Registrul „Oberih”: cum să vă verificați datele și să țineți evidența militară a angajaților

„Oberih” conține date personale și de serviciu ale recruților, persoanelor supuse obligației militare și rezerviștilor din Ucraina. Un antreprenor își poate verifica propriile informații prin Rezerv+ sau se poate adresa organului care gestionează Registrul. Dacă datele sunt incorecte, trebuie identificată înregistrarea eronată, pregătite documentele justificative și depusă o solicitare prin serviciul disponibil pentru cazul respectiv sau la organul competent.

Angajatorul — persoană juridică — verifică documentele de evidență militară la angajarea personalului, ține evidența militară individuală și respectă termenele de notificare a modificărilor. Schimbul electronic ajută la îndeplinirea acestor obligații; întreprinderea continuă să țină listele și documentele de evidență individuală. Pentru persoana fizică — întreprinzător (FOP), Regulamentul privind organizarea și ținerea evidenței militare a recruților, persoanelor supuse obligației militare și rezerviștilor, aprobat prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 1487 (în continuare — Regulamentul nr. 1487), nu stabilește în mod expres aceeași obligație de a ține evidența militară individuală a angajaților. Accesul angajatorului la informații este limitat de procedurile stabilite și de scopul evidenței.

Ce este „Oberih” și cui i se aplică Registrul

Denumirea oficială a „Oberih” este Registrul de Stat Unic al Recruților, Persoanelor Supuse Obligației Militare și Rezerviștilor. Potrivit articolelor 1–3 din Legea nr. 1951-VIII, acesta asigură identificarea cetățenilor și evidența militară, suportul informațional pentru completarea efectivelor formațiunilor militare și furnizarea către cetățeni a informațiilor despre îndeplinirea obligației militare. Documentele de evidență militară se întocmesc cu ajutorul mijloacelor Registrului.

Includerea în Registru este determinată de statutul cetățeanului ucrainean în evidența militară. Formula „toți bărbații cu vârsta între 17 și 60 de ani” nu cuprinde scopul legal și categoriile de persoane vizate de acesta. În special, evidența militară se aplică femeilor în cazurile prevăzute de articolele 1 și 37 din Legea nr. 2232-XII „Cu privire la obligația militară și serviciul militar”.

• Femeile cu studii medicale sau farmaceutice care sunt apte pentru serviciul militar din punctul de vedere al sănătății și vârstei trebuie înscrise în evidența persoanelor supuse obligației militare.
• Femeile cu alte specializări sau profesii înrudite cu specialitățile militare din lista Ministerului Apărării al Ucrainei sunt înscrise în această evidență la cerere, dacă sunt apte din punctul de vedere al sănătății și vârstei.
• Legea prevede, de asemenea, înscrierea femeilor în evidența recruților înainte de trimiterea voluntară la serviciul militar de bază.

Pentru angajator contează studiile angajatei, chiar dacă aceasta lucrează ca vânzătoare sau administratoare. Potrivit punctului 51 din Regulamentul nr. 1487, conducătorul întreprinderii notifică centrul teritorial de recrutare și sprijin social (TЦК та СП) competent despre angajatele cu studii medicale sau farmaceutice care nu sunt înscrise în evidența militară.

Articolul 13 din Legea nr. 1951-VIII reglementează separat formarea inițială a bazei de date: organele de stat desemnate transmit informații despre cetățenii ucraineni care trebuie înscriși în evidența militară potrivit legii și care au sub 60 de ani. Informațiile despre persoanele care nu sunt recruți, persoane supuse obligației militare sau rezerviști trebuie distruse conform procedurii stabilite. Această procedură trebuie avută în vedere separat de regulile pentru gestionarea înregistrărilor deja create.

Cine gestionează „Oberih” și cine are acces la informații

Potrivit articolului 5 din Legea nr. 1951-VIII, Ministerul Apărării al Ucrainei este deținătorul și administratorul Registrului, iar Statul Major General al Forțelor Armate ale Ucrainei este gestionar. Legea stabilește organele care administrează și gestionează Registrul, inclusiv centrele teritoriale de recrutare și sprijin social (ТЦК та СП) competente, Ministerul Apărării al Ucrainei, centrele de recrutare ale Forțelor Armate ale Ucrainei, organele Serviciului de Securitate al Ucrainei (СБУ) și subdiviziunile competente ale organelor de informații. Serviciul de Securitate al Ucrainei și organele de informații lucrează cu datele persoanelor aflate în evidență militară la organele sau subdiviziunile lor, în limitele competențelor ce le revin.

Informațiile despre o persoană din „Oberih” sunt confidențiale. Legea prevede accesul organelor autorizate în limitele competențelor lor și accesul cetățeanului la propriile informații după identificare. Aceste norme nu prevăd o căutare publică a înregistrărilor altor persoane după nume.

