Care este diferența dintre TIN, EDRPOU, RNOKPP și DRFOU?

Care este diferența dintre IPN, EDRPOU, RNOKPP și DRFO: ce numere sunt necesare antreprenorilor individuali și persoanelor juridice

Pentru un antreprenor, delimitarea principală este următoarea: antreprenorul individual este identificat în primul rând prin RNOKPP, nu prin codul EDRPOU. Înregistrarea unei persoane ca antreprenor individual nu creează pentru aceasta un nou număr fiscal separat. Dacă antreprenorul individual devine plătitor de TVA, i se atribuie suplimentar un IPN al plătitorului de TVA. O persoană juridică are cod EDRPOU, iar dacă este înregistrată ca plătitor de TVA — și un IPN separat al plătitorului de TVA.

DRFO și EDRPOU sunt denumiri ale unor registre de stat, nu denumiri interschimbabile ale numerelor fiscale. RNOKPP este numărul unei persoane fizice în sistemul de evidență fiscală, codul EDRPOU identifică o persoană juridică, iar IPN este necesar în mod specific pentru TVA. Confundarea acestor noțiuni provoacă cel mai frecvent erori în contracte, facturi, facturi fiscale și setările programelor de evidență.

Ce este RNOKPP

RNOKPP — numărul de înregistrare al fișei de evidență a contribuabilului. Acesta este atribuit unei persoane fizice după înregistrarea sa în Registrul de Stat al Persoanelor Fizice — Contribuabili.

RNOKPP este format din 10 cifre. Acesta aparține persoanei, nu activității sale antreprenoriale. Prin urmare, dacă un cetățean se înregistrează ca antreprenor individual, continuă să utilizeze același RNOKPP. Înregistrarea de stat ca antreprenor individual nu generează un «cod al antreprenorului individual» separat.

De exemplu, dacă o persoană fizică are RNOKPP 1234567890, după înregistrarea de stat ca antreprenor individual acest număr nu este înlocuit cu altul. El este utilizat drept număr fiscal al antreprenorului acolo unde formularul sau documentul corespunzător prevede RNOKPP.

RNOKPP este atribuit o singură dată. Schimbarea numelui de familie, prenumelui, adresei de domiciliu sau a altor date personale nu înseamnă în sine obținerea unui număr nou. La modificarea datelor, persoana fizică trebuie să actualizeze informațiile din DRFO. Serviciul Fiscal de Stat impune efectuarea acestui lucru în termen de o lună de la data apariției modificărilor, prin depunerea cererii conform formularului nr. 5DR.

Ce este DRFO și de ce DRFO — nu este un număr fiscal

DRFO — Registrul de Stat al Persoanelor Fizice — Contribuabili.

Este un sistem informațional utilizat de Serviciul Fiscal de Stat pentru evidența persoanelor fizice. Informațiile despre o persoană fizică sunt incluse în acest registru, iar fișei sale de evidență i se atribuie RNOKPP. Codul fiscal prevede în mod direct înregistrarea persoanelor fizice la autoritățile fiscale prin includerea informațiilor despre acestea în DRFO.

Prin urmare, este corect să se facă distincția:

• DRFO — registrul de stat;

• RNOKPP — numărul unei anumite persoane fizice ale cărei informații sunt cuprinse în acest registru.

Abrevierea «DRFOU» apare uneori în texte neoficiale, însă Codul fiscal și Regulamentul Ministerului Finanțelor nr. 822 utilizează denumirea «Registrul de Stat al Persoanelor Fizice — Contribuabili» și abrevierea «DRFO».

Cum se obține RNOKPP

O persoană fizică care nu este încă înregistrată în DRFO depune fișa de evidență conform formularului nr. 1DR. Aceasta este în același timp și cererea de înregistrare.

Pentru un cetățean al Ucrainei se utilizează datele din documentul de identitate, inclusiv:

• numele de familie, prenumele și patronimicul, dacă există;

• data și locul nașterii;

• domiciliul;

• cetățenia.

Cererea poate fi depusă personal, prin reprezentant în cazurile prevăzute de legislație, precum și prin Cabinetul Electronic împreună cu documentele scanate.

Termenul obișnuit de înregistrare în DRFO este de trei zile lucrătoare de la data depunerii formularului nr. 1DR. Dacă în documente sunt constatate erori sau date inexacte, termenul poate fi prelungit în cazurile prevăzute de Regulament.

Documentul care confirmă înregistrarea este cardul contribuabilului cu RNOKPP. Legislația permite, de asemenea, confirmarea numărului prin informațiile înscrise în documentul corespunzător al persoanei, în modul stabilit.

