Cum se înregistrează un CM și un PCM: procedură, documente, termene și obținerea certificatului de înregistrare

Pentru a utiliza un CM fizic, o Persoană fizică autorizată sau o persoană juridică trebuie mai întâi să informeze Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei (SFS) despre unitatea economică prin formularul nr. 20-OPP, să aleagă un model de CM autorizat pentru înregistrarea inițială, să încheie un contract cu un centru de service autorizat (CSA) și să depună o cerere prin formularul nr. 1-CM. În termen de două zile lucrătoare, SFS rezervă numărul fiscal, după care CM trebuie fiscalizat, personalizat și sigilat la CSA în termenul stabilit. După primirea documentelor electronice necesare de la CSA, SFS finalizează înregistrarea și emite certificatul de înregistrare conform formularului nr. 3-CM.

PCM se înregistrează diferit: fără centru de service, sigilare fizică sau trecerea unui aparat în regim fiscal. Unitatea economică trebuie, de asemenea, să fie înregistrată corespunzător la SFS, după care se depune cererea electronică nr. 1-PCM. Numărul fiscal este atribuit de serverul fiscal al SFS, iar pentru casieri se transmit informațiile despre certificatele semnăturilor electronice prin formularul nr. 5-PCM.

Cine trebuie să utilizeze un CM sau PCM

Legea Ucrainei nr. 265/95-VR obligă entitățile economice care efectuează operațiuni de decontare la vânzarea mărfurilor, prestarea serviciilor sau în domeniul alimentației publice să proceseze aceste operațiuni printr-un CM sau PCM înregistrat, care funcționează în regim fiscal, și să ofere cumpărătorului un document de plată în forma stabilită. Cerințele se aplică, în special, plăților în numerar și cu carduri bancare.

Anumite categorii de antreprenori beneficiază de excepții prevăzute de legislație. În special, contribuabilii care plătesc impozitul unic din prima grupă nu utilizează CM și PCM. Pentru anumite forme și condiții de activitate, legislația permite, de asemenea, efectuarea decontărilor fără CM/PCM, cu utilizarea registrelor de decontare și a registrelor de evidență a operațiunilor de decontare (KOPO), conform articolului 10 din Legea nr. 265 și Hotărârii Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 1336.

Prin urmare, înainte de a cumpăra echipamente de casă, este recomandat să stabiliți dacă metoda dumneavoastră de acceptare a plăților constituie o operațiune de decontare în sensul Legii nr. 265.

CM fizic și PCM: care este diferența la înregistrare

Identificatorii electronici actuali ai formularelor nr. 1-CM și nr. 1-PCM sunt confirmați de registrul în vigoare al formularelor electronice al SFS.

Ce trebuie făcut înainte de înregistrarea unui CM fizic

1. Informați SFS despre punctul de vânzare sau altă unitate economică

Magazinul, cafeneaua, depozitul în care se efectuează decontări, biroul, magazinul online sau orice alt loc de care va fi asociat CM trebuie să figureze în evidențele SFS. Pentru aceasta se depune notificarea prin formularul nr. 20-OPP.

Regula generală prevede depunerea notificării în termen de 10 zile lucrătoare de la înregistrarea, înființarea sau deschiderea obiectivului. Datele privind denumirea și adresa unității economice sunt utilizate ulterior la înregistrarea CM sau PCM. Dacă obiectivul nu a fost declarat, este marcat ca închis sau ca nefiind în exploatare, SFS va refuza înregistrarea casei de marcat.

2. Verificați modelul CM în Registrul de stat

Nu orice casă de marcat poate fi înregistrată pentru prima dată. Modelul și modificarea acestuia trebuie să fie incluse în secțiunea Registrului de stat al CM care permite înregistrarea inițială și să corespundă domeniului de activitate al antreprenorului.

Prin Ordinul nr. 257 din 07.04.2026, SFS a aprobat o nouă versiune a Registrului de stat al CM. Înainte de cumpărarea sau înregistrarea echipamentului, trebuie verificat registrul în vigoare, deoarece SFS nu va înregistra un model pentru care înregistrarea inițială este interzisă.

Se verifică separat și exemplarul concret de CM: acesta trebuie să figureze în Registrul exemplarelor de CM.

