Plata ramburs prin Nova Poshta pentru Persoană fizică autorizată: cum să încasați banii, când este necesar un CM/PCM și ce controlează Serviciul Fiscal de Stat

Plata ramburs nu este interzisă pentru persoanele fizice autorizate și persoanele juridice. Cumpărătorul poate în continuare să plătească un colet la primire, inclusiv în numerar sau cu cardul, prin intermediul unui prestator de servicii de plată. Restricția se referă la altceva: un transfer de bani al cărui beneficiar este o Persoană fizică autorizată, o persoană juridică sau o persoană care desfășoară o activitate profesională independentă nu poate fi plătit acelui beneficiar în numerar ca transfer fără deschiderea unui cont. Fondurile trebuie creditate într-un cont. Ulterior, întreprinzătorul le poate utiliza sau poate retrage numerar din propriul cont conform regulilor băncii sau ale altui prestator de servicii de plată.

Obligația de a utiliza CM/PCM pentru plata ramburs nu depinde de denumirea metodei de plată, ci de cine încasează banii de la cumpărător în baza contractului și emite documentul de decontare. Dacă transportatorul sau curierul încasează plata ramburs în nume propriu și îi eliberează cumpărătorului un document de decontare, Serviciul Fiscal de Stat permite vânzătorului să nu utilizeze propriul CM/PCM. Dacă însă operațiunea de decontare este efectuată de vânzător, inclusiv prin acceptarea plăților cu cardul prin servicii de acceptare a plăților online, CM/PCM este, ca regulă generală, obligatoriu. Transferul efectuat direct de cumpărător în contul curent al vânzătorului, folosind datele IBAN, nu necesită CM/PCM.

Ce a schimbat Hotărârea Băncii Naționale a Ucrainei nr. 101 pentru plata ramburs

Hotărârea Consiliului Băncii Naționale a Ucrainei nr. 101 din 23 august 2024 a modificat Instrucțiunea privind organizarea operațiunilor de casă de către bănci și efectuarea operațiunilor de plată de către prestatorii de servicii de plată. Aceasta se aplică din 29 august 2024.

În urma modificărilor, prestatorul de servicii de plată sau agentul său comercial:

• primește numerar de la persoane juridice, persoane fizice autorizate și persoane care desfășoară activități profesionale independente exclusiv pentru creditarea conturilor;

• poate primi numerar de la o persoană fizică pentru un transfer fără deschiderea unui cont, urmat de plata în numerar numai către o altă persoană fizică ce nu este Persoană fizică autorizată și nu desfășoară activități profesionale independente;

• poate elibera numerar unei persoane fizice autorizate sau unei persoane juridice din propriul cont al acesteia.

Prin urmare, afirmația că întreprinzătorilor li s-a «interzis plata ramburs prin Nova Poshta» este incorectă. Nu plata ramburs este interzisă, ci plata în numerar către o afacere a unui transfer efectuat fără deschiderea unui cont.

Pentru cumpărător, în principiu, nu se schimbă nimic: acesta poate plăti coletul prin metoda acceptată de serviciul de plată. Restricția se aplică în etapa plății fondurilor către afacere.

Cum primesc persoanele fizice autorizate și companiile plățile ramburs prin Nova Poshta

Operațiunile financiare aferente plăților ramburs pentru expedierile Nova Poshta sunt gestionate de NovaPay. Pentru persoanele fizice autorizate și persoanele juridice, serviciul prevede creditarea fără numerar a plăților ramburs într-un cont de afaceri.

Pentru activitatea comercială regulată, relațiile contractuale trebuie formalizate corespunzător. În special, NovaPay prevede:

• un contract pentru plata ramburs;

• un cont în care vor fi creditate fondurile;

• un contract de servicii logistice cu Nova Poshta, dacă este necesar pentru modelul de colaborare respectiv;

• identificarea și documentele persoanei fizice autorizate sau ale persoanei juridice solicitate de instituția financiară.

