Trebuie să efectueze PFA inventarierea mărfurilor?

PFA nu are obligația generală de a inventaria mărfurile în fiecare an. Regulile privind inventarierea anuală înainte de întocmirea situațiilor financiare se aplică persoanelor juridice. Totuși, autoritatea fiscală poate solicita inventarierea în timpul unui control al PFA. Unele tipuri de activitate au reguli speciale, iar antreprenorul care devine obligat să țină evidența stocurilor de mărfuri trebuie să întocmească un inventar inițial al mărfurilor existente.

Proprietarul magazinului ar trebui să stabilească dacă trebuie să țină obligatoriu evidența mărfurilor, să asigure accesul la documentele aferente mărfurilor și să-și stabilească propriul calendar de numărări. În timpul inventarierii, trebuie să înregistreze cantitatea efectivă, să verifice cauzele diferențelor și să documenteze pierderile. Dacă PFA este plătitor de TVA, lipsurile pot impune și calcularea obligațiilor fiscale.

De ce inventarierea anuală nu este obligatorie pentru fiecare PFA

Într-un magazin, prin inventariere se înțelege de obicei numărarea mărfurilor și compararea rezultatului cu înregistrările din evidență. De exemplu, programul indică 50 de pachete, dar angajatul găsește 47. Inventarierea poate include și echipamente, numerar și alte bunuri.

Articolul 10 din Legea nr. 996-XIV stabilește obligația întreprinderilor de a efectua inventarierea. Domeniul de aplicare al acestei legi, definit la articolul 2, cuprinde persoanele juridice și sucursalele și reprezentanțele relevante ale persoanelor juridice străine. De asemenea, punctul 2 din capitolul I al Regulamentului nr. 879 aplică regulile sale persoanelor juridice. PFA nu face parte din această categorie.

Prin urmare, termenele pentru inventarierea anuală, componența comisiei și termenul de aprobare a procesului-verbal în cinci zile lucrătoare de la încheierea inventarierii, prevăzute de Regulamentul nr. 879, nu devin obligatorii pentru antreprenor doar pentru că are un magazin sau angajați vânzători. Pentru o inventariere voluntară, PFA poate folosi această procedură ca bază pentru propriile instrucțiuni.

Când trebuie PFA să numere și să descrie mărfurile

La solicitarea autorității fiscale în timpul unui control

Subpunctul 20.1.9 din Codul fiscal permite organului de control să solicite contribuabilului verificat inventarierea mijloacelor fixe, mărfurilor și mijloacelor bănești, inclusiv numărarea stocurilor și a numerarului. Acest drept se aplică și PFA.

Serviciul Fiscal de Stat explică faptul că contribuabilul trebuie să primească un document întocmit corespunzător, prin care i se solicită inventarierea. Legislația fiscală nu stabilește un formular unic aprobat pentru o astfel de solicitare. Reprezentanții Serviciului Fiscal de Stat pot fi prezenți la inventariere. Explicația Serviciului Fiscal de Stat privind inventarierea în timpul unui control.

1. Primiți documentul de solicitare și păstrați dovada datei la care l-ați primit.
2. Verificați ce mărfuri, mijloace bănești sau echipamente trebuie incluse și ce termen a indicat autoritatea fiscală. Dacă obiectul sau termenul nu este clar, solicitați imediat explicații în scris de la funcționarul responsabil.
3. Stabiliți ce angajați vor număra mărfurile și pregătiți documentele privind recepția, vânzarea, retururile și transferurile acestora.
4. Înregistrați stocurile efective și diferențele într-un inventar sau proces-verbal. Indicați data, locul, lista mărfurilor verificate, unitățile de măsură, cantitățile și participanții la numărare.
5. Transmiteți rezultatele organului de control și păstrați dovada transmiterii lor.

Dacă accesul la mărfuri este periculos sau imposibil din punct de vedere fizic, depuneți la organul de control o cerere motivată în scris, în care descrieți obstacolele și atașați documente justificative. Pe durata legii marțiale, subpunctul 69.2-2 din punctul 69 al capitolului 10 din secțiunea XX a Codului fiscal permite efectuarea controalelor documentare și faptice numai dacă sunt asigurate condiții de siguranță, inclusiv pentru inventariere. Dacă un control început nu poate fi finalizat din cauza unor astfel de obstacole, acesta se suspendă prin ordinul conducătorului organului de control, al adjunctului acestuia sau al persoanei împuternicite, până la înlăturarea obstacolelor. Codul prevede excepții pentru anumite controale documentare: cele privind impozitarea veniturilor nerezidenților conform subpunctului 78.1.1, rambursarea bugetară conform subpunctului 78.1.8 și controalele conform subpunctului 78.1.21. Depunerea cererii nu suspendă, prin ea însăși, controlul. Nu semnați un inventar cu o cantitate pe care nimeni nu a verificat-o efectiv.