3. Alegeți un CSA și încheiați un contract

Un CM fizic este deservit de un centru de service autorizat. CSA trebuie să fie inclus în registrul corespunzător, iar informațiile despre contractul valabil de întreținere tehnică și reparații trebuie transmise către SFS.

Lipsa unei notificări din partea CSA privind încheierea contractului sau existența informațiilor despre încetarea acestuia constituie un motiv de refuz al înregistrării CM.

Cum se înregistrează un CM fizic

Pasul 1. Depuneți cererea nr. 1-CM

Pentru înregistrare se depune «Cererea de înregistrare a casei de marcat» prin formularul nr. 1-CM, cu identificatorul electronic J/F1311406.

Cererea poate fi depusă electronic prin Cabinetul electronic sau prin alte mijloace de comunicare electronică. Documentul este semnat de conducătorul persoanei juridice, de Persoana fizică autorizată sau de un reprezentant împuternicit corespunzător. Reprezentantul trebuie să dețină documente care îi confirmă identitatea și împuternicirile.

În cerere este important să indicați corect:

• datele entității economice;

• modelul, numărul de serie și numărul de înregistrare al exemplarului CM;

• unitatea economică în care va funcționa casa de marcat;

• CSA;

• domeniul de utilizare al CM;

• dacă CM este principal sau de rezervă;

• modalitatea de primire a certificatului de înregistrare.

Datele privind unitatea economică trebuie să corespundă informațiilor depuse prin formularul nr. 20-OPP.

Pasul 2. Așteptați rezervarea numărului fiscal

Dacă nu există motive de refuz, SFS decide asupra posibilității înregistrării și rezervă numărul fiscal al CM în cel mult două zile lucrătoare de la primirea cererii.

În ziua rezervării numărului, SFS transmite centrului CSA ales confirmarea prin formularul nr. 2-CM. Aceasta este valabilă timp de trei zile lucrătoare de la data transmiterii către CSA.

Pasul 3. Puneți CM în funcțiune și sigilați-l

După rezervarea numărului, CSA efectuează lucrările tehnice pentru punerea în funcțiune a CM. Termenul de efectuare a acestor lucrări este de cel mult trei zile de la data la care autoritatea fiscală informează CSA despre rezervarea numărului fiscal.

În același timp, în termen de trei zile lucrătoare de la transmiterea confirmării nr. 2-CM către CSA, antreprenorul trebuie să asigure:

• introducerea numărului fiscal în memoria fiscală;

• personalizarea CM;

• sigilarea CM de către CSA.

După finalizarea lucrărilor, CSA transmite electronic către SFS, în ziua punerii aparatului în funcțiune, certificatul de sigilare și procesul-verbal de punere în funcțiune a CM.

Respectarea acestui termen este esențială. Dacă documentele necesare nu ajung la SFS în perioada stabilită, confirmarea rezervării își pierde valabilitatea, iar numărul fiscal este anulat cu efect de la data rezervării.

Pasul 4. Obțineți certificatul de înregistrare

După primirea certificatului de sigilare și a procesului-verbal de punere în funcțiune, întocmite corespunzător, SFS introduce informațiile în sistemul său informatic și înregistrează CM cel târziu în următoarea zi lucrătoare.

Înregistrarea este confirmată prin certificatul emis conform formularului nr. 3-CM. Data înregistrării este data introducerii informațiilor despre CM în sistemul informatic al SFS.

Cum se obține certificatul de înregistrare a CM

Antreprenorul selectează modalitatea de primire a documentului la completarea cererii nr. 1-CM.

Certificatul poate fi:

• disponibil în Cabinetul electronic;

• ridicat direct de la autoritatea fiscală;

• trimis prin poștă;

• în cazul depunerii electronice a cererii — o copie poate fi trimisă la adresa de e-mail indicată.

Dacă se alege expedierea prin poștă, costurile de expediere sunt suportate de entitatea economică prin furnizarea către SFS a timbrelor poștale necesare pentru trimiterea unei scrisori recomandate cu confirmare de primire.