O persoană fizică autorizată care are un cont NovaPay poate încheia contractul pentru plata ramburs prin aplicație. Persoanele juridice și întreprinzătorii care primesc fondurile într-un alt cont stabilesc relațiile contractuale conform procedurii NovaPay.

Banii din plățile ramburs pot fi creditați atât într-un cont NovaPay, cât și într-un alt cont prevăzut în contract. Termenele exacte de creditare și comisioanele depind de tariful în vigoare și de contract, de aceea trebuie verificate înainte de activarea serviciului.

Când un magazin online are nevoie de CM sau PCM

Legea nr. 265/95-VR obligă operatorii economici să înregistreze operațiunile de decontare la vânzarea produselor prin CM sau PCM și să ofere cumpărătorilor un document de decontare. Aceasta se aplică și produselor comandate sau plătite prin Internet.

Totuși, nu orice sumă primită într-un cont reprezintă o operațiune de decontare.

Transferul prin IBAN

Dacă un magazin online oferă cumpărătorului datele complete ale contului curent în format IBAN, iar cumpărătorul transferă independent banii în acest cont printr-o operațiune bancară, Serviciul Fiscal de Stat precizează expres că CM/PCM nu se utilizează pentru o astfel de plată.

Dacă același întreprinzător încasează o parte din vânzări prin IBAN, iar alta în numerar, cu cardul sau prin servicii de acceptare a plăților online, scutirea se aplică numai transferurilor prin IBAN. Celelalte operațiuni de decontare trebuie fiscalizate.

Cardul bancar și acceptarea plăților online

Plata prin card bancar, terminal POS sau serviciu de acceptare a plăților online reprezintă o operațiune de decontare. Persoanele fizice autorizate din grupele II–IV ale impozitului unic și cele din sistemul general de impozitare care efectuează asemenea operațiuni utilizează CM sau PCM.

Bonul fiscal poate fi oferit cumpărătorului pe suport de hârtie sau în format electronic permis de lege.

Plata ramburs prin curier sau transportator

Serviciul Fiscal de Stat subliniază separat că termenii «plată ramburs», «plată în avans», «credit», «plată amânată» sau «plată în rate» nu determină, prin ei înșiși, obligația vânzătorului de a utiliza CM.

Elementele decisive sunt contractele dintre vânzător și transportator, curier, expeditor sau compania logistică și rolul fiecărei părți în încasarea banilor de la cumpărător.

Dacă un curier sau transportator:

• încasează plata ramburs de la cumpărător în nume propriu;

• eliberează cumpărătorului un document de decontare care confirmă încasarea banilor;

• îndeplinește aceste obligații în baza unui contract,

Serviciul Fiscal de Stat consideră că vânzătorul nu este obligat să înregistreze suplimentar aceeași plată ramburs prin propriul CM/PCM.

Aceasta este o regulă importantă pentru magazinele online: fiscalizarea nu trebuie dublată automat doar pentru că vânzarea este organizată cu plată ramburs. Mai întâi trebuie stabilit cine efectuează legal operațiunea de decontare.

Dacă serviciul de livrare doar transportă produsele

O situație diferită apare atunci când expeditorul sau compania logistică doar transportă produsele conform contractului, nu încasează plata pentru acestea în nume propriu și nu participă la decontarea respectivă.

Pentru asemenea modele, Serviciul Fiscal de Stat consideră că obligația fiscalizării rămâne la vânzător. Autoritatea fiscală precizează și că emiterea bonului fiscal de către vânzător după expedierea produselor, în cadrul acestui model, poate fi considerată o încălcare.

Prin urmare, pentru o schemă de livrare neobișnuită nu este suficient să vă orientați după denumirea serviciului afișată în contul transportatorului. Trebuie verificate contractul și fluxul real al banilor.

Poate o persoană fizică autorizată din grupa I să vândă online fără CM?