Refuzul de a efectua inventarierea solicitată în conformitate cu Codul fiscal constituie temei pentru sechestrarea administrativă a bunurilor, conform subpunctului 94.2.8. Decizia de sechestrare administrativă a bunurilor este luată de conducătorul organului de control, de adjunctul acestuia sau de persoana împuternicită. Pentru mijloacele bănești din cont sau din portofelul electronic se aplică o procedură separată: potrivit subpunctului 94.6.2, sechestrul poate fi aplicat exclusiv în baza unei hotărâri judecătorești, solicitate de organul de control. Conform punctului 94.10, instanța trebuie să verifice în termen de 96 de ore temeinicia deciziei conducătorului organului de control, a adjunctului acestuia sau a persoanei împuternicite privind sechestrarea administrativă a bunurilor; orele care cad în zilele de odihnă și de sărbătoare nu se includ în acest termen.

Pentru titularii de licențe care comercializează alcool, produse din tutun, lichide pentru țigări electronice sau combustibil există o consecință suplimentară. Punctul 12 din partea a doua a articolului 46 din Legea nr. 3817-IX prevede încetarea valabilității licenței corespunzătoare în cazul refuzului de a efectua inventarierea în timpul unui control documentar la fața locului sau al unui control faptic. Autoritatea fiscală trebuie să consemneze refuzul în procesul-verbal și să atașeze materialele de înregistrare foto sau video. Decizia de încetare a licenței este luată de autoritatea de licențiere.

Când apare obligația de a ține evidența mărfurilor

Conform Ordinului nr. 496, PFA întocmește un inventar al stocului de mărfuri la data la care apare obligația de a ține evidența stocurilor de mărfuri. Documentul trebuie să indice denumirile mărfurilor existente, cantitatea, unitățile de măsură și valoarea stabilită de PFA. Pentru ca inventarul să corespundă stocului efectiv, antreprenorul trebuie să numere sau să cântărească mărfurile.

Pe baza acestui inventar, PFA face prima înregistrare în Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri: indică numărul rândului „1”, data înregistrării, denumirea și data inventarului, numărul documentului „1” și valoarea totală a stocurilor în coloana 7. Coloanele 6, 8 și 9 se lasă necompletate. Dacă la data apariției obligației nu există mărfuri, nu se face prima înregistrare a stocurilor.

Pentru mărfuri supuse unor reguli speciale

Inventarierea produselor petroliere în stațiile de alimentare

Pentru stațiile de alimentare la care se aplică Instrucțiunea nr. 281/171/578/155, inventarierea produselor petroliere este obligatorie cel puțin o dată pe lună. Se verifică stocul efectiv de produse petroliere pe mărci și tipuri, indiferent de dreptul de proprietate, concordanța acestuia cu evidența, existența produselor neconforme și condițiile de depozitare. Se verifică, de asemenea, numerarul, bonurile, cardurile comerciale și situațiile stației de alimentare.

PFA constituie, printr-un act administrativ, comisii de inventariere operative și permanente, formate din persoane cu experiență în astfel de verificări. Inventarierea este efectuată de o comisie formată din cel puțin trei specialiști. Contabilul-șef și persoanele responsabile material nu pot face parte din comisia operativă. Același angajat nu poate fi numit președinte al acesteia de două ori consecutiv pentru aceleași persoane responsabile material. Comisia permanentă organizează lucrările, instruiește participanții, verifică corectitudinea inventarierii și examinează explicațiile privind lipsurile.

