Cadouri de Anul Nou pentru copii oferite de PFA: documente și raportare fără impozitare

Un PFA cu impozit unic, neînregistrat în scopuri de TVA, poate cumpăra din fonduri proprii cadouri materiale obișnuite și le poate transmite gratuit angajaților adulți pentru copiii lor, înainte de Anul Nou. Dacă valoarea obișnuită cumulată a tuturor cadourilor nemonetare oferite de acest PFA unui angajat într-o lună din 2026 nu depășește 2.161,75 UAH, nu se calculează și nu se plătesc impozitul pe venitul persoanelor fizice și contribuția militară pentru acestea. Nu se calculează contribuția socială unică (ЄСВ) pentru cadourile de sărbători destinate copiilor angajaților și cumpărate pe cheltuiala angajatorului.

Înainte de cumpărare, calculați plafonul rămas pentru fiecare angajat. Documentați destinația bunurilor pentru copii, păstrați actele de achiziție și consemnați acceptarea cadourilor. În acest scenariu, angajatul este beneficiarul cadoului. Venitul angajatului din cadou se declară în FIZ-4DF cu codul de venit „160”, în cadrul Calculului trimestrial pentru PFA și persoanele care desfășoară activități profesionale independente în Ucraina (NPD).

Calculați suma disponibilă înainte de achiziție

Subpunctul 165.1.39 din Codul fiscal al Ucrainei scutește cadourile nemonetare de impozitul pe venitul persoanelor fizice în limita a 25% din salariul minim de la 1 ianuarie al anului de raportare, pentru fiecare lună. Pentru 2026: 8647 × 25% = 2.161,75 UAH. Această parte a venitului este scutită și de contribuția militară.

Alegeți bunuri obișnuite de uz personal sau gospodăresc. Banii nu intră sub incidența acestei scutiri. Nu includeți certificatele cadou în procedura descrisă aici.

În lista bugetară, treceți pentru fiecare angajat valoarea cadourilor nemonetare anterioare oferite de acest PFA în cursul lunii. Scădeți suma din 2.161,75 UAH. Dacă îi oferiți angajatului mai multe seturi pentru copiii săi, comparați valoarea lor obișnuită cumulată cu plafonul rămas.

Păstrați documentele privind prețurile bunurilor și calculul propriu al valorii fiecărui set. Pentru evaluarea fiscală folosiți prețurile obișnuite; evidențiați separat costul stocurilor. Dacă un cadou planificat depășește plafonul disponibil, modificați conținutul sau valoarea setului înainte de achiziție. Depășirea este impozitată ca beneficiu suplimentar.

Stabiliți că angajatul este beneficiarul cadoului

Donarea presupune transmiterea gratuită a unui bun în proprietatea beneficiarului. În această procedură, angajatul acceptă bunul, iar dreptul de proprietate apare din momentul acceptării. Menționați separat că darul este destinat copiilor. În raportarea nominală, acesta este venitul angajatului.

Pentru decizia PFA, folosiți formularea: „Transmiterea gratuită în proprietatea angajaților din listă a cadourilor de Anul Nou pentru copiii lor”. Repetați destinația în tabelul de predare. Angajatul îl semnează în calitate de beneficiar.

Contractul de donație pentru obiecte de uz personal și gospodăresc poate fi încheiat verbal. Totuși, valorile din raportarea fiscală trebuie să se bazeze pe documente: punctul 44.1 din Codul fiscal al Ucrainei interzice folosirea unor date care nu sunt confirmate documentar.

Documentați achiziția și predarea

Organizați procesul după planul de mai jos. Denumirile și conținutul documentelor proprii ale PFA menționate mai jos sunt recomandări practice pentru documentarea operațiunii.

1. Întocmiți decizia PFA. Menționați sărbătoarea, destinația pentru copii, criteriile de participare, vârsta aleasă a copiilor, bunurile, bugetul, termenul de predare și persoana responsabilă.
2. Pregătiți lista bugetară. Indicați angajații, numărul de seturi, informațiile necesare aplicării criteriilor alese, cadourile anterioare din luna respectivă și plafonul rămas.
3. Cumpărați bunurile. Păstrați documentele furnizorului cu denumirile, cantitățile și valorile bunurilor, precum și dovada plății. Verificați cantitatea primită față de cea cumpărată.
4. Întocmiți propriul act sau tabel de predare. Menționați titlul și data documentului, datele PFA, numele complet al angajatului, bunurile, cantitatea, valoarea, destinația pentru copii cu ocazia sărbătorii, data acceptării și semnăturile beneficiarului și persoanei responsabile.
5. Verificați totalurile. Comparați bunurile cumpărate cu cele predate. Consemnați seturile nepredate. Transmiteți documentele și calculul venitului fiecărui angajat persoanei care pregătește raportarea.

