Cum se confirmă originea mărfurilor și se pregătesc înregistrările pentru inspecție

Cum se confirmă proveniența mărfii: documente primare, evidența mărfurilor și pregătirea pentru control

Antreprenorul trebuie să poată urmări traseul fiecărui lot de marfă: de la furnizorul concret și documentul de recepționare — până la înregistrarea în evidență, transferul între depozite sau magazine și vânzarea ulterioară. Pentru aceasta sunt necesare documente primare întocmite corespunzător, înregistrări în evidența contabilă sau în evidența mărfurilor și, atunci când legea o impune, Formularul de evidență a stocurilor de marfă al Persoanei fizice autorizate. Înregistrarea într-un program de gestiune ajută la sistematizarea informațiilor, dar nu înlocuiește documentul furnizorului.

Persoanele fizice autorizate — plătitoare de impozit unic, care nu sunt înregistrate ca plătitoare de TVA, sunt scutite de cerința specială a Legii privind CM referitoare la evidența stocurilor de marfă, cu excepția vânzătorilor de produse electrocasnice complexe din punct de vedere tehnic, medicamente, dispozitive medicale, precum și bijuterii și articole de uz casnic din metale și pietre prețioase. Pentru ceilalți antreprenori, vânzarea mărfurilor neînregistrate sau lipsa documentelor la locul de vânzare poate atrage o sancțiune financiară egală cu valoarea acestor mărfuri la prețurile de vânzare, dar nu mai mică de zece venituri minime neimpozabile ale cetățenilor.

Ce înseamnă confirmarea provenienței mărfii

În contextul evidenței mărfurilor și al evidenței fiscale, «proveniența mărfii» înseamnă confirmarea documentară a următoarelor informații:

• de la cine a fost primită marfa;

• în baza cărui temei juridic;

• când a avut loc operațiunea;

• ce marfă a fost primită;

• în ce cantitate;

• la ce valoare;

• în ce depozit, magazin sau alt obiect comercial a fost recepționată;

• cum a fost transferată și scoasă din evidență.

Pentru Persoanele fizice autorizate obligate să țină evidența mărfurilor, documentele care confirmă evidența și proveniența mărfii sunt, în același timp, Formularul de evidență a stocurilor de marfă și documentele primare. Procedura nr. 496 include printre aceste documente facturile de expediție, documentele de transport, declarațiile vamale, actele de achiziție, bonurile fiscale și bonurile de vânzare, precum și alte documente care permit identificarea furnizorului, destinatarului, datei operațiunii, denumirii, cantității și valorii mărfii.

Acest lucru nu trebuie confundat cu certificatul țării de origine. Certificatele de origine se utilizează în cazurile prevăzute de legislația vamală, de comerț exterior sau de legislația specială. Pentru comerțul cu amănuntul obișnuit, principala sarcină a antreprenorului este să confirme achiziția legală și evidența corespunzătoare a mărfii.

Ce documente confirmă achiziția mărfii

Setul de documente depinde de modul în care a fost primită marfa.

Documentul de transport confirmă transportarea, dar nu confirmă întotdeauna, de unul singur, transferul dreptului de proprietate asupra mărfii către cumpărător. Ordinul de plată sau extrasul bancar confirmă plata, dar nu și recepționarea efectivă a mărfii. Factura de plată conține, de regulă, o propunere de achitare, însă, în lipsa unui document privind predarea mărfii, nu dovedește întotdeauna executarea livrării.

Factura fiscală îndeplinește funcția unui document în scopuri de TVA. Aceasta nu înlocuiește factura de expediție, procesul-verbal sau alt document primar care confirmă transferul efectiv al mărfii.

Elementele obligatorii ale documentului primar

Documentul primar constituie baza înregistrării în contabilitate a unei operațiuni economice. Acesta poate fi întocmit pe hârtie sau în format electronic și trebuie să conțină:

• denumirea documentului;

• data întocmirii;

• denumirea întreprinderii în numele căreia a fost întocmit documentul;

• conținutul și volumul operațiunii economice;

• unitatea de măsură;

• funcțiile și numele persoanelor responsabile pentru operațiune și pentru corectitudinea întocmirii acesteia;

• semnătura personală sau alte date care permit identificarea persoanei care a participat la operațiune.

