Copia ordinului de concediere: cum se întocmește și se înmânează angajatului magazinului

În ziua concedierii, angajatorul trebuie să îi înmâneze angajatului o copie a ordinului de concediere și o informare scrisă privind sumele calculate și plătite. Banii trebuie plătiți în termenele prevăzute la articolul 116 din Codul muncii al Ucrainei. Regula se aplică și persoanei fizice întreprinzător (FOP) care angajează lucrători comerciali, casieri sau alți angajați ai magazinului, indiferent de temeiul concedierii.

Pregătiți o copie certificată și o informare separată privind decontarea. Înmânați documentele angajatului și păstrați dovada primirii. Dacă acesta lipsește sau refuză să ridice documentele, consemnați împrejurările și organizați expedierea lor. Semnătura prin care confirmă că a luat cunoștință de ordin nu dovedește, de una singură, că a primit o copie.

Cui și când i se eliberează copia

Articolul 47 din Codul muncii al Ucrainei obligă angajatorul să înmâneze o copie fiecărui angajat cu care încetează raporturile de muncă. Angajatul nu trebuie să depună o cerere sau să solicite separat documentul. Obligația se aplică la încetarea raporturilor de muncă la inițiativa angajatului, prin acordul părților și pentru alte temeiuri legale.

Copia se înmânează în ziua concedierii. Angajatorul păstrează originalul ordinului. Stabiliți din timp cine va pregăti și certifica copia și o va înmâna angajatului: FOP-ul în persoană sau un angajat cu atribuții corespunzătoare.

Articolul 47 prevede o excepție pentru angajatorul persoană fizică chemat la serviciul militar în timpul mobilizării sau încorporat ca rezervist într-o perioadă specială. Acesta trebuie să își îndeplinească obligațiile prevăzute de articol în termen de o lună de la eliberarea din acest serviciu, fără sancțiuni și amenzi. Pentru lucrătorii casnici există reguli separate; un lucrător comercial obișnuit dintr-un magazin nu face parte din această categorie.

Ce trebuie verificat în ordin și în copie

Din document, angajatul trebuie să poată înțelege cine l-a concediat, din ce funcție, la ce dată și în baza cărui temei. Înainte de copiere, verificați:

• numele angajatorului sau denumirea întreprinderii;
• data și numărul ordinului;
• prenumele și numele angajatului și funcția acestuia;
• data concedierii;
• formularea temeiului concedierii, cu trimitere la norma legală relevantă;
• documentul în baza căruia angajatorul a emis ordinul, dacă există;
• semnătura persoanei autorizate să emită ordinul.

Acesta este un ghid practic de verificare, nu un formular obligatoriu universal. Conținutul ordinului depinde de temeiul concedierii. Copia trebuie să reproducă originalul fidel și lizibil. Nu modificați separat de original data, temeiul sau alte informații din copie.

Cum se certifică copia

Regulile Ministerului Justiției, aprobate prin Ordinul nr. 1000/5, reglementează gestionarea documentelor în instituții și întreprinderi. Ele prevăd mențiunea „Copie” în colțul din dreapta sus al primei file și mențiunea de certificare sub rubrica „Semnătură”. Un FOP poate folosi acest format ca modalitate clară de a confirma conformitatea copiei cu originalul.

Copia este certificată de FOP în persoană sau de o persoană împuternicită de acesta. În cazul unei întreprinderi, o certifică un funcționar autorizat. Mențiunea include cuvintele „Conform cu originalul”, funcția sau statutul semnatarului, semnătura sa olografă, prenumele și numele, precum și data certificării.

Exemplu orientativ de mențiune pe copia ordinului unui FOP:

Acesta este doar un exemplu de mențiune de certificare. Completați datele reale și data la care semnați copia. Regulile Ministerului Justiției prevăd aplicarea sigiliului instituției, dacă aceasta are unul. Pentru un FOP, formatul prezentat nu înseamnă obligația de a cumpăra un sigiliu sau de a merge la notar. Numerotați paginile unei copii cu mai multe pagini; puteți indica și numărul filelor.