Plătitorii impozitului unic din grupa I sunt scutiți de utilizarea CM/PCM. Totuși, grupa I este destinată persoanelor fizice autorizate fără angajați care vând produse cu amănuntul din locuri de comercializare din piețe și/sau prestează anumite servicii gospodărești populației.

Prin urmare, scutirea grupei I nu trebuie utilizată ca temei general pentru funcționarea unui magazin online. În clarificările sale din 2026, Serviciul Fiscal de Stat atrage expres atenția că vânzările prin magazine online, marketplace-uri, rețele sociale sau organizarea livrării pot depăși limitele activităților permise grupei I.

Ce documente trebuie să primească cumpărătorul în cazul plății ramburs

Documentele depind de modelul de decontare.

Dacă vânzătorul utilizează CM/PCM, cumpărătorul trebuie să primească un document fiscal de decontare corespunzător. Forma și elementele obligatorii ale bonurilor fiscale sunt stabilite de Regulamentul aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 13. Documentul este în vigoare, iar versiunea sa actuală include modificările referitoare la forma și conținutul documentelor de decontare.

Dacă un curier sau transportator încasează plata ramburs în nume propriu și emite propriul document de decontare pentru cumpărător, Serviciul Fiscal de Stat precizează că vânzătorul trebuie să includă în colet o factură de livrare sau alt document care confirmă proveniența produselor. În cazurile prevăzute de lege, produsele trebuie însoțite și de certificatul de garanție completat corespunzător, pașaportul tehnic sau un document echivalent.

Documentul unei instituții financiare privind transferul banilor și bonul fiscal al vânzătorului nu sunt același lucru. Chitanța NovaPay confirmă operațiunea de plată corespunzătoare. Dacă, în cadrul unui anumit model, vânzătorul este obligat să utilizeze și CM/PCM, chitanța serviciului de plată nu elimină această obligație.

Ce informații trebuie să ofere un magazin online cumpărătorului

Vânzările prin site-uri, marketplace-uri sau alte canale la distanță intră și sub incidența legislației privind comerțul electronic și protecția consumatorilor.

Înainte de încheierea contractului, cumpărătorul trebuie să aibă acces la informații care îi permit să înțeleagă cu cine încheie contractul și ce cumpără. În special, legislația impune furnizarea informațiilor corespunzătoare despre vânzător, produs, preț, condițiile de plată și livrare și alte condiții esențiale ale achiziției la distanță.

Pentru produsele supuse cerințelor de garanție trebuie asigurate documentele de garanție corespunzătoare. Pentru anumite categorii de produse pot exista cerințe suplimentare privind etichetarea, informațiile în limba ucraineană, certificarea, siguranța și comercializarea. Aceste cerințe sunt stabilite prin legislația aplicabilă categoriei de produse și nu apar doar din cauza utilizării plății ramburs.

Legea Ucrainei nr. 1023-XII rămâne în vigoare în domeniul protecției consumatorilor. Noua Lege nr. 3153-IX are statutul unei legi care urmează să intre în vigoare, astfel încât prevederile sale viitoare nu trebuie aplicate ca și cum ar fi deja în vigoare.

Cum monitorizează Serviciul Fiscal de Stat vânzările online

Începând cu 1 martie 2025, Serviciul Fiscal de Stat utilizează un mecanism suplimentar pentru identificarea persoanelor care vând sistematic produse prin Internet și primesc transferuri de bani pentru acestea.

În comunicatul oficial, Serviciul Fiscal de Stat precizează că primește din Sistemul de evidență a datelor CM informații inclusiv despre:

• persoanele fizice care primesc sistematic în conturile personale bani pentru produse vândute și desfășoară efectiv activități antreprenoriale fără înregistrare de stat;

• persoanele fizice autorizate care primesc bani în conturi, dar nu au CM/PCM înregistrat.