1. Înainte de începere, membrii comisiilor primesc dispoziția conform formularului nr. 20-NP, în care sunt indicate orele de începere și de încheiere a inventarierii. Aceasta se înregistrează în jurnalul conform formularului nr. 21-NP.
2. Persoana responsabilă de evidență încheie prelucrarea documentelor privind recepția și eliberarea, efectuează înregistrările în evidență, stabilește stocurile la data inventarierii și prezintă comisiei situația conform formularului nr. 22-NP. Persoanele responsabile material completează registrele de evidență, întocmesc raportul privind mișcarea pe mărci și tipuri și dau o declarație conform formularului nr. 25-NP: documentele au fost predate pentru evidență, produsele petroliere recepționate au fost înregistrate, iar cele eliberate au fost scoase din evidență.
3. Comisia verifică dacă mijloacele de măsurare și tabelele de calibrare sunt adecvate, precum și verificarea metrologică sau atestarea metrologică de stat a mijloacelor de măsurare, inclusiv a rezervoarelor. Determină volumul și masa produselor petroliere pe mărci și tipuri din rezervoarele și conductele tehnologice ale stației de alimentare, conform Instrucțiunii. Măsurătorile se înscriu în jurnalul nr. 7-NP și în procesul-verbal nr. 3-NP, iar calculul cantității din conductele stației de alimentare se înscrie în situația nr. 35-NP. Produsele petroliere ambalate se cântăresc.
4. Dacă rezervorul are un ponton sau un acoperiș flotant, iar măsurarea are loc în zona în care pontonul sau acoperișul începe să plutească, produsul se evacuează până când învelișul ajunge pe suporți sau se completează până când acesta începe să plutească. Dacă acest lucru nu este posibil și nu există un tabel de calibrare pentru această zonă, Instrucțiunea permite determinarea nivelului pe baza datelor din evidență.
5. Eliberarea produselor petroliere și a altor mărfuri este interzisă în timpul inventarierii. Pe documentele de recepție acceptate în timpul numărării de către persoana responsabilă material, în prezența comisiei, se aplică mențiunea „după inventariere”, cu data și semnătura președintelui comisiei.
6. Rezultatele se consemnează în procesul-verbal nr. 25-NP, semnat de toți membrii comisiei și de persoanele responsabile material. Procesul-verbal se întocmește în două exemplare: unul se predă pentru evidență, iar celălalt rămâne la persoana responsabilă material. La schimbarea acestor persoane se întocmesc trei exemplare; al doilea și al treilea rămân la persoanele care preiau și predau produsele petroliere, celelalte mărfuri și numerarul.
7. Pentru mărcile și tipurile cu diferențe se întocmește situația comparativă nr. 27-NP. Pierderile naturale și eroarea de măsurare a masei se calculează pentru fiecare rezervor și proprietar. Pentru produsele petroliere ușoare din rezervoare cu o capacitate de până la 100 m³, calculul pierderilor naturale pentru fiecare rezervor nu este obligatoriu: acestea se calculează pe mărci și tipuri. Calculul pierderilor naturale aplicabile la stația de alimentare se întocmește conform formularului nr. 29-NP, separat pentru fiecare proprietar; acesta este semnat de conducător și de contabilul-șef.

Pentru pierderile naturale, aplicați normele în vigoare stabilite prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 686. Acestea se folosesc numai după constatarea unei lipsuri efective. Normele privind pierderile în timpul depozitării nu se aplică produselor petroliere din rezervoarele stațiilor de alimentare. Normele nu acoperă nici produsele recepționate și livrate individual în ambalaje etanșe, nici produsele petroliere din rezervoare de înaltă presiune.

Dacă, după luarea în considerare a pierderilor naturale aplicabile, diferența nu depășește eroarea maximă admisă de măsurare a masei pentru rezervorul respectiv, lipsa nu se recuperează de la persoana responsabilă material, plusul nu se înregistrează în evidență, iar cantitatea din evidență se consideră cantitate efectivă. Eroarea se aplică stocului efectiv de masă din rezervoare și conductele tehnologice. Pentru plusurile care depășesc eroarea și lipsurile care depășesc suma pierderilor naturale admise și a erorii, comisia solicită explicații scrise de la persoanele responsabile material.

La o persoană responsabilă material se poate compensa lipsa unui produs petrolier cu plusul aceleiași mărci sau aceluiași tip din alt rezervor. Compensarea între mărci sau tipuri diferite este permisă ca excepție, pentru o singură perioadă, la aceeași persoană responsabilă material, pentru produse cu aceeași denumire și în aceeași cantitate. Instrucțiunea permite și compensarea uleiurilor și lubrifianților în ambalaje mici similare. Reîncadrarea între mărci se documentează prin procesul-verbal nr. 18-NP, iar persoanele responsabile material oferă explicații complete privind confuzia între sortimente. Reîncadrarea este permisă, în special, atunci când o marcă este recepționată peste stocul altei mărci în lipsa unui rezervor gol sau când mai multe mărci sunt recepționate printr-o singură conductă de recepție. Decizia finală privind compensarea este luată de conducător după examinarea materialelor comisiei permanente.