Păstrați justificarea pentru necalcularea ЄСВ

Punctul 8 din secțiunea II a Listei nr. 1170 exclude din baza de calcul a ЄСВ valoarea cadourilor de sărbători pentru copiii angajaților. Punctul 3.23 din Instrucțiunea nr. 5 clasifică astfel de cadouri drept plăți în afara fondului de salarizare. Serviciul Fiscal de Stat explică, de asemenea, că ЄСВ nu se calculează pentru cadourile oferite angajaților pentru copiii lor înainte de Anul Nou.

Menționați explicit destinația de sărbătoare pentru copii în decizie, listă și documentul de predare. Păstrați evidențele care o justifică. Temeiul pentru necalcularea ЄСВ se aplică strict cadourilor pentru copiii angajaților, cumpărate pe cheltuiala angajatorului.

Facilitatea specială prevăzută la articolul 3 din Legea nr. 2117-III se aplică darurilor primite de copii de la instituțiile și organizațiile definite la articolul 1 din acea lege. Un PFA obișnuit care cumpără independent bunuri și le oferă angajaților nu o aplică automat. Pentru operațiunea descrisă, folosiți subpunctul 165.1.39 din Codul fiscal al Ucrainei.

Colectați doar datele personale necesare

Indicați în documentele PFA scopurile prelucrării datelor: organizarea cadourilor, documentarea predării și îndeplinirea obligațiilor fiscale. Alegeți temeiul juridic corespunzător pentru fiecare scop. Legea permite, printre altele, consimțământul, executarea unui act juridic și îndeplinirea unei obligații prevăzute de lege.

Colectați doar datele necesare acestor scopuri. Nu atașați automat copii ale certificatelor de naștere: cerința de minimizare a datelor nu impune o asemenea obligație. Pentru raportare, folosiți numărul de înregistrare fiscală al angajatului (РНОКПП). Datele din pașaport sunt admise pentru persoana care a refuzat oficial numărul din motive religioase și are mențiunea corespunzătoare.

La colectarea datelor direct de la angajat, informați-l despre operatorul de date, categoriile și conținutul datelor, scop, drepturi și persoanele cărora le vor fi transmise datele. Dacă obțineți de la angajat datele personale ale copilului său, comunicați aceleași informații copilului prin reprezentantul său legal în termen de 30 de zile lucrătoare de la colectare, cu excepțiile prevăzute de lege. Limitați accesul la documente la persoanele care îndeplinesc sarcinile respective. PFA răspunde personal de protecția datelor cu caracter personal.

Declarați cadoul în FIZ-4DF

Declarați cadoul neimpozabil cu codul de venit „160”. În coloana 3a indicați venitul calculat, indiferent dacă a fost predat; în coloana 3, suma acordată efectiv. Dacă înregistrarea și predarea au avut loc în aceeași lună, sumele din coloane coincid. Raportați venitul din cadouri separat de veniturile cu alte coduri.

Depuneți Calculul PFA/NPD cu FIZ-4DF la locul de evidență fiscală principal pentru trimestru, defalcat pe luni, în termen de 40 de zile calendaristice de la ultima zi a trimestrului. Dacă termenul-limită cade într-o zi de weekend sau sărbătoare, se transferă în următoarea zi operațională. Pentru decembrie, indicați trimestrul IV și numărul lunii din trimestru „3”.

Exemplu ilustrativ: zece seturi a câte 2.000 UAH

Să presupunem că un PFA cu impozit unic, neînregistrat în scopuri de TVA, cumpără din fonduri proprii zece seturi de jocuri de societate. Prețul de achiziție și valoarea obișnuită a fiecăruia sunt de 2.000 UAH. În decembrie 2026, cadourile sunt înregistrate și oferite celor zece angajați adulți, câte un set pentru copiii lor cu vârsta între 6 și 12 ani. În decembrie, angajații nu au primit alte cadouri nemonetare de la acest PFA. Toți au număr РНОКПП; destinația pentru copii și acceptarea sunt documentate. Cifrele sunt ipotetice și ilustrează calculul.