Când refuză SFS înregistrarea unui CM

Motivele de refuz sunt stabilite la punctul 8 din capitolul 2, secțiunea II a Procedurii nr. 547. SFS va refuza înregistrarea dacă:

• CM este deja înregistrat;

• modelul sau modificarea nu este inclusă în Registrul de stat al CM ori a fost exclusă din acesta;

• domeniul de utilizare al aparatului nu corespunde celui indicat în cerere;

• CSA nu figurează în Registrul centrelor de service autorizate;

• unitatea economică nu a fost declarată prin formularul nr. 20-OPP, este închisă sau nu funcționează;

• entitatea economică nu figurează în Registrul unic de stat (RUS);

• solicitantul nu este înregistrat corespunzător la autoritatea fiscală;

• în cazurile prevăzute de Procedură, entitatea economică sau subdiviziunea acesteia nu este înregistrată la adresa unității economice;

• SFS nu deține informații de la CSA despre un contract valabil de întreținere tehnică și reparații;

• CM figurează ca fiind furat;

• exemplarul concret de CM nu figurează în Registrul exemplarelor;

• entitatea economică este o persoană afiliată cu CSA.

SFS emite notificarea de refuz, indicând motivul, în cel mult două zile lucrătoare. Pentru o cerere electronică, informația despre refuz apare în a doua confirmare electronică de primire.

Cum se înregistrează un PCM

Înregistrarea PCM se efectuează integral în format electronic. Înainte de începerea procedurii, unitatea economică trebuie să fie înregistrată corespunzător la SFS prin formularul nr. 20-OPP. Pentru funcționare este necesară și o semnătură electronică.

Persoana fizică autorizată sau persoana juridică depune cererea nr. 1-PCM, J/F1316605, la locul principal de înregistrare fiscală. Aceasta poate fi transmisă prin Cabinetul electronic, interfața API sau alte mijloace de comunicare electronică prevăzute de legislație. Serverul fiscal verifică automat cererea și, în funcție de rezultat, fie înregistrează PCM și atribuie un număr fiscal unic, fie generează un refuz cu indicarea motivului.

Pentru casieri se depune formularul nr. 5-PCM — o notificare cu informații despre certificatele calificate sau avansate ale cheilor publice care vor fi utilizate în activitatea PCM. Identificatorul electronic actual este J/F1391802.

Pentru PCM nu sunt necesare un centru de service, rezervarea numărului prin CSA, sigilarea fizică a aparatului sau certificatul de înregistrare nr. 3-CM. Funcțiile fiscale sunt îndeplinite de serverul fiscal al SFS.

De ce poate fi refuzată înregistrarea unui PCM

Înregistrarea poate fi refuzată, în special, dacă documentul electronic nu corespunde formatului stabilit, lipsesc date obligatorii, semnătura electronică este nevalidă sau solicitantul nu are drept de semnătură; un PCM cu aceeași denumire și același număr local este deja înregistrat; unitatea economică nu a fost declarată prin formularul nr. 20-OPP sau este închisă; entitatea economică nu figurează în RUS; ori cererea conține neconcordanțe cu datele de înregistrare și evidență fiscală ale SFS.

Pentru un magazin online trebuie, de asemenea, identificată unitatea economică, depus formularul nr. 20-OPP, înregistrat PCM și transmise informațiile despre cheile casierilor. SFS confirmă separat această procedură pentru comerțul online.

Când trebuie reînregistrat un CM

Dacă se modifică datele indicate în certificatul de înregistrare, inclusiv denumirea entității economice, datele sale fiscale sau apar alte motive pentru înlocuirea certificatului, cererea nr. 1-CM cu mențiunea «Reînregistrare» trebuie depusă în termen de cinci zile lucrătoare de la data producerii modificărilor.

Dacă un CM este mutat într-o altă unitate economică, aceasta trebuie mai întâi declarată corespunzător prin formularul nr. 20-OPP, după care se depun cererea nr. 1-CM cu mențiunea «Reînregistrare» și certificatul de înregistrare. În lipsa motivelor de refuz, SFS efectuează reînregistrarea în cel mult două zile lucrătoare.

Dacă punctul de vânzare se închide sau nu mai funcționează, nu este permisă simpla modificare a statutului său în formularul nr. 20-OPP și continuarea utilizării CM asociat acestuia. CM trebuie reînregistrat la timp pentru o altă unitate economică sau înregistrarea acestuia trebuie anulată. Pentru PCM, notificarea închiderii unității economice poate determina anularea automată a înregistrării de către serverul fiscal.