RNOKPP pentru copil

RNOKPP poate fi atribuit indiferent de vârstă. Pentru un copil minor, documentele sunt depuse de unul dintre părinți sau de un alt reprezentant legal în conformitate cu Regulamentul nr. 822.

Pentru un copil care nu a împlinit 14 ani sau pentru o persoană cu vârsta între 14 și 18 ani care încă nu a obținut pentru prima dată pașaportul de cetățean al Ucrainei se utilizează, printre altele, certificatul de naștere și documentele reprezentantului legal. Pentru documentele străine, în cazurile prevăzute de Regulament, este necesară o traducere în limba ucraineană certificată în mod corespunzător.

Ce trebuie făcut la schimbarea numelui de familie, adresei sau a altor date

Dacă informațiile înscrise în fișa de evidență s-au modificat, se depune cererea conform formularului nr. 5DR.

Obligația de a informa Serviciul Fiscal de Stat apare, în special, la schimbarea numelui de familie, domiciliului sau datelor documentului de identitate. Termenul este de o lună de la data apariției modificărilor.

RNOKPP în sine nu se schimbă ca urmare a schimbării numelui de familie sau a adresei: sunt actualizate informațiile asociate acestui număr.

Pentru un antreprenor individual, acest lucru este important nu numai pentru evidența fiscală personală. O neconcordanță între datele actuale ale antreprenorului și datele introduse în documentele contabile sau de plată poate crea probleme cu identificarea contribuabilului, generarea documentelor și funcționarea serviciilor electronice.

Se poate renunța la RNOKPP din motive religioase

Da. Codul fiscal prevede o procedură specială pentru cetățenii Ucrainei care, din cauza convingerilor religioase, refuză să accepte RNOKPP și informează oficial autoritatea fiscală despre acest lucru.

Aceste persoane sunt înregistrate într-un registru separat al DRFO după numele de familie, prenume, patronimic dacă există și seria și/sau numărul pașaportului.

Pentru formalizarea refuzului se depune o notificare conform formularului nr. 1P și se prezintă documentele stabilite de Regulamentul nr. 822.

Aceasta nu înseamnă că persoana încetează complet să fie înregistrată fiscal. Se schimbă modalitatea de identificare: în locul RNOKPP sunt utilizate datele pașaportului în modul prevăzut de lege.

Ce este IPN

Abrevierea IPN este frecvent utilizată în limbajul curent ca denumire pentru orice «număr fiscal». Din acest motiv este confundată în mod regulat cu RNOKPP.

În reglementarea actuală a TVA, IPN este numărul fiscal individual al plătitorului de TVA. Codul fiscal prevede că unei persoane care se înregistrează ca plătitor de TVA i se atribuie un număr fiscal individual.

Prin urmare, simplul fapt că o persoană a devenit antreprenor individual nu înseamnă obținerea automată a unui IPN separat al plătitorului de TVA. Acesta apare în cazul înregistrării antreprenorului ca plătitor de TVA.

Pentru afaceri, schema este următoarea:

Câte cifre are IPN-ul unui antreprenor individual — plătitor de TVA

Pentru persoanele fizice înregistrate ca plătitori de TVA conform regulilor în vigoare, IPN este un număr numeric format din 12 cifre:

• cifrele 1–10 — RNOKPP;

• cifrele 11–12 — cifre de control.

Pentru un antreprenor individual care a refuzat oficial RNOKPP din motive religioase și este înregistrat pe baza datelor pașaportului, primele zece cifre sunt formate în conformitate cu regulile speciale ale Regulamentului nr. 1130.

Acest algoritm se aplică înregistrării persoanelor fizice — antreprenori individuali ca plătitori de TVA începând cu 9 martie 2020. Dacă unei persoane fizice i-a fost atribuit un IPN de plătitor de TVA înainte de modificarea regulilor, Serviciul Fiscal de Stat precizează că numărul atribuit anterior nu este înlocuit doar din cauza modificării algoritmului.

O persoană juridică — plătitoare de TVA are de asemenea un IPN separat al plătitorului de TVA. Acesta nu trebuie înlocuit cu codul EDRPOU: sunt elemente diferite, cu destinații diferite.

Pentru ce este necesar IPN-ul plătitorului de TVA

IPN este utilizat în primul rând în evidența TVA. În special, acesta este un element obligatoriu al facturilor fiscale și al calculelor de ajustare și este utilizat pentru identificarea unui plătitor de TVA înregistrat.

