Cum verificați un furnizor înainte de prima plată în avans

Înainte de prima plată în avans, verificați cine vinde efectiv marfa, dacă semnatarul are dreptul să încheie contractul, cui îi aparține contul și dacă există restricții aplicabile tranzacției. Comparați datele de înregistrare cu cele din contract, factură și informațiile privind beneficiarul plății. Stabiliți separat componența lotului, termenul de livrare, documentele, recepția și procedura de restituire a avansului.

Informațiile din registre ajută la evaluarea riscului, dar nu garantează livrarea. Pentru prima achiziție, este recomandabil să limitați valoarea avansului, să comandați un lot de probă și să condiționați plata următoare de un rezultat convenit. Păstrați rezultatele datate ale verificărilor și documentele care dovedesc executarea efectivă a comenzii.

Începeți cu datele părții contractante

Solicitați furnizorului denumirea juridică integrală și codul EDRPOU al persoanei juridice. Pentru un întreprinzător individual (FOP), sunt necesare numele de familie, prenumele, patronimicul, dacă există, și identificatorul fiscal. Pentru persoana care are dreptul să efectueze plăți pe baza datelor din pașaport, se folosește identificatorul corespunzător. Denumirea magazinului, a site-ului sau a mărcii comerciale poate fi diferită de denumirea vânzătorului.

Înainte de aprobarea plății, obțineți:

• datele de înregistrare ale furnizorului;
• proiectul contractului și specificația sau alt document care conține lista convenită a mărfurilor;
• datele semnatarului și temeiul împuternicirilor sale;
• factura cu denumirea beneficiarului și IBAN-ul;
• informații despre statutul fiscal, dacă acesta influențează achiziția;
• adresa de expediere, datele de contact ale angajatului responsabil și lista documentelor pentru lot.

Comparați părțile după identificator. Denumiri identice sau asemănătoare pot aparține unor persoane diferite. Dacă negocierile sunt purtate de un intermediar, clarificați cine va fi vânzătorul, cine va semna documentele și cine va răspunde pentru livrare.

Ce să verificați în EDR

Registrul Unic de Stat al Persoanelor Juridice, Întreprinzătorilor Individuali și Formațiunilor Publice conține date pentru identificarea contrapărții. Articolele 9–11 din Legea nr. 755-IV stabilesc conținutul informațiilor, statutul lor juridic și modalitățile de obținere.

Potrivit articolului 11 din Legea nr. 755-IV, informațiile din EDR sunt publice, cu excepția numerelor fiscale ale persoanelor fizice și a datelor din pașaport. Legea prevede diferite modalități de acces, inclusiv extrase, și, în unele cazuri, perceperea unei taxe. Nu presupuneți că toate datele necesare sunt întotdeauna disponibile fără autentificare. Dacă este necesar, obțineți un extras printr-un serviciu oficial disponibil. Extrasele pe suport hârtie și cele electronice au aceeași forță juridică.

Informațiile înscrise în EDR pot fi folosite într-un litigiu cu un terț. Totuși, articolul 10 nu permite invocarea unor date inexacte ca fiind corecte dacă persoana știa sau putea să știe că erau inexacte. Dacă extrasul contrazice documentele furnizorului, aflați cauza înainte de plată.

Excepții privind beneficiarii efectivi și informațiile din timpul legii marțiale

Obligația de a depune informații despre beneficiarul efectiv final și structura proprietății are excepții prevăzute de lege. Articolul 9 din Legea nr. 755-IV face trimitere expresă la lista persoanelor juridice din partea a opta a articolului 5-1 din legea privind prevenirea spălării banilor. În EDR poate fi menționat și un motiv justificat pentru lipsa unui beneficiar efectiv. Verificarea beneficiarului efectiv al unei persoane juridice nu se aplică unui FOP.

Prin urmare, absența numelui beneficiarului efectiv nu dovedește, prin ea însăși, o încălcare. Solicitați o explicație și stabiliți dacă aceasta corespunde formei juridice și statutului contrapărții. O excepție distinctă din articolul 10 privește utilizarea informațiilor despre beneficiarii efectivi în relațiile de monitorizare financiară: regulile generale ale articolului respectiv privind exactitatea datelor din EDR nu se aplică acestor informații.

