Cum confirmați vechimea în muncă de dinainte de 2004: documente, arhive și cereri către Fondul de Pensii

Perioadele de stagiu de dinainte de 1 ianuarie 2004 se iau în calcul potrivit regulilor aplicabile perioadei respective. Principala dovadă a muncii de dinaintea introducerii evidenței individuale este carnetul de muncă. Dacă acesta lipsește sau înregistrările sunt incomplete ori incorecte, folosiți datele din Registrul persoanelor asigurate, documentele angajatorului, ale succesorului său legal sau ale arhivei. Studiile, serviciul, îngrijirea și activitatea independentă necesită documente separate și verificarea condițiilor de includere în stagiu.

Termenul de cinci ani pentru transferarea informațiilor privind activitatea profesională în registrul electronic s-a încheiat la 10 iunie 2026. Încheierea sa nu anulează stagiul dobândit și nu privează carnetul de muncă pe suport de hârtie de valoarea sa probatorie. Depuneți documentele lipsă la Fondul de Pensii al Ucrainei, verificați rezultatul examinării lor și păstrați originalele. Simplul fapt că ați încărcat scanuri nu confirmă că Fondul de Pensii al Ucrainei (PFU) a inclus toate perioadele menționate.

Ce reguli se aplică stagiului de dinainte de 2004

Legea nr. 1058-IV prevede că perioadele de muncă și alte perioade luate în calcul la stabilirea pensiei înainte de intrarea sa în vigoare se includ în stagiul de asigurare potrivit regulilor anterioare. Prin urmare, cerința actuală de plată a unei contribuții minime de asigurare pentru fiecare lună nu poate fi aplicată automat muncii mai vechi desfășurate în baza unui contract individual de muncă.

Totuși, pentru anumite tipuri de activitate, plata contribuțiilor era și anterior o condiție de includere în stagiu. Aceasta privește, în special, activitatea independentă, ca regulă generală, munca în baza contractelor de drept civil și unele alte perioade. Documentul care atestă munca trebuie să confirme tocmai împrejurările de care depindea dreptul de a include perioada în stagiu.

PFU calculează stagiul pe baza datelor din evidența individuală, iar pentru perioadele de dinaintea introducerii acesteia, pe baza documentelor și a regulilor legislației anterioare. În registru pot fi introduse și informații din documente pe hârtie. Prin urmare, faptul că o perioadă de muncă mai veche nu apare în contul electronic nu înseamnă, în sine, că aceasta nu poate fi inclusă în stagiu.

Începeți cu carnetul de muncă și registrul electronic

Antreprenorul își verifică propriile documente, iar angajatul magazinului verifică documentele privind munca sa anterioară. Angajatorul actual poate ajuta la pregătirea și depunerea informațiilor, însă PFU decide dacă stagiul este luat în calcul.

1. Faceți o listă cu perioadele de dinainte de 1 ianuarie 2004: muncă, activitate independentă, studii, serviciu, îngrijire și alte perioade care pot fi luate în calcul.
2. Comparați lista cu carnetul de muncă și cu informațiile despre activitatea profesională din contul dumneavoastră electronic PFU.
3. Verificați numele de familie, prenumele și patronimicul, datele angajării și încetării activității, denumirile angajatorilor, funcțiile, numerele și datele ordinelor. Marcați separat înregistrările lipsă, corecturile și fragmentele ilizibile.
4. Pentru fiecare lacună, identificați sursa dovezii: fostul angajator, succesorul legal, arhiva, instituția de învățământ, instituția militară sau o altă autoritate competentă.
5. Depuneți documentele și verificați exact ce perioade a luat în calcul PFU.

Nu completați și nu corectați singur înregistrările vechi. Pentru confirmarea unei perioade cu date inexacte, obțineți un document întocmit pe baza informațiilor păstrate despre activitatea profesională.

Cu ce pot fi înlocuite înregistrările lipsă sau incorecte

Punctul 3 din Procedura nr. 637 permite dovedirea muncii prin alte documente dacă lipsește carnetul de muncă, înregistrarea necesară nu există sau conține inexactități.

Dacă documentele enumerate nu există, Procedura nr. 637 permite folosirea carnetului de membru de sindicat. Acesta confirmă doar perioada pentru care există mențiuni privind plata cotizațiilor sindicale.

Documentele privind activitatea profesională trebuie semnate de persoane cu funcții de răspundere și certificate cu ștampilă, dacă aceasta există. Informațiile din adeverință trebuie să se bazeze pe documente sau pe regulile speciale ale Procedurii nr. 637. O confirmare informală bazată pe declarația solicitantului nu înlocuiește dovada documentară.