O persoană juridică poate obține anumite informații despre angajații săi prin procedura de confruntare a datelor prin Portalul Diia și poate folosi cabinetul de evidență individuală dacă există posibilitate tehnică. Regulile confruntării electronice a datelor prin Portalul Diia, conform anexei 28-1, nu se aplică persoanelor supuse obligației militare și rezerviștilor din Serviciul de Securitate al Ucrainei și organele de informații. Potrivit punctului 3 din anexa 28-1, persoana autorizată trebuie să aibă dreptul de a acționa în numele persoanei juridice, conform informațiilor din Registrul de Stat Unic al Persoanelor Juridice, Întreprinzătorilor Persoane Fizice și Formațiunilor Obștești.

Conducătorul sau această persoană autorizată semnează suplimentar notificările generate și semnate de persoana responsabilă privind primirea informațiilor, modificarea datelor de evidență conform punctului 8 din anexa 28-1 și efectuarea confruntării datelor. Pentru notificarea privind adăugarea sau ștergerea informațiilor despre angajare, conform punctului 5 al acestei anexe, este prevăzută semnătura persoanei responsabile, a conducătorului sau a persoanei autorizate. Semnatarii folosesc propria semnătură electronică calificată sau semnătură electronică avansată bazată pe un certificat calificat.

Dacă întreprinderea nu are cod în Registrul Unic de Stat al Întreprinderilor și Organizațiilor din Ucraina (ЄДРПОУ) sau nu dispune de posibilitatea tehnică pentru confruntarea electronică a datelor, aceasta efectuează confruntarea potrivit punctului 46 din Regulamentul nr. 1487. Lista informațiilor și procedura acțiunilor sunt stabilite la punctul 34 și în anexa 28-1 la Regulamentul nr. 1487. Acest acces este legat de raporturile de muncă și de îndeplinirea obligațiilor întreprinderii.

După cum explică Ministerul Apărării al Ucrainei, sistemul înregistrează acțiunile efectuate asupra datelor: ora, utilizatorul, conținutul acțiunii sau al solicitării și rezultatul. Drepturile de acces sunt delimitate. Angajatul întreprinderii responsabil de evidența militară își exercită propriile atribuții și folosește mijloacele de identificare electronică aferente.

Ce date conține Registrul și de unde provin

Articolele 6–8 din Legea nr. 1951-VIII definesc datele personale și de serviciu care pot fi incluse în Registru. Pentru a înțelege propria înregistrare și a verifica documentele de personal, este util să distingeți următoarele categorii.

Acestea sunt principalele categorii; lista completă este cuprinsă în articolele 7 și 8 ale Legii. Volumul de date din Registrul de stat nu stabilește ce informații poate colecta angajatorul în scopuri de personal.

Articolele 13 și 14 prevăd obținerea informațiilor de la persoana însăși și schimbul electronic cu sistemele de stat. De exemplu, organul fiscal transmite informațiile prevăzute de lege despre ocuparea unui loc de muncă și numărul de înregistrare al cardului de evidență fiscală al contribuabilului (РНОКПП). Fondul de Pensii al Ucrainei transmite informații despre ocuparea unui loc de muncă, experiența în specialitate și dizabilitate. Alte surse furnizează datele prevăzute de lege despre documente, domiciliu, studii, rezultatele examinărilor medicale și alte situații.

Dacă eroarea provine din sistemul din care au fost preluate datele, corectarea necesită informații rectificate de la organul de stat competent. De aceea, atunci când depuneți o solicitare, este util să stabiliți ce sursă conține informațiile greșite.

Cum își poate verifica un antreprenor sau un angajat propria înregistrare

Articolul 9 din Legea nr. 1951-VIII îi conferă persoanei dreptul de a afla dacă a fost inclusă în Registru și ce informații despre sine sunt înregistrate. Ministerul Apărării al Ucrainei confirmă că informațiile pot fi obținute gratuit prin Rezerv+, prin Portalul Diia dacă există posibilitate tehnică sau printr-o cerere scrisă adresată centrului teritorial de recrutare și sprijin social (ТЦК та СП) raional sau municipal ori subdiviziunii acestuia unde persoana este înregistrată.

Subpunctul 10 al punctului 1 din Regulile de evidență militară îi obligă pe recruți, persoanele supuse obligației militare și rezerviști să își confrunte datele personale cu evidențele centrului teritorial de recrutare și sprijin social (ТЦК та СП), organului Serviciului de Securitate al Ucrainei sau subdiviziunii organului de informații competent cel puțin o dată la cinci ani.

Pentru verificarea individuală prin Rezerv+, urmați instrucțiunile oficiale ale aplicației.