Lipsurile care se încadrează în normele aplicabile privind pierderile naturale se scot din evidență. Potrivit punctului 13.17 din Instrucțiune, lipsurile care depășesc pierderile admise și eroarea sunt recuperate de la persoanele responsabile material; prejudiciul se calculează la ultimul preț de vânzare, inclusiv TVA. Dacă nu sunt identificate persoanele vinovate, valoarea lipsurilor se înregistrează drept pierdere a întreprinderii. Plusurile care depășesc eroarea se înregistrează la prețul ultimei recepții, conform evidenței pe loturi. Se înregistrează în evidență și plusurile de produse petroliere ambalate și de numerar.

Pentru produsele petroliere amestecate sau deteriorate, se iau mai întâi măsuri pentru restabilirea calității. Dacă acest lucru nu este posibil, pe baza concluziei laboratorului, acestea se reîncadrează într-o altă marcă, prin procesul-verbal nr. 18-NP. Pierderile rezultate din reîncadrare sunt recuperate de la persoanele vinovate; dacă acestea nu sunt identificate, pierderile se înregistrează la cheltuielile întreprinderii. Produsele petroliere colectate după curățarea echipamentelor sau folosite la spălare se reîncadrează, conform concluziei laboratorului, într-o altă marcă sau în categoria produselor uzate; cele care nu pot fi reîncadrate în acest fel se elimină. Dacă există produse petroliere în baza unor contracte de comision sau de depozitare, se întocmesc și procesele-verbale nr. 30-NP, separat pentru fiecare tip de contract.

Comisia permanentă consemnează în procesul-verbal cauzele lipsurilor, persoanele vinovate identificate și sursa recuperării. Conducătorul examinează și aprobă procesul-verbal de inventariere și procesul-verbal al comisiei în termen de trei zile lucrătoare. După aprobarea procesului-verbal, rezultatele se reflectă în evidență pentru luna în care s-a încheiat inventarierea. Verificările de control și cele prin sondaj dintre inventarieri se efectuează în baza dispoziției conducătorului; în cazul unor încălcări semnificative și la dispoziția acestuia, se efectuează o nouă inventariere completă. Capitolul 13 din Instrucțiune.

Inventarierea substanțelor controlate

PFA cu licență pentru practica medicală sau veterinară, care desfășoară activități relevante de circulație în conformitate cu Procedura nr. 589, efectuează trimestrial inventarierea stocurilor specificate de aceasta și întocmesc un bilanț conform anexei 6. Punctul 19 se referă la stupefiantele și substanțele psihotrope din tabelele II și III ale listei, precursorii din lista nr. 1 a tabelului IV, preparatele care conțin substanțe controlate peste limita maximă admisă și materialele de referință standard specificate la acest punct. Punctul 7 prevede separat inventarierea trimestrială pentru circulația cânepei în scopuri medicale, a produselor rezultate din prelucrarea acesteia, a substanței vegetale de canabis și a produselor și medicamentelor obținute din acestea. Punctul 35 obligă, de asemenea, entitățile care desfășoară activități de circulație a precursorilor din lista nr. 2 a tabelului IV să îi inventarieze trimestrial și să întocmească un bilanț conform anexei 6. Pentru notificarea diferențelor, acest punct stabilește același termen de trei zile și aceiași destinatari. Informațiile privind diferențele din bilanț sau neconcordanța acestuia cu rezultatele inventarierii se transmit în termen de trei zile calendaristice de la constatare Agenției Farmaceutice Ucrainene (Ukrfarmahentstvo) și Poliției Naționale, iar pentru operațiunile de export-import, și Serviciului de Securitate al Ucrainei. Punctele 1, 7 și 19 din Procedura nr. 589.

Evidența metalelor și pietrelor prețioase

Dacă magazinul lucrează cu metale și pietre prețioase, luați în considerare propriile instrucțiuni privind evidența și păstrarea acestora. Explicația Ministerului Finanțelor precizează că entitățile care desfășoară astfel de operațiuni trebuie să elaboreze și să aprobe propriile instrucțiuni privind evidența și păstrarea metalelor și pietrelor prețioase. În instrucțiunile proprii, stabiliți cine verifică produsele, cum înregistrează cantitatea și greutatea și când efectuează numărarea. Explicația Ministerului Finanțelor.

Cine trebuie să țină obligatoriu evidența stocurilor de mărfuri

Articolul 3 din Legea nr. 265/95-VR stabilește obligațiile entităților care efectuează operațiuni de plată la vânzarea mărfurilor, inclusiv încasarea numerarului sau a plăților cu instrumente de plată electronice. Punctul 12 al articolului impune ținerea evidenței mărfurilor și vânzarea numai a mărfurilor înregistrate în aceasta, cu excepția anumitor PFA plătitoare de impozit unic și neplătitoare de TVA. Pentru PFA, regulile și formularul de evidență sunt stabilite prin Ordinul nr. 496. Statutul antreprenorului și sortimentul care influențează scutirea sunt prezentate în tabel.

