Cartea de evidență a operațiunilor de decontare (КОРО) pentru magazin: înregistrare, renunțare și activitatea în timpul întreruperilor

Dacă magazinul folosește o casă de marcat clasică — RRO (registratorul operațiunilor de decontare) — proprietarul trebuie să stabilească modul în care casierul va efectua decontările în caz de defecțiune sau întrerupere a energiei electrice. Pentru decontările pe hârtie sunt necesare КОРО și РК înregistrate: cartea de evidență a operațiunilor de decontare și registrul de decontare cu chitanțe. Proprietarul poate formaliza renunțarea la acestea, dar atunci casierul oprește decontările până la reluarea activității sau conectarea corespunzătoare a unei case de marcat de rezervă înregistrate. Pentru casa de marcat software, registrele pe hârtie nu reprezintă o soluție de rezervă în caz de avarie: în lipsa conexiunii se aplică regulile pentru modul offline, iar în cazul unei defecțiuni a PRRO (registratorul software al operațiunilor de decontare) se opresc decontările sau se conectează o casă de marcat de rezervă.

КОРО aferentă casei de marcat se completează când se folosesc chitanțe pe hârtie din cauza unei defecțiuni sau a unei întreruperi. Nu este necesară lipirea zilnică a rapoartelor Z în aceasta în timpul funcționării obișnuite a RRO, însă rapoartele Z trebuie păstrate. Unele magazine pot funcționa permanent cu КОРО și РК fără RRO, în condițiile speciale prevăzute de lege. Proprietarul răspunde de înregistrarea registrelor, instruirea casierilor, notificarea defecțiunilor, raportare și păstrarea documentelor.

De ce КОРО are nevoie magazinul dumneavoastră

КОРО cuprinde înregistrări despre decontări, iar РК cuprinde chitanțele, a căror parte detașabilă este înmânată cumpărătorilor de către casier. Cartea de evidență, prin ea însăși, nu înlocuiește documentul de decontare.

Când poate magazinul să funcționeze permanent cu КОРО și РК fără RRO

Acest drept depinde de forma concretă de comerț, condițiile de activitate și volumul anual al decontărilor. Hotărârea nr. 1336 nu se aplică entităților economice care desfășoară comerț cu amănuntul cu produse accizabile.

Persoană fizică-întreprinzător (ФОП) plătitoare de impozit unic, într-un sat sau într-o așezare cu statut administrativ de „селище”

Punctul 1 din Listă permite comerțul cu amănuntul cu produse neaccizabile folosind КОРО și РК pentru ФОП — plătitori ai impozitului unic — pe teritoriul unui sat sau al unei așezări cu statut administrativ de „селище”. Acest temei nu acoperă toate serviciile sau toate tipurile de activitate din astfel de localități.

Nu puteți folosi acest temei dacă există cel puțin una dintre următoarele situații:

• în același spațiu comercial se vând și produse accizabile;
• același ФОП desfășoară comerț la distanță, inclusiv prin internet;
• consiliul local a adoptat o hotărâre care impune utilizarea RRO sau PRRO pentru această formă de comerț pe teritoriul respectiv.

Limita anuală a volumului decontărilor este de 167 de salarii minime stabilite prin lege la 1 ianuarie al anului respectiv, pentru fiecare punct de vânzare. Contabilul trebuie să determine plafonul bănesc pentru anul vizat și să monitorizeze separat decontările fiecărui punct.

Alte formate comerciale

Pentru o localitate montană este necesar statutul acordat în mod oficial. Amplasarea magazinului într-o zonă montană nu confirmă acest statut. Pentru fiecare temei se aplică și restricția generală privind comerțul cu amănuntul cu produse accizabile.

După depășirea limitei corespunzătoare, întreprinzătorul trebuie să treacă la RRO sau PRRO în termen de o lună de la data depășirii.

Exemplu ipotetic: magazinul funcționează legal în temeiul punctului 22, iar volumul total anual al decontărilor entității înaintea următoarei vânzări este de 498 000 UAH. O vânzare de 3 000 UAH mărește volumul la 501 000 UAH: 498 000 + 3 000 = 501 000. Limita a fost depășită cu 1 000 UAH. Proprietarul înregistrează data acestei vânzări și organizează trecerea în termen de o lună de la acea dată.

Cum se înregistrează КОРО și registrul de decontare

Verificați mai întâi evidența magazinului

Înainte de depunerea cererii, proprietarul sau contabilul verifică în secțiunea privată a Cabinetului Electronic adresa, denumirea și starea magazinului, precum și evidența corespunzătoare locului unde se află acesta. Informațiile despre magazin, inclusiv unul închiriat, se transmit DPS folosind formularul nr. 20-ОПП, la locul principal de evidență fiscală, în termen de 10 zile lucrătoare de la înregistrarea, crearea sau deschiderea acestuia.

Dacă magazinul este deschis pe teritoriul unde întreprinzătorul nu este luat în evidență, trebuie să se înregistreze și la locul secundar de evidență. Modificările adresei, denumirii, tipului de drept sau stării obiectului se notifică prin formularul nr. 20-ОПП în aceeași procedură și în aceleași termene.

