Ați uitat să înregistrați retragerea de serviciu în RRO sau PRRO: ce trebuie să faceți

Dacă un casier a uitat să înregistreze retragerea de serviciu printr-un registrator al operațiunilor de decontare (RRO) sau un registrator software al operațiunilor de decontare (PRRO), începeți prin a număra banii și a verifica dacă schimbul a fost închis. Dacă numerarul se află încă la locul de decontare și îl retrageți acum, în timpul unui schimb deschis, înregistrați retragerea efectivă. Dacă banii au fost deja luați, consemnați împrejurările și diferența, transmiteți documentele contabilului și clarificați cu serviciul de asistență tehnică modul de lucru cu starea curentă a registratorului.

După emiterea bonului fiscal de raportare — raportul Z — nu este posibil să adăugați o retragere de serviciu la schimbul închis sau să o înregistrați retroactiv. În ziua următoare, depunerea de serviciu trebuie să reflecte numai numerarul care se află efectiv la locul de decontare. Retragerea banilor nu modifică valoarea vânzărilor: nu este nevoie să înregistrați un retur de marfă, o vânzare repetată ori depuneri și retrageri fictive.

Ce operațiune a omis casierul

Pentru un magazin din Ucraina se aplică regulile Legii Ucrainei din 06.07.1995 nr. 265/95-VR, procedurile de utilizare a RRO și PRRO, precum și Regulamentul privind efectuarea operațiunilor de casierie în moneda națională a Ucrainei. Pentru a analiza corect eroarea, separați trei acțiuni, fiecare având un scop propriu.

Obligația de a înregistra depunerile și retragerile de numerar care nu au legătură cu operațiunile de decontare este prevăzută la punctul 6 din secțiunea III a Procedurii de utilizare a RRO și la punctul 9 din secțiunea IV a Procedurii de utilizare a PRRO. În ambele documente, retragerea de serviciu se referă la suma retrasă de la locul de decontare.

Locul de decontare este definit la articolul 2 din Legea nr. 265/95-VR. Prin urmare, la verificare, luați în calcul tot numerarul aflat la acel loc, inclusiv banii pentru rest. Transferul banilor din sertar în alt loc de păstrare trebuie evaluat în funcție de modul efectiv de organizare a activității magazinului.

Retragerea de serviciu nu reduce încasările din vânzări. Dacă clienții au plătit pentru produse, iar casierul a predat numerarul încasat casieriei centrale, valoarea acestor vânzări rămâne aceeași. Se schimbă locul de păstrare a banilor și persoana responsabilă de aceștia.

Ce trebuie verificat înainte de orice acțiune în program

Recomandăm ca proprietarul sau casierul-șef să consemneze împreună cu casierul starea casieriei înainte de următoarea mișcare a banilor. Astfel puteți stabili cauza diferenței și evita înregistrarea repetată a unei operațiuni.

1. Numărați numerarul. Notați suma efectivă și identificați separat banii păstrați pentru rest și suma care urma să fie predată.
2. Verificați schimbul. Stabiliți dacă este deschis, dacă a fost deja emis raportul Z, pentru ce dată și dacă au început operațiunile schimbului următor.
3. Verificați documentele registratorului. Controlați depunerile și retragerile de serviciu, vânzările, retururile și formele de plată. Dacă documentul nu a fost tipărit sau programul a afișat o eroare, stabiliți mai întâi dacă operațiunea a fost totuși înregistrată.
4. Stabiliți unde se află banii. Este posibil ca aceștia să fie la casier, să fi fost predați casieriei centrale ori unei persoane responsabile sau să fi fost deja depuși la bancă.
5. Adunați dovezile. Găsiți documentele de predare, dispozițiile de încasare sau plată, chitanțele bancare și înregistrările programului intern. Comparați sumele, datele și orele.

Pentru reconciliere, folosiți următoarea succesiune de calcul: numerarul inițial plus depunerile efective și încasările în numerar de la clienți, minus retururile plătite în numerar și retragerile efective. Plățile cu cardul nu măresc numerarul fizic din casierie. Luați fiecare sumă în calcul o singură dată.

