurilor de către PFA în Torgsoft

Dacă mai mulți antreprenori țin evidența în Torgsoft, în opțiunea suplimentară „Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri” se poate selecta filtrul „Întreprindere” și se poate consulta circulația mărfurilor pentru un anumit PFA. Pentru aceasta, documentele de depozit trebuie asociate întreprinderii respective. Dacă asocierea nu este configurată corect, filtrul nu va asigura repartizarea dorită.

Opțiunea se activează ținând cont de numărul de posturi de lucru. La postul de lucru necesar, deschide „Setări → Parametri → Opțiuni suplimentare”, activează „Utilizare pentru postul de lucru curent” în secțiunea formularului de evidență a stocurilor și salvează setările. Deschide „Depozit → Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri” și setează data de la care PFA a devenit obligat să țină evidența stocurilor. Dacă la acea dată există mărfuri, PFA întocmește un inventar al stocurilor rămase, pe baza căruia face prima înregistrare în formular. Compară stocurile rămase calculate de program cu inventarul: valoarea lor depinde de costul mărfurilor înregistrat în program și de setarea privind luarea în calcul a stocurilor negative. Dacă există mărfuri în realitate, dar programul nu indică un stoc inițial, verifică costul mărfurilor și efectuează recalcularea. Selectează antreprenorul și centrele de evidență ale aceluiași punct de vânzare: transferurile interne între centrele selectate nu apar în formular.

Folosește filtrele „Felul documentului” («Вид документа»), „Caracter fiscal al mărfii” («Фіскальність товару») și „Tip de document” («Тип документа») doar pentru analize separate. Pentru completarea formularului prevăzut, verifică să nu fie incluse în coloana de ieșire vânzările prin RRO/PRRO. Filtrul „Tip de document” influențează vânzările și retururile; selectarea unui tip fiscal de bon include mărfurile aferente în calcul și poate genera date care nu corespund procedurii de completare a formularului. Serviciile nu sunt incluse în valorile documentelor. Înainte de imprimare, verifică antreprenorul, datele fiscale și adresa. Această funcție ajută la gestionarea datelor privind mărfurile; contabilul stabilește separat venitul fiscal, întocmește raportările și verifică documentele. Procedura de configurare este descrisă în ajutorul oficial Torgsoft.

Cum înregistrezi forma de organizare aleasă

PFA

1. Stabilește activitățile conform Clasificatorului ucrainean al activităților economice (KVED), sortimentul, venitul estimat și sistemul de impozitare.
2. Pregătește cererea. Pentru înregistrarea obișnuită a unui antreprenor major nu sunt necesare actul constitutiv și decizia fondatorilor. Pentru anumite cazuri, legea prevede documente suplimentare: de exemplu, consimțământ notarial pentru o persoană de la 16 ani care încă nu are capacitate civilă deplină.
3. Depune cererea prin serviciul Diia pentru înregistrarea PFA, semnând-o cu semnătură electronică, sau pe suport de hârtie la registratorul autorizat. La depunerea personală a documentelor pe hârtie, prezintă pașaportul sau un alt document de identitate prevăzut de lege. Dacă documentele sunt depuse de un reprezentant, acesta anexează originalul sau copia legalizată notarial a documentului care îi confirmă împuternicirile, dacă acestea nu sunt înscrise în Registrul unic de stat; pentru reprezentarea obișnuită prin procură este necesară o procură autentificată notarial. Dacă trimiți cererea prin poștă, semnătura de pe aceasta trebuie autentificată notarial.
4. Verifică înregistrarea în Registrul unic de stat (RUS) și separat statutul fiscal și data de la care se aplică sistemul ales.