Formularul nr. 20-ОПП poate fi depus electronic. Pentru obiectele înregistrate de o autoritate de stat fără atribuirea unui număr de înregistrare se aplică procedura pe hârtie, cu o copie a documentului justificativ. După depunerea electronică, DPS introduce informațiile cel târziu în ziua următoare, iar după depunerea pe hârtie — în cel mult 10 zile lucrătoare de la primire. Verificați dacă magazinul apare ca obiect activ înainte de a înregistra cartea.

Pregătiți registrele și cererile

1. Alegeți formularul corespunzător de КОРО: pentru RRO sau pentru unitatea economică. Formularele și cererile oficiale sunt incluse în Procedura de înregistrare și ținere a КОРО și РК.
2. Coaseți КОРО, numerotați consecutiv filele și aplicați un mijloc de control care să nu permită scoaterea filelor fără deteriorarea integrității acestuia.
3. Completați pagina de titlu: datele întreprinzătorului sau ale întreprinderii, numărul de file și numărul mijlocului de control. Pentru КОРО aferentă unei RRO indicați și modelul aparatului, numerele de serie și fiscale, precum și versiunea software-ului.
4. Pregătiți РК, legată mecanic de producător. Verificați succesiunea chitanțelor și absența seriilor și numerelor duplicate în limita numărului de cifre stabilit. Completați datele întreprinzătorului pe pagina de înregistrare și aplicați mijlocul de control.
5. Depuneți documentele la organul DPS competent. Dacă acționează un reprezentant, acesta trebuie să aibă documente care îi atestă identitatea și împuternicirile.

În mod obișnuit, КОРО se înregistrează la DPS de la locul principal de evidență fiscală. Un plătitor de impozit pe profit poate înregistra registrele la locul unde se află o subdiviziune separată dintr-o altă comunitate teritorială, în condițiile Procedurii.

Dacă nu există temeiuri de refuz, DPS înregistrează cartea în cel mult două zile lucrătoare de la primirea cererii. Pentru prima КОРО aferentă unei RRO, data înregistrării coincide cu data înregistrării aparatului.

În КОРО pentru unitatea economică, mențiunile de înregistrare de pe pagina de titlu sunt făcute de un funcționar al DPS. După înregistrarea КОРО pentru RRO, întreprinzătorul înscrie numărul fiscal al acesteia și denumirea organului DPS. Pentru РК, întreprinzătorul completează numărul registrului, data înregistrării, denumirea DPS, seria și numărul primului formular, numărul formularelor și numărul mijlocului de control. După aceasta, РК se consideră înregistrată.

De ce poate DPS să refuze

Verificați dosarul și datele fiscale dacă ați primit un refuz. Procedura prevede următoarele temeiuri:

• RRO nu este înregistrată sau înregistrarea ei a fost anulată — pentru cartea aferentă unei RRO;
• documentele nu au fost depuse integral;
• DPS deține informații despre anularea licenței pentru activitatea respectivă;
• întreprinzătorul nu este înregistrat la organul la care a depus documentele;
• DPS nu a fost informat despre unitatea economică sau, potrivit datelor fiscale, aceasta este închisă ori nu este exploatată;
• întreprinzătorul sau întreprinderea nu figurează în Registrul Unic de Stat al Persoanelor Juridice, Persoanelor Fizice Întreprinzătoare și Formațiunilor Publice (ЄДР);
• întreprinzătorul sau subdiviziunea sa separată nu este înregistrată la adresa unității economice.

DPS comunică motivul refuzului în cel mult două zile lucrătoare. În cazul depunerii electronice, motivul poate fi indicat în a doua confirmare. Păstrați confirmarea înregistrării reușite împreună cu documentele casei de marcat.

Cum se formalizează renunțarea la КОРО

Proprietarul emite un ordin sau un alt act administrativ propriu: în caz de defecțiune a RRO sau de întrerupere a energiei electrice, casierul oprește decontările până la conectarea corespunzătoare a unei RRO de rezervă sau reluarea funcționării. Este indicat ca documentul să numească persoana responsabilă de oprirea casei, notificarea centrului de service și conectarea aparatului de rezervă.

Dacă RRO se înregistrează pentru prima dată, decizia se indică în cererea nr. 1-РРО. DPS înscrie în certificatul de înregistrare o mențiune despre lipsa КОРО și oprirea decontărilor în situațiile de avarie corespunzătoare.

Pentru registrele deja înregistrate, urmați acești pași:

1. Emiteți actul administrativ.
2. În cel mult două zile lucrătoare de la apariția temeiului, depuneți formularul nr. 2-КОРО pentru fiecare КОРО înregistrată pentru această RRO.
3. Verificați anularea tuturor registrelor. După primirea cererii, DPS efectuează anularea cel târziu în următoarea zi lucrătoare. РК asociate se anulează simultan cu КОРО.
4. Depuneți formularul nr. 1-РРО cu mențiunea „Reînregistrare” și certificatul de înregistrare valabil pentru a obține un nou certificat nr. 3-РРО. Dacă nu există temeiuri de refuz, DPS reînregistrează RRO și emite noul certificat în cel mult două zile lucrătoare de la depunerea cererii.
5. Instruiți casierii cu privire la procedura de lucru și păstrați registrele utilizate anterior pe durata corespunzătoare.

Succesiunea anulării fiecărei cărți și obținerea noului certificat sunt explicate de DPS în explicația privind renunțarea la КОРО. Încetarea înregistrărilor în carte nu înlocuiește această procedură. În caz de avarie, după formalizarea renunțării, casierul nu poate accepta plata cu promisiunea de a elibera bonul mai târziu.