Numărul documentului, ștampila, referința la contract, locul întocmirii, termenul de plată, codul articolului, codul de bare, numărul de serie sau numărul lotului pot fi elemente suplimentare. Legea nu definește numărul documentului drept element obligatoriu universal pentru fiecare document primar, însă prezența acestuia simplifică semnificativ evidența, căutarea și compararea operațiunilor.

Pentru evidența mărfurilor unei Persoane fizice autorizate, cerințele sunt mai concrete: documentele trebuie să permită identificarea furnizorului și a destinatarului și să conțină data operațiunii, denumirea, cantitatea și valoarea mărfii. De aceea, o factură fără datele contrapărții, cantitate sau valoare creează un risc semnificativ în timpul controlului.

O eroare neesențială nu ar trebui să lipsească automat documentul de valoare juridică dacă nu împiedică stabilirea participanților, datei, conținutului și volumului operațiunii. Totodată, lipsa datelor esențiale despre furnizor, marfă sau operațiunea economică nu mai reprezintă o deficiență minoră.

Cine este obligat să țină evidența mărfurilor

Scutirea unei anumite Persoane fizice autorizate de evidența specială a mărfurilor conform Legii privind CM nu înseamnă că aceasta poate vinde marfă de proveniență necunoscută. Documentele pot fi necesare pentru confirmarea cheltuielilor, conformității și siguranței produselor, obligațiilor de garanție, protecției împotriva pretențiilor titularilor de drepturi, controalelor vamale sau ale organelor de drept, precum și pentru soluționarea litigiilor cu furnizorul sau cumpărătorul.

Cum se completează Formularul de evidență a stocurilor de marfă al Persoanei fizice autorizate

Persoana fizică autorizată căreia i se aplică Procedura nr. 496 trebuie să introducă permanent în Formularul de evidență informațiile privind intrările și ieșirile de mărfuri. Documentele primare reprezintă o parte integrantă a acestei evidențe.

Regulile principale:

• intrarea mărfii se înregistrează înainte de începerea vânzării acesteia;

• înregistrările se efectuează în ordine cronologică;

• Formularul poate fi completat pe hârtie sau în format electronic;

• pentru fiecare loc de vânzare se ține o evidență separată;

• transferul între magazine, depozite sau alte obiecte comerciale se întocmește printr-un document de transfer intern;

• dacă la data apariției obligației există deja stocuri de marfă, prima înregistrare se efectuează în baza unei liste a stocurilor întocmite de antreprenor;

• corectările se efectuează prin anularea înregistrării incorecte și introducerea uneia noi, nu prin ștergerea neobservabilă a informațiilor;

• Formularul electronic trebuie să poată fi vizualizat și copiat în timpul controlului.

Vânzarea mărfii este interzisă dacă la locul de vânzare nu există documentul primar, înregistrarea acestuia în Formularul de evidență sau lipsesc atât documentul, cât și înregistrarea. Formularul și documentele primare trebuie păstrate la locul de vânzare până la ieșirea din evidență a ultimei unități de marfă menționate în documentul corespunzător. Documentele se grupează lunar, în ordine cronologică.

Dacă originalul documentului lipsește temporar din magazin, în timpul controlului poate fi prezentată o copie, iar originalul — până la finalizarea controlului, dacă funcționarul solicită prezentarea acestuia. Angajatul care efectuează vânzarea trebuie să aibă acces la documentele pe hârtie sau posibilitatea de a deschide, prezenta și copia Formularul și documentele electronice.

Marfa în mai multe magazine sau în depozite diferite

Existența unei singure facturi la sediul central nu este întotdeauna suficientă. Pentru o Persoană fizică autorizată care activează în mai multe locuri de vânzare, Procedura nr. 496 impune ținerea evidenței pentru fiecare obiect în parte.

Un circuit documentar sigur trebuie să arate astfel:

1. marfa este primită de la furnizor în depozitul central;

2. intrarea este introdusă în evidență în baza facturii;

3. transferul unei părți din marfă către magazin este documentat printr-o factură internă;

4. în magazin este înregistrată recepționarea mărfii;

5. în timpul controlului, stocul real poate fi comparat cu documentele furnizorului și cu documentele de transfer intern.

Transportarea mărfii între obiectele proprii fără un document creează o întrerupere a circuitului: factura furnizorului indică intrarea într-un obiect, iar marfa se află fizic într-un alt obiect.

Magazine online, livrare și dropshipping

Vânzarea prin intermediul unui site, al rețelelor sociale, al unei platforme de tip marketplace sau al unui serviciu de livrare nu anulează cerințele privind proveniența și evidența mărfii.