Secțiunea VII din Legea nr. 755-IV prevede reguli speciale privind datele de adresă pentru persoanele juridice din sectorul apărării pe care le specifică, pe durata legii marțiale și timp de un an după încetarea sau anularea acesteia. Dacă furnizorul aparține acestei categorii, stabiliți separat un canal de contact disponibil, o adresă pentru documente și locul de expediere. Adresa de înregistrare nu confirmă locul în care se află efectiv marfa.

Verificați împuternicirile semnatarului

Potrivit articolelor 92 și 207 din Codul civil, persoana juridică acționează prin organele sau persoanele împuternicite. Temeiul pentru semnarea contractului poate fi prevăzut în actele constitutive, într-o procură sau în lege. Angajatul care stabilește prețul sau trimite factura nu are neapărat dreptul să încheie contractul.

• Contractul este semnat de conducător. Comparați datele acestuia cu cele din EDR. Verificați restricțiile disponibile și dispozițiile actului constitutiv relevante pentru această tranzacție. Dacă este necesară aprobarea unui alt organ, solicitați documentul care o confirmă.
• Contractul este semnat de un reprezentant. Obțineți un document care îi confirmă împuternicirile. Verificați cine l-a emis, ce acțiuni autorizează și dacă acoperă achiziția respectivă. Pentru procură, verificați data întocmirii: potrivit părții a treia a articolului 247 din Codul civil, procura fără această dată este nulă. Dacă este indicată o durată, verificați dacă nu a expirat; dacă durata nu este stabilită, procura rămâne valabilă până la încetarea efectelor sale.
• Furnizorul este un FOP. Verificați dacă contractul este semnat de întreprinzător sau de un reprezentant împuternicit corespunzător.

Articolul 248 din Codul civil prevede încetarea reprezentării, inclusiv la expirarea termenului sau revocarea procurii. Existența unei copii nu confirmă că împuternicirile sunt încă valabile. Dacă aveți îndoieli, contactați direct persoana care a emis documentul.

Articolul 92 stabilește o regulă specială privind restricțiile de reprezentare în relațiile cu terții. Acestea pot fi relevante dacă persoana juridică dovedește că contrapartea știa sau, având în vedere toate împrejurările, nu putea să nu știe de ele. Luați în considerare restricțiile identificate la formalizarea tranzacției.

Verificați statutul fiscal și condițiile privind TVA

Utilizați registrele oficiale ale STS. Pentru o achiziție cu TVA, verificați dacă furnizorul este înregistrat ca plătitor de TVA. Dacă declară că aplică sistemul simplificat de impozitare, verificați informațiile din registrul plătitorilor impozitului unic. Statutul fiscal și datele relevante trebuie să corespundă documentelor tranzacției.

Statutul de plătitor al impozitului unic nu confirmă automat statutul de plătitor de TVA. În același timp, achiziția de la un neplătitor de TVA nu este, prin ea însăși, un semn de lipsă de fiabilitate. Precizați clar în contract și factură dacă prețul include TVA și transmiteți contabilului statutul efectiv al vânzătorului.

Pentru cumpărătorul înregistrat ca plătitor de TVA este importantă înregistrarea facturii fiscale în ERPN. Potrivit punctului 201.7 din Codul fiscal, factura se emite și pentru avans. Dreptul de a calcula TVA și de a emite facturi fiscale îl au persoanele înregistrate ca plătitori de TVA.

Înainte de plată, stabiliți datele corecte ale cumpărătorului, nomenclatorul mărfurilor și modul de acțiune în caz de eroare sau de suspendare a înregistrării facturii. Contabilul trebuie să urmărească termenul de înregistrare aplicabil și să obțină factura din ERPN. Pentru o achiziție obișnuită de mărfuri, factura de plată și documentul de plată nu înlocuiesc factura fiscală înregistrată ca temei pentru creditul fiscal.