Ce face casierul când nu este curent sau RRO s-a defectat

Pentru o întrerupere temporară a energiei electrice, articolul 5 din Legea nr. 265 permite efectuarea decontărilor cu КОРО și РК timp de cel mult 7 zile lucrătoare. Dacă întreruperea durează mai mult de 7 zile lucrătoare, casierul oprește decontările cu КОРО și РК. Pentru continuarea decontărilor, proprietarul asigură funcționarea unei RRO sau PRRO înregistrate corespunzător, cu respectarea regulilor de utilizare. Pentru repararea unei RRO se aplică reguli distincte, inclusiv obligațiile centrului de service tehnic (ЦСО).

Dacă casierul constată o defecțiune a RRO sau deteriorarea mijloacelor sale de control, proprietarul sau angajatul desemnat notifică ЦСО în scris sau prin mijloace electronice, în formă liberă, în aceeași zi lucrătoare. DPS de la locul evidenței fiscale trebuie notificat în termen de două zile lucrătoare după ziua constatării. Păstrați notificarea și confirmarea transmiterii. Reparația se organizează prin ЦСО.

Dacă ЦСО nu asigură reparația în garanție cel târziu în a șaptea zi lucrătoare de la predarea aparatului la reparat, acesta este obligat să pună în funcțiune o RRO de rezervă, înregistrată corespunzător pe numele întreprinzătorului.

Înaintea primei chitanțe pe hârtie

1. Verificați că КОРО este înregistrată exact pentru această RRO, iar РК — pentru КОРО corespunzătoare.
2. Indicați data începerii utilizării pe pagina de titlu a КОРО și pe pagina de înregistrare a РК, dacă începeți utilizarea acestor registre.
3. Înainte de a începe lucrul cu РК, completați coloanele 1–5 din secțiunea 2 a КОРО conform denumirilor lor din formular.
4. Înscrieți în cotorul chitanței, ca depunere de serviciu, numerarul aflat la locul de efectuare a decontărilor în momentul avariei.
5. Utilizați РК înregistrate consecutiv, potrivit numerelor lor de ordine, până la folosirea tuturor chitanțelor din fiecare registru. După încetarea avariei, păstrați РК neîncheiată pentru utilizarea următoare. Fiecare loc de efectuare a decontărilor trebuie să aibă o РК separată.

Înainte de utilizarea РК, proprietarul asigură completarea rubricilor permanente necesare pe toate chitanțele. Pentru vânzările obișnuite folosiți chitanța formularului РК-1. Formularul simplificat РК-2 este permis numai în cazurile stabilite; pentru vânzarea de produse sau servicii neaccizabile — atunci când legea permite decontările fără RRO și suma totală a decontării nu depășește 10 UAH.

Cum se completează chitanța РК-1

Chitanța are un cotor, care rămâne în registru, și o parte detașabilă pentru cumpărător. Casierul completează mai întâi cotorul, apoi partea detașabilă. Suma totală a decontării trebuie să coincidă în ambele părți. Partea detașabilă se înmânează cel târziu la încheierea decontării.

Verificați mențiunile obligatorii de pe formular: în partea detașabilă — „РОЗРАХУНКОВА КВИТАНЦІЯ” (chitanță de decontare), „Сума розрахунку” (suma decontării) și „Розрахунок провів” (decontarea a fost efectuată de), cu spațiu pentru semnătură; în cotor — „Сума розрахунку, всього” (suma totală a decontării) și mențiunile prevăzute de formular pentru cotele de impozitare. Mențiunile și rubricile pentru datele despre produse trebuie, de asemenea, să corespundă formularului РК-1. Verificați următoarele elemente și înregistrări:

• seria de patru litere și numărul de șase cifre, tipărite de producător și identice în ambele părți;
• în partea detașabilă — denumirea întreprinzătorului sau a întreprinderii și datele fiscale: pentru neplătitorul TVA — numărul fiscal cu mențiunea „ІД”, pentru plătitorul TVA — numărul individual de identificare fiscală cu mențiunea „ПН”; pentru persoanele cu mențiunea corespunzătoare în pașaport se aplică datele de pașaport prevăzute de formular;
• suma totală și moneda decontării în ambele părți;
• data decontării — ziua, luna și anul — în cotor și în partea detașabilă, precum și semnătura casierului, prevăzută de formular, în partea detașabilă;
• în cotor — sumele decontărilor pentru cotele corespunzătoare de TVA, acciză sau alt impozit, dacă întreprinzătorul este plătitorul acestuia.

Formularul РК-1 conține și mențiuni și rubrici pentru denumirea produsului, prețul unitar, cotele de impozitare și valoarea produselor. La cererea cumpărătorului, casierul înscrie suplimentar informațiile despre produsele cumpărate prevăzute de formular. La vânzarea cu amănuntul a produselor accizabile, casierul înscrie obligatoriu în cotor denumirea și valoarea produsului; pentru combustibil indică și sortimentul acestuia. La vânzarea băuturilor alcoolice și a produselor din tutun, denumirea, valoarea, cota și suma accizei sau a altui impozit se înscriu atât în cotor, cât și în partea detașabilă. Datele marcajului fiscal se indică în cazurile prevăzute de legislație. Magazinele duty-free indică, de asemenea, caracteristicile speciale ale produselor și datele de pașaport ale cumpărătorului conform secțiunii IV din Regulamentul nr. 13.