Un magazin online ar trebui să păstreze:

• documentele furnizorului;

• comanda cumpărătorului;

• documentele de plată;

• documentul de expediție sau de plată;

• documentul de transport al transportatorului;

• documentele privind returnarea sau refuzul coletului;

• rapoartele marketplace-ului sau serviciului de plată, dacă acestea participă la decontări.

În cazul dropshippingului, când furnizorul expediază marfa direct cumpărătorului, documentele trebuie să stabilească legătura dintre furnizor, vânzător, cumpărător, marfa concretă, cantitatea, valoarea și livrarea acesteia. O singură scrisoare de trăsură expres a transportatorului, fără un document care să confirme temeiul juridic al recepționării sau vânzării mărfii, nu formează un circuit complet de dovezi.

CM/PCM și documentele primare — părți diferite ale evidenței

Documentul primar al furnizorului confirmă intrarea mărfii. Bonul fiscal emis prin CM sau PCM confirmă plata efectuată de cumpărător. Un document nu îl înlocuiește pe celălalt.

În timpul unei operațiuni de plată, vânzătorul este obligat:

• să înregistreze operațiunea pentru suma integrală printr-un CM sau PCM înregistrat, dacă legea impune utilizarea acestuia;

• să genereze un document de plată pe hârtie sau în format electronic;

• să îl ofere cumpărătorului;

• să asigure concordanța denumirii, cantității și prețului cu marfa vândută efectiv.

Bonul fiscal trebuie să conțină elementele obligatorii stabilite prin Regulamentul nr. 13. Lipsa chiar și a unui singur element obligatoriu poate constitui un motiv pentru nerecunoașterea documentului drept document de plată. Totodată, o inexactitate în denumirea mărfii care nu denaturează informațiile despre operațiune nu ar trebui să lipsească automat bonul de statutul său de document de plată.

Pentru produsele accizabile, CM sau PCM se programează cu indicarea codului subcategoriei mărfii conform Clasificării ucrainene a mărfurilor pentru activitatea economică externă, denumirii, prețului și cantității. La vânzarea cu amănuntul a băuturilor alcoolice, în cazurile prevăzute de lege, bonul conține valoarea numerică a codului de bare al timbrului de acciz.

Existența facturii nu înlocuiește licența, înregistrarea de stat, marcajul special, declarația de conformitate sau alt document de autorizare dacă legea îl impune pentru o anumită marfă. Totodată, lipsa unei «licențe privind proveniența mărfii» generale nu poate fi folosită drept temei pentru a solicita vânzătorului un permis care nu este prevăzut de legislația de profil.

Documentele electronice și copiile scanate

Documentele primare pot fi create în format electronic. Un document generat automat de program poate fi utilizat în evidența contabilă dacă acesta conține elementele obligatorii și este semnat electronic sau poartă un sigiliu electronic, în conformitate cu legislația.

Scanarea sau fotografia unei facturi pe hârtie reprezintă o copie electronică, dar nu devine automat un original electronic. Prin urmare, o abordare sigură presupune păstrarea:

• originalului pe hârtie cu semnături;

• sau a originalului electronic cu o semnătură electronică corespunzătoare;

• unei copii de rezervă a documentelor electronice;

• posibilității de a găsi, deschide, vizualiza și prezenta rapid documentul autorității de control.

Întreprinderea care păstrează documentele primare în format electronic trebuie să întocmească, la solicitarea organelor autorizate, copii pe hârtie ale acestora. De asemenea, trebuie să protejeze înregistrările împotriva modificărilor neobservabile sau neautorizate.

Importanța fiscală a documentelor

Pentru evidența fiscală, veniturile, cheltuielile și alți indicatori se determină în baza documentelor primare, registrelor contabile, situațiilor financiare și altor informații prevăzute de lege.

Pentru o Persoană fizică autorizată în sistemul general de impozitare, valoarea documentată a mărfurilor achiziționate poate fi inclusă în cheltuieli conform regulilor articolului 177 din Codul fiscal. Lipsa documentelor creează riscul ca valoarea de achiziție să nu fie recunoscută drept cheltuială.

Pentru un plătitor de TVA, factura de marfă și factura fiscală îndeplinesc funcții diferite:

• documentul primar confirmă conținutul operațiunii economice;

• factura fiscală înregistrată este unul dintre documentele necesare pentru formarea creditului fiscal;

• simpla înregistrare a facturii fiscale nu elimină necesitatea confirmării recepționării efective a mărfii.