1. Instalați aplicația oficială. Verificați dacă Ministerul Apărării al Ucrainei este indicat drept dezvoltator. Instrucțiunile prevăd compatibilitate cu Android versiunea 7 sau mai nouă și iOS versiunea 13 sau mai nouă.
2. Identificați-vă electronic prin sistemul bancar BankID. Aveți nevoie de un cont și acces la aplicația sau cabinetul online al băncii. Autorizarea este efectuată de titularul înregistrării.
3. Verificați datele de contact. Aplicația poate prelua informații de la bancă. Introduceți numărul de telefon actual și adresa la care locuiți în prezent; e-mailul este opțional în acest proces. Confirmați contactele modificate prin metoda propusă de aplicație.
4. Așteptați preluarea datelor de evidență. După confirmarea datelor de contact, creați un cod de acces pentru următoarea autentificare în aplicație. Apoi aplicația trimite o solicitare către „Oberih” și vă informează când operațiunea este finalizată. Obținerea informațiilor poate dura.
5. Deschideți documentul cu informațiile complete. Verificați datele personale, tipul și categoria evidenței, organul de evidență, gradul și specialitatea militară, data actualizării și perioada de valabilitate a documentului. Dacă sunt afișate, verificați informațiile despre dreptul la amânare, exceptarea temporară de la mobilizare pentru desfășurarea activității profesionale sau încălcări ale regulilor de evidență.
6. Notați discrepanța exactă. Pentru solicitare, formulați ce câmp este incorect, ce informație ar trebui să conțină și ce document o confirmă.

Conform instrucțiunilor oficiale, documentul electronic de evidență militară are aceeași forță juridică precum cel pe hârtie. Pentru verificare, titularul deschide documentul și arată codul QR — un cod grafic pentru citirea informațiilor. Dacă aplicația afișează statutul „Necesită clarificare”, documentul electronic și codul QR nu sunt generate; utilizatorul vede datele din Registru și trebuie să afle motivul prin canalul corespunzător.

Ce să includeți într-o cerere scrisă privind propriile date

Potrivit explicațiilor Ministerului Apărării al Ucrainei, cererea trebuie să includă numele de familie, prenumele și patronimicul, dacă există, data și locul nașterii, domiciliul sau locul de ședere, numărul de înregistrare al cardului de evidență fiscală al contribuabilului (РНОКПП), dacă există, și datele pașaportului cetățeanului ucrainean. Telefonul și adresa de e-mail se indică dacă există.

Recomandare practică: cereți separat informații despre includerea în Registru și despre datele personale prelucrate acolo. Păstrați o copie a cererii și dovada depunerii. Potrivit punctului 4 din partea a doua a articolului 8 din Legea nr. 2297-VI, răspunsul privind prelucrarea datelor personale și conținutul acestora se furnizează în cel mult 30 de zile calendaristice de la primirea solicitării, cu excepția cazurilor prevăzute de lege. Dacă nu primiți răspuns în termenul stabilit, dovada depunerii vă va ajuta să vă argumentați reclamația.

Cum să corectați o eroare în „Oberih”

Articolul 9 din Legea nr. 1951-VIII prevede depunerea unei cereri motivate la organul competent care gestionează Registrul, în legătură cu includerea sau omiterea nejustificată a unei înregistrări ori corectarea unor informații inexacte. Dreptul de a cere modificarea datelor inexacte este prevăzut și de articolul 8 din Legea nr. 2297-VI „Cu privire la protecția datelor cu caracter personal”.

1. Stabiliți obiectul solicitării. De exemplu: nume de familie incorect, înregistrare lipsă sau serviciu militar neafișat.
2. Adunați documentele justificative. Alegeți documentele care se referă la eroarea respectivă și permit stabilirea informațiilor corecte.
3. Alegeți metoda de corectare disponibilă. Instrucțiunile oficiale pentru Rezerv+ descriu solicitări online pentru cazurile „datele nu au fost găsite” și „Sunt militar, dar figurez încă în evidență”.
4. Pentru alte discrepanțe, adresați-vă organului care gestionează Registrul. Ministerul Apărării al Ucrainei recomandă depunerea unei cereri la organul unde persoana este înregistrată. Dacă informațiile incorecte au fost introduse de alt organ, solicitarea se adresează chiar acelui organ. Erorile provenite dintr-un alt sistem de stat se corectează pe baza informațiilor rectificate de organul de stat competent.
5. Păstrați confirmarea solicitării. Pentru o solicitare electronică, păstrați mesajul disponibil privind depunerea sau primirea; pentru una scrisă, păstrați copia cu mențiunea de primire sau dovada livrării.
6. Verificați rezultatul. După notificarea modificărilor, obțineți din nou informațiile actuale și verificați câmpul corectat.