Prin urmare, câmpul «IPN» din factura fiscală nu trebuie completat automat cu RNOKPP-ul antreprenorului. Trebuie utilizat exact IPN-ul atribuit la înregistrarea ca plătitor de TVA.

Dacă antreprenorul individual nu este înregistrat ca plătitor de TVA, nu există temei pentru a se indica drept plătitor de TVA doar pentru că deține un RNOKPP.

Clarificarea practică a Serviciului Fiscal de Stat confirmă direct acest lucru: pentru o persoană fizică — plătitoare de TVA, IPN este un număr separat, iar formarea sa este reglementată de Regulamentul Ministerului Finanțelor nr. 1130.

Ce este EDRPOU

EDRPOU — Registrul Unic de Stat al Întreprinderilor și Organizațiilor din Ucraina.

Conform Regulamentului aprobat prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 118, EDRPOU este un sistem automatizat de colectare, acumulare și prelucrare a datelor despre persoanele juridice și subdiviziunile lor separate.

Atunci când în circuitul de afaceri se spune «EDRPOU-ul întreprinderii», de regulă se are în vedere codul EDRPOU — codul de identificare al persoanei juridice. Pentru persoanele juridice acesta este un cod din 8 cifre.

Un antreprenor individual nu primește cod EDRPOU ca persoană juridică, deoarece rămâne persoană fizică. Pentru identificarea sa fiscală se utilizează RNOKPP sau, în cazul special al refuzului din motive religioase, datele pașaportului.

În actele normative această delimitare este prevăzută în mod direct: pentru persoanele incluse în EDRPOU, identificatorul fiscal este codul EDRPOU, iar pentru persoanele fizice se utilizează RNOKPP sau modalitatea alternativă de evidență prevăzută de lege.

EDRPOU și EDR — sunt registre diferite

O altă eroare frecventă este identificarea EDRPOU cu Registrul Unic de Stat al Persoanelor Juridice, Persoanelor Fizice — Antreprenori și Formațiunilor Publice, abreviat EDR.

Acestea sunt sisteme informaționale diferite.

EDRPOU cuprinde persoanele juridice și subdiviziunile separate corespunzătoare și funcționează conform Regulamentului aprobat prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 118.

EDR al persoanelor juridice, antreprenorilor individuali și formațiunilor publice funcționează în conformitate cu Legea nr. 755-IV. Acesta conține informații de înregistrare despre persoanele juridice și antreprenorii individuali. Legea nr. 755-IV, în redacția în vigoare, stabilește procedura de înregistrare de stat și de obținere a informațiilor din acest registru.

Prin urmare, antreprenorul obține de regulă un extras din EDR, nu un «extras din EDRPOU» în sensul unui document privind înregistrarea de stat a antreprenorului individual sau a companiei.

Este necesar să se obțină separat codul EDRPOU după înregistrarea companiei

Pentru înregistrarea de stat obișnuită a unei persoane juridice, antreprenorul nu trebuie să parcurgă după înregistrarea companiei o altă procedură separată la Ministerul Justiției doar pentru a «obține EDRPOU».

Înregistrarea de stat a persoanei juridice se efectuează în temeiul Legii nr. 755-IV, iar informațiile necesare sunt transmise între sistemele informaționale de stat în modul stabilit. Codul persoanei juridice este ulterior utilizat pentru identificarea acesteia.

În același timp, este important să nu fie confundate competențele autorităților de stat: Ministerul Justiției asigură funcționarea EDR al persoanelor juridice, antreprenorilor individuali și formațiunilor publice, în timp ce EDRPOU este un registru de stat separat al întreprinderilor și organizațiilor.

Ce număr trebuie indicat de antreprenorul individual și ce număr — de persoana juridică

Pentru majoritatea situațiilor antreprenoriale poate fi utilizată următoarea regulă:

În același timp, componența concretă a elementelor obligatorii depinde întotdeauna de document. Nu fiecare contract, factură sau document primar are același set de câmpuri obligatorii, de aceea denumirea câmpului din formular trebuie interpretată literal: «cod EDRPOU», «RNOKPP», «număr fiscal» și «IPN al plătitorului de TVA» nu sunt denumiri interschimbabile.

Numărul fiscal — este o noțiune mai largă decât RNOKPP

Legislația fiscală utilizează noțiunea generală de număr fiscal al contribuabilului.