Dacă ordinul se referă la mai mulți angajați

Copia integrală a unui ordin comun poate conține date personale ale altor persoane. Pentru a evita divulgarea inutilă a acestor informații, este practic să emiteți ordine individuale de concediere.

Extrasul reproduce partea necesară a documentului. Pentru instituții și întreprinderi, Regulile Ministerului Justiției prevăd întocmirea lui pe formularul general, cu titlul „Extras din ordin”, partea introductivă integrală, dacă există, punctul relevant, rubrica „Semnătură” fără semnătura olografă, mențiunea de certificare și amprenta sigiliului serviciului de documente. Extrasul din ordin este certificat de șeful serviciului de documente sau al serviciului de resurse umane, ori de funcționarul responsabil de păstrarea ordinelor. Aceste cerințe pentru instituții nu înseamnă că un FOP trebuie să înființeze un serviciu de resurse umane sau să cumpere un sigiliu.

Articolul 47 din Codul muncii al Ucrainei impune în mod expres eliberarea unei copii a ordinului. Dacă angajatorul a emis deja un ordin comun, consultați persoana care gestionează documentele de personal sau un jurist. Stabiliți împreună cum poate fi îndeplinită obligația fără divulgarea inutilă a datelor personale ale celorlalți angajați. Un text scurtat arbitrar nu poate fi considerat automat un înlocuitor corespunzător al copiei.

Cum se confirmă înmânarea

La predarea personală, cereți angajatului să confirme primirea pe exemplarul angajatorului sau într-o recipisă separată. Formulare orientativă: „Am primit la 09.10.2026 copia ordinului din 09.10.2026 nr. 18-к privind concedierea mea. Olena Petrenko. Semnătura.” Consemnați separat primirea informării scrise privind decontarea.

Dacă angajatul refuză să primească documentele sau să confirme primirea prin semnătură, întocmiți un proces-verbal. Indicați data, locul, documentele oferite și persoanele prezente. Consemnați separat dacă angajatul a luat documentele, dar a refuzat să semneze confirmarea, sau dacă nu le-a primit deloc. Rugați persoanele prezente să semneze procesul-verbal. Dacă documentele au rămas la angajator, trimiteți-le prin poștă în modul descris mai jos sau printr-un canal electronic convenit. Procesul-verbal privind refuzul de a primi documentele nu dovedește, de unul singur, înmânarea lor.

Trimiteți documentele angajatului absent printr-o trimitere poștală cu inventarul conținutului și confirmare de primire. Alegeți un serviciu al operatorului poștal care permite obținerea ambelor dovezi: o chitanță obișnuită pentru o scrisoare recomandată nu arată ce documente se aflau în plic. Păstrați inventarul, chitanța, datele de urmărire, confirmarea de primire sau plicul returnat. Faptul că scrisoarea a fost expediată sau returnată nu dovedește automat că angajatul a primit copia.

Când pot fi transmise documentele electronic

Pe durata legii marțiale, articolul 7 din Legea nr. 2136-IX permite părților să convină asupra unor modalități alternative de întocmire, transmitere și păstrare a documentelor de personal, precum și asupra comunicării electronice. Consemnați acordul: ce adresă sau cont folosiți, ce documente transmiteți și cum confirmați primirea.

Trimiteți un document lizibil prin canalul convenit și păstrați acordul, fișierul, corespondența și dovada primirii. Un mesaj întâmplător într-o aplicație de mesagerie, fără acordul angajatului, nu trebuie considerat o modalitate suficientă de îndeplinire a obligației.