Punctul 198.6 din Codul fiscal prevede și alte documente justificative corespunzătoare: declarații vamale și documentele menționate la punctul 201.11. În special, pentru bonurile fiscale prevăzute de acest punct se aplică o limită a valorii bunurilor sau serviciilor primite: 200 UAH pe zi, fără TVA. Această excepție nu acoperă un avans obișnuit și semnificativ pentru un lot de mărfuri.

Dacă înregistrarea facturii este suspendată, obțineți recipisa corespunzătoare și stabiliți cu furnizorul pașii următori. Sesizarea cu plângere potrivit punctului 201.10 nu înlocuiește documentul necesar pentru creditul fiscal. Datoria fiscală a furnizorului nu dovedește, prin ea însăși, o fraudă și nu constituie automat un temei pentru refuzarea creditului fiscal al cumpărătorului. Evaluați documentele și împrejurările efective ale tranzacției respective.

Evaluați procesele judiciare și falimentul

Pe pagina „Stadiul examinării cauzelor”, verificați dacă contrapartea este parte în procese judiciare. Prin portalul oficial „Puterea Judecătorească a Ucrainei”, accesați Registrul Unic de Stat al Hotărârilor Judecătorești și anunțurile de faliment.

Evaluați obiectul cauzei, rolul furnizorului și rezultatul examinării. O companie poate recupera datorii de la cumpărători, contesta o decizie a unei autorități publice sau poate răspunde pentru mărfuri nelivrate. Aceste situații au semnificații diferite pentru un nou avans.

• Comparați denumirea și datele de identificare disponibile cu cele ale furnizorului dumneavoastră.
• Aflați obiectul litigiului, valoarea pretențiilor și stadiul actual.
• Deosebiți susținerile din cererea de chemare în judecată de faptele stabilite de instanță.
• Verificați dacă hotărârea a rămas definitivă și dacă există hotărâri ulterioare în cauză.
• În caz de faliment, insolvabilitate sau încetare, solicitați o evaluare juridică a posibilității de a încheia și executa un nou contract.

Numărul cauzelor nu reprezintă, în sine, o evaluare a fiabilității. Nici lipsa rezultatelor căutării nu confirmă inexistența tuturor litigiilor: accesul la documente poate fi restricționat, iar datele părților pot fi anonimizate.

Verificați sancțiunile și restricțiile specifice

Verificați furnizorul în Registrul de Stat al Sancțiunilor al Consiliului Național de Securitate și Apărare. Pentru o persoană juridică, evaluați și informațiile disponibile despre proprietari și controlul final. O potrivire a denumirii sau a numelui de familie trebuie verificată prin compararea identificatorilor.

Pentru o înregistrare găsită, identificați persoana, tipul și durata sancțiunii, precum și decizia prin care aceasta a fost pusă în aplicare. Legea nr. 1644-VII prevede măsuri diferite: blocarea activelor, restricționarea operațiunilor comerciale, suspendarea executării obligațiilor economice și financiare, precum și încetarea sau suspendarea permiselor. Efectele lor asupra achiziției diferă.

Pentru sancțiunile personale, decizia Consiliului Național de Securitate și Apărare este pusă în aplicare prin decret prezidențial. Pentru sancțiunile sectoriale prevăzute de lege este necesară și aprobarea Radei Supreme. Potrivit articolului 5, deciziile în vigoare sunt obligatorii. Dacă identificați o sancțiune care poate acoperi plata sau livrarea, suspendați aprobarea avansului până la evaluarea juridică a conținutului acesteia.

Partea a patra a articolului 4 prevede excepții pentru plata impozitelor, taxelor și contribuției sociale unice, precum și pentru acțiunile prevăzute de lege de stingere a datoriei corespunzătoare. Aceste excepții nu acordă o permisiune generală de a transfera un avans comercial unui furnizor sancționat.

Confirmați marfa, contactele și beneficiarul plății

Contactați furnizorul printr-un canal verificat independent. Aflați unde se află lotul, cine îl expediază, când va fi gata și dacă puteți inspecta marfa sau primi o mostră. Pentru prima comandă, conveniți fotografii ale lotului concret, un apel video din depozit sau o inspecție la fața locului, în funcție de valoarea și tipul mărfii.