În funcție de categoria contribuabilului, acesta poate fi:

• RNOKPP-ul persoanei fizice;

• codul EDRPOU al persoanei incluse în EDRPOU;

• numărul de înregistrare sau de evidență atribuit de autoritatea fiscală anumitor categorii de contribuabili pentru care acest lucru este prevăzut de Procedura de evidență nr. 1588;

• în cadrul unei proceduri speciale — datele pașaportului persoanei fizice care a refuzat oficial RNOKPP din motive religioase.

O astfel de delimitare este importantă, de exemplu, atunci când un formular normativ nu indică în mod concret «EDRPOU» sau «RNOKPP», ci elementul general «număr fiscal».

Unde antreprenorii au cel mai frecvent nevoie de RNOKPP, EDRPOU și IPN

Aceste elemente sunt utilizate în funcție de statutul contribuabilului și de operațiunea concretă, inclusiv:

• în cadrul evidenței fiscale și depunerii rapoartelor;

• la înregistrarea de stat și lucrul cu sistemele informaționale de stat;

• la deschiderea și administrarea conturilor bancare, atunci când numărul corespunzător este necesar pentru identificarea clientului;

• în contracte, facturi, avize și alte documente, dacă legea, formularul documentului sau acordul părților prevede elementul corespunzător;

• în facturile fiscale și calculele de ajustare — pentru plătitorii de TVA;

• în documentele de evidență a stocurilor, atunci când actul normativ impune date de identificare ale furnizorului sau beneficiarului.

De exemplu, în clarificările Serviciului Fiscal de Stat privind evidența stocurilor, pentru o persoană fizică — antreprenor individual se utilizează RNOKPP, iar pentru o persoană juridică — codul EDRPOU. Acesta este un exemplu clar că legislația nu consideră aceste două numere interschimbabile.

Se poate verifica «fiabilitatea» unei persoane după RNOKPP

RNOKPP nu este un număr public universal pentru verificarea unei persoane fizice. Acesta face parte din informațiile asociate unei anumite persoane, iar informațiile din DRFO sunt furnizate în modul stabilit de legislația fiscală.

Prin urmare, RNOKPP nu trebuie considerat un analog al unei căutări publice de afaceri pentru o persoană juridică.

Pentru verificarea unei contrapărți — persoană juridică sau antreprenor individual — se utilizează în primul rând informațiile oficiale din EDR. Dacă statutul de plătitor de TVA este relevant pentru operațiune, acesta trebuie verificat conform datelor oficiale ale Serviciului Fiscal de Stat, nu dedus exclusiv din formatul numărului.

Cele mai frecvente erori privind IPN, RNOKPP și EDRPOU

Eroarea 1. A considera că fiecare antreprenor individual are un IPN separat al antreprenorului.
Antreprenorul individual utilizează propriul RNOKPP. Un IPN separat îi este atribuit ca plătitor de TVA după înregistrarea corespunzătoare.

Eroarea 2. Indicarea codului EDRPOU pentru un antreprenor individual.
Antreprenorul individual nu este persoană juridică. Pentru acesta se utilizează RNOKPP sau datele pașaportului prevăzute de lege.

Eroarea 3. A considera RNOKPP și IPN-ul plătitorului de TVA drept același număr.
Conform procedurii actuale de înregistrare a unei persoane fizice ca plătitor de TVA, acestea sunt două elemente diferite: RNOKPP are 10 cifre, iar noul IPN al plătitorului de TVA — 12.

Eroarea 4. A numi DRFO un cod.
DRFO — este un registru. Codul persoanei fizice este RNOKPP.

Eroarea 5. Confundarea EDRPOU cu EDR al persoanelor juridice și antreprenorilor individuali.
Acestea sunt sisteme informaționale de stat diferite.

Eroarea 6. Transferarea automată a aceluiași număr în toate câmpurile programului de evidență.
Dacă un câmp este destinat IPN-ului plătitorului de TVA, trebuie introdus exact numărul de TVA atribuit. Dacă un câmp este destinat codului EDRPOU — trebuie introdus codul persoanei juridice. Dacă este destinat RNOKPP — numărul persoanei fizice.

Cum se păstrează EDRPOU și IPN în Torgsoft și cum se introduc automat datele în documente

În Torgsoft, datele întreprinderii pot fi păstrate centralizat pentru a nu fi introduse manual de fiecare dată la întocmirea documentelor. În setările întreprinderii sunt prevăzute câmpuri separate, inclusiv «EDRPOU al contribuabilului» și «Număr fiscal individual». La generarea documentelor, programul poate utiliza datele întreprinderii selectate, iar în anumite configurații — datele centrului de evidență corespunzător.