Totuși, simpla absență a CM/PCM atunci când banii intră într-un cont nu înseamnă automat o încălcare în orice situație. De exemplu, Serviciul Fiscal de Stat confirmă că la plata exclusiv în contul curent prin IBAN nu se utilizează CM/PCM, iar în cazul plății ramburs prin curier obligația depinde de contract. Prin urmare, datele sistemului pot atrage atenția autorității de control, dar legalitatea fiecărei operațiuni trebuie evaluată în funcție de modelul său real.

Comunicatul oficial al Serviciului Fiscal de Stat indică Sistemul de evidență a datelor CM drept sursa acestui instrument de monitorizare. Acesta nu justifică afirmația că mecanismul descris oferă autorității fiscale acces direct nelimitat la toate conturile bancare ale cetățenilor.

Cine ar trebui să își verifice cu deosebită atenție modul de lucru

Cele mai mari riscuri le au întreprinzătorii ale căror fluxuri reale de bani nu corespund contractelor și documentelor fiscale întocmite.

Este recomandat să verificați modul de lucru dacă:

• vânzările sunt efectuate regulat prin Instagram, Facebook, Telegram, site-uri de anunțuri sau marketplace-uri, dar activitatea antreprenorială nu este înregistrată;

• o persoană fizică autorizată acceptă plăți cu cardul sau prin servicii de acceptare a plăților online, dar nu utilizează CM/PCM;

• vânzătorul consideră că orice plată ramburs este automat scutită de CM, fără să verifice contractul cu serviciul de livrare;

• conform contractului, compania logistică nu participă la decontări, dar vânzătorul nu emite bonul;

• plățile sunt primite prin metode diferite, însă toate sunt înregistrate identic drept «transfer bancar»;

• bonurile sunt emise pentru sume incorecte sau la un moment diferit de cel prevăzut pentru modelul respectiv de decontare;

• datele privind vânzările, încasările bancare, expedierile și evidența efectivă a veniturilor nu coincid în mod sistematic.

Evidența fiscală a plăților ramburs

Primirea plăților ramburs într-un cont nu scutește de obligația evidențierii și declarării veniturilor.

Pentru o persoană fizică autorizată plătitoare a impozitului unic, în cazul plății ramburs obișnuite printr-un sistem de plată, Serviciul Fiscal de Stat consideră data încasării venitului ca fiind data creditării fondurilor în cont. De exemplu, dacă produsul este expediat la 31 decembrie, iar plata ramburs este creditată în cont la 2 ianuarie, venitul este recunoscut la data creditării banilor.

Punctul 292.6 din Codul fiscal leagă, în general, data realizării venitului de către plătitorul impozitului unic de primirea fondurilor în formă monetară. Persoanele fizice autorizate plătitoare ale impozitului unic pentru care Codul prevede procedura corespunzătoare țin evidența veniturilor primite pe suport de hârtie sau în format electronic.

Pentru plățile cu cardul prin servicii de acceptare a plăților, Serviciul Fiscal de Stat aplică o abordare diferită: dacă operațiunea este efectuată cu emiterea unui bon fiscal, pentru persoana fizică autorizată plătitoare a impozitului unic data venitului este data indicată pe bonul fiscal, iar venitul este determinat la valoarea integrală a încasărilor, inclusiv comisionul băncii.

Prin urmare, plățile ramburs, transferurile directe prin IBAN și plățile prin servicii de acceptare a plăților online nu trebuie înregistrate ca un singur tip de operațiune.

Amenzi pentru încălcarea regulilor de utilizare a CM/PCM

Conform punctului 1 al articolului 17 din Legea nr. 265/95-VR, pentru neînregistrarea unei operațiuni de decontare prin CM/PCM, înregistrarea acesteia pentru o sumă incompletă sau neeliberarea documentului de decontare corespunzător se aplică sancțiuni financiare:

• 100% din valoarea produselor, lucrărilor sau serviciilor vândute cu încălcarea regulilor — pentru prima încălcare;

• 150% din valoare — pentru fiecare încălcare ulterioară.

