Procura pentru primirea mărfurilor: formular și reguli de completare

Pentru a primi mărfurile, reprezentantul cumpărătorului trebuie să își confirme împuternicirile. În Ucraina, în acest scop se poate folosi o procură, un contract scris sau un act al organului persoanei juridice, în funcție de modul în care este organizată reprezentarea. Formularul M-2 nu este obligatoriu. Dacă întocmiți o procură, indicați obligatoriu data întocmirii, identificați destinatarul și împuternicirile sale, apoi asigurați-vă că documentul este semnat de persoana împuternicită corespunzător.

Înainte de expediere, furnizorul trebuie să stabilească identitatea destinatarului și să verifice dacă acesta poate primi lotul respectiv și semna documentele. Predarea efectivă a mărfurilor se consemnează într-un aviz de expediție sau într-un alt document primar adecvat. Procura confirmă împuternicirile reprezentantului, dar, prin ea însăși, nu confirmă primirea mărfurilor.

Descărcați formularul procurii pentru primirea mărfurilor

Descărcați formularul procurii în format DOCX

Formularul poate fi adaptat pentru o anumită primire: indicați furnizorul, documentul aferent comenzii, lista mărfurilor și acțiunile permise reprezentantului. Dacă folosiți un șablon M-2, denumirea acestuia și câmpurile tipărite nu fac formularul obligatoriu. Înainte de semnare, eliminați datele care nu sunt necesare și completați-le pe cele necesare pentru a stabili fără echivoc împuternicirile.

Sunt obligatorii formularul M-2, ștampila și registrul procurilor?

Instrucțiunea privind procedura de înregistrare a procurilor emise, returnate și utilizate pentru primirea valorilor, aprobată prin ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei nr. 99, și-a încetat valabilitatea la 1 ianuarie 2015. Acest lucru este prevăzut de ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 30.09.2014 nr. 987. Începând cu această dată, formularul M-2 nu trebuie utilizat ca formular de stat obligatoriu.

Pentru o procură obișnuită de primire a mărfurilor, nu există o cerință universală privind un termen de 10 sau 15 zile, aplicarea obligatorie a ștampilei, semnătura contabilului-șef sau ținerea unui registru conform formularului din Instrucțiunea nr. 99 abrogată. De asemenea, nu există o regulă generală potrivit căreia reprezentantul poate fi doar un angajat al cumpărătorului. Întreprinderea poate organiza propria evidență a procurilor, dar aceasta trebuie formalizată ca procedură internă.

Dacă furnizorul solicită anume formularul M-2, persoana responsabilă de achiziții trebuie să convină din timp cu acesta asupra documentului care va confirma împuternicirile și să verifice condițiile contractului. Astfel, se poate evita întârzierea la depozit din cauza cerințelor diferite ale părților privind formalizarea primirii.

Când este necesară procura și cu ce poate fi înlocuită

Potrivit articolelor 237 și 244 din Codul civil al Ucrainei, reprezentantul acționează în numele altei persoane, iar procura este un document scris destinat acestei reprezentări în fața terților. Mandantul este persoana care emite procura. De exemplu, un magazin îl însărcinează pe un șofer să primească de la furnizor mărfurile achiziționate și să semneze avizul de expediție în numele cumpărătorului.

Punctul 2.4 din Regulamentul privind documentarea înregistrărilor contabile, aprobat prin ordinul nr. 88, permite confirmarea împuternicirilor destinatarului, între altele, printr-un contract scris, o procură sau un act al organului persoanei juridice. Aceasta se aplică primirii valorilor în interesul unei persoane juridice sau al unei persoane fizice — întreprinzător.

Pentru o deplasare unică la depozit, este convenabil să întocmiți o procură separată, cu trimitere la comandă. Pentru livrări regulate, puteți conveni în contract o procedură permanentă de confirmare a împuternicirilor. În ambele cazuri, angajatul depozitului trebuie să aibă acces la documentul pe baza căruia verifică dreptul destinatarului de a primi mărfurile.

Dacă o persoană fizică — întreprinzător își primește personal propriile mărfuri, nu își emite singură o procură. Când, în numele unei persoane juridice, acționează un conducător sau o altă persoană care are dreptul să acționeze fără procură, furnizorul îi stabilește identitatea și temeiul acestor împuterniciri. Plata în numerar sau statutul furnizorului de întreprinzător nu confirmă, prin ele însele, împuternicirile unui destinatar terț.