În special, la lucrul cu facturile, Torgsoft poate introduce codul EDRPOU și alte date din fișa întreprinderii selectate. În mecanismele de generare a datelor pentru tipărire este prevăzută logica de selectare a valorii «EDRPOU (IPN)»: mai întâi sunt utilizate datele întreprinderii, iar dacă acel câmp nu este completat — programul poate utiliza datele centrului de evidență conform setărilor. Acest lucru permite gestionarea mai multor întreprinderi sau puncte comerciale, dar impune completarea corectă a datelor fiecărui subiect.

Pentru plătitorii de TVA, Torgsoft permite și lucrul cu facturile fiscale: acestea pot fi generate la vânzarea mărfurilor sau la comercializarea cu emiterea unei facturi. Programul permite evidența facturilor fiscale consolidate și salvarea documentelor corespunzătoare în XML. Înainte de utilizarea acestor funcții trebuie verificat dacă în fișa întreprinderii respective este introdus codul EDRPOU actual și, dacă aceasta este plătitoare de TVA, IPN-ul corect al plătitorului de TVA.

Pe scurt: ce cod trebuie să utilizeze un antreprenor

Un antreprenor individual fără TVA are RNOKPP. Un antreprenor individual — plătitor de TVA are RNOKPP plus un IPN separat al plătitorului de TVA. O persoană juridică are cod EDRPOU, iar o persoană juridică — plătitoare de TVA are suplimentar un IPN al plătitorului de TVA.

DRFO nu este un număr, ci registrul persoanelor fizice — contribuabili. EDRPOU este de asemenea denumirea unui registru, deși în circuitul obișnuit al documentelor termenul «EDRPOU» este utilizat frecvent ca denumire prescurtată a codului din 8 cifre al unei persoane juridice.

Dacă un document conține câmpuri separate «RNOKPP», «cod EDRPOU» și «IPN», acestea nu trebuie completate cu același număr. Alegerea numărului depinde de cine este contribuabilul și dacă este înregistrat ca plătitor de TVA.

Surse oficiale

1. Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI — articolele 63 și 70 privind evidența fiscală a persoanelor fizice și DRFO; articolul 183, în special punctul 183.18, privind atribuirea IPN-ului unui plătitor de TVA.
   Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI — text oficial

2. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 29.09.2017 nr. 822 «Cu privire la aprobarea Regulamentului privind înregistrarea persoanelor fizice în Registrul de Stat al Persoanelor Fizice — Contribuabili» — secțiunile III, VII, VIII și IX; formularele nr. 1DR, nr. 1P și nr. 5DR.
   Regulamentul privind înregistrarea persoanelor fizice în DRFO, Ordinul nr. 822

3. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14.11.2014 nr. 1130 «Cu privire la aprobarea Regulamentului privind înregistrarea plătitorilor taxei pe valoarea adăugată» — punctul 1.6 privind IPN-urile plătitorilor de TVA.
   Regulamentul privind înregistrarea plătitorilor de TVA, Ordinul nr. 1130

4. Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 22.01.1996 nr. 118 «Cu privire la crearea Registrului Unic de Stat al Întreprinderilor și Organizațiilor din Ucraina» — Regulamentul privind EDRPOU.
   Hotărârea Cabinetului de Miniștri nr. 118 și Regulamentul privind EDRPOU

5. Legea Ucrainei din 15.05.2003 nr. 755-IV «Cu privire la înregistrarea de stat a persoanelor juridice, persoanelor fizice — antreprenori și formațiunilor publice» — articolul 1 și normele privind EDR și înregistrarea de stat.
   Legea Ucrainei nr. 755-IV — text oficial

6. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 09.12.2011 nr. 1588 «Cu privire la aprobarea Procedurii de evidență a contribuabililor și plătitorilor de taxe» — secțiunea II privind numerele fiscale și numerele de înregistrare (evidență) ale anumitor categorii de contribuabili.
   Procedura de evidență a contribuabililor și plătitorilor de taxe nr. 1588

7. Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei — «Înregistrarea persoanelor fizice în Registrul de Stat al Persoanelor Fizice — Contribuabili» — procedura de depunere a formularului nr. 1DR și termenul de înregistrare.
   Clarificarea oficială a Serviciului Fiscal de Stat privind obținerea RNOKPP

8. Resursa publică de informații și referințe a Serviciului Fiscal de Stat — clarificarea privind IPN-ul din 12 cifre al persoanelor fizice — plătitori de TVA și particularitățile numerelor atribuite înainte de 09.03.2020.
   Clarificarea oficială a Serviciului Fiscal de Stat privind IPN-ul plătitorului de TVA