Cum procedați în funcție de starea schimbului și de locul unde se află banii

Schimbul este deschis, banii nu au fost încă luați

Dacă doar ați planificat retragerea, dar banii se află încă la locul de decontare, înregistrați retragerea de serviciu pentru suma pe care o predați efectiv acum. Documentați predarea conform regulilor întreprinderii și verificați soldul după operațiune. Dacă este necesar, păstrați o parte din bani pentru rest.

Exemplu orientativ. În casierie sunt 9 800 UAH, dintre care 800 UAH trebuie să rămână pentru rest. Casierul predă acum 9 000 UAH casieriei centrale și înregistrează o retragere de serviciu de 9 000 UAH. Soldul efectiv este 9 800 − 9 000 = 800 UAH. Valoarea vânzărilor nu se modifică.

Dacă banii au fost deja luați mai devreme, chiar în timpul unui schimb deschis, aplicați mai întâi procedura de documentare a mișcării omise, descrisă mai jos. Nu înregistrați din nou retragerea fizică a aceleiași sume.

Raportul Z a fost emis, iar numerarul a rămas la locul de decontare

Emiterea raportului Z nu confirmă că numerarul a fost predat de casier. Dacă banii au rămas la locul de decontare, lipsa unei retrageri de serviciu nu înseamnă că trebuie înregistrată o retragere care nu a avut loc.

Înainte de prima operațiune de decontare de după raportul Z, înregistrați ca depunere de serviciu suma de numerar care se află efectiv la locul de decontare, conform punctului 6 din secțiunea III a Procedurii pentru RRO sau punctului 9 din secțiunea IV a Procedurii pentru PRRO. Dacă decideți ulterior să predați banii, înregistrați retragerea de serviciu în momentul predării efective.

Exemplu orientativ. După închiderea schimbului, la locul de decontare au rămas 7 500 UAH. În ziua următoare, înainte de prima vânzare, casierul înregistrează soldul efectiv ca depunere de serviciu. Apoi predă 7 000 UAH și înregistrează o retragere de serviciu pentru această sumă. Pentru rest rămân 7 500 − 7 000 = 500 UAH.

Dacă prima vânzare din schimbul următor a avut deja loc fără depunerea de serviciu necesară, consemnați separat această împrejurare. O operațiune înregistrată ulterior nu modifică ora vânzării deja efectuate. Clarificați cu contabilul și serviciul de asistență tehnică ce trebuie făcut în continuare cu soldul efectiv.

Banii au fost retrași, dar retragerea de serviciu nu a fost înregistrată

Consemnați suma care lipsește de la locul de decontare, cine a primit banii și unde se află. Dacă există un document de predare sau o chitanță bancară, atașați-l la documentele de reconciliere. Lipsa retragerii de serviciu și lipsa documentelor de predare sunt împrejurări distincte, care trebuie analizate separat.

Nu înregistrați o depunere de serviciu pentru bani care nu se mai află la locul de decontare, urmată de retragerea aceleiași sume. O asemenea succesiune ar crea înregistrări pentru o mișcare care nu a avut loc în realitate. De asemenea, nu deschideți un schimb nou doar pentru a crea impresia unei retrageri efectuate în ziua precedentă.

Transmiteți contabilului rezultatele numărării, explicația casierului, raportul Z și documentele predării efective. Contabilul trebuie să stabilească acțiunile necesare în evidența de casierie și în contabilitate. Contactați centrul de service pentru RRO sau furnizorul PRRO în legătură cu starea curentă a registratorului: comunicați modelul sau soluția software, data și numărul schimbului, suma diferenței și lista operațiunilor deja înregistrate. Acțiunile tehnice trebuie să țină cont de locul în care se află efectiv banii.

Exemplu orientativ. Conform documentelor registratorului, înainte de retragere erau 12 000 UAH. Casierul a predat 11 000 UAH casieriei centrale, dar a omis retragerea de serviciu. La locul de decontare au rămas 1 000 UAH, iar diferența este de 12 000 − 1 000 = 11 000 UAH. Aceste împrejurări trebuie confirmate prin documente. În ziua următoare nu se pot înregistra ca depunere toți cei 12 000 UAH, când în realitate sunt disponibili doar 1 000 UAH.