Utilizarea unei РК pe hârtie în timpul avariei unei RRO clasice nu conferă dreptul de a vinde permanent produse accizabile fără RRO în temeiul Hotărârii nr. 1336. Pentru vânzarea de avarie se păstrează cerințele aplicabile produsului respectiv.

Înregistrările se fac cu pix cu pastă închisă la culoare. Documentul căruia îi lipsește cel puțin un element obligatoriu sau pentru care nu este respectat domeniul de utilizare nu se acceptă drept document de decontare. Totuși, o inexactitate în denumirea produsului care nu denaturează informațiile despre operațiune nu face, prin ea însăși, ca documentul să nu mai fie document de decontare.

Restituiri, numerar de serviciu și greșeli

La restituirea banilor, casierul înscrie suma cu semnul minus în cotorul și în partea detașabilă a chitanței. Dacă restituirea pentru un produs sau un serviciu plătit anterior depășește 100 UAH, casierul sau persoana cu răspundere materială întocmește un proces-verbal de eliberare a banilor. Acesta indică datele documentului cumpărătorului, informații despre produs sau serviciu, suma restituită și numărul chitanței care confirmă cumpărarea.

Procesul-verbal se predă contabilității. Dacă nu există contabilitate, acesta se lipește de ultima pagină a КОРО corespunzătoare. Procedura prevede păstrarea proceselor-verbale timp de trei ani; pentru documentele de evidență fiscală trebuie respectate și termenele aplicabile din Codul fiscal.

Numerarul adăugat de proprietar la locul de efectuare a decontărilor se înscrie de casier în cotor cu mențiunea „Службове внесення” (depunere de serviciu). Numerarul retras se înscrie cu mențiunea „Службова видача” (eliberare de serviciu). Aceste operațiuni nu reprezintă vânzarea unui produs.

Este interzisă corectarea unei înregistrări pe chitanță, reutilizarea acesteia sau scoaterea cotorului. Dacă a greșit sau a deteriorat chitanța, casierul scrie „Анульовано” (anulat) pe ambele părți și certifică mențiunea prin semnătura sa. Pentru decontarea corectă folosește următoarea chitanță.

Înregistrări în КОРО pe durata avariei

În КОРО valabilă pentru RRO, secțiunea 1 este destinată mișcării numerarului și sumelor decontărilor, iar secțiunea 2 — evidenței chitanțelor de decontare. Dacă un ciclu de utilizare a РК acoperă mai multe zile lucrătoare, casierul face înregistrări separate pentru fiecare zi. Coloanele 1 și 2 din secțiunea 2 se completează numai în prima zi a ciclului, iar coloana 8 — numai în ultima.

Pe baza chitanțelor, casierul completează zilnic secțiunea 1. La înregistrarea pentru prima zi adaugă datele corespunzătoare de pe banda de control, de la începutul zilei de lucru până la avarie. Coloanele 6–8 din secțiunea 2 se completează până la reluarea decontărilor prin RRO.

Exemplu ipotetic pentru verificarea numerarului: în momentul întreruperii, în casă erau 1 000 UAH. Prin РК, casierul a încasat 2 400 UAH în numerar, a restituit cumpărătorului 300 UAH și a predat proprietarului 800 UAH. Soldul estimat: 1 000 + 2 400 − 300 − 800 = 2 300 UAH. Suma inițială de 1 000 UAH se înscrie ca depunere de serviciu, iar cei 800 UAH retrași — ca eliberare de serviciu. Cei 2 400 UAH încasați de la cumpărători și cei 300 UAH restituiți se evidențiază separat; o restituire de peste 100 UAH necesită un proces-verbal.

Cum se încheie lucrul cu РК după reluarea funcționării RRO

1. Încheiați în КОРО înregistrările chitanțelor utilizate înaintea primei decontări noi prin RRO.
2. Înregistrați prin RRO reparată sau de rezervă sumele decontărilor din perioada de utilizare a РК, separat pentru fiecare cotă de TVA, acciză sau alt impozit.
3. Dacă memoria operativă a RRO a fost ștearsă, adăugați sumele corespunzătoare de dinaintea avariei, potrivit benzii de control.
4. Generați raportul Z — bonul fiscal de raportare, care conține totalul activității.
5. În înregistrarea din КОРО aferentă acestui raport Z, indicați datele anterioare ale căror informații sunt totalizate.
6. Dacă este necesar, efectuați o depunere de serviciu pentru suma de numerar care rămâne efectiv la locul de efectuare a decontărilor.

Dacă vechea RRO nu mai poate fi reparată și este înlocuită cu un aparat nou, se aplică o procedură separată. DPS explică faptul că sumele din РК asociată vechii RRO nereparabile nu se înregistrează prin noua RRO. Proprietarul depune cererea nr. 4-РРО pentru anularea vechiului aparat, împreună cu certificatul de înregistrare, și depune raportarea corespunzătoare pentru chitanțele utilizate. Detaliile sunt prezentate în răspunsul ZIR despre înlocuirea RRO nereparabile.