Cât timp trebuie păstrate documentele

Termenul minim depinde de statutul antreprenorului și de destinația documentului.

Termenul se calculează, de regulă, din ziua depunerii declarației pentru întocmirea căreia au fost utilizate documentele sau din termenul-limită pentru depunerea acesteia. Curgerea termenului poate fi prelungită sau suspendată în cazurile prevăzute de Codul fiscal.

Pentru o Persoană fizică autorizată care ține evidența mărfurilor conform Procedurii nr. 496 se aplică o cerință suplimentară: Formularul și documentele primare trebuie să rămână la locul de vânzare până la ieșirea din evidență a ultimei unități de marfă din factura corespunzătoare. Dacă marfa este vândută într-o perioadă mai lungă decât termenul fiscal general de păstrare, documentul nu poate fi eliminat din evidența curentă până la finalizarea vânzării lotului respectiv.

Nu trebuie distruse documentele care se referă la un control nefinalizat, o contestație administrativă sau judiciară, un contract neexecutat, pretenții de garanție sau un litigiu cu o contraparte.

Ce trebuie făcut dacă documentul pentru marfă lipsește

Vânzarea mărfii fără document nu trebuie continuată dacă antreprenorul este obligat să țină evidența mărfurilor.

Succesiunea acțiunilor:

1. Se separă marfa de stocul disponibil pentru vânzare.

2. Se identifică furnizorul real și data recepționării.

3. Se solicită duplicatul documentului pe hârtie sau un original electronic corespunzător.

4. Documentul se compară cu plata bancară, corespondența, comanda și informațiile privind livrarea.

5. Intrarea mărfii se înregistrează înainte de reluarea vânzării.

6. Dacă achiziția nu poate fi confirmată — se întocmește returnarea către proprietar, casarea sau o altă formă legală de scoatere din evidență, în funcție de circumstanțele reale.

Nu este permisă întocmirea independentă a unei facturi în numele furnizorului, modificarea datei operațiunii sau crearea unui document fictiv cu dată retroactivă. O notă internă sau un act de inventariere poate confirma existența mărfii, dar nu confirmă întotdeauna achiziția acesteia de la un furnizor concret.

Pregătirea pentru control

Înainte de începerea unui control efectiv, entitatea comercială căreia i se aplică punctul 12 al articolului 3 din Legea privind CM trebuie să prezinte documentele care confirmă evidența și proveniența mărfurilor la locul de vânzare. Acestea pot fi documentele privind recepționarea mărfii, inventarierea și transferul intern.

Este recomandat să se verifice periodic:

• dacă există un document primar pentru fiecare lot real de marfă;

• dacă denumirile, codurile articolelor, cantitățile și unitățile de măsură coincid;

• dacă documentul a fost introdus în evidența contabilă și în evidența mărfurilor;

• dacă transferurile între obiecte au fost documentate;

• dacă documentul poate fi găsit rapid după marfă, furnizor, număr și dată;

• dacă vânzătorul are acces la documente;

• dacă stocul real corespunde datelor din program;

• dacă inventarierea a fost efectuată în cazurile prevăzute de legislație și politica de evidență;

• dacă documentele sunt protejate împotriva pierderii sau modificării neautorizate.

Răspunderea pentru încălcări

Marfă neînregistrată sau neprezentarea documentelor

Pentru comercializarea mărfurilor care nu au fost înregistrate conform procedurii stabilite sau pentru neprezentarea, în timpul controlului, a documentelor care confirmă evidența mărfurilor la locul de vânzare se aplică o sancțiune financiară:

valoarea mărfurilor respective la prețurile de vânzare, dar nu mai puțin de zece venituri minime neimpozabile ale cetățenilor.

Această sancțiune nu se aplică Persoanelor fizice autorizate — plătitoare de impozit unic care nu sunt plătitoare de TVA, cu excepția vânzătorilor de produse electrocasnice complexe din punct de vedere tehnic, medicamente, dispozitive medicale și articole din metale și pietre prețioase prevăzute de lege.

Neprezentarea documentelor în timpul controlului fiscal

Neprezentarea către autoritățile de control a originalelor documentelor sau a copiilor acestora, în cazurile prevăzute de Codul fiscal, atrage o amendă de:

• 1.020 UAH — pentru prima încălcare;

• 2.040 UAH — pentru o încălcare similară repetată în decurs de un an.