Cine emite și semnează procura

Procura în numele unei persoane juridice este emisă de organul acesteia sau de o altă persoană autorizată prin actele constitutive. Această regulă este stabilită de articolul 246 din Codul civil al Ucrainei. Prin urmare, înainte de semnare trebuie să stabiliți cine are dreptul să emită documentul în numele întreprinderii. Un angajat al departamentului de contabilitate poate pregăti textul, dar aceasta nu îi conferă automat drept de semnătură.

O persoană fizică — întreprinzător poate emite unei persoane reprezentante o procură pentru primirea mărfurilor destinate activității sale. Reprezentantul poate fi și o persoană care nu are un raport de muncă cu cumpărătorul. În același timp, contractul cu transportatorul sau funcția de șofer nu stabilesc, prin ele însele, dreptul de a semna documente în numele cumpărătorului: aceste împuterniciri trebuie formalizate în mod corespunzător.

Este necesar un notar?

Potrivit articolului 245 din Codul civil al Ucrainei, forma procurii trebuie să corespundă formei pe care legea o impune pentru actul juridic respectiv. Pentru primirea obișnuită a unui lot de mărfuri, pentru care legea nu prevede forma notarială, nu există o cerință generală de autentificare notarială a procurii. Pentru transmiterea împuternicirilor prin substituire se aplică regula distinctă privind autentificarea notarială, descrisă mai jos.

Cum se completează procura pentru primirea mărfurilor

Data întocmirii procurii este obligatorie: în lipsa acesteia, documentul este nul, potrivit articolului 247 din Codul civil al Ucrainei. Restul conținutului trebuie formulat astfel încât furnizorul să poată stabili fără presupuneri cumpărătorul, reprezentantul și limitele împuternicirilor sale.

1. Indicați mandantul. Scrieți denumirea completă a persoanei juridice sau numele, prenumele și patronimicul întreprinzătorului. Adăugați codul de identificare sau numărul fiscal pentru a distinge cumpărătorii cu denumiri identice.
2. Indicați data întocmirii documentului. Un număr este util pentru evidența internă și pentru trimiterile din avizele de expediție, așadar este recomandabil să atribuiți și unul.
3. Identificați reprezentantul. Scrieți numele, prenumele și patronimicul acestuia. Pentru verificarea identității, puteți indica datele documentului pe care reprezentantul îl va prezenta la depozit. Conveniți cu furnizorul, înainte de deplasare, ce date sunt necesare.
4. Indicați furnizorul și temeiul primirii. Menționați numărul și data contractului, comenzii, facturii sau specificației, astfel încât documentul să se refere la livrarea necesară.
5. Descrieți mărfurile și cantitatea permisă pentru primire. Indicați denumirea, unitățile de măsură și cantitatea sau definiți fără echivoc lista printr-o specificație concretă. Dacă este permisă primirea în tranșe, menționați expres acest lucru.
6. Enumerați acțiunile permise. Precizați separat dreptul de a primi mărfurile, de a semna avizul de expediție sau procesul-verbal de recepție și de a consemna neconcordanțele. Dacă reprezentantul nu trebuie să modifice prețul sau să aprobe înlocuirea mărfurilor, menționați această limitare.
7. Stabiliți termenul și posibilitatea substituirii. Pentru o livrare unică, este convenabil să indicați data finală. Dacă nu intenționați să transmiteți împuternicirile altei persoane, precizați expres acest lucru.
8. Semnați documentul. Indicați funcția, prenumele și numele semnatarului corespunzător, iar pentru o persoană juridică, și temeiul împuternicirilor sale.

Datele bancare, specimenul de semnătură al reprezentantului și semnătura contabilului-șef nu sunt elemente universal obligatorii pentru fiecare procură de primire a mărfurilor. Nu lăsați în document câmpuri necompletate pentru condiții esențiale: înainte de semnare, înscrieți conținutul convenit și eliminați câmpurile inutile.

Exemplu orientativ de completare

Toate denumirile, numele, numerele și împrejurările din acest exemplu sunt fictive. Înainte de utilizare, înlocuiți-le cu datele livrării dumneavoastră și stabiliți semnatarul corespunzător.

O astfel de descriere îi oferă angajatului depozitului o sarcină concretă: să predea persoanei identificate exact mărfurile indicate și să îi accepte semnătura în limitele împuternicirilor acordate. Dacă livrarea se modifică, cumpărătorul ar trebui să formalizeze împuternicirile corespunzătoare înainte de expediere.