Obligația de a ține evidența mărfurilor nu stabilește, prin ea însăși, o inventariere anuală. PFA înregistrează în mod curent recepțiile și cazurile de ieșire prevăzute de Ordin, pe baza documentelor. Scutirea de la acest Formular nu elimină obligația de a ține evidența veniturilor și de a documenta indicatorii declarațiilor fiscale, conform Codului fiscal.

Ce documente trebuie păstrate în magazin

Dacă aveți obligația de a ține evidența mărfurilor, completați Formularul conform Ordinului nr. 496. Indicați numele, prenumele și patronimicul PFA, dacă există, numărul de înregistrare fiscală individuală sau datele din pașaport ori numărul cărții de identitate prevăzute de Ordin, adresa fiscală, denumirea și adresa locului de vânzare sau depozitare pentru care țineți evidența. În Formularul pe hârtie, înscrieți aceste date pe pagina de titlu. Apoi organizați activitatea astfel:

• Înregistrați recepțiile în Formularul de evidență înainte de începerea vânzării mărfurilor. Anexați facturi de livrare, procese-verbale de achiziție, declarații vamale, bonuri sau alte documente primare. Verificați ca documentele să permită identificarea furnizorului și a destinatarului după denumire și numărul de înregistrare fiscală individuală sau codul din Registrul unic de stat al întreprinderilor și organizațiilor, și să conțină data operațiunii, denumirea, cantitatea și valoarea mărfurilor. Pentru persoanele care au refuzat oficial numărul de înregistrare fiscală individuală din motive religioase și au mențiunea corespunzătoare în pașaport, se folosesc datele din pașaport sau numărul cărții de identitate prevăzute de Ordin.
• Țineți evidența separat pentru fiecare loc de vânzare. Transferurile între propriile magazine și depozite trebuie confirmate prin documente de transfer intern.
• Păstrați Formularul și documentele la locul de vânzare până la ieșirea din stoc a ultimei unități de marfă indicate în documentul respectiv. În fiecare lună, grupați documentele în ordine cronologică pentru a le păstra ulterior împreună cu Formularul. După ieșirea mărfurilor, documentele trebuie păstrate în termenele prevăzute la punctul 44.3 din Codul fiscal. Pentru documentele obișnuite ale PFA, termenul minim este de 1095 de zile: pentru documentele privind declarațiile fiscale, acesta se calculează de la data depunerii declarației, iar dacă aceasta nu a fost depusă, de la termenul-limită de depunere; pentru documentele privind respectarea altor prevederi legislative aflate sub controlul Serviciului Fiscal de Stat, se calculează de la data operațiunii relevante. Termenul de păstrare se prelungește cu perioada de suspendare a termenului de prescripție în cazurile prevăzute la punctul 102.3. Separat, subpunctul 69.36 din punctul 69 al capitolului 10 din secțiunea XX a Codului fiscal prelungește păstrarea documentelor și informațiilor conform punctului 44.1 pentru perioada de suspendare a termenului de prescripție referitor la controalele documentare care nu se efectuează potrivit subpunctelor 69.2-2, 69.35-1 și 69.35-2. Înainte de distrugerea documentelor, PFA sau contabilul acestuia trebuie să stabilească data finală de păstrare, ținând cont de toate perioadele de suspendare aplicabile. Pentru documentele mai vechi, verificați și suspendarea pe perioada carantinei prevăzută la punctul 52-2 al capitolului 10 din secțiunea XX, precum și suspendarea prevăzută la subpunctul 69.9 din acest capitol, aplicabilă până la 1 august 2023. Perioadele care se suprapun nu se iau în calcul de două ori. Documentele legate de un control sau de contestarea rezultatelor acestuia se păstrează și până la încheierea procedurilor prevăzute la punctul 44.4.
• Pregătiți Formularul și documentele care confirmă evidența și proveniența mărfurilor din magazin, pentru a le prezenta organului de control la începutul controlului. Instruiți vânzătorul cum să le găsească și să le prezinte funcționarului. Dacă originalele documentelor primare nu se află în magazin, puteți prezenta copii și, dacă este necesar, originalele înainte de încheierea controlului.
• Asigurați posibilitatea de a vizualiza și copia Formularul electronic la solicitarea funcționarului.