Cum să vă adresați angajatorului sau arhivei

Dacă întreprinderea funcționează, adresați-vă acesteia. Dacă a fost reorganizată, contactați succesorul legal. Dacă a fost lichidată, aflați cărei instituții de arhivă i-au fost transferate documentele de personal. Păstrați răspunsurile care confirmă lipsa documentelor: acestea îl pot ajuta pe PFU să înțeleagă de ce confirmarea documentară obișnuită nu este posibilă.

În cerere, menționați:

• numele de familie, prenumele și patronimicul actuale și anterioare;
• denumirea întreprinderii și denumirile anterioare cunoscute;
• datele aproximative ale muncii, funcția, departamentul și locul de muncă;
• perioada care trebuie confirmată și scopul pentru care este necesară adeverința;
• adresa sau o altă modalitate de primire a răspunsului.

Exemplu de formulare: „Vă rog să eliberați o adeverință care să confirme perioada în care am lucrat la întreprindere, de la 12 martie 1997 până la 30 noiembrie 2001, pentru dovedirea stagiului la stabilirea pensiei. Vă rog să indicați documentele pe baza cărora a fost eliberată adeverința și, dacă sunt disponibile, să furnizați extrase din ordinele de angajare și încetare a activității.”

Ce trebuie făcut dacă numele de familie sau datele nu corespund

Dacă numele de familie s-a schimbat, atașați documentul care confirmă schimbarea. Dacă neconcordanța privind numele de familie, prenumele sau patronimicul nu poate fi explicată prin documente, punctul 26 din Procedura nr. 637 prevede posibilitatea stabilirii în instanță a faptului că documentul vă aparține.

Pentru datele incomplete se aplică o regulă specială. Dacă este menționat doar anul, se ia în calcul data de 1 iulie a anului respectiv. Dacă sunt menționate luna și anul, fără zi, se ia data de 15 a lunii respective. De aceea, pentru stabilirea exactă a stagiului, căutați documente cu date complete.

Când stagiul poate fi dovedit prin martori

Declarațiile martorilor se folosesc în cazurile prevăzute de Procedura nr. 637, atunci când documentele lipsesc și nu pot fi obținute. Simplul fapt că solicitantul și-a pierdut propriul carnet de muncă nu este suficient dacă informațiile pot fi reconstituite prin angajator sau arhivă.

Documente pierdute din cauza unor împrejurări extraordinare

Potrivit punctului 17 din Procedura nr. 637, dacă documentele nu pot fi obținute din cauza unui dezastru natural, accident, catastrofă sau a unei alte situații extraordinare, stagiul se stabilește pe baza declarațiilor a cel puțin doi martori. Aceștia trebuie să îl cunoască pe solicitant din munca desfășurată împreună la aceeași întreprindere, instituție, organizație sau în același sistem.

Întreprinderea a fost lichidată sau nu există date de arhivă

Potrivit punctului 18, sunt necesari cel puțin doi martori care au lucrat împreună cu solicitantul și dețin documente care le dovedesc propria activitate în perioada confirmată. Această condiție se aplică în caz de lichidare a întreprinderii sau de lipsă a datelor de arhivă din alte motive decât împrejurările extraordinare menționate la punctul 17.

PFU ia în calcul perioada confirmată de doi sau mai mulți martori. Dacă un martor confirmă cinci ani de muncă împreună, iar al doilea doar trei, stagiul se stabilește pentru perioada confirmată în comun.

Ocupație, ostilități și documente distruse

Punctul 18 din Procedura nr. 637 extinde confirmarea prin martori la cazurile prevăzute în care întreprinderea sau succesorul său legal este ori a fost situat pe teritoriu temporar ocupat, într-o zonă în care se desfășoară măsurile de apărare relevante sau pe teritorii afectate de ostilități, ocupație, încercuire ori blocadă.

Acest punct acoperă și împrejurările prevăzute privind amplasarea bunurilor și documentelor, precum și deteriorarea sau distrugerea lor în urma ostilităților, actelor teroriste sau sabotajelor provocate de agresiunea armată. Deteriorarea sau distrugerea trebuie dovedită documentar. Martorii din procedura prevăzută la punctul 18 trebuie să dețină documente care le atestă propria activitate în perioada respectivă.

Se aplică o procedură separată potrivit punctului 17-1 dacă carnetul de muncă conține înregistrări corectate, nesigure sau inexacte privind munca la întreprinderi ori la succesorii lor legali situați în teritoriile temporar ocupate din regiunile Donețk și Luhansk, Republica Autonomă Crimeea și orașul Sevastopol. Pentru astfel de înregistrări, adresați-vă PFU cu privire la procedura stabilită de Fond în acord cu Ministerul Politicii Sociale.