Durata și limitele împuternicirilor reprezentantului

Potrivit articolului 247 din Codul civil al Ucrainei, termenul se stabilește chiar în procură. Dacă termenul nu este indicat, procura rămâne valabilă până la încetarea efectelor sale. Lipsa unei date finale nu are același efect ca lipsa datei întocmirii documentului.

Pentru o primire unică, este practic să stabiliți un termen care să includă o rezervă pentru amânarea expedierii și să indicați comanda concretă. Pentru primiri regulate, trebuie să stabiliți și furnizorul, documentele permise și limitele de cantitate sau de sumă. Durata mare, prin ea însăși, nu îi conferă reprezentantului drepturi nelimitate.

Potrivit articolelor 238–239 din Codul civil al Ucrainei, reprezentantul poate încheia numai actele juridice pe care mandantul are dreptul să le încheie, iar consecințele acțiunilor reprezentantului îi revin mandantului. Reprezentantul nu poate încheia acte juridice cu caracter strict personal și nici nu poate acționa în numele mandantului în interes propriu sau simultan în interesul unei alte persoane pe care o reprezintă, cu excepția cazurilor prevăzute de lege, inclusiv a reprezentării comerciale.

Dreptul de a primi mărfurile nu trebuie interpretat ca permisiune de a modifica contractul, de a aproba achiziții suplimentare sau de a accepta un alt sortiment. Potrivit articolului 241, un act juridic încheiat cu depășirea împuternicirilor creează drepturi și obligații pentru mandant numai dacă acesta îl aprobă ulterior, inclusiv prin acțiuni care indică acceptarea sa spre executare. Prin urmare, dacă comanda nu corespunde împuternicirilor, este recomandabil ca furnizorul să suspende predarea părții contestate și să obțină o confirmare corespunzătoare.

Poate veni o altă persoană în locul reprezentantului?

Potrivit articolului 240 din Codul civil al Ucrainei, reprezentantul exercită personal împuternicirile acordate. Substituirea, adică transmiterea împuternicirilor unei alte persoane, este permisă în cazurile prevăzute de acest articol: când este stabilită prin contract sau prin lege ori când reprezentantul este obligat să procedeze astfel pentru a proteja interesele mandantului. Reprezentantul trebuie să îl informeze pe mandant și să îi furnizeze informațiile necesare despre înlocuitor; în caz contrar, răspunde pentru acțiunile acestuia ca pentru propriile acțiuni.

De regulă, procura emisă prin substituire trebuie autentificată notarial. Excepțiile prevăzute la alineatul (4) al articolului 245 privesc plățile și corespondența poștală enumerate acolo și nu constituie o scutire generală pentru primirea mărfurilor la depozit. Termenul procurii emise prin substituire nu poate depăși termenul procurii principale.

Dacă șoferul a fost înlocuit chiar înaintea deplasării, pentru o primire obișnuită este convenabil ca cumpărătorul să emită o procură nouă direct pe numele noului destinatar. Nu este suficient să îi transmită documentul emis pe numele altei persoane.

Ce trebuie să verifice furnizorul înainte de predarea mărfurilor

Directorul depozitului ar trebui să includă în procedura internă de expediere următoarele acțiuni ale angajatului responsabil:

1. Stabilirea identității destinatarului. Comparați datele din documentul prezentat cu cele din documentul care confirmă împuternicirile. Dacă datele nu corespund, clarificați motivul înainte de predarea mărfurilor.
2. Stabilirea temeiului reprezentării. Citiți procura, clauzele relevante ale contractului sau actul organului persoanei juridice. Verificați dacă persoana care a emis documentul avea dreptul să acorde astfel de împuterniciri.
3. Verificarea valabilității. Procura trebuie să aibă o dată de întocmire, iar termenul stabilit să nu fi expirat. De asemenea, țineți cont de notificările primite privind revocarea sau încetarea împuternicirilor din alte motive.
4. Compararea mărfurilor expediate cu cele permise. Verificați cumpărătorul, furnizorul, comanda, mărfurile, cantitatea și dreptul de a semna documente. În cazul expedierilor parțiale, luați în calcul mărfurile deja predate.
5. Consemnarea predării efective. Înregistrați în avizul de expediție sau în procesul-verbal mărfurile și cantitatea reală, indicați destinatarul și obțineți semnătura corespunzătoare sau alte date de identificare prevăzute de lege.
6. Furnizarea documentului destinatarului. Predați-i exemplarul sau copia documentului aferent operațiunii și păstrați la furnizor documentele care permit reconstituirea împrejurărilor predării.