SRL

1. Stabilește denumirea, adresa, KVED, asociații, părțile sociale, capitalul și administratorul.
2. Alege un act constitutiv propriu sau un act constitutiv-model. Pregătește cererea, originalul sau copia legalizată notarial a deciziei fondatorilor și structura proprietății; dacă alegi un act constitutiv propriu, anexează actul. Pentru beneficiarul real final, pregătește copia documentului de identitate care confirmă cetățenia. Copia documentului unui beneficiar străin trebuie legalizată notarial sau certificată cu semnătura electronică calificată (SECal) a persoanei împuternicite să depună documentele pentru înregistrare. Pentru un cetățean ucrainean, această certificare este necesară dacă documentul a fost emis fără utilizarea mijloacelor Registrului Demografic de Stat Unificat. Certificarea trebuie să fi fost efectuată cu cel mult 90 de zile înainte de depunerea documentului. Beneficiarul real final este persoana fizică ce exercită, în ultimă instanță, influența decisivă asupra activității societății. La înregistrarea prin Diia, sistemul generează o parte dintre documente.
3. Dacă există un fondator care este persoană juridică străină, anexează un extras, un certificat sau alt document eliberat din registrul străin relevant, emis de autoritatea competentă cu cel mult o lună înainte de depunere. Documentele emise conform legislației unei țări străine trebuie legalizate consular sau apostilate, dacă un tratat internațional nu prevede altfel. Documentul într-o limbă străină trebuie tradus în ucraineană, iar conformitatea traducerii sau semnătura traducătorului trebuie certificată conform procedurii stabilite.
4. Depune documentele la registrator sau folosește serviciul Diia de înregistrare a unui SRL în baza actului constitutiv-model. Serviciul online este disponibil cetățenilor Ucrainei. Solicitantul străin se adresează unui registrator autorizat. Pentru înregistrarea automată prin Diia trebuie indicate numerele unice ale înregistrărilor din Registrul Demografic de Stat Unificat (UNZR) pentru toți beneficiarii și verificate datele lor; dacă nu sunt îndeplinite condițiile pentru înregistrarea automată, cererea este procesată de registratorul de stat.
5. După înregistrare, formalizează raporturile cu administratorul, organizează contabilitatea, deschide un cont pentru activitate și varsă aporturile în termenul stabilit.

Pentru actul constitutiv propriu al SRL, legea prevede autentificarea notarială a semnăturilor fondatorilor. Actului constitutiv-model i se aplică reguli distincte; deciziile create pe portalul electronic și semnate cu semnătură electronică calificată beneficiază de excepția prevăzută de lege de la autentificarea notarială.

Termenul general de examinare a documentelor pentru înregistrarea PFA și a persoanei juridice este de 24 de ore de la primire, cu excepția zilelor de weekend și a sărbătorilor. Procedurile electronice automate au reguli distincte. Un dosar incomplet sau alte motive prevăzute de lege pot împiedica înregistrarea.

Când începe să se aplice impozitul unic

Un PFA nou care alege grupa întâi sau a doua trebuie să depună cererea până la sfârșitul lunii înregistrării. Impozitul unic va începe să se aplice din prima zi a lunii următoare. Dacă antreprenorul vinde bunuri mai devreme, perioada respectivă nu poate fi considerată automat ca desfășurare a activității în grupa aleasă.

Un PFA sau SRL nou-înființat poate alege grupa a treia cu cota de 5% din ziua înregistrării de stat, dacă depune cererea în termen de 10 zile de la înregistrare. Cota de 3% nu poate fi aplicată din ziua înregistrării de stat prin această procedură de 10 zile. Pentru trecerea din sistemul general în grupa a treia cu cota de 3%, cererea se depune cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte de începutul trimestrului următor și se efectuează înregistrarea ca plătitor de TVA. Dacă afacerea funcționează deja în grupa a treia cu cota de 5%, cererea de schimbare a cotei la 3% și cererea de înregistrare în scopuri de TVA se depun cu cel puțin 10 zile calendaristice înainte de începutul trimestrului în care se aplică noua cotă. Trecerea unei afaceri deja active din sistemul general în sistemul simplificat, conform regulilor obișnuite, se formalizează cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte de începutul trimestrului următor.