Dacă nu există succesor legal sau arhivele au fost distruse din cauza ostilităților, punctul 20 prevede o procedură specială de confirmare a perioadelor de muncă, inclusiv a stagiului în condiții preferențiale și a vechimii în serviciu. În cererea către PFU, descrieți împrejurările și solicitați să vi se indice procedura aplicabilă, lista documentelor și modul în care va examina cazul comisia competentă.

Cum confirmați studiile, serviciul și îngrijirea de dinainte de 2004

Pentru aceste perioade se verifică două aspecte: dacă legislația anterioară permitea includerea lor în stagiu și dacă sunt dovedite condițiile necesare. Un document poate confirma un eveniment, dar nu întreaga perioadă necesară.

Dacă diploma nu indică datele studiilor, obțineți o adeverință de la instituția de învățământ sau arhivă. Punctul 8 permite o adeverință privind durata studiilor în anii respectivi, cu condiția ca documentele să conțină informații despre încheierea perioadei complete de studii sau a unor etape ale acesteia.

Pentru dovedirea îngrijirii unei persoane cu dizabilitate pot fi folosite, în special, un extras din procesul-verbal de examinare al comisiei de expertiză medicală și socială, un extras din decizia echipei de experți care evaluează funcționarea cotidiană a persoanei, concluzii medicale, legitimații și adeverințe ale autorităților competente. PFU întocmește procesul-verbal privind îngrijirea efectivă pe baza informațiilor și a rezultatelor interviurilor prevăzute de Procedură.

Pentru un părinte fără loc de muncă care a îngrijit un copil afectat de catastrofa de la Cernobîl, punctul 11 prevede un set separat de documente pentru perioada până la împlinirea vârstei de doisprezece ani. Sunt necesare documente privind copilul și statutul său, dovada lipsei unui loc de muncă și o declarație că celălalt părinte nu a beneficiat de facilitatea respectivă.

Cum pot antreprenorii individuali să dovedească stagiul din activitatea independentă de dinainte de 2004

Ca regulă generală, pentru activitatea independentă sunt necesare documente privind plata contribuțiilor de asigurare: ordine de plată, chitanțe bancare, documente privind transferurile poștale sau informații despre contribuții de la PFU. Dovada înregistrării de stat ca antreprenor nu demonstrează, în sine, îndeplinirea acestei condiții.

Punctul 4 din Procedura nr. 637 stabilește separat documentele pentru perioadele în care se aplica sistemul simplificat de impozitare, impozitul fix sau un brevet comercial special:

• certificat de plată a impozitului unic;
• brevet comercial special;
• documente privind plata impozitului unic ori fix sau cumpărarea unui brevet comercial special.

Perioadele de activitate independentă pot fi confirmate și prin datele din Registrul persoanelor asigurate. Depuneți documente separat pentru fiecare perioadă și regim fiscal, astfel încât PFU să poată aplica regulile valabile atunci. Dacă ați lucrat simultan și în baza unui contract individual de muncă, menționați ambele activități pentru verificarea includerii lor.

Stagiu în condiții preferențiale și vechime în serviciu: dovezi suplimentare

Pentru o pensie în condiții preferențiale sau o pensie pentru vechime în serviciu, simpla menționare a funcției poate să nu fie suficientă. Dacă în carnetul de muncă lipsesc informațiile care stabilesc dreptul respectiv, punctul 20 din Procedura nr. 637 prevede o adeverință clarificatoare de la întreprindere sau succesorul legal, conform anexei 5.

Adeverința trebuie să indice perioadele de stagiu special, profesia sau funcția, natura muncii, lista aplicabilă și secțiunea, subsecțiunea sau punctul relevant, precum și documentele primare pe care se bazează adeverința. Pentru anumite profesii agricole sunt necesare informații suplimentare despre munca prestată și condițiile stabilite.

Pentru întreprinderile din teritoriile menționate la punctul 18, stagiul preferențial sau vechimea în serviciu pot fi confirmate prin datele din Registrul persoanelor asigurate. Dacă nu există succesor legal sau arhivele au fost distruse din cauza ostilităților, se aplică procedura specială prevăzută la punctul 20. Declarațiile martorilor că au lucrat împreună nu dovedesc, prin ele însele, toate condițiile pentru pensia preferențială.