Cum se ține КОРО pentru o unitate economică

Când magazinul funcționează legal fără RRO, cu КОРО și РК, casierul ține cartea zilnic. Aceasta trebuie să se afle în unitatea economică înregistrată sau la locul de efectuare a decontărilor. Elementele chitanțelor se înscriu înainte de începerea utilizării РК și imediat după încheierea utilizării acesteia în cursul zilei sau al turei.

Sumele primite de la cumpărători și cele plătite acestora se înscriu separat. Dacă magazinul are mai multe locuri de efectuare a decontărilor, se poate folosi o singură КОРО, dar fiecare loc trebuie să aibă o РК separată și înregistrări zilnice distincte. Dacă într-un loc s-au folosit mai multe РК într-o zi, se fac înregistrări separate pentru fiecare registru.

ЗВР-1 și Declarația privind РК utilizate: cine și când le depune

Raportarea pentru registrele utilizate este întocmită de contabil sau de ФОП. Formularul ЗВР-1 se depune pentru КОРО aferente unei unități economice, ținute cu РК în cazurile prevăzute de lege. Raportarea privind chitanțele de decontare utilizate include ЗВР-1 și Declarația privind РК utilizate. Aceasta se aplică și chitanțelor folosite în timpul funcționării de avarie a unei RRO clasice.

Termenul este cel târziu data de 15 a lunii următoare celei de raportare. Documentele se depun la DPS de la locul de înregistrare a РК. КОРО și РК nu trebuie depuse împreună cu raportul. Păstrați confirmarea acceptării raportării.

Dacă КОРО de avarie este doar înregistrată, iar РК nu a fost folosită în cursul lunii, simpla existență a cărții nu creează o obligație necondiționată de a depune lunar un ЗВР-1 cu valori zero.

Formularul ЗВР-1 se întocmește lunar, în grivne și copeici. Conform Instrucțiunii în vigoare la Ordinul nr. 13:

• în coloana 1 se indică numărul de ordine al înregistrării;
• în coloana 2 — numărul fiscal al КОРО pentru unitatea economică;
• în coloana 3 — suma totală a banilor primiți de la cumpărători;
• în coloanele 4 și 5 — părțile decontărilor impozitate cu TVA și, respectiv, acciză;
• în coloanele 6 și 7 — sumele corespunzătoare ale impozitelor;
• în coloana 8 — banii plătiți la restituiri.

Sumele înscrise din greșeală nu se includ în coloanele 3–8. Dacă este necesar, adăugați o notă explicativă. În rândul „Разом” (Total) însumați coloanele corespunzătoare. Pentru persoana juridică, raportul este semnat de conducător și contabilul-șef, iar pentru ФОП — de întreprinzătorul însuși. Utilizați formularul ЗВР-1 și Instrucțiunea în vigoare și Declarația oficială privind РК utilizate.

Când este necesară reînregistrarea КОРО și РК

La reînregistrarea КОРО pentru o unitate economică sau a RRO propriu-zise, proprietarul ori reprezentantul reînregistrează și РК asociată. Pentru РК se aplică procedura de la punctul 1 din capitolul 2, secțiunea II a Procedurii КОРО și РК: se depune formularul nr. 1-КОРО cu mențiunea „Reînregistrare”, se indică motivul și se prezintă registrul care urmează să fie reînregistrat, în cel mult cinci zile lucrătoare de la apariția temeiului.

Reînregistrarea este necesară la schimbarea datelor întreprinzătorului înscrise în carte, a adresei sau denumirii unității economice, a domeniului de utilizare a RRO, a versiunii software-ului intern al acesteia, precum și în cazul unor erori sau neconcordanțe pe pagina de titlu.

Conform procedurii generale, proprietarul sau reprezentantul depune la DPS, de la locul de înregistrare, formularul nr. 1-КОРО cu mențiunea „Reînregistrare”, motivul și cartea, în cel mult cinci zile lucrătoare de la apariția temeiurilor. DPS efectuează reînregistrarea în cel mult două zile lucrătoare și certifică modificările pe pagina de titlu.

La reînregistrarea RRO, DPS poate reînregistra automat toate КОРО înregistrate pentru aceasta. Dacă s-au modificat date care necesită înlocuirea certificatului de înregistrare a RRO, inclusiv versiunea software-ului intern al acesteia, proprietarul sau reprezentantul depune la DPS de la locul înregistrării aparatului formularul nr. 1-РРО cu mențiunea „Reînregistrare”, indicând motivul, și certificatul de înregistrare, în termen de cinci zile lucrătoare după ziua apariției modificărilor. De exemplu, la schimbarea software-ului intern al RRO nu este necesar să se depună un formular separat nr. 1-КОРО — acest lucru este confirmat de răspunsul ZIR privind reînregistrarea КОРО pentru RRO. După procedură, verificați dacă pagina de titlu pe hârtie corespunde datelor noi; modificarea automată în sistemul DPS nu reprezintă o înscriere în cartea pe hârtie.

La trecerea întreprinzătorului la un alt organ DPS de la locul principal de evidență, sistemul DPS reînregistrează automat КОРО în termen de două zile lucrătoare de la transfer. Cartea eliberată rămâne valabilă până la modificarea datelor de pe pagina de titlu. Pentru redenumirea străzilor și a altor obiecte toponimice, Procedura prevede separat depunerea cererii cu mențiunea „Reînregistrare” și a cărții.