Pentru zece rânduri aferente cadourilor, depuneți Calculul electronic: depunerea pe hârtie este permisă dacă numărul rândurilor din anexe nu depășește cinci. Nu deduceți cheltuielile de achiziție din venit la determinarea bazei pentru impozitul unic. Pentru grupa a treia, impozitul unic se calculează ca procent din venit.

Tipăriți actul de scoatere din gestiune a cadourilor în Torgsoft

Dacă țineți evidența bunurilor-cadou în Torgsoft, puteți tipări un act pentru documentarea scoaterii din gestiunea depozitului la costul stocurilor sau la prețuri cu amănuntul. Pentru verificarea concordanței valorii stocurilor scoase din gestiune, alegeți actul la costul stocurilor.

Comparați actul cu documentele de achiziție și tabelul de predare semnat. Determinați separat valoarea fiscală a venitului angajatului și plafonul lunar rămas. Modul de tipărire este descris în secțiunea „Списання товару” (Scoaterea bunurilor din gestiune).

Păstrați documentele pentru raportarea fiscală

Reuniți decizia, lista bugetară, documentele de achiziție, calculul plafonului și actul sau tabelul de predare într-un singur dosar pentru raportarea fiscală. Pentru documentele PFA cărora nu li se aplică subpunctele 44.3.1–44.3.2 din Codul fiscal al Ucrainei, termenul minim de păstrare potrivit subpunctului 44.3.3 este de 1.095 de zile. Termenul începe la depunerea raportului pentru care au fost folosite documentele; dacă raportul nu a fost depus, începe de la termenul-limită de depunere.

Termenul se prelungește cu perioada de suspendare a prescripției în cazurile prevăzute la punctul 102.3 din Codul fiscal al Ucrainei. Păstrați documentele legate de control și de contestarea rezultatelor până la încheierea controlului, expirarea termenului de contestație și/sau soluționarea cauzei de către instanță, dar nu mai puțin decât termenul minim de la punctul 44.3. Pentru documentele primare, aplicați și nota la articolul 186 din Lista nr. 578/5, la care trimite articolul 336: păstrați-le timp de un an după expirarea termenului legal pentru contestarea în instanță a deciziei rezultate din control; dacă decizia este contestată, timp de un an de la intrarea în vigoare a hotărârii judecătorești care încheie cauza; dacă această hotărâre este atacată, timp de trei luni de la intrarea în vigoare a hotărârii definitive care nu mai poate fi atacată. Termenul minim de păstrare trebuie respectat în fiecare caz.

Surse oficiale

• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: punctele 44.1, 44.3, 44.4, 49.20, 70.12, 292.1, 293.1; subpunctele 49.18.2 și 165.1.39; subpunctul „b” al punctului 176.2; subpunctul 1.7 al punctului 16¹ din subsecțiunea 10 a secțiunii XX.
• Legea „Cu privire la bugetul de stat al Ucrainei pentru 2026” nr. 4695-IX: articolul 8.
• Codul civil al Ucrainei nr. 435-IV: partea 1 a articolelor 717, 719 și 722; articolul 242.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 1170 din 22.12.2010: punctul 8 din secțiunea II a Listei.
• Instrucțiunea privind statistica salariilor, Ordinul nr. 5 din 13.01.2004: punctul 3.23.
• Explicația Serviciului Fiscal de Stat privind ЄСВ pentru cadourile oferite angajaților pentru copii înainte de Anul Nou.
• Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 4 din 13.01.2015: Procedura, secțiunea I, punctele 6–11; secțiunea II, subsecțiunea 2, punctul 4; secțiunea III, subsecțiunea 2, punctul 2; anexa 2, codul „160”.
• Explicația Serviciului Fiscal de Stat despre cadourile nemonetare și codul „160” în FIZ-4DF.
• Legea „Cu privire la protecția datelor cu caracter personal” nr. 2297-VI: articolele 6 și 11; partea 2 a articolului 12; părțile 1 și 4 ale articolului 24.
• Legea nr. 2117-III privind scutirea de impozitare a fondurilor pentru sărbătorile de Anul Nou și Crăciun destinate copiilor și a cadourilor: articolele 1 și 3.
• Ordinul Ministerului Justiției nr. 578/5, Lista, punctele 1.4 și 2.11, articolul 336 și nota la articolul 186 — actul oficial.