Pentru o solicitare privind serviciul militar neafișat, instrucțiunile Rezerv+ prevăd indicarea centrului teritorial de recrutare și sprijin social (ТЦК та СП) care a efectuat încorporarea, a denumirii unității militare și a unei scurte descrieri a situației. În cazul „datele nu au fost găsite”, aplicația generează o solicitare pe care utilizatorul o confirmă. După primirea solicitării, informațiile sunt verificate; notificarea privind modificările sosește dacă acestea sunt confirmate.

Rezerv+ oferă utilizatorului serviciile și câmpurile disponibile pentru actualizare. Utilizatorul poate modifica singur doar câmpurile prevăzute de serviciul disponibil. Pentru corectarea altor date personale și de serviciu trebuie depusă o solicitare sau o cerere conform procedurii relevante. Depunerea solicitării inițiază examinarea acesteia; rezultatul trebuie verificat după primirea răspunsului.

Potrivit punctului 23 din Regulamentul nr. 1487, schimbarea adresei de locuire și a altor date personale trebuie comunicată organelor competente în termen de șapte zile. Subpunctul 8 al punctului 1 din Regulile de evidență militară prevede separat notificarea schimbării locului de locuire sau de ședere, a numărului de telefon și a adresei de e-mail prin cabinetul electronic sau personal; prin cabinet, aceste date pot fi comunicate cel mult o dată la șapte zile. Persoanele înregistrate la organele Serviciului de Securitate al Ucrainei și organele de informații trebuie să se adreseze organului competent.

Ce obligații are întreprinderea și ce trebuie să ia în considerare un FOP

Partea a cincea a articolului 34 din Legea nr. 2232-XII atribuie conducătorilor anumitor organe, întreprinderi, instituții și organizații obligația de a ține evidența militară individuală la locul de muncă. Punctele 8, 14 și 16 din Regulamentul nr. 1487 detaliază această obligație. Forma privată de proprietate și numărul mic de angajați nu scutesc, prin ele însele, întreprinderea de ținerea evidenței.

Potrivit punctului 34, întreprinderea furnizează, la solicitarea organului competent de evidență militară, informații despre angajații pentru care ține evidența militară individuală. Acest punct obligă întreprinderea să informeze permanent centrul teritorial de recrutare și sprijin social (ТЦК та СП), organul Serviciului de Securitate al Ucrainei sau subdiviziunea organului de informații competent despre persoanele cu funcții de răspundere care încalcă Regulamentul nr. 1487 și despre recruții, persoanele supuse obligației militare și rezerviștii care încalcă Regulile de evidență militară.

Dacă întreprinderea primește un ordin de notificare a angajaților despre convocare, conducătorul aplică punctul 47: emite un ordin și îl aduce la cunoștința angajaților, care semnează personal de luare la cunoștință. Angajaților care lucrează la distanță sau de acasă, sunt temporar inapți de muncă, se află în concediu sau în deplasare de serviciu li se trimite notificarea prin poștă recomandată, cu opisul conținutului și confirmare de primire.

Copia ordinului și dovada notificării se transmit organului competent în termen de trei zile. Dacă există citații, acestea se înmânează angajaților. Organul competent este informat în scris despre angajații temporar inapți de muncă, precum și despre cei aflați în concediu sau în deplasare de serviciu, cu anexarea extraselor din ordine. Conducătorul asigură controlul asupra rezultatelor notificării și prezentării angajaților la convocare.

Conducătorul desemnează un angajat responsabil din cadrul serviciului de personal. Dacă întreprinderea nu are un asemenea post în schema de personal, atribuțiile revin persoanei care ține evidența angajaților. Dacă întreprinderea are mai puțin de 500 de persoane în evidența militară, punctul 10 din Regulamentul nr. 1487 prevede atribuirea acestor obligații unui angajat al serviciului de personal, cu un spor de până la 50% din salariul aferent funcției.

Numărul angajaților responsabili se stabilește conform punctelor 9–11, ținând cont de numărul persoanelor aflate în evidență la 1 ianuarie. Angajatul responsabil trebuie să îndeplinească cerințele de calificare pentru inspector de evidență militară. În fiecare an, până la 1 octombrie, întreprinderea stabilește necesitatea perfecționării calificării acestuia și asigură o astfel de instruire cel puțin o dată la cinci ani. Potrivit punctului 12, instruirea se desfășoară pe bază contractuală în instituții de învățământ care dețin o licență pentru activitatea respectivă.

La alegerea instituției, verificați și aprobarea programului său de pregătire de către Statul Major General al Forțelor Armate ale Ucrainei: instituția trebuie să obțină această aprobare pentru programele sale o dată la doi ani. Potrivit punctului 13, numirea sau eliberarea din funcție a conducătorului și a altor persoane responsabile se notifică centrului teritorial de recrutare și sprijin social (ТЦК та СП) raional sau municipal competent în termen de șapte zile de la data ordinului.