Corectarea, încheierea și anularea КОРО

O înregistrare în КОРО poate fi corectată de angajatul care a făcut-o sau de persoana care îi exercită atribuțiile. Corectarea este certificată prin semnătura persoanei responsabile a întreprinderii sau a ФОП.

O filă deteriorată sau cu mai mult de cinci corecturi se taie cu o linie diagonală pe ambele fețe; se scrie „Анульовано” (anulat), se indică data și se aplică semnătura persoanei responsabile sau a ФОП. Toate datele se transferă pe o filă nouă, al cărei număr se indică pe fila anulată.

Când КОРО s-a încheiat, se indică data încheierii pe pagina de titlu. După utilizarea tuturor chitanțelor din РК, pe pagina sa de înregistrare se indică data încheierii și suma totală a decontărilor aferente registrului. Încheierea completării nu înseamnă renunțarea voluntară la registre sau distrugerea acestora.

КОРО pentru RRO se anulează odată cu anularea înregistrării aparatului sau la cererea proprietarului, inclusiv în caz de pierdere, furt, inutilizabilitate sau renunțare formalizată. Pentru КОРО aferentă unei unități economice, temeiurile includ și utilizarea la o altă adresă, închiderea obiectului, încetarea activității, hotărârile judecătorești relevante, situațiile prevăzute de Procedură privind ФОП și deteriorarea mijlocului de control.

Cererea nr. 2-КОРО se depune în cel mult două zile lucrătoare de la apariția temeiului. În caz de furt, se atașează o copie a documentului corespunzător al poliției. DPS anulează înregistrarea cel târziu în următoarea zi lucrătoare după primirea cererii.

Dacă integritatea mijlocului de control al КОРО este compromisă, DPS poate anula înregistrarea sau poate decide resigilarea. Nu trebuie să schimbați mijlocul de control pe cont propriu și să continuați decontările cu această carte. Pentru РК, un mijloc de control deteriorat, falsificat sau necorespunzător atrage procedura de anulare a înregistrării acesteia.

Cum se păstrează registrele și rapoartele Z și ce trebuie făcut în caz de pierdere

КОРО și РК utilizate se păstrează cel puțin trei ani după încheierea lor, potrivit Legii nr. 265. Într-un magazin fix trebuie să se afle și ultima КОРО încheiată corespunzător. Procedura prevede excepții pentru transport, comerțul ambulant și mobil, precum și pentru obiectele în care, în mod legal, КОРО nu a fost înregistrată în baza deciziei proprietarului.

Rapoartele Z pot fi păstrate pe hârtie și/sau în format electronic. Modul de păstrare trebuie să permită vizualizarea raportului, inclusiv în timpul unui control. Datele trebuie să corespundă copiilor electronice din memoria fiscală a RRO și/sau de pe serverul DPS. Proprietarul desemnează o persoană responsabilă de arhivă și verifică dacă fișierele se deschid și sunt accesibile pentru data necesară.

Pentru rapoartele Z, Procedura nr. 547 trimite în mod expres la punctul 44.3 din Codul fiscal. Nu aplicați același termen tuturor documentelor:

• pentru documentele persoanelor juridice încadrate la subpunctul 44.3.2, termenul minim este de 1 825 de zile;
• pentru alte documente potrivit subpunctelor 44.3.3 și 44.3.4 — 1 095 de zile;
• pentru categoriile speciale de control fiscal prevăzute la subpunctul 44.3.1 — 2 555 de zile.

Termenul pentru documentele utilizate în raportarea fiscală se calculează de la depunerea acesteia, iar dacă nu este depusă — de la termenul-limită. Pentru documentele referitoare la altă legislație controlată de DPS, termenul se calculează de la operațiunea economică relevantă. Dacă pentru carte sau chitanțe se aplică un termen fiscal mai lung, respectați-l împreună cu cerința de trei ani după încheiere. Luați în calcul prelungirea termenelor prevăzută de lege; documentele legate de un control se păstrează până la încheierea acestuia și expirarea termenului legal de contestare a deciziilor adoptate în urma lui. Dacă este în curs o contestație administrativă sau o procedură judiciară, documentele se păstrează până la încheierea procedurii respective sau soluționarea cauzei de către instanță. În toate cazurile respectați termenele minime de la punctul 44.3 din Codul fiscal (ПКУ).

În caz de pierdere a РК, notificați DPS de la locul de înregistrare a КОРО în cel mult două zile lucrătoare de la pierdere. În caz de pierdere a КОРО, depuneți cererea de anulare în termenul stabilit de două zile lucrătoare.

Pentru documentele reglementate de articolul 44 din Codul fiscal, se aplică suplimentar procedura generală: notificați în scris DPS în termen de cinci zile, cu documente justificative privind evenimentul, și reconstituiți documentele în termen de 90 de zile calendaristice, calculate de la ziua următoare primirii notificării de către DPS. Nereconstituirea sau o nouă pierdere după folosirea acestui drept atrage consecințele prevăzute la punctul 44.5 din Codul fiscal (ПКУ).