Sancțiunile reduse temporar, aplicabile unei părți dintre persoanele fizice autorizate, au expirat la 31 iulie 2025. Din 1 august 2025 se aplică valorile standard de 100% și 150%. Fiecare vânzare individuală fără CM/PCM corespunzător sau fără eliberarea bonului poate fi considerată o încălcare separată.

Pe lângă sancțiunile financiare aplicate operatorului economic, articolul 155-1 din Codul Ucrainei privind contravențiile administrative prevede răspundere administrativă pentru încălcarea procedurii legale de efectuare a decontărilor:

• pentru persoanele care efectuează operațiuni de decontare — de la 2 la 5 minime neimpozabile ale veniturilor cetățenilor, adică între 34 și 85 UAH;

• pentru persoanele cu funcții de răspundere — de la 5 la 10 minime neimpozabile, adică între 85 și 170 UAH;

• pentru repetarea încălcării în decursul unui an — între 85 și 170 UAH, respectiv între 170 și 340 UAH.

Sancțiunea financiară conform Legii nr. 265 și amenda administrativă conform Codului privind contravențiile administrative au naturi juridice diferite și pot fi aplicate în condițiile prevăzute de lege.

Cum să organizați vânzările online cu plata ramburs fără riscuri inutile

Pentru activitatea sistematică a unui magazin online, este recomandat să organizați procesul în următoarea ordine:

1. Înregistrați activitatea antreprenorială. Vânzarea regulată a produselor în scopul obținerii de venituri trebuie realizată de un operator economic înregistrat.

2. Separați metodele de plată. În evidența internă, diferențiați transferurile directe prin IBAN, plățile cu cardul, numerarul și plata ramburs printr-un intermediar de plăți.

3. Verificați contractul cu transportatorul și NovaPay. Contractul trebuie să stabilească clar cine încasează banii de la cumpărător și cine emite documentul de decontare.

4. Utilizați un cont de afaceri pentru plata ramburs. Pentru afaceri, plățile ramburs sunt creditate fără numerar într-un cont; regulile Băncii Naționale a Ucrainei nu prevăd plata în numerar a unui asemenea transfer fără cont către persoane fizice autorizate sau juridice.

5. Înregistrați CM/PCM dacă efectuați operațiuni de decontare. Pentru comerțul online poate fi utilizat un PCM de tipul corespunzător.

6. Configurați corect fiscalizarea. Nu fiscalizați automat operațiuni care, potrivit legii, nu sunt operațiuni de decontare, dar nici nu lăsați fără bon plățile cu cardul, numerarul și alte operațiuni pentru care bonul este obligatoriu.

7. Transmiteți cumpărătorului documentele corespunzătoare. În funcție de model, acestea pot include bonul fiscal al vânzătorului, documentul de decontare al intermediarului de plăți, factura de livrare, documentele de garanție și alte documente ale produsului.

8. Reconciliați comenzile, expedierile, plățile și veniturile. Datele site-ului, serviciului de livrare, contului bancar, PCM și evidenței interne a produselor trebuie să permită urmărirea fiecărei vânzări.

Comenzi online, Nova Poshta, plăți bancare și PCM în Torgsoft

În Torgsoft puteți organiza evidența vânzărilor online de la primirea comenzii până la expediere și controlul plății. Cu funcțiile suplimentare corespunzătoare, programul acceptă sincronizarea cu magazinele online și marketplace-urile, iar comenzile neachitate, inclusiv cele cu plata ramburs, pot ajunge în modul «Comanda clientului la distanță». Pentru anumite integrări, factura poate fi generată automat.

Opțiunea «Integrarea cu Nova Poshta» permite crearea documentelor de expediere din documentele de livrare, transmiterea acestora către Nova Poshta, tipărirea documentelor și urmărirea stării livrării direct în Torgsoft. Stările documentelor de expediere pot fi actualizate manual sau automat, conform unui program. Astfel, documentul de produse poate fi asociat cu o anumită expediere și se poate vedea dacă coletul a fost expediat și livrat.