În documentul privind distrugerea, pierderea sau utilizarea mărfurilor în scopuri proprii, indicați valoarea la prețul de achiziție confirmat de evidența mărfurilor. Datele furnizorului și ale destinatarului nu sunt necesare în acest document. Înregistrați ieșirea în coloana 8 a Formularului. Vânzările prin RRO sau PRRO nu se înscriu din nou în această coloană.

Corectați înregistrările greșite conform punctului 6 din capitolul II al Procedurii aprobate prin Ordinul nr. 496. Pentru eliminarea informației, înscrieți în coloana „Observații” a rândului respectiv mențiunea „anulat”. Pentru corectare, înscrieți pe rândul anterior mențiunea „anulat - corectat” și numărul rândului care conține datele corecte, iar pe rândul nou mențiunea „corectat” și numărul rândului anterior. Păstrați ambele înregistrări.

Pentru vânzarea mărfurilor neînregistrate și/sau neprezentarea, în timpul controlului, a documentelor care confirmă evidența mărfurilor la locul de vânzare, articolul 20 din Legea nr. 265/95-VR prevede o sancțiune egală cu valoarea lor la prețurile de vânzare, dar de cel puțin 170 UAH (10 unități de venituri neimpozabile pentru cetățeni, a câte 17 UAH). Excepția aplicabilă PFA plătitoare de impozit unic și neplătitoare de TVA are aceleași restricții privind sortimentul special, indicate în tabel.

Separat, punctul 14 din capitolul II al Legii nr. 265/95-VR prevede exonerarea de răspundere pentru încălcările comise începând cu 1 octombrie 2023 la vânzarea de mărfuri sau prestarea de servicii pe teritoriile temporar ocupate, pe teritoriile unde au loc sau sunt posibile operațiuni de luptă, până la data corespunzătoare de încheiere a ocupației, a operațiunilor de luptă sau a posibilității acestora, conform Listei oficiale a teritoriilor. Exonerarea are o excepție pentru încălcarea regulilor privind efectuarea operațiunilor de plată la vânzarea produselor accizabile. Înainte de aplicarea acestei prevederi, verificați statutul teritoriului și data încălcării.

Cum se face inventarierea voluntară în magazin

Proprietarul stabilește calendarul în funcție de ceea ce trebuie verificat. De exemplu, poate număra în fiecare lună o anumită categorie de mărfuri scumpe, iar sortimentul complet îl poate verifica potrivit propriului calendar trimestrial. Acesta este un exemplu de procedură internă. Este utilă o numărare suplimentară după predarea mărfurilor unui alt angajat, mutarea magazinului sau constatarea unor diferențe.

1. Înainte de începere, notați data, ora, locurile de depozitare, lista mărfurilor și numele participanților. Proprietarul răspunde de organizare, angajații de numărare, iar contabilul sau PFA de verificarea documentelor.
2. Încheiați înregistrarea recepțiilor, vânzărilor, retururilor și transferurilor în evidență. Salvați stocurile la momentul ales.
3. Suspendați mișcarea mărfurilor pe care le numărați. Dacă magazinul continuă să funcționeze, înregistrați separat fiecare operațiune din timpul numărării.
4. Verificați mărfurile de pe rafturi, din spațiul auxiliar, din depozit și din zona de retururi. Marcați separat mărfurile care aparțin altor persoane, expedierile către clienți și mărfurile aflate în tranzit.
5. Înregistrați cantitatea efectivă pentru fiecare produs. Numărați din nou produsele cu lipsuri sau plusuri.
6. Comparați diferențele cu facturile de livrare, bonurile, retururile și transferurile. Corectați erorile confirmate din documente.
7. Documentați diferențele rămase printr-un proces-verbal sau o situație. Participanții semnează rezultatul, proprietarul stabilește măsurile ulterioare, iar persoana responsabilă de evidență înregistrează modificările susținute de documente.

Pentru inventarierea voluntară a unui magazin obișnuit, PFA poate întocmi propria situație. Un set practic de câmpuri include: denumirea documentului, data și ora numărării, datele PFA, adresa magazinului, denumirea și codul produsului, unitatea de măsură, cantitatea din evidență și cea efectivă, diferența, valoarea, explicațiile și semnăturile participanților. Dacă documentul confirmă o pierdere în cadrul evidenței obligatorii a mărfurilor, acesta trebuie să respecte și Ordinul nr. 496.

Exemplu orientativ de diferențe

Să presupunem că magazinul verifică două produse. Toate prețurile și cantitățile din exemplu sunt orientative.