De ce raportul Z închis nu poate fi corectat

Potrivit articolului 2 din Legea nr. 265/95-VR, funcțiile fiscale presupun imposibilitatea modificării informațiilor de sinteză privind volumul operațiunilor de decontare. Pentru PRRO, punctul 5 din secțiunea IV a Procedurii corespunzătoare prevede un singur bon fiscal de raportare pentru fiecare schimb; pentru închiderea schimbului, casierul îl emite și îl transmite spre înregistrare serverului fiscal.

Un document creat în schimbul următor nu completează raportul Z anterior. Modificarea datei documentului intern din programul comercial nu modifică nici ea datele fiscale deja înregistrate.

Retragerea de serviciu omisă nu este un retur de marfă sau o vânzare înregistrată eronat. Prin urmare, nu înregistrați un retur fictiv, o vânzare fictivă sau o anulare fictivă a decontării pentru a modifica soldul de numerar. Astfel de acțiuni ar adăuga informații inexacte despre decontările cu clienții la eroarea inițială.

Raportul Z aduce soldul de numerar la zero?

Nu presupuneți că toate modelele RRO și PRRO afișează soldul în același fel după raportul Z. Verificați documentația modelului sau soluției software pe care o utilizați și stabiliți ce indicator vedeți: soldul din registrator, suma aferentă schimbului curent sau soldul din programul intern de evidență.

Comportamentul tehnic al contorului nu modifică suma efectivă de bani și cerințele privind operațiunile de serviciu. Dacă programul transferă soldul, întrebați furnizorul cum înregistrează numerarul înainte de prima decontare de după raportul Z și cum poate fi verificat documentul aferent. Astfel evitați luarea în calcul repetată a aceleiași sume.

Dacă magazinul nu acceptă, nu eliberează și nu păstrează deloc numerar la locul de decontare, nu există temei pentru depunerea sau retragerea de serviciu a numerarului. Trebuie să țineți cont de banii pentru rest chiar și atunci când clienții curenți plătesc cu cardul.

Ce documente să pregătiți și ce să îi încredințați contabilului

Recomandăm să întocmiți o notă explicativă a casierului sau un proces-verbal de reconciliere, consemnând împrejurările efective. Indicați data și ora la care a fost descoperită eroarea, registratorul, schimbul, soldul efectiv, suma așteptată, diferența, ora predării banilor și destinatarul. Adăugați explicația omisiunii și lista documentelor justificative. Acest document ajută la reconstituirea evenimentelor, dar nu înlătură de unul singur încălcarea comisă.

Pentru o persoană juridică, contabilul trebuie să verifice modul de înregistrare a numerarului și obligația de a ține registrul de casă. Punctele 11 și 39 din Regulamentul Băncii Naționale a Ucrainei nr. 148 fac distincție între casieriile întreprinderilor, subdiviziunile care țin un registru de casă și cele care lucrează fără acesta. Operațiunea de serviciu nu înlocuiește toate documentele necesare pentru metoda concretă de evidență.

• Dacă banii sunt primiți de casieria centrală a întreprinderii, verificați documentarea corespunzătoare a încasării și înregistrarea în registrul său de casă.
• Dacă numerarul a fost depus la bancă, păstrați documentul prevăzut la punctul 29 din Regulamentul nr. 148: de exemplu, chitanța băncii, chitanța sau bonul aparatului de autoservire ori ordinul de casă care însoțește sacul cu valori, în funcție de metoda de depunere.
• Dacă întreprinderea are mai mulți casieri și un casier-șef, consemnați predarea numerarului cu semnătură în registrul corespunzător, conform punctului 43 din Regulamentul nr. 148.
• Dacă se constată o lipsă sau un excedent efectiv, conducătorul și contabilul trebuie să organizeze clarificarea cauzelor și documentarea rezultatelor. Punctul 46 din Regulamentul nr. 148 stabilește procedura de inventariere a casieriei întreprinderii.