Comparați denumirea și identificatorul beneficiarului din datele de plată cu partea contractantă. Solicitați un document cu datele bancare ale furnizorului. Un IBAN cu format corect nu confirmă, prin el însuși, cui îi aparține contul.

Dacă vi se propune să transferați plata unei alte persoane, obțineți documente care explică temeiul juridic și consecințele unei astfel de plăți. Stabiliți acest lucru în contract sau într-un alt document adecvat. Schimbarea contului comunicată într-un mesaj al managerului trebuie confirmată separat printr-un canal de contact verificat anterior.

Ce să stabiliți în contract înainte de plata în avans

Articolul 207 din Codul civil permite consemnarea conținutului actului juridic într-unul sau mai multe documente, inclusiv electronice. Pentru prima achiziție cu avans, este recomandabil să întocmiți un contract semnat și o specificație, astfel încât toate condițiile să fie disponibile ambelor părți.

• Marfa: denumirea, codul produsului, cantitatea, unitățile de măsură, configurația și caracteristicile convenite.
• Prețul: valoarea pe unitate și a lotului, aplicarea sau neaplicarea TVA și costurile de livrare.
• Plata: valoarea avansului, termenul de plată, confirmarea încasării și condiția de plată a diferenței.
• Livrarea: termenul concret, adresa, modalitatea de livrare, partea care organizează transportul și momentul convenit al transferului riscului de deteriorare sau pierdere.
• Documente: documentele de predare a mărfii, documentele de transport dacă este cazul, factura fiscală pentru tranzacția respectivă și documentele corespunzătoare pentru marfă.
• Recepția: procedura de verificare a cantității, calității și completitudinii, termenele de notificare a diferențelor și modul de consemnare a acestora.
• Diferențe: procedura de înlocuire, livrare a cantității lipsă, returnare a mărfii, plata transportului de retur și restituire a banilor.
• Nelivrarea: procedura de notificare, termenul convenit pentru restituirea avansului și răspunderea părților.
• Împrejurări extraordinare: procedura de notificare, confirmarea impactului asupra executării, modificarea termenelor și soluționarea imposibilității prelungite de livrare.

Pentru mărfurile care necesită permise sau documente speciale, verificați dacă acestea se aplică activității, mărfii și locului de desfășurare respective. Verificați valabilitatea lor și eventuala suspendare sau încetare. Lista documentelor depinde de sortiment și ar trebui stabilită înainte de achiziție.

Legea marțială, întreruperile de curent sau problemele de transport pot afecta livrarea. Stabiliți cum vă va informa furnizorul despre un impediment concret și ce documente va furniza. Nu acceptați o exonerare necondiționată de toate obligațiile doar pentru că sunt menționate războiul sau forța majoră.

Exemplu de plată în tranșe

Exemplu ipotetic: un magazin comandă 10 unități de marfă la 1.000 UAH fiecare. Valoarea totală convenită este de 10.000 UAH. Avansul de 30% este de 3.000 UAH, iar diferența este de 7.000 UAH. Contractul poate prevedea plata diferenței după recepția întregului lot și primirea documentelor indicate. Dacă furnizorul acceptă o altă succesiune, descrieți exact rezultatul care declanșează obligația de plată.

Documentați recepția și păstrați actele

Factura indică suma de plată, iar documentul de plată confirmă transferul. Pentru a confirma primirea mărfii, întocmiți documentul corespunzător de predare și păstrați dovezi ale recepției efective. Dacă există diferențe, întocmiți un document cu lista lipsurilor, deteriorărilor sau neconformităților, atașați fotografii și trimiteți o notificare prin metoda convenită în contract.

Punctul 44.1 din Codul fiscal impune susținerea indicatorilor contabilității fiscale prin documente corespunzătoare. Rezultatele verificării contrapărții completează dosarul achiziției, dar nu înlocuiesc documentele primare ale tranzacției.