Articolul 34 și Regulamentul nr. 1487 nu menționează în mod expres FOP ca o categorie distinctă de angajator obligat să țină evidența militară individuală a angajaților. Prin urmare, listele, confruntările de date și notificările prevăzute de acest Regulament pentru întreprinderi nu trebuie extinse automat asupra FOP doar pentru că acesta are angajați. FOP care are calitatea de angajator verifică și documentele cerute de legislație pentru încheierea contractului de muncă.

Potrivit articolului 24 din Codul muncii al Ucrainei, cetățeanul prezintă documentul de evidență militară corespunzător în cazurile prevăzute de legislație. Întreprinzătorul își îndeplinește propriile obligații de evidență militară conform statutului său de cetățean și asigură personal protecția datelor cu caracter personal pe care le deține, potrivit articolului 24 din Legea nr. 2297-VI.

Cum verifică o persoană juridică documentele la angajare

Pentru cetățenii care sunt recruți, persoane supuse obligației militare sau rezerviști, punctul 34 din Regulamentul nr. 1487 prevede verificarea documentului de evidență militară și a concordanței informațiilor sale cu datele din Registru. Organizați verificarea înainte de angajare.

1. Verificați documentul și identitatea titularului. Evidența militară se ține pe baza datelor din pașaportul cetățeanului ucrainean și din documentul de evidență militară.
2. Verificați actualitatea informațiilor. Pentru confruntarea datelor, folosiți documentul electronic de evidență militară generat prin Portalul web de stat al serviciilor publice electronice în domeniul securității și apărării naționale, inclusiv prin Rezerv+, sau Portalul Diia, emis cu cel mult 72 de ore înainte de data angajării. Dacă există posibilitate tehnică, verificarea se poate efectua prin cabinetul de evidență individuală.
3. Respectați procedura specială. Pentru persoanele supuse obligației militare și rezerviștii din Serviciul de Securitate al Ucrainei și organele de informații, această procedură nu prevede verificarea concordanței documentului pe hârtie cu informațiile din Registru.
4. Confirmați înscrierea în evidența militară. Punctul 34 prevede că angajarea și înscrierea în evidența individuală se fac după înscrierea persoanei la centrul teritorial de recrutare și sprijin social (ТЦК та СП), organul Serviciului de Securitate al Ucrainei sau subdiviziunea organului de informații competent.
5. Aduceți Regulile de evidență militară la cunoștința angajatului, sub semnătură personală. Păstrați confirmarea împreună cu documentele de evidență necesare.
6. Introduceți informația în evidență și trimiteți notificarea. Respectați termenele separate pentru liste și pentru notificarea organului de evidență militară.

Recomandare practică: înainte de a conveni data începerii activității, explicați candidatului cerința privind documentul actualizat. Dacă data angajării se amână, verificați din nou dacă data generării documentului electronic respectă regula celor 72 de ore.

Pentru verificare, angajatul deschide personal documentul și îl prezintă pentru citire. Angajatorul verifică documentul în limitele procedurii stabilite. Parola personală, datele bancare și semnătura electronică calificată (КЕП) a angajatului trebuie să rămână sub controlul titularului: verificarea documentelor în cadrul procedurilor de personal nu îi conferă angajatorului dreptul de a intra în cabinetul personal al angajatului.

Ce termene să includeți în calendarul evidenței militare

Pentru persoanele juridice, principalele acțiuni și termene sunt stabilite la punctele 13, 34, 40–46 din Regulamentul nr. 1487.

Punctul 34 permite transmiterea electronică a notificărilor privind angajarea sau încetarea raporturilor de muncă prin Portalul Diia ori cabinetul de evidență individuală, dacă există posibilitate tehnică. Notificările transmise prin aceste canale nu se depun suplimentar pe hârtie. Dacă raporturile de muncă sunt formalizate electronic prin Sistemul informațional și analitic unic „Obrii”, Regulamentul prevede generarea și transmiterea automată a notificărilor corespunzătoare.

Listele de evidență militară individuală se țin conform anexei 5, iar situația evidenței operative conform anexei 12, în format electronic și/sau pe hârtie. Potrivit punctului 36, se întocmesc liste separate pentru corpul ofițerilor, corpul soldaților, sergenților și plutonierilor, femei și recruți. Potrivit punctului 37, listele se păstrează împreună cu copiile documentelor de evidență militară pe hârtie sau cu documentele electronice, inclusiv cele tipărite. Potrivit punctului 38, copiile documentelor persoanelor scoase din evidență sau excluse din aceasta de organul competent se păstrează într-un dosar separat; cerința nu se aplică persoanelor care au atins limita de vârstă pentru rămânerea în rezervă.