Pentru primiri repetate, este util să țineți evidența expedierilor aferente fiecărei procuri. Exemplu orientativ: dacă este permisă primirea a 100 de bucăți, iar potrivit primului aviz de expediție au fost deja predate 60, rămân 40 de bucăți. Angajatul depozitului trebuie să poată vedea cantitatea rămasă înainte de întocmirea următorului aviz.

Cumpărătorul și furnizorul ar trebui să convină din timp unde va fi păstrat originalul procurii și cum vor fi confirmate împuternicirile la următoarele primiri. Nu este necesar să se aplice regula generală din Instrucțiunea nr. 99 abrogată, care impunea păstrarea procurii la furnizor la prima eliberare.

Cum se revocă procura sau se renunță la primire

Potrivit articolelor 248–249 din Codul civil al Ucrainei, reprezentarea încetează, între altele, la expirarea termenului, revocarea procurii, renunțarea reprezentantului sau încetarea persoanei juridice care a emis procura ori căreia i-a fost emisă. Pentru persoanele fizice, Codul stabilește și temeiuri legate de deces, declararea ca decedată, declararea incapacității, recunoașterea persoanei ca dispărută fără veste sau limitarea capacității civile de exercițiu. În cazul decesului mandantului, există o excepție specială pentru chestiuni urgente sau acțiuni a căror neîndeplinire ar putea cauza prejudicii.

Mandantul poate revoca în orice moment o procură obișnuită; legea stabilește reguli speciale pentru procurile irevocabile. După revocare, trebuie să îi informați fără întârziere pe reprezentant și pe furnizorii cunoscuți în fața cărora acesta urma să acționeze. Un ordin intern fără notificarea acestor persoane nu este suficient pentru îndeplinirea corespunzătoare a acestei obligații.

Procedura practică este următoarea: persoana responsabilă indică în notificare data și numărul procurii, reprezentantul și faptul revocării, o transmite prin canalele convenite și păstrează confirmarea livrării. Furnizorul transmite notificarea angajaților care eliberează mărfurile și consemnează interdicția de a continua expedierile în baza acestui document.

Acest lucru este relevant deoarece articolul 249 păstrează, în anumite condiții, efectele pentru mandant ale acțiunilor întreprinse de reprezentant înainte ca acesta să fi aflat sau să fi putut afla despre revocare. Regula nu se aplică dacă terțul știa sau putea să știe despre încetarea procurii. După încetarea reprezentării, reprezentantul este obligat să returneze fără întârziere procura, iar procura emisă prin substituire își pierde valabilitatea.

Potrivit articolului 250, reprezentantul poate renunța la acțiunile prevăzute în procură, cu condiția să îl informeze fără întârziere pe mandant. Totuși, nu poate renunța la acțiuni urgente sau la acțiuni menite să prevină prejudicii pentru mandant ori pentru alte persoane. Dacă primirea obișnuită nu a avut loc, cumpărătorul trebuie să convină cu furnizorul asupra unui nou destinatar și să îi formalizeze împuternicirile.

Cum se consemnează recepția mărfurilor și se păstrează documentele

Documentul primar este un document care conține informații despre o operațiune economică. Pentru predarea mărfurilor, acesta poate fi un aviz de expediție sau un proces-verbal de predare-primire cu elementele necesare. Potrivit articolului 9 din Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina” nr. 996-XIV, documentele primare constituie temeiul contabilizării operațiunilor.

Documentul de predare a mărfurilor trebuie să conțină denumirea documentului, data întocmirii, denumirea întreprinderii în numele căreia a fost întocmit, conținutul și volumul operațiunii, unitatea de măsură, funcțiile și numele persoanelor responsabile, semnăturile sau alte date de identificare ale participanților. Posibilitatea specială, prevăzută la articolul 9, de a întocmi anumite documente fără datele beneficiarului pentru servicii, lucrări și închiriere în condițiile stabilite nu se aplică predării obișnuite a mărfurilor.