Când se anulează înregistrarea unui CM

Procedura nr. 547 prevede, printre altele, următoarele motive:

• depunerea cererii nr. 4-CM de către antreprenor;

• expirarea duratei de serviciu sau a perioadei de exploatare stabilite de lege;

• utilizarea CM în afara domeniului de aplicare autorizat;

• neconcordanța modificării, construcției sau software-ului intern cu modelul înregistrat;

• încetarea activității sau lichidarea entității economice;

• decesul, declararea incapacității juridice sau declararea dispariției unei Persoane fizice autorizate;

• furtul CM;

• schimbarea proprietarului CM;

• închiderea sau încetarea exploatării unității economice indicate în formularul nr. 20-OPP;

• renunțarea la CM fizic ca urmare a trecerii la PCM.

Unele motive permit anularea voluntară la cererea antreprenorului, iar în alte situații SFS are dreptul să anuleze înregistrarea din oficiu.

Cum se anulează înregistrarea unui PCM

Antreprenorul poate depune cererea nr. 1-PCM, J/F1316605, cu mențiunea «Anularea înregistrării». Înregistrarea poate înceta și în baza formularului nr. 2-PCM, J/F1316701, în cazurile prevăzute de Procedură, inclusiv defectarea dispozitivului, furtul acestuia sau compromiterea cheii.

Înainte de anulare, trebuie transmise către serverul fiscal toate documentele create în modul offline, bonurile de raportare fiscală și notificările prevăzute.

Serverul fiscal anulează automat înregistrarea PCM inclusiv după înregistrarea de stat a încetării activității unei persoane juridice sau a unei Persoane fizice autorizate, închiderea unității economice declarate prin formularul nr. 20-OPP și în alte cazuri stabilite de secțiunea III a Procedurii nr. 317. Notificarea anulării automate este transmisă prin Cabinetul electronic.

Ce trebuie verificat înainte de prima vânzare

Simpla depunere a cererii nu înseamnă că puteți începe deja să acceptați plăți prin casa de marcat. Înainte de începerea operațiunilor de decontare, asigurați-vă că:

• unitatea economică are statutul corect în evidențele SFS;

• CM fizic este înregistrat, sigilat și trecut în regim fiscal sau PCM figurează în Registrul PCM;

• pentru PCM au fost transmise certificatele actuale ale cheilor casierilor;

• denumirile produselor și serviciilor, prețurile, cotele de impozitare și alte date obligatorii sunt programate corect;

• casa de marcat generează un document de plată care respectă cerințele actuale privind forma și conținutul;

• vânzătorii cunosc procedurile de efectuare a vânzărilor, retururilor, introducerii și retragerii numerarului în scopuri de serviciu și închiderii turei.

Forma și conținutul bonului fiscal sunt stabilite prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 13. Dacă lipsesc elemente obligatorii, documentul poate să nu îndeplinească cerințele aplicabile documentelor de plată.

Amenzi pentru activitatea fără un CM sau PCM înregistrat corespunzător

Punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265 prevede sancțiuni financiare, în special pentru neefectuarea operațiunilor de decontare printr-un CM/PCM în regim fiscal, efectuarea decontărilor pentru o sumă incompletă sau neemiterea documentului de plată corespunzător:

Sancțiunile reduse temporar, aplicabile anumitor Persoane fizice autorizate până la 31 iulie 2025, au expirat. Începând cu 1 august 2025 se aplică integral sancțiunile.

Fiecare vânzare efectuată fără utilizarea corespunzătoare a CM/PCM poate fi considerată o încălcare separată. Prin urmare, neemiterea sistematică a bonurilor fiscale crește semnificativ riscurile financiare pentru afacere.

Exemplu din practică

În timpul controalelor la fața locului efectuate în prima jumătate a anului 2026, SFS a constatat într-o florărie din regiunea Rivne efectuarea sistematică a decontărilor fără utilizarea CM și neemiterea bonurilor fiscale către cumpărători. Potrivit SFS, amenda estimată a depășit 120.000 UAH. Într-un alt magazin — de materiale de construcții din regiunea Dnipropetrovsk — efectuarea decontărilor fără utilizarea corespunzătoare a CM, împreună cu emiterea unor documente care doar imitau bonurile fiscale, a dus la sancțiuni de peste 1,3 milioane UAH.