Înregistrați încasările și plățile curente în registrul de casă, dacă ținerea acestuia este obligatorie, pe baza documentelor corespunzătoare, în ziua mișcării efective. Potrivit punctelor 32 și 40 din Regulamentul nr. 148, încasările și plățile pe bază de ordine de casă se efectuează în ziua întocmirii acestora, iar înregistrările se fac în ziua încasării sau plății. Transmiteți contabilului mișcarea trecută omisă pentru corectarea corespunzătoare a evidenței; nu o documentați ca pe o predare nouă care nu a avut loc astăzi.

Ce diferă pentru întreprinzător și persoana juridică

O persoană fizică întreprinzător (FOP, în ucraineană ФОП) nu ține registru de casă. Conform punctului 14 din Regulamentul nr. 148, întreprinzătorului nu i se stabilește nici plafonul de casă, nici termenele de depunere a încasărilor în numerar. Aceste reguli se aplică unui FOP indiferent dacă acesta utilizează sistemul simplificat de impozitare. Întreprinzătorul ține evidența veniturilor obținute conform regulilor la care face trimitere punctul 11 din Regulamentul nr. 148.

Totuși, întreprinzătorul care utilizează RRO sau PRRO trebuie să respecte regulile privind depunerile și retragerile de serviciu. Scutirea de obligația de a ține registru de casă și de plafonul de casă nu permite omiterea înregistrării retragerii efective a banilor.

Persoana juridică trebuie să verifice separat plafonul de casă. Punctele 14–15 și 50 din Regulamentul nr. 148 prevăd stabilirea acestuia, iar potrivit punctului 53, plafonul nestabilit este considerat zero. Retragerea de serviciu prin registrator nu dovedește, prin ea însăși, depunerea banilor la bancă și respectarea plafonului.

Înainte de a concluziona că există un sold peste plafon, contabilul trebuie să verifice excepțiile aplicabile. De exemplu, punctul 54 stabilește condiții pentru depunerea excedentului la bancă în următoarea zi lucrătoare a băncii sau utilizarea lui în ziua următoare pentru nevoile întreprinderii; pentru încasările din zilele de odihnă și sărbători se aplică termene distincte. Punctul 49 ia în considerare neefectuarea colectării numerarului din vina prestatorului acestui serviciu, iar punctul 18 prevede termene speciale de păstrare a banilor pentru anumite plăți, inclusiv salariile. Fiecare excepție trebuie dovedită prin împrejurări și documente.

Există risc de amendă pentru omiterea retragerii de serviciu?

Trebuie stabilită încălcarea concretă și norma de răspundere aplicabilă. Punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265/95-VR prevede sancțiuni pentru efectuarea unei decontări pentru o sumă incompletă, neefectuarea decontării prin registratorul fiscal, neeliberarea documentului de decontare corespunzător și alte acțiuni indicate expres în acesta. Cuantumurile sunt de 100% din valoarea vânzării efectuate cu încălcarea regulilor pentru prima abatere și 150% pentru fiecare abatere ulterioară.

Aceste procente nu se aplică automat sumei retragerii de serviciu omise. Retragerea banilor, în sine, nu este o vânzare. Articolul 17 nu prevede o sancțiune financiară separată numită expres amendă pentru neînregistrarea retragerii de serviciu. Totuși, articolul 26 prevede răspunderea administrativă a persoanelor cu funcții de răspundere și a angajaților pentru încălcarea cerințelor legii, iar la analizarea situației pot fi identificate încălcări distincte ale evidenței de casierie. Prin urmare, nu se poate promite absența totală a răspunderii doar pentru că există o notă explicativă.

Pentru scutirile teritoriale, verificați punctul 14 din secțiunea II a Legii nr. 265/95-VR. Acesta se aplică încălcărilor definite, comise începând cu 1 octombrie 2023 la vânzarea de bunuri și prestarea de servicii în teritoriile ocupate temporar și în teritoriile cu ostilități active sau posibile, până la datele corespunzătoare din lista oficială. Scutirea nu acoperă încălcarea procedurii de decontare la vânzarea produselor accizabile. Simpla invocare a legii marțiale nu este suficientă pentru scutirea de răspundere.