Angajatorul și angajatul trebuie să fie disponibili pentru contact și să comunice fără întârziere modificarea datelor de contact, cel târziu în termen de zece zile calendaristice. FOP-ul îndeplinește această obligație actualizându-și datele în Registrul de Stat Unic (RSU). Angajatul transmite noile date de contact la adresa sau adresa de e-mail a angajatorului înscrisă în RSU. Dacă angajatul nu poate folosi poșta sau mijloacele electronice de comunicare, poate trimite un mesaj text la numărul de telefon oficial al angajatorului.

Dacă angajatul nu a comunicat schimbarea datelor de contact, angajatorul îl poate informa la ultima adresă poștală, adresă de e-mail sau număr de telefon cunoscut. Potrivit alineatului patru al articolului 7, în acest caz angajatorul își îndeplinește corespunzător obligația de a-l informa pe angajat.

Acest alineat prevede și o excepție separată. Dacă la ultimele date de contact cunoscute ale angajatului nu există serviciu poștal și/sau mijloace tehnice de comunicare electronică, angajatorul nu este obligat să îl informeze despre nașterea sau încetarea drepturilor și obligațiilor de muncă, inclusiv despre încetarea contractului individual de muncă. Aplicarea acestor reguli nu dovedește, de una singură, că angajatul a primit copia ordinului.

Ce se înmânează împreună cu copia

Informarea scrisă privind decontarea trebuie să prezinte separat fiecare tip de sumă calculată și plătită: salariul de bază și cel suplimentar, plățile de stimulare și compensare, precum și alte sume datorate angajatului.

Termenul general de plată este ziua concedierii. Dacă angajatul nu a lucrat în acea zi, plătiți sumele datorate cel târziu în ziua următoare solicitării sale de decontare. Articolul 116 impune informarea în scris cu privire la sumele calculate și plătite în ziua plății. Dacă există un litigiu privind cuantumul sumelor, plătiți la timp suma pe care angajatorul nu o contestă. La cererea angajatului, înscrieți mențiunea privind concedierea în carnetul de muncă pe care îl păstrează acesta.

Consecințele neeliberării copiei

Pentru alte încălcări ale legislației muncii, instanța poate aplica persoanei fizice întreprinzător (FOP) sau persoanei vinovate cu funcție de răspundere dintr-o întreprindere, instituție ori organizație o amendă administrativă de la 510 la 1.700 UAH, în temeiul articolului 41 alineatul (1) din Codul Ucrainei privind contravențiile administrative (KUpAP). Potrivit articolului 41 alineatul (2), amenda crește la 1.700–5.100 UAH în două situații:

• Persoana săvârșește din nou, în decurs de un an, o încălcare prevăzută la alineatul (1), pentru care a fost deja sancționată administrativ.
• Încălcarea este săvârșită împotriva unui minor, a unei femei însărcinate, a unui tată singur sau a unei mame singure ori a persoanei care îi înlocuiește și crește un copil sub 14 ani sau un copil cu dizabilitate.

KUpAP stabilește aceste amenzi la 30–100 și, respectiv, 100–300 de venituri minime neimpozabile ale cetățenilor. Pentru calcularea amenzii, un astfel de minim este de 17 UAH: de exemplu, 30 × 17 = 510 UAH, iar 300 × 17 = 5.100 UAH. Aplicarea atât a unei amenzi administrative, cât și a unei sancțiuni financiare FOP-ului pentru aceeași încălcare depinde de circumstanțele cauzei.

Neeliberarea copiei încalcă legislația muncii. Pentru alte încălcări care nu intră sub incidența sancțiunilor distincte din alineatul doi al articolului 265 din Codul muncii al Ucrainei, Serviciul de Stat al Muncii poate aplica angajatorului o amendă de un salariu minim pentru fiecare încălcare. Dacă aceeași încălcare se repetă în decurs de un an de la constatarea celei anterioare, amenda este de două salarii minime pentru fiecare încălcare.