Alte situații speciale

• Munca la colhoz. După 1965, neîndeplinirea fără motive întemeiate a minimului stabilit de participare la muncă influențează calculul stagiului: se ia în calcul durata efectivă a muncii. Pentru munca de dinainte de 1965, punctul 17 prevede posibilitatea specială de confirmare prin martori atunci când documentele nu pot fi obținute.
• Munca în baza contractelor de drept civil. Articolul 56 din Legea nr. 1788-XII condiționează includerea acesteia de plata contribuțiilor de asigurare. Strângeți documente privind munca și contribuțiile.
• Munca pentru persoane fizice. Punctul 21 prevede adeverințe de la organizațiile sindicale relevante sau contracte de muncă cu mențiuni privind executarea lor. Dacă nu există informații sindicale, se aplică adeverințele angajatorului sau ale membrului relevant al familiei sale și adeverințele privind contribuțiile, prevăzute la acest punct; autenticitatea semnăturii se certifică în modul stabilit.
• Activitate de creație. Punctul 5 stabilește documentele privind plata contribuțiilor și reguli separate de confirmare a stagiului de creație de dinainte de 1 aprilie 1992.
• Reabilitare. Pentru perioadele prevăzute la punctul 12 sunt necesare documente privind reabilitarea. În lipsa acestora, împrejurările relevante pot fi stabilite de instanță.

Cum depuneți documentele și verificați rezultatul

1. Pregătiți dosarul. Strângeți carnetul de muncă, adeverințele suplimentare, documentele privind schimbarea numelui de familie și dovezile perioadelor speciale. Pentru fiecare lacună, indicați datele și documentul care o confirmă.
2. Faceți copii electronice lizibile. Scanurile trebuie să arate clar paginile, datele, numerele ordinelor, semnăturile și ștampilele. Nu decupați informațiile necesare evaluării documentului.
3. Depuneți informațiile. Documentele pot fi depuse la organul teritorial PFU sau prin contul personal de pe portalul său web. Procedura nr. 637 permite documente electronice cu semnătură bazată pe un certificat calificat. Informațiile pentru evidența electronică pot fi depuse și de plătitorul contribuțiilor de asigurare, de exemplu angajatorul.
4. Păstrați confirmarea depunerii. Notați data, lista documentelor și numărul cererii, dacă a fost atribuit.
5. Consultați rezultatul examinării. Verificați mesajele PFU, perioadele afișate și eventualele solicitări de documente suplimentare.
6. Verificați stagiul luat în calcul. Dacă solicitați pensia, comparați perioadele incluse de PFU în calcul. Prezența imaginii unui document în cont nu garantează includerea tuturor înregistrărilor sale.

Păstrați originalele pe hârtie după depunerea scanurilor. Dispozițiile tranzitorii ale Legii nr. 1217-IX prevăd folosirea datelor din carnetul de muncă până la introducerea în registru a informațiilor lipsă.

Ce faceți dacă PFU nu a inclus o perioadă

Solicitați în scris să vi se indice exact perioada neinclusă, motivul și documentele lipsă. Dacă decizia afectează stabilirea sau cuantumul pensiei, obțineți o copie a deciziei motivate. O explicație orală nu oferă o bază suficientă pentru verificarea calculului și contestarea acestuia.

Apoi acționați în funcție de motiv: depuneți o adeverință de arhivă, dovediți schimbarea numelui de familie, solicitați informații despre folosirea martorilor sau urmați procedura specială. Dacă eroarea privește informații electronice deja introduse, cereți corectarea lor pe baza documentelor anexate.

În plângere sau în cererea de reexaminare, indicați datele contestate, denumirea angajatorului sau tipul celeilalte perioade, dovezile depuse și solicitarea de reevaluare. Atașați o copie a deciziei și dovada depunerii anterioare a documentelor. Dacă litigiul nu se soluționează, solicitați asistență juridică pentru contestarea deciziei sau stabilirea unui fapt care nu poate fi dovedit în alt mod.

Surse oficiale

• Legea Ucrainei „Cu privire la asigurarea obligatorie de stat pentru pensii” din 09.07.2003 nr. 1058-IV — articolul 24, alineatele 2 și 4: sursele pentru calculul stagiului și aplicarea regulilor anterioare perioadelor mai vechi.
• Legea Ucrainei „Cu privire la asigurarea cu pensii” din 05.11.1991 nr. 1788-XII — articolul 56: munca și alte perioade incluse în stagiu, precum și condițiile pentru anumite tipuri de activitate.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 12.08.1993 nr. 637 „Cu privire la aprobarea Procedurii de confirmare a stagiului de muncă existent pentru stabilirea pensiilor în lipsa carnetului de muncă sau a înregistrărilor corespunzătoare în acesta” — punctele 1–13, 17, 17-1, 18, 20, 21, 23–27; anexele 4 și 5: documente, martori, proceduri speciale și reguli de confirmare a stagiului.
• Legea Ucrainei din 05.02.2021 nr. 1217-IX „Cu privire la modificarea unor acte legislative ale Ucrainei privind evidența activității profesionale a salariatului în format electronic” — Secțiunea I, punctul 12, subpunctele 3–5, punctul 15, subpunctul 5; Secțiunea II, punctele 1–3: evidența electronică, depunerea documentelor lipsă, termenul de tranziție de cinci ani și folosirea carnetului de muncă pe hârtie.