Subpunctul 69.28 din Codul fiscal (ПКУ) stabilește reguli speciale pentru contribuabilii și agenții fiscali care și-au desfășurat activitatea pe teritorii cu ostilități active sau ocupate temporar și nu pot prezenta documente primare pentru confirmarea indicatorilor din raportarea fiscală. Pierderea documentelor trebuie să fie legată de acțiuni de război. Pentru documentele rămase pe teritoriile respective, condiția este imposibilitatea evacuării lor, existența unui risc pentru viață sau sănătate ori obstacole administrative stabilite de autorități. Dacă sunt îndeplinite condițiile, se depune o notificare în formă liberă, cu circumstanțele, perioadele de raportare și lista documentelor, iar dacă este posibil — și elementele lor de identificare. Pentru o întreprindere, notificarea este semnată de conducător și contabilul-șef. Simpla instituire a legii marțiale nu dă dreptul de a aplica această excepție și nu înlocuiește procedurile privind КОРО și РК.

PRRO: lipsa conexiunii și defecțiunea

Dacă o PRRO funcțională pierde conexiunea cu serverul fiscal, aceasta poate funcționa offline folosind un interval de numere fiscale obținut în prealabil. Decontările offline sunt interzise dacă nu există numere neutilizate. Documentul trebuie să indice modul offline.

Limitele generale sunt de 36 de ore consecutive și 168 de ore într-o lună calendaristică. Punctul 13 din secțiunea II a Legii nr. 265 permite depășirea acestor termene în timpul legii marțiale sau al stării de urgență ori în caz de forță majoră. Cerința de a avea un interval de numere obținut rămâne valabilă. Dacă există conexiune, nu se poate lucra offline.

După restabilirea conexiunii, PRRO trebuie să treacă automat în modul online. În termen de o oră trebuie transmise documentele offline și notificarea cu ora și data începerii și încheierii funcționării fără conexiune. Copiile documentelor offline se transmit serverului fiscal al DPS înainte de transmiterea raportului fiscal electronic și a bonului fiscal electronic de raportare pentru ziua în care au fost generate. PRRO păstrează aceste documente până când primește de la server confirmarea livrării lor.

Dacă PRRO însăși este defectă, casierul oprește decontările până la remedierea defecțiunii sau conectarea unei RRO de rezervă. În ziua constatării, proprietarul depune notificarea nr. 2-ПРРО la DPS, la producătorul PRRO și/sau la ЦСО, dacă există. Acest formular se folosește și în cazurile prevăzute de Procedură privind furtul PRRO sau compromiterea cheii private.

După remedierea defecțiunii, pentru reluarea activității se depune o cerere cu mențiunea „Reluarea funcționării”. Dacă aceasta nu este primită în termen de o lună, în Registru se înscrie anularea înregistrării PRRO.

Monitorizarea modului offline al PRRO în Torgsoft

În instrucțiunile pentru adăugarea PRRO în Torgsoft este descrisă acțiunea „Trecere în modul offline” pentru PRRO selectate, pentru o perioadă stabilită. Timpul este afișat în coloana „Mod offline până la”, care poate fi sortată descrescător. Astfel, angajatul responsabil de case poate vedea timpul stabilit pentru fiecare PRRO selectată.

Țineți cont de limitarea tehnică: instrucțiunile pentru versiunea 2026.0.3 descriu lipsa trecerii automate online până la ora stabilită și o încercare automată de trecere în termen de 10 minute după expirarea acesteia. Legea impune trecerea online în momentul restabilirii conexiunii. Înainte de a folosi această acțiune, angajatul responsabil trebuie să obțină de la echipa de asistență confirmarea că versiunea și setările concrete asigură trecerea automată online imediat după restabilirea conexiunii. Dacă PRRO rămâne offline până la ora stabilită sau așteaptă o încercare automată ulterioară, nu folosiți această acțiune pentru efectuarea decontărilor. Efectuați decontări offline numai în lipsa conexiunii și cu numere fiscale neutilizate din intervalul obținut.

Consecințele încălcărilor

Pentru aceste sancțiuni financiare, o unitate neimpozabilă este egală cu 17 UAH: 50 × 17 = 850 UAH, 30 × 17 = 510 UAH. Renunțarea la КОРО formalizată corespunzător nu constituie o încălcare a obligației de utilizare a registrelor. Sancțiuni diferite nu trebuie adunate automat pentru un singur eveniment fără identificarea încălcării concrete.

Exemplu ipotetic: dacă o vânzare afectată de încălcarea punctului 1 al articolului 17 a fost de 2 000 UAH și nu se aplică o scutire, sancțiunea pentru prima încălcare este 2 000 × 100% = 2 000 UAH. Pentru o încălcare ulterioară privind aceeași sumă — 2 000 × 150% = 3 000 UAH. Ratele preferențiale de 25% și 50% pentru anumite persoane ФОП s-au aplicat până la 31 iulie 2025.

Separat, articolul 155-1 din Codul Ucrainei privind contravențiile administrative (КУпАП) prevede amenzi administrative pentru încălcarea procedurii de decontare comercială: pentru persoanele care efectuează decontări — 34–85 UAH, iar pentru persoanele cu funcții de răspundere — 85–170 UAH. Dacă persoana a fost deja sancționată administrativ pentru o astfel de încălcare în ultimele 12 luni, sumele sunt, respectiv, 85–170 UAH și 170–340 UAH. Procesul-verbal poate fi întocmit de funcționari autorizați ai DPS, iar cauza este judecată de instanță. Termenul general pentru aceste cauze judiciare este de trei luni de la săvârșire, iar pentru o încălcare continuă — de la constatare.