Angajatul numără din nou ambele produse, iar proprietarul verifică documentele de vânzare, recepție, retur și transfer. Sumele de 720 și 360 UAH arată valoarea diferențelor respective; cauza fiecăreia trebuie stabilită separat.

Pentru plus, consemnați în situație denumirea mărfii, cantitatea efectivă și cea din evidență, diferența și explicația. Căutați documentele de recepție și verificați dacă a fost omisă o înregistrare sau dacă a fost supraestimată cantitatea ieșită din stoc. Corectați orice eroare confirmată în Formularul de evidență conform Ordinului nr. 496. Dacă proveniența mărfii nu este confirmată documentar, stabiliți-o și obțineți documentele corespunzătoare înainte de vânzare. PFA obligată să țină evidența mărfurilor trebuie să asigure existența documentelor primare și a înregistrărilor corespunzătoare în Formular la locul de vânzare.

Ce trebuie făcut în caz de lipsă și în privința TVA

După numărare, stabiliți cauza lipsei. Un retur neînregistrat, o cantitate greșită înregistrată la vânzare și o pierdere efectivă necesită documente diferite. Înainte de pregătirea declarațiilor fiscale, transmiteți contabilului situația inventarierii, documentele de achiziție și explicațiile privind pierderea. Dacă motivul este pierderea naturală, contabilul trebuie să verifice normele aplicabile, calculul pierderilor și legătura lor cu operațiunile impozabile. Potrivit explicației Serviciului Fiscal de Stat, la scoaterea din evidență a mărfurilor care și-au pierdut aspectul comercial, în limitele normelor de pierderi naturale, nu se calculează obligații compensatorii dacă valoarea acestora este inclusă în costul produsului finit impozitat cu TVA. Simplul fapt că procesul-verbal menționează „pierdere naturală” nu este suficient.

Pentru plătitorul de TVA, punctul 198.5 din Codul fiscal prevede calcularea obligațiilor pentru mărfurile achiziționate cu TVA, destinate utilizării sau utilizate în afara activității economice. Pentru mărfurile achiziționate înainte de 1 iulie 2015, această cerință se aplică dacă TVA la achiziție a fost inclusă în creditul fiscal. Baza de calcul pentru mărfuri este valoarea de achiziție conform punctului 189.1. Plătitorul întocmește o factură fiscală centralizatoare cel târziu în ultima zi a perioadei fiscale relevante și, potrivit punctului 201.10, o înregistrează în Registrul unic al facturilor fiscale în termen de 20 de zile calendaristice de la ultima zi calendaristică a lunii în care a fost întocmită.

Punctul 198.5 prevede separat că lipsa mărfurilor achiziționate, constatată în timpul unui control și consemnată într-un proces-verbal de inventariere selectivă la cererea organului de control, înseamnă că aceste mărfuri au fost utilizate în afara activității economice în scopuri de TVA. Excepție face distrugerea cauzată de circumstanțe de forță majoră, confirmate conform legislației.

Punctul 32-1 din capitolul 2 al secțiunii XX a Codului exclude, de asemenea, aplicarea punctului 198.5 pentru mărfurile achiziționate în cadrul unor operațiuni impozabile și distruse sau pierdute din cauza unor circumstanțe de forță majoră pe durata legii marțiale sau a stării de urgență. Pentru aplicarea acestei norme sunt necesare documente care confirmă evenimentul, cauza pierderii și lista mărfurilor. Dacă astfel de mărfuri au fost distruse sau pierdute din cauza unor circumstanțe de forță majoră pe durata legii marțiale, luați în considerare și subpunctul 69.29 din punctul 69 al capitolului 10 din secțiunea XX a Codului. TVA inclusă în creditul fiscal la achiziția acestora nu se ia în calcul la rambursarea bugetară. Această sumă se transferă în creditul fiscal al perioadei de raportare următoare până la stingerea sa integrală.

Inventarierea mărfurilor și verificarea diferențelor în Torgsoft

În Torgsoft, angajatul poate deschide situația de inventariere din „Starea depozitului” sau prin meniul „Document — Situație de inventariere”. Cantitatea efectivă se introduce prin scanarea codurilor de bare sau manual. Acțiunea „Mișcarea mărfurilor” permite verificarea operațiunilor pentru produsul selectat. Pentru perioada numărării, proprietarul organizează suspendarea mișcării mărfurilor sau înregistrarea separată a operațiunilor. Funcțiile de evidență a depozitului Torgsoft.