Creați un dosar separat pentru furnizor și păstrați în el:

• extrasul din EDR sau alte informații obținute, cu data solicitării;
• rezultatele verificării registrelor fiscale și a sancțiunilor;
• documentele judiciare care au influențat decizia de achiziție;
• documentele privind împuternicirile semnatarului;
• contractul, specificația, factura și datele de plată confirmate;
• corespondența privind condițiile comenzii și schimbarea datelor de plată;
• documentele de plată, primare și de transport;
• factura fiscală și confirmarea înregistrării acesteia, dacă sunt necesare;
• documentele de recepție, reclamațiile și răspunsurile furnizorului.

Pentru documentele și informațiile vizate de punctul 44.3 din Codul fiscal se aplică termene minime diferite de păstrare. Pentru documentele primare și celelalte documente fiscale specificate la acest punct pentru persoanele juridice, inclusiv persoanele juridice care aplică sistemul simplificat, termenul este de 1 825 de zile. Pentru celelalte documente cărora nu li se aplică termene mai lungi, termenul este de 1 095 de zile. Pentru anumite categorii de control fiscal este prevăzut un termen de 2 555 de zile.

Termenul se calculează potrivit regulilor punctului 44.3, în principal de la depunerea declarației fiscale pentru care au fost folosite documentele sau de la termenul-limită de depunere. El se poate prelungi în cazurile prevăzute de lege. Păstrați documentele legate de un control sau litigiu până la încheierea procedurilor respective și cel puțin pe durata minimă stabilită. Nu ștergeți materialele doar pentru că livrarea s-a încheiat.

Procedura de lucru pentru prima achiziție

1. Responsabilul cu achizițiile adună datele de plată, condițiile de livrare, informațiile despre lot și proiectele de documente.
2. Proprietarul sau un angajat împuternicit verifică EDR, împuternicirile, sancțiunile și cauzele judiciare importante.
3. Contabilul verifică statutul fiscal, prețul, TVA-ul și documentele contabile.
4. Responsabilul de contract stabilește termenele, recepția, plata în tranșe și restituirea avansului.
5. Angajatul care pregătește plata reverifică partea contractantă, beneficiarul, IBAN-ul, suma și detaliile plății.
6. Angajatul care recepționează marfa verifică lotul, documentează primirea și consemnează diferențele.
7. Contabilul și responsabilul cu achizițiile verifică finalizarea livrării, completitudinea documentelor și temeiul decontării finale.

Suspendați plata dacă identificatorii nu coincid, împuternicirile nu sunt confirmate, beneficiarul fondurilor nu este clar sau este posibil ca operațiunii să i se aplice o interdicție. Pentru riscurile care pot fi explicate, conveniți un lot de probă mai mic sau o altă modalitate de plată. Repetați verificările relevante înaintea unui nou avans substanțial ori a schimbării semnatarului sau a contului.

Surse oficiale

• Legea Ucrainei „Cu privire la înregistrarea de stat a persoanelor juridice, întreprinzătorilor individuali și formațiunilor publice” nr. 755-IV: articolul 9, inclusiv partea a doua, punctele 9, 9-1, 13, 26, 28, 45, 46 și partea a patra; articolele 10 și 11; secțiunea VII.
• Codul civil al Ucrainei nr. 435-IV: articolele 92, 207, 237, 244, 247 și 248 — reprezentare, împuterniciri, data și durata procurii și forma scrisă a actului juridic.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: punctele 44.1, 44.3, 44.4; punctele 198.2 și 198.6; punctele 201.1, 201.7–201.12 și 201.16 — documente, credit fiscal și facturi fiscale.
• Legea Ucrainei „Cu privire la sancțiuni” nr. 1644-VII: articolul 4, inclusiv părțile întâi și a patra; articolul 5, inclusiv părțile a doua, a treia, a cincea–a șaptea — tipuri de sancțiuni, excepții, valabilitate, durate, modificare și anulare.
• Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei: registre oficiale — verificarea statutelor fiscale ale contrapărților.
• Puterea Judecătorească a Ucrainei: „Stadiul examinării cauzelor” — căutarea informațiilor despre procese judiciare.
• Portalul oficial „Puterea Judecătorească a Ucrainei” — acces la Registrul Unic de Stat al Hotărârilor Judecătorești și la anunțurile de faliment.