Potrivit punctului 36, în fiecare grupă de liste se evidențiază separat informațiile despre persoanele cu ordine de mobilizare, pe echipele corespunzătoare, în ordinea crescătoare a numerelor acestora. Persoanele care servesc în rezerva militară sunt evidențiate ca persoane supuse obligației militare cu ordine de mobilizare. Potrivit punctului 43, listele evidențiază separat și informațiile despre persoanele supuse obligației militare care beneficiază de exceptare temporară de la mobilizare pentru desfășurarea activității profesionale.

Informațiile despre foștii angajați ale căror raporturi de muncă au încetat și despre angajații scutiți de prestarea muncii ca urmare a încorporării sau încadrării în serviciul militar în perioada specială se păstrează în liste până la sfârșitul anului curent, conform punctului 44. Angajații ale căror contracte de muncă au fost suspendate rămân în liste. Potrivit punctului 35, în termen de șapte zile de la data la care un angajat atinge limita de vârstă pentru rămânerea în rezervă, conducătorul face în listă mențiunea „Exclus din evidența militară din cauza vârstei”.

Întreprinderea ține, de asemenea, registrul rezultatelor verificărilor și confruntărilor conform anexei 9 și afișează Regulile de evidență militară tipărite într-un loc vizibil, într-un spațiu accesibil publicului, potrivit punctelor 19 și 34.

Ce face angajatorul dacă informațiile nu corespund

Pașii practici depind de locul în care a apărut discrepanța: în lista întreprinderii, în datele despre raporturile de muncă sau în înregistrarea personală de evidență militară a angajatului.

1. Înregistrați discrepanța. Notați exact ce informații diferă, în ce documente și când ați constatat acest lucru. Anexați doar justificările necesare.
2. Verificați documentele de personal care stau la bază. Verificați ordinul de angajare, de transfer sau de încetare a raporturilor de muncă și documentele pe baza cărora se ține evidența. Dacă întreprinderea a făcut eroarea, corectați propriile înregistrări și transmiteți notificarea corespunzătoare.
3. Folosiți procedura de clarificare. Dacă există posibilitate tehnică, persoana autorizată acționează prin Portalul Diia sau cabinetul de evidență individuală. Dacă trebuie corectate datele personale ale angajatului, explicați-i cum să se adreseze organului care gestionează Registrul.
4. Păstrați rezultatul depunerii. Atașați dosarului acțiunii confirmarea, respingerea și motivul acesteia. Dacă solicitarea este respinsă, verificați motivul indicat și documentele necesare.
5. Verificați lista de control și confirmați confruntarea datelor. Prin Portalul Diia, generați o solicitare pentru informațiile actualizate. Potrivit punctului 11 din anexa 28-1, dacă întreprinderea nu a primit încă rezultatele examinării modificărilor conform punctului 9, lista de control include informațiile din notificarea transmisă privind modificarea datelor de evidență. Verificați lista de control și depuneți notificarea semnată privind efectuarea confruntării, confirmând corectitudinea informațiilor transmise. Dacă notificarea este generată de persoana responsabilă, aceasta trebuie semnată suplimentar de conducător sau de persoana autorizată. Potrivit punctelor 10–13 din anexa 28-1, notificarea semnată este blocată pentru editare și confirmă efectuarea confruntării. Potrivit punctului 16, Registrul poate limita automat numărul înregistrărilor de confruntare dacă întreprinderea efectuează un număr excesiv sau nejustificat de astfel de acțiuni. Aceste limitări nu împiedică confruntarea în cazurile în care datele de evidență s-au modificat efectiv. Înregistrați rezultatul în registrul rezultatelor verificărilor. Dacă nu există posibilitate tehnică pentru confruntarea electronică, persoana responsabilă depune personal listele și copiile documentelor de evidență militară la centrul teritorial de recrutare și sprijin social (ТЦК та СП) din unitatea administrativ-teritorială relevantă, conform graficului sau în termenele convenite. Pentru centrele teritoriale de recrutare și sprijin social (ТЦК та СП) din alte unități administrativ-teritoriale, se trimit în două exemplare extrase din liste și copii ale documentelor de evidență militară. Pentru confruntarea cu organele Serviciului de Securitate al Ucrainei și subdiviziunile organelor de informații, aceste materiale se trimit în două exemplare prin poștă recomandată, cu opisul conținutului și confirmare de primire. Păstrați exemplarul extrasului primit cu mențiunea confruntării și înregistrați rezultatul în registru.

Anexa 28-1 la Regulamentul nr. 1487 prevede clarificarea informațiilor despre locul de muncă în termen de 72 de ore de la transmiterea notificării, în condițiile stabilite: persoana este înregistrată în evidența militară, iar raporturile de muncă sau încetarea acestora sunt confirmate de informațiile Fondului de Pensii al Ucrainei.