Pentru controlul încasărilor fără numerar, Torgsoft oferă funcția suplimentară «Extrase bancare», care permite importul și consultarea mișcărilor de bani din băncile acceptate fără a trece permanent în contul bancar online. Separat, Torgsoft acceptă conectarea unui PCM: în setări este disponibil tipul PCM «comerț online», iar programul permite lucrul cu cererea de înregistrare a acestuia.

Prin urmare, într-un singur proces de evidență pot fi corelate comanda online, factura și documentul de livrare, expedierea prin Nova Poshta, mișcarea fondurilor și fiscalizarea operațiunilor pentru care aceasta este obligatorie. Totuși, întreprinzătorul este cel care stabilește, în funcție de contract și metoda de plată, dacă operațiunea respectivă trebuie efectuată prin CM/PCM.

Exemplu de control fiscal al vânzărilor online

În aprilie 2025, Serviciul Fiscal de Stat a comunicat rezultatele primelor săptămâni de funcționare a noului mecanism de control. Potrivit instituției, numai în primele 20 de zile din martie au fost identificați zeci de mii de contribuabili și cetățeni care primeau sistematic bani în conturile personale; în anumite cazuri, o singură persoană primea sute de transferuri fără înregistrarea activității sau fără CM/PCM. Serviciul Fiscal de Stat a declarat că acest control se desfășoară permanent.

Pentru un magazin online care funcționează legal, concluzia acestei practici nu este că orice încasare într-un cont trebuie fiscalizată, ci că fiecare metodă de plată trebuie să aibă un model de decontare clar și documentat.

Surse oficiale

Legea Ucrainei «Privind utilizarea aparatelor de înregistrare a operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii» nr. 265/95-VR — articolele 2, 3, 9, 17.
zakon.rada.gov.ua/go/265/95-вр

Hotărârea Consiliului Băncii Naționale a Ucrainei din 23.08.2024 nr. 101 «Privind aprobarea modificărilor la Instrucțiunea privind organizarea operațiunilor de casă de către bănci și efectuarea operațiunilor de plată de către prestatorii de servicii de plată în Ucraina» — modificări la punctele 128 și 140 din Instrucțiunea nr. 103.
zakon.rada.gov.ua/go/v0101500-24

Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI — punctele 291.4, 291.6, 292.1, 292.6, 296.1, 296.10.
zakon.rada.gov.ua/go/2755-17

Legea Ucrainei «Privind comerțul electronic» nr. 675-VIII — articolele 7, 11, 13.
zakon.rada.gov.ua/go/675-19

Legea Ucrainei «Privind protecția drepturilor consumatorilor» nr. 1023-XII — articolele 8, 9, 13, 15.
zakon.rada.gov.ua/go/1023-12

Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13 «Privind aprobarea Regulamentului referitor la forma și conținutul documentelor de decontare/documentelor electronice de decontare…» — Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de decontare.
zakon.rada.gov.ua/go/z0220-16

Codul Ucrainei privind contravențiile administrative nr. 8073-X — articolul 155-1.
zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10

Serviciul Fiscal de Stat: «Serviciul Fiscal de Stat a obținut un nou instrument de control al vânzărilor online» — comunicat oficial din 02.04.2025.
tax.gov.ua — controlul vânzărilor online

Resursa informativă a Serviciului Fiscal de Stat: utilizarea CM/PCM la vânzarea produselor cu plata ramburs prin servicii de livrare.
zir.tax.gov.ua — plata ramburs și serviciile de livrare

Resursa informativă a Serviciului Fiscal de Stat: utilizarea CM/PCM pentru plățile online prin IBAN.
zir.tax.gov.ua — plata prin IBAN

NovaPay: creditarea plăților ramburs în conturile persoanelor fizice autorizate și ale persoanelor juridice.
novapay.ua — creditarea plăților ramburs în cont