Înregistrarea PCM, bonurile fiscale și operațiunile de casă în Torgsoft

Torgsoft permite utilizarea caselor de marcat software. În setări puteți crea un PCM, specifica parametrii și tipul acestuia, iar programul permite generarea și transmiterea cererii de înregistrare a PCM. După înregistrarea cu succes la SFS, PCM înregistrat este adăugat în sistemul de gestiune și utilizat pentru operațiunile de casă.

Pentru un dispozitiv fiscal fizic, Torgsoft permite efectuarea vânzărilor și retururilor fiscale, introducerea și retragerea numerarului în scopuri de serviciu, precum și generarea rapoartelor X și Z. În setările bonului puteți alege modul de funcționare: nefiscal, fiscal sau mixt — atunci când sunt fiscalizate doar anumite grupe de produse.

Pentru controlul operațiunilor de casă, programul oferă funcția «Analiza vânzărilor de produse fiscale», care permite analizarea vânzărilor după perioadă, punct de vânzare și statutul fiscal al produselor și bonurilor. Aceasta ajută antreprenorul să verifice dacă vânzările care necesită fiscalizare au fost procesate corespunzător. Totuși, confirmarea cu valoare juridică a fiscalizării rămâne înregistrarea CM/PCM și a documentului de plată în sistemele SFS. Prin urmare, înainte de începerea activității trebuie verificate numărul fiscal actual, cheile casierilor, cotele de impozitare și datele obligatorii ale bonului.

Surse oficiale

1. Legea Ucrainei «Privind utilizarea caselor de marcat în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor» din 06.07.1995 nr. 265/95-VR — articolele 2, 3, 5, 7, 9, 10 și 17. Legea stabilește când este necesar un CM/PCM, cerințele de fiscalizare și răspunderea pentru încălcări.
   Textul Legii nr. 265/95-VR pe site-ul Radei Supreme a Ucrainei

2. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14.06.2016 nr. 547 «Privind aprobarea procedurilor de înregistrare a caselor de marcat și a registrelor de evidență a operațiunilor de decontare» — secțiunea II, capitolele 2–4. Stabilește procedura de înregistrare, reînregistrare și anulare a CM fizice.
   Ordinul nr. 547 și Procedura de înregistrare a CM

3. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 23.06.2020 nr. 317 «Privind modificarea Ordinului Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14 iunie 2016 nr. 547» — Procedura de înregistrare, administrare a registrului și utilizare a PCM, în special secțiunile II și III.
   Procedura de înregistrare și utilizare a PCM

4. Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI — punctul 63.3 al articolului 63 privind evidența obiectelor impozabile; punctul 296.10 al articolului 296 privind neutilizarea CM/PCM de către contribuabilii din prima grupă a impozitului unic.
   Codul fiscal al Ucrainei

5. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 09.12.2011 nr. 1588 «Privind aprobarea Procedurii de înregistrare a contribuabililor și plătitorilor de taxe» — secțiunea VIII, formularul nr. 20-OPP. Stabilește procedura de notificare a SFS despre magazine, birouri, depozite și alte obiective prin care se desfășoară activitatea.
   Procedura de înregistrare a contribuabililor nr. 1588

6. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13 «Privind aprobarea Regulamentului privind forma și conținutul documentelor de plată/documentelor electronice de plată…» — secțiunile I–II. Stabilește forma și datele obligatorii ale bonurilor fiscale.
   Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de plată

7. Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 23.08.2000 nr. 1336 — lista anumitor forme și condiții de activitate pentru care sunt permise decontările fără CM/PCM, cu utilizarea registrelor de decontare și KOPO.
   Hotărârea Cabinetului de Miniștri nr. 1336

8. Ordinul Serviciului Fiscal de Stat al Ucrainei din 07.04.2026 nr. 257 — versiunea actuală a Registrului de stat al caselor de marcat, care precizează modelele de CM autorizate sau neautorizate pentru înregistrarea inițială.
   Ordinul SFS nr. 257 și Registrul de stat al CM

9. Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei — Registrul formularelor electronice ale documentelor. Aici sunt publicați identificatorii electronici actuali ai formularelor nr. 1-CM, nr. 1-PCM, nr. 2-PCM, nr. 5-PCM și ai altor documente electronice.