Potrivit punctului 8 din anexa 28-1, angajatorul poate notifica modificarea domiciliului efectiv ori declarat sau înregistrat al angajatului și a datelor ordinului de numire în funcție. În termen de 72 de ore de la primirea notificării, Registrul verifică și actualizează datele relevante prin schimb electronic cu resursele de stat. Dacă schimbarea nu este confirmată prin schimbul electronic sau necesită o verificare suplimentară, operatorul centrului teritorial de recrutare și sprijin social (ТЦК та СП) competent o examinează în termen de trei zile lucrătoare de la data la care a fost informat. Erorile de format sau de logică a datelor opresc clarificarea prin Portalul Diia. În urma examinării se primește o notificare privind confirmarea sau respingerea modificărilor, împreună cu motivul.

Exemplu ipotetic. După încetarea raporturilor de muncă ale unui vânzător, Registrul continuă să îl afișeze ca angajat al magazinului. Persoana responsabilă verifică ordinul, actualizarea propriilor liste și transmiterea notificării, iar dacă serviciul este disponibil generează o notificare pentru ștergerea informației din lista persoanelor angajate. Pentru actualizarea automată trebuie să fie îndeplinite condițiile prevăzute în anexa 28-1. Angajatul întreprinderii păstrează răspunsul sistemului și verifică rezultatul.

Dacă discrepanța este constatată la angajarea unui candidat, stabiliți dacă aceasta afectează îndeplinirea punctului 34: existența documentului, actualitatea informațiilor și confirmarea înscrierii în evidența militară. Dacă verificarea nu poate fi finalizată pe baza datelor disponibile, organizați clarificarea prin organul competent. Decizia de personal trebuie să se bazeze pe faptele stabilite și cerințele legale aplicabile; o discrepanță tehnică necesită verificare.

Cum să protejați datele angajaților în timpul verificărilor și al solicitărilor

Partea a treia a articolului 6 din Legea nr. 1951-VIII permite prelucrarea datelor cu caracter personal în scopurile Registrului fără consimțământul persoanei. Totuși, punctele 8 și 8-1 ale articolului 7 stabilesc o condiție specială: informațiile despre părinți, reprezentanți, copii, starea civilă și membrii familiei se introduc numai cu consimțământul recrutului, persoanei supuse obligației militare sau rezervistului.

Angajatorul stabilește temeiul propriei prelucrări a datelor conform articolului 11 din Legea nr. 2297-VI. Îndeplinirea unei obligații prevăzute de lege poate constitui un astfel de temei. Totodată, articolele 6, 14 și 24 impun ca datele să corespundă scopului, volumul lor să nu fie excesiv și să fie asigurate protecția corespunzătoare și condițiile legale de transmitere.

Pentru organizarea activității, este util să stabiliți următoarele reguli:

• Acordați acces la dosarele de evidență numai angajaților desemnați care au nevoie de acesta pentru îndeplinirea atribuțiilor.
• Păstrați documentele și confirmările necesare într-un dosar cu acces restricționat. Pentru transmitere, folosiți canalul prevăzut de procedură.
• Colectați informații numai în volumul necesar formularelor stabilite și acțiunii concrete. Datele disponibile în cabinetul personal pot depăși nevoile angajatorului.
• Organizați verificarea astfel încât angajatul să controleze singur accesul în cabinetul său și să prezinte documentul necesar.
• Pentru pregătirea modelelor de solicitări în serviciile de inteligență artificială, folosiți exemple fictive sau anonimizate integral. Păstrați documentele reale de evidență militară, datele personale ale angajaților, codurile QR și materialele de evidență militară în procesul securizat stabilit de întreprindere.

Dacă o persoană consideră că datele sale sunt prelucrate ilegal sau primește informații inexacte, articolul 8 din Legea nr. 2297-VI prevede posibilitatea de a depune o cerere motivată de corectare, de a se adresa Comisarului pentru Drepturile Omului al Radei Supreme a Ucrainei sau instanței. Pentru această solicitare, păstrați cererea inițială, dovada depunerii, răspunsul primit și documentele care confirmă discrepanța.

Răspunderea pentru evidența militară proprie, evidența ținută de angajator și protecția datelor

În Ucraina, răspunderea depinde de obligația încălcată și de persoana care a încălcat-o. Verificați cauza neconcordanței în registrul „Oberih” și stabiliți ce date trebuie corectate.