Dacă angajatorul respectă prescripția Serviciului de Stat al Muncii și remediază încălcarea în termenul stabilit, Serviciul nu îl trage la răspundere pentru încălcarea pentru care articolul 265 prevede o amendă de un salariu minim. Excepția nu se aplică unei încălcări repetate pentru care este prevăzută o amendă de două salarii minime. Pentru controalele efectuate pe durata legii marțiale se aplică o regulă separată, descrisă mai jos.

Pe durata legii marțiale, articolul 16 din Legea nr. 2136-IX permite controale neplanificate, inclusiv privind legalitatea încetării contractelor individuale de muncă. Pentru această perioadă se aplică o regulă mai largă: dacă angajatorul îndeplinește integral și în termen prescripțiile de remediere a încălcărilor constatate în cadrul unui control neplanificat, amenzile prevăzute de articolul 265 nu se aplică.

Articolul 117 prevede despăgubiri pentru întârzierea decontării din vina angajatorului. Dacă angajatorul nu a plătit sumele datorate în termenele prevăzute la articolul 116 și nu există un litigiu privind cuantumul lor, acesta trebuie să îi plătească angajatului salariul mediu pentru perioada întârzierii până la decontarea efectivă, dar pentru cel mult șase luni. Dacă părțile contestă cuantumul sumelor, angajatul are dreptul la despăgubiri atunci când litigiul se soluționează în favoarea sa. Dacă cererile sunt admise parțial, organul care soluționează litigiul stabilește cuantumul despăgubirii în aceleași limite de șase luni. Neeliberarea copiei ordinului nu constituie, de una singură, temei pentru aceste despăgubiri.

Pe durata legii marțiale se aplică și regulile speciale privind salarizarea prevăzute la articolul 10 din Legea nr. 2136-IX. Angajatorul trebuie să ia toate măsurile posibile pentru plata la timp a salariilor. Este exonerat de răspundere pentru depășirea termenelor dacă dovedește că întârzierea a fost cauzată de acțiuni de luptă sau de alte împrejurări de forță majoră. Obligația de a plăti salariul rămâne. Dacă acțiunile de luptă fac imposibilă plata la timp a salariului, legea permite amânarea plății până la reluarea activității întreprinderii.

Angajatul are la dispoziție o lună de la data înmânării copiei ordinului pentru a sesiza instanța într-un litigiu privind concedierea. Instanța poate repune în termen persoana care l-a depășit din motive întemeiate, dacă nu a trecut mai mult de un an de la primirea copiei. Decizia Curții Constituționale nr. 1-р/2025 privind alineatul întâi al articolului 233 și termenul pentru recuperarea salariului nu a eliminat termenul de o lună pentru contestarea concedierii.

Ce se păstrează în dosarul de documente

• Originalul ordinului și un exemplar al copiei certificate.
• Dovada primirii sau procesul-verbal de refuz.
• Dovezile poștale ori acordul privind schimbul electronic și confirmarea transmiterii.
• Un exemplar al informării scrise privind decontarea și dovada primirii acesteia.
• Documente care confirmă plata sumelor datorate.

Surse oficiale

• Codul muncii al Ucrainei nr. 322-VIII: articolele 47, 116, 117, 233, 234, 265; nota la articolul 233 privind Decizia Curții Constituționale nr. 1-р/2025.
• Legea Ucrainei nr. 2136-IX „Privind organizarea raporturilor de muncă pe durata legii marțiale”: articolele 7, 10, 16.
• Regulile privind organizarea gestionării documentelor și păstrarea arhivistică a documentelor, Ordinul Ministerului Justiției nr. 1000/5 din 18.06.2015: Secțiunea II, capitolul 11, punctele 7–12.
• Codul Ucrainei privind contravențiile administrative nr. 8073-X: articolul 41, alineatele (1)–(2); articolul 221.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: capitolul XX, subcapitolul 1, punctul 5 — calcularea amenzilor în venituri minime neimpozabile.