Numărați din nou produsele cu diferențe și verificați documentele privind mișcarea acestora. Utilizatorul cu accesul corespunzător poate tipări din situație rapoarte privind lipsurile, plusurile și rezultatele inventarierii. Rapoartele standard afișează prețurile cu amănuntul; în rapoartele privind lipsurile și plusurile se poate indica și costul de achiziție. Înainte de a folosi sumele pentru documentarea pierderilor, verificați ce prețuri conține raportul și comparați-le cu prețul de achiziție confirmat. Dacă este activată setarea „Restricționarea situației de inventariere pentru efectuarea inventarierii de către vânzător”, vânzătorul nu vede cantitatea din evidență la momentul inventarierii și prețul cu ridicata și nu poate tipări documentele cu rezultatele inventarierii. După verificarea cantității efective, utilizatorul responsabil închide situația de inventariere. La închidere, programul creează un aviz de intrare pentru plusurile constatate și un proces-verbal de scoatere din evidență pentru lipsuri și modifică stocurile din depozit în funcție de rezultatele numărării. În avizul de intrare pentru plusuri, programul folosește ultimul cost de achiziție, care include prețul de cumpărare și costurile suplimentare ale mărfii. Verificați această evaluare și documentele care confirmă proveniența plusului.

Folosiți documentele programului împreună cu documentele de achiziție și rezultatele documentate ale inventarierii. Consecințele fiscale ale pierderii sunt stabilite de PFA sau de contabilul acestuia, ținând cont de sistemul de impozitare și de circumstanțe. Proprietarul trebuie, de asemenea, să asigure ținerea corectă a Formularului obligatoriu de evidență a mărfurilor, dacă acesta este necesar pentru activitatea sa.

Surse oficiale

• Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina” nr. 996-XIV — partea 1 a articolului 2, articolul 10.
• Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 879 „Privind aprobarea Regulamentului privind inventarierea activelor și obligațiilor” — punctele 2, 7 și 10 din capitolul I; capitolul II; punctele 1–3 din capitolul IV.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI — subpunctul 20.1.9; punctele 44.1, 44.3 și 44.4; subpunctele 94.2.8 și 94.6.2 și punctul 94.10; punctul 102.3; punctele 177.10, 189.1, 198.5, 201.10 și 296.1; punctul 5 din capitolul 1, punctul 32-1 din capitolul 2, punctul 52-2 și subpunctele 69.2-2, 69.9, 69.29 și 69.36 ale punctului 69 din capitolul 10 al secțiunii XX.
• Legea Ucrainei nr. 265/95-VR „Privind utilizarea aparatelor de înregistrare a operațiunilor de plată în comerț, alimentație publică și servicii” — punctul 12 al articolului 3, articolul 20, punctul 14 din capitolul II.
• Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 496 „Privind aprobarea Procedurii de evidență a stocurilor de mărfuri pentru persoanele fizice — antreprenori, inclusiv plătitorii de impozit unic” — punctele 1–2 din capitolul I; punctele 1–6 și 8–11 din capitolul II; anexa cu Formularul de evidență.
• Legea Ucrainei nr. 3817-IX privind reglementarea de stat a producției și circulației alcoolului etilic, băuturilor alcoolice, produselor din tutun, lichidelor pentru țigări electronice și combustibilului — partea 1 și punctul 12 din partea a doua a articolului 46.
• Ordinul nr. 281/171/578/155 privind procedura de recepție, transport, depozitare, eliberare și evidență a petrolului și produselor petroliere — capitolul 1; punctele 13.2–13.23; formularele documentelor menționate la aceste puncte.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 686 privind normele de pierderi ale produselor petroliere — punctele 6–10 din capitolul I.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 589 privind procedura de desfășurare a activităților de circulație a stupefiantelor, substanțelor psihotrope și precursorilor, inclusiv a cânepei în scopuri medicale — punctele 1, 7, 19 și 35 din Procedură, anexa 6.
• Serviciul Fiscal de Stat: efectuarea inventarierii în timpul unui control al autorității fiscale — întocmirea solicitării și participarea reprezentanților Serviciului Fiscal de Stat.
• Ministerul Finanțelor: informații pentru entitățile care efectuează operațiuni cu metale și pietre prețioase — instrucțiuni proprii privind evidența și păstrarea.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 23.09.2026 nr. 1209 „Unele aspecte privind funcționarea Agenției Farmaceutice Ucrainene” — punctele 2, 4 și 6 ale hotărârii; punctul 4 al modificărilor aprobate.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 05.08.2020 nr. 686 „Cu privire la aprobarea normelor privind pierderile de produse petroliere în timpul recepției, depozitării, eliberării, transbordării și transportării acestora” — punctele 1–2 și 6–10 din secțiunea I a normelor aprobate.