Recruții, persoanele supuse obligației militare și rezerviștii răspund pentru încălcarea regulilor privind propria evidență militară în temeiul articolului 210 din Codul Ucrainei privind contravențiile administrative. Pentru o persoană cu funcție de răspundere din cadrul unui angajator persoană juridică, răspunderea potrivit articolului 210-1 depinde de încălcarea de către aceasta a legislației privind apărarea, pregătirea pentru mobilizare și mobilizarea. O simplă neconcordanță tehnică în date nu înseamnă automat aplicarea unei amenzi: trebuie stabilite încălcarea concretă și norma aplicabilă.

Limitele indicate sunt prevăzute de articolele 210, 210-1 și 188-39 din Codul Ucrainei privind contravențiile administrative. Toate cuantumurile din tabel sunt exprimate în multipli ai minimului neimpozabil al veniturilor cetățenilor.

Pentru aplicarea alineatului (3) din fiecare articol, condiția este ca faptele respective să fi fost săvârșite într-o perioadă specială; nu este necesară o sancțiune anterioară. Articolul 210-1 prevede răspunderea și pentru cetățeni, însă coloana indicată se referă strict la persoanele cu funcție de răspundere din cadrul persoanelor juridice.

Nota la articolul 210 prevede o excepție pentru articolele 210 și 210-1. Dispozițiile acestora nu se aplică atunci când deținătorul Registrului de Stat Unic al Recruților, Persoanelor Supuse Obligației Militare și Rezerviștilor poate obține datele cu caracter personal ale unui recrut, ale unei persoane supuse obligației militare sau ale unui rezervist prin schimb electronic de informații cu alte sisteme informaționale și de comunicații, registre, inclusiv publice, ori baze (bănci) de date. Aceste surse trebuie să fie deținute, gestionate sau administrate de organe de stat.

Pentru aplicarea excepției, trebuie stabilit ce date cu caracter personal privește încălcarea și dacă deținătorul Registrului le poate obține prin această metodă. Simpla existență a informațiilor în „Oberih” nu îl exonerează pe angajator de răspundere pentru toate celelalte obligații neîndeplinite, precum ținerea listelor sau notificarea angajaților despre convocare.

Separat, alineatul (4) al articolului 188-39 prevede pentru persoanele cu funcție de răspundere și pentru persoanele fizice — întreprinzători o amendă de 300–1000 de multipli ai minimului neimpozabil al veniturilor cetățenilor pentru nerespectarea procedurii stabilite de protecție a datelor cu caracter personal, dacă aceasta a condus la accesul ilegal la date sau la încălcarea drepturilor persoanei vizate. Pentru repetarea în decurs de un an a unei astfel de încălcări, pentru care persoana a fost deja sancționată administrativ, alineatul (5) stabilește o amendă de 1000–2000 de astfel de multipli.

Recomandare practică: păstrați documentele privind neconcordanța identificată, verificați accesul angajaților la datele cu caracter personal și consemnați măsurile luate pentru corectarea erorilor.

Surse oficiale pentru verificarea cerințelor

• Legea Ucrainei nr. 1951-VIII „Cu privire la Registrul de Stat Unic al Recruților, Persoanelor Supuse Obligației Militare și Rezerviștilor” — articolele 1–3, 5–10, 12–14-3: scopul, subiecții, categoriile de date, drepturile cetățenilor, schimbul electronic și cabinetele.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 1487 „Privind aprobarea Regulamentului privind organizarea și ținerea evidenței militare a recruților, persoanelor supuse obligației militare și rezerviștilor” — punctele 8–16, 19, 20–23, 33–47, 50–51, 72; anexele 2, 4, 5, 9, 12, 28-1: organizarea evidenței, verificarea documentelor, termenele și confruntarea electronică.
• Legea Ucrainei nr. 2232-XII „Cu privire la obligația militară și serviciul militar” — articolele 1, 33, 34, 37: categoriile de persoane, evidența femeilor, evidența individuală la locul de muncă și schimbarea statutului de evidență.
• Legea Ucrainei nr. 2297-VI „Cu privire la protecția datelor cu caracter personal” — articolele 6, 8, 11, 14, 24: volumul și temeiurile prelucrării, drepturile persoanei, transmiterea și protecția datelor.
• Ministerul Apărării al Ucrainei: cum funcționează Registrul „Oberih” — obținerea propriilor informații, corectarea erorilor, sursele de informații și controlul accesului.
• Instrucțiunile oficiale Rezerv+ — instalarea, identificarea, actualizarea datelor de contact, obținerea și verificarea documentului, cazurile prevăzute de corectare online.
• Codul Ucrainei privind contravențiile administrative — articolele 210 și 210-1, nota la articolul 210 și alineatele (4) și (5) ale articolului 188-39: condițiile răspunderii, excepția privind obținerea electronică a datelor și limitele amenzilor.
• Codul muncii al Ucrainei — articolul 24: documentele pentru încheierea contractului de muncă, inclusiv documentul de evidență militară corespunzător în cazurile prevăzute de legislație.