Scutiri de răspundere în timpul războiului

Legea marțială nu anulează toate cerințele Legii nr. 265. Punctul 14 din secțiunea II a acesteia prevede scutirea de răspundere pentru încălcările relevante în cazul vânzărilor pe teritoriile ocupate temporar și pe teritoriile cu ostilități active sau posibile, până la datele de încetare a statutului respectiv stabilite de lege. Excepție fac încălcările procedurii de decontare la vânzarea produselor accizabile.

Pentru a stabili dacă scutirea se aplică, proprietarul sau contabilul verifică locul concret de vânzare, categoria teritoriului și datele aferente în Lista aprobată prin Ordinul nr. 376. Scutirea nu se extinde asupra întregii regiuni doar pentru că aceasta include anumite teritorii cu statutul respectiv.

Subpunctul 112.8.9 din Codul fiscal (ПКУ) prevede, de asemenea, scutirea de răspundere financiară dacă încălcarea concretă a fost cauzată de circumstanțe de forță majoră. Este necesară o legătură cauzală cu acțiunea sau omisiunea concretă. Păstrați documente privind avaria, daunele și imposibilitatea de a îndeplini obligația.

Ce trebuie să pregătească proprietarul pentru casier

Înainte de o avarie, proprietarul trebuie să stabilească metoda de decontare permisă și să desemneze angajații responsabili pentru fiecare acțiune. Lângă casa de marcat este util să existe instrucțiuni scurte și documentele necesare pentru metoda de lucru aleasă:

• decizia de a lucra cu КОРО și РК sau de a opri decontările în caz de avarie;
• registrele înregistrate corespunzător, chitanțele pregătite și un pix cu pastă închisă la culoare — dacă utilizați decontări pe hârtie;
• datele de contact ale ЦСО și ale angajatului responsabil, precum și procedura de notificare a DPS;
• formularul procesului-verbal de restituire a banilor, cu elementele necesare;
• procedura de încheiere a РК, de înregistrare a sumelor prin RRO și de păstrare a raportului Z;
• termenul de transmitere a documentelor contabilului pentru ЗВР-1 și Declarație;
• locul de păstrare a registrelor utilizate, a rapoartelor și a confirmărilor de acceptare a raportării.

Surse oficiale

• Legea Ucrainei „Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii” nr. 265/95-ВР: articolul 3, punctele 5–7, 14, 16; articolele 5, 9, 10; articolul 17, punctele 1, 3, 10; articolul 26; secțiunea II, punctele 12–15.
• Procedura de înregistrare și ținere a РК și КОРО, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 14.06.2016 nr. 547: secțiunea II, capitolul 1, punctele 1–11; capitolul 2, punctele 1–3; capitolul 3, punctele 1–4; capitolul 4, punctele 1–14; secțiunea III, capitolele 1–2; anexele 1–6.
• Procedura de înregistrare și utilizare a RRO, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 14.06.2016 nr. 547: secțiunea II, capitolul 2, punctul 4; capitolul 3, punctele 2–3; capitolul 4, punctul 3; secțiunea III, punctele 2, 9–10.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 23.08.2000 nr. 1336: punctele 2 și 2-1; Lista, punctele 1–4, 6, 7, 22. Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 07.02.2001 nr. 121: anexa, punctul 2 — termenul de trecere după depășirea limitei.
• Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de decontare, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 21.01.2016 nr. 13: secțiunea I, punctele 3–4; secțiunile IV și V, punctele 1–5 — chitanțele РК-1 și РК-2.
• Procedura de depunere a raportării pentru КОРО și РК, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 21.01.2016 nr. 13: punctele 3–5 și anexa. Formularul ЗВР-1 și Instrucțiunea, aprobate prin Ordinul nr. 13: punctele 1–3, 6–8.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: punctele 44.3–44.5, subpunctul 112.8.9, punctul 121.1; secțiunea XX, subsecțiunea 1, punctul 5; subsecțiunea 10, subpunctul 69.28.
• Procedura de evidență a plătitorilor de impozite și taxe, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 09.12.2011 nr. 1588: secțiunea VIII, punctele 8.1–8.6, 8.8; anexa 10 — formularul nr. 20-ОПП.
• Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a PRRO, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 23.06.2020 nr. 317: secțiunea II, punctul 12; secțiunea V, punctele 1–2.
• Codul Ucrainei privind contravențiile administrative nr. 8073-X: articolele 38, 155-1, 221, 255.
• Ordinul Ministerului Dezvoltării din 28.02.2025 nr. 376 privind Lista teritoriilor cu ostilități și ocupare temporară: punctele 1–2 și Lista. Hotărârea Cabinetului de Miniștri din 06.12.2022 nr. 1364: punctele 1 și 1-1 — categoriile de teritorii și datele statutului acestora.
• Decretul Președintelui Ucrainei din 13.07.2026 nr. 596/2026: punctele 1, 3 — prelungirea legii marțiale; Legea Ucrainei nr. 4928-IX: punctele 1–2 — aprobarea Decretului și intrarea sa în vigoare.
• Explicația DPS privind renunțarea la КОРО; ZIR privind reînregistrarea КОРО pentru RRO; ZIR privind decontările la înlocuirea unei RRO nereparabile.