Ce faci dacă magazinul crește

Dacă un PFA din grupa a doua depășește plafonul anual de 7 211 598 UAH, plătește 15% impozit unic pentru suma care depășește plafonul. Din trimestrul următor, antreprenorul poate trece în grupa a treia dacă venitul anual nu a depășit 10 091 049 UAH și sunt îndeplinite celelalte condiții ale grupei, sau poate trece în sistemul general. Dacă venitul a depășit și plafonul grupei a treia, antreprenorul trebuie să treacă în sistemul general. Cererea se depune cel târziu în data de 20 a lunii care urmează trimestrului în care s-a depășit plafonul. În grupa a treia, PFA plătește 15% impozit unic pentru suma care depășește plafonul, iar SRL aplică dublul cotei de impozit unic alese asupra sumei care depășește plafonul. Ambele trec la sistemul general din prima zi a lunii care urmează trimestrului în care s-a depășit plafonul și depun cererea cel târziu în data de 20 a lunii care urmează trimestrului respectiv. Activitățile interzise și celelalte încălcări ale condițiilor sistemului simplificat pot impune, de asemenea, trecerea la alt sistem și pot duce la anularea înregistrării ca plătitor de impozit unic.

Înființarea unui SRL de către proprietarul unui PFA nu transferă automat societății mărfurile, contractele și autorizațiile. Proprietarul și contabilul trebuie să stabilească data transferării vânzărilor, să facă inventarierea, să formalizeze transferul sau vânzarea activelor și să convină asupra contractelor cu partenerii. Separat, trebuie verificate conturile, RRO/PRRO, raporturile de muncă, licențele și datele vânzătorului de pe site.

Încetarea PFA în RUS nu stinge obligațiile apărute în timpul activității antreprenoriale. Antreprenorul încheie decontările, depune raportările necesare și își îndeplinește obligațiile fiscale.

Lichidarea SRL necesită o decizie a asociaților, notificarea registratorului în termen de trei zile lucrătoare, numirea unui lichidator sau a unei comisii și decontări cu creditorii. Asociații stabilesc un termen de la două la șase luni, de la publicarea notificării privind decizia de încetare a societății, în care creditorii își pot depune creanțele. Simplul fapt că s-a decis închiderea societății nu stinge persoana juridică.

Surse oficiale

• Codul civil al Ucrainei nr. 435-IV: articolele 50–52, 96, 96-1, 104–105 — statutul PFA, răspunderea patrimonială, drepturile corporative și încetarea persoanei juridice.
• Legea „Privind societățile cu răspundere limitată și răspundere suplimentară” nr. 2275-VIII: articolele 2–7, 11–15, 20–21, 24, 26–27, 30–31, 37, 39 — răspundere, act constitutiv, aporturi, părți sociale, conducere și dividende.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: punctele 49.18, 65.10, 134.1.1, 136.1, 137.5, 167.1, 167.5.2, 167.5.4; articolele 177, 181–183, 291–293, 295–299; punctul 16-1 și punctul 25 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX — impozite, evidență, raportare, contribuția militară și scutiri.
• Legea „Privind colectarea și evidența contribuției unice pentru asigurarea socială de stat obligatorie” nr. 2464-VI: articolele 4, 7–9, secțiunea VIII — plătitori, scutiri, bază, cote și termene pentru CSU.
• Legea „Privind bugetul de stat al Ucrainei pentru anul 2026” nr. 4695-IX: articolul 8 și punctul 3 din dispozițiile finale — salariul minim și suspendarea dreptului general, aplicabil în timpul legii marțiale, de a nu plăti CSU pentru sine.
• Legea „Privind contabilitatea și raportarea financiară în Ucraina” nr. 996-XIV: articolele 2–3, 8–9, 11 — organizarea contabilității, documente primare și raportare financiară.
• Legea „Privind înregistrarea de stat a persoanelor juridice, persoanelor fizice — antreprenori și organizațiilor civice” nr. 755-IV: articolele 14–18, 25-1, 26, 28 — documente, înregistrare electronică, termene și motive de refuz.
• Legea privind utilizarea RRO nr. 265/95-VR: articolul 2, punctele 1–2 și 12 ale articolului 3, articolele 9–10 — operațiuni de decontare, bonuri, evidența mărfurilor și excepții.
• Serviciul Fiscal de Stat: valorile impozitului unic și ale contribuției militare; Serviciul Fiscal de Stat: modificări privind CSU în 2026; Serviciul Fiscal de Stat: scutirea PFA pentru care angajatorul a plătit contribuția minimă.