Retragerea de serviciu și reconcilierea numerarului în Torgsoft

Pentru a lucra cu PRRO în Torgsoft, trebuie activată funcția suplimentară „Програмний РРО” (RRO software) pentru numărul corespunzător de posturi de lucru și configurate registratorul și cheia casierului. În instrucțiunile oficiale de adăugare a PRRO, operațiunile cu bonuri includ „Внесення готівки” (depunere de numerar) și „Вилучення готівки” (retragere de numerar), precum și generarea rapoartelor. Secțiunea „Операції з чеками” (operațiuni cu bonuri) menționată în instrucțiuni ține de acțiunile de sistem destinate administratorilor de sistem pentru rezolvarea problemelor cu PRRO. Recomandăm să stabiliți cu administratorul sau cu asistența tehnică procedura de înregistrare a depunerii și retragerii efective a numerarului la postul de lucru al casierului.

În evidența internă Torgsoft, acțiunea „Інкасація” (colectarea numerarului) reduce soldul casieriei cu suma indicată, iar „Здати виручку” (predarea încasărilor) transferă banii într-o altă casierie pentru evidența ulterioară. Documentul financiar are un comutator „Провести операцію через фіскальний реєстратор” (efectuarea operațiunii prin registratorul fiscal), afișat atunci când la postul de lucru este configurat un registrator fiscal. Dacă acest comutator este activat, odată cu crearea documentului se efectuează depunerea sau retragerea și se tipărește bonul corespunzător — aceste condiții sunt descrise în ajutorul „Фінансовий документ” (document financiar). La reconciliere, verificați atât documentul intern, cât și rezultatul operațiunii în registrator.

Pentru a găsi diferența, comparați documentele pentru casieria și perioada necesare cu numerarul efectiv. În formularul „Реалізація” (vânzări) este disponibilă verificarea numerarului pe cupiuri, cu salvarea rezultatelor; afișarea sumei totale și a diferenței pentru vânzător depinde de setările de acces. Procedura este descrisă în ajutorul „Реалізація” (vânzări). Includeți în instrucțiunile magazinului verificarea soldului, documentarea predării efective și controlul documentului de retragere de serviciu înainte de încheierea activității.

Ce să includeți în controlul zilnic al casieriei

1. Desemnați angajatul care verifică numerarul efectiv și documentele de predare.
2. Înainte de fiecare retragere, stabiliți suma, destinatarul și soldul păstrat pentru rest.
3. Înregistrați retragerea efectivă prin retragere de serviciu și verificați rezultatul în registrator.
4. Documentați predarea banilor și înregistrările curente în registrele pe care activitatea dumneavoastră este obligată să le țină.
5. Înainte de raportul Z, reconciliați numerarul, operațiunile de serviciu și documentele interne; dacă au loc operațiuni de decontare, asigurați emiterea zilnică a bonului fiscal de raportare.
6. Înainte de prima vânzare de după raportul Z, verificați soldul efectiv și înregistrarea acestuia prin depunere de serviciu.
7. Transmiteți fiecare diferență identificată persoanei responsabile, împreună cu documentele și explicația împrejurărilor.

Surse normative oficiale

• Legea Ucrainei „Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii” din 06.07.1995 nr. 265/95-VR: articolul 2, punctele 1–3 și 9 ale articolului 3, punctul 1 al articolului 17, articolul 26, punctul 14 din secțiunea II.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei „Privind aprobarea procedurilor referitoare la înregistrarea registratoarelor operațiunilor de decontare și a registrelor operațiunilor de decontare” din 14.06.2016 nr. 547: punctele 4–6 din secțiunea III a Procedurii de înregistrare și utilizare a RRO pentru decontarea bunurilor și serviciilor aprobate prin acesta.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei „Privind modificarea Ordinului Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14 iunie 2016 nr. 547” din 23.06.2020 nr. 317: punctele 1, 3, 5 și 9 din secțiunea IV a Procedurii de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a PRRO aprobate prin acesta.
• Hotărârea Consiliului de administrație al Băncii Naționale a Ucrainei „Privind aprobarea Regulamentului privind efectuarea operațiunilor de casierie în moneda națională a Ucrainei” din 29.12.2017 nr. 148: punctele 11–15, 18, 23–29, 32, 39–43, 46, 49–50 și 53–54 ale Regulamentului.