După livrare, destinatarul predă mărfurile angajatului responsabil al magazinului sau depozitului și prezintă documentele persoanei care ține evidența contabilă. În întreprindere, conducătorul aprobă prin ordin un grafic al circulației documentelor primare: stabilește termenele pentru întocmirea sau primirea acestora, înregistrarea în contabilitate, prelucrarea și transferul la arhivă. Angajații sunt informați cu privire la termenele și procedura de prezentare a documentelor, conform atribuțiilor lor. În acest grafic se poate prevedea prezentarea avizului de expediție în ziua livrării și se poate stabili cine compară cantitatea efectivă a mărfurilor cu documentul. Dacă există lipsuri, deteriorări sau alte neconcordanțe, acestea trebuie consemnate înainte de semnarea documentului de primire fără obiecții.

În întreprindere, contabilul verifică documentele primare din punctul de vedere al formei și al conținutului, în conformitate cu punctele 2.14–2.15 din Regulamentul nr. 88. O deficiență nesemnificativă nu înseamnă automat că operațiunea nu este recunoscută, dacă documentul permite stabilirea participantului, datei, întreprinderii, conținutului și volumului acesteia. Totuși, acest lucru nu înlătură nulitatea procurii căreia îi lipsește data întocmirii.

Este util să păstrați documentele privind împuternicirile împreună cu avizele de expediție sau să le corelați prin număr în sistemul de evidență a documentelor. Pentru documentele primare electronice trebuie respectate cerințele privind circulația documentelor electronice și asigurată păstrarea integrității acestora. Documentele primare electronice create automat de program se folosesc dacă sunt prevăzute cu o semnătură electronică sau un sigiliu electronic corespunzător, conform legii.

Termenul de păstrare nu trebuie stabilit numai în funcție de data emiterii procurii. Pentru documentele legate de impozitare, punctele 44.3–44.4 din Codul fiscal al Ucrainei stabilesc termene minime diferite. În special, pentru documentația primară obișnuită și documentația fiscală aferentă a persoanelor juridice prevăzute la subpunctul 44.3.2, inclusiv persoanele juridice care aplică sistemul simplificat, termenul minim este de 1825 de zile. Pentru alte documente cărora nu li se aplică termene mai lungi prevăzute la subpunctele 44.3.1–44.3.2, termenul este de 1095 de zile; pentru categoriile speciale de control fiscal, termenul este de 2555 de zile.

Pentru documentele utilizate în raportarea fiscală, termenul începe să curgă din ziua depunerii acesteia, iar în cazul nedepunerii, de la termenul-limită de depunere. Trebuie luate în calcul și prelungirea termenelor în cazurile prevăzute la punctul 44.3, cerințele arhivistice și controalele sau litigiile nefinalizate. Documentele legate de obiectul controlului, contestația administrativă sau procesul judiciar se păstrează până la finalizarea controlului și până la expirarea termenului legal de contestare a rezultatelor acestuia și/sau soluționarea cauzei de către instanță, dar nu mai puțin decât termenele minime prevăzute la punctul 44.3 din Codul fiscal al Ucrainei. Persoana responsabilă de evidență trebuie să stabilească data la care setul de documente poate fi distrus, ținând cont de toate termenele aplicabile.

Acte normative oficiale

• Codul civil al Ucrainei din 16.01.2003 nr. 435-IV — articolele 237–250: temeiurile și limitele reprezentării, procura, forma și termenul acesteia, substituirea și încetarea.
• Regulamentul privind documentarea înregistrărilor contabile, aprobat prin ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 24.05.1995 nr. 88 — punctele 2.3–2.6 și 2.12–2.15, capitolele 5–6: împuternicirile destinatarului, documentele primare, circulația și păstrarea acestora.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 30.09.2014 nr. 987 „Cu privire la modificarea Regulamentului privind documentarea înregistrărilor contabile și recunoașterea ca abrogate a ordinelor Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 16 mai 1996 nr. 99 și din 24 martie 2000 nr. 61” — punctele 1, 2 și 4: modalități de confirmare a împuternicirilor și abrogarea Instrucțiunii nr. 99 începând cu 1 ianuarie 2015.
• Legea Ucrainei din 16.07.1999 nr. 996-XIV „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina” — articolele 2 și 9: domeniul de aplicare și cerințele pentru documentele primare.
• Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI — punctele 44.1 și 44.3–44.4: justificarea documentară a indicatorilor fiscali și termenele de păstrare a documentelor.