Încălcarea regulilor de utilizare a CM/PCM

Pentru neînregistrarea plății prin CM/PCM, înregistrarea acesteia pentru o sumă incompletă sau neeliberarea unui document de plată corespunzător, Legea prevede sancțiuni financiare de:

• 100% din valoarea operațiunii — pentru prima încălcare;

• 150% din valoarea operațiunii — pentru fiecare încălcare ulterioară.

Pentru mărfurile licențiate sau reglementate în mod special se pot aplica suplimentar sancțiunile prevăzute de legislația de profil, inclusiv pentru lipsa licenței, încălcarea regulilor de marcare, depozitare sau comercializare. Temeiurile pentru suspendarea sau anularea licenței sunt stabilite separat pentru fiecare tip de activitate; simpla existență a unei facturi primare nu elimină aceste cerințe.

Cum se organizează un proces intern sigur

Pentru fiecare livrare este recomandată utilizarea unei proceduri unice:

1. Verificarea datelor și statutului furnizorului.

2. Stabilirea mărfii, prețului, cantității și metodei de livrare.

3. Recepționarea mărfii numai împreună cu documentul primar sau cu originalul electronic corespunzător.

4. Compararea mărfii reale cu documentul.

5. Înregistrarea diferențelor printr-un act sau o reclamație adresată furnizorului.

6. Înregistrarea mărfii în evidență înainte de începerea vânzării.

7. Asocierea mărfii cu o factură concretă sau cu un lot de livrare.

8. Documentarea fiecărui transfer intern, a fiecărei returnări și casări.

9. Înregistrarea vânzărilor prin CM/PCM atunci când acest lucru este obligatoriu.

10. Păstrarea documentului primar, a înregistrărilor de evidență, a documentelor de plată și de livrare într-un singur set.

11. Limitarea drepturilor angajaților de a modifica prețul de achiziție, furnizorul sau componența facturii.

12. Crearea periodică a copiilor de rezervă ale bazei electronice și ale documentelor.

Cum este realizată confirmarea provenienței mărfii în Torgsoft

În Torgsoft, marfa se înregistrează prin documentul «Intrare marfă». În acesta pot fi indicate furnizorul, întreprinderea, moneda, data, numărul documentului furnizorului, depozitul sau magazinul în care a fost recepționată marfa, precum și conținutul facturii și prețurile de achiziție. Numărul facturii furnizorului este păstrat pentru căutarea și compararea ulterioară a documentelor.

În «Registrul facturilor de intrare», documentele pot fi selectate după perioadă, furnizor, destinatar, monedă, întreprindere, stare și metodă de plată. Pentru factura selectată, programul afișează lista mărfurilor incluse în aceasta. Un catalog separat al livrărilor permite crearea loturilor și asocierea cu acestea a facturilor de intrare noi sau create anterior. Acest lucru ajută la urmărirea livrării din care provine marfa și la analizarea documentelor corespunzătoare.

O astfel de evidență permite găsirea rapidă a furnizorului, numărului și datei intrării, valorii de achiziție, conținutului livrării, lotului și mișcării ulterioare a mărfii. Totodată, înregistrarea în Torgsoft reprezintă un instrument de sistematizare și control intern. Confirmarea cu valoare juridică a achiziției rămâne documentul primar pe hârtie sau în format electronic, întocmit corespunzător. Documentul electronic generat automat dobândește statutul de document primar dacă include elementele obligatorii și semnătura electronică sau sigiliul, atunci când acestea sunt necesare potrivit legii.

Exemplu din practica judiciară

Curtea Comercială de Casație din cadrul Curții Supreme a atras atenția asupra faptului că livrarea mărfii poate fi confirmată nu doar prin documente primare, ci și printr-un ansamblu de alte dovezi privind efectuarea efectivă a operațiunii economice. Pentru întreprinderi, aceasta înseamnă că, împreună cu factura, este recomandat să fie păstrate documentele de plată, corespondența, comenzile, documentele de transport, înregistrările din depozit și dovezile mișcării ulterioare a mărfii. Totodată, această abordare nu anulează obligația de a întocmi documente primare dacă aceasta este prevăzută expres de lege.

Surse oficiale

1. Legea Ucrainei «Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina» din 16.07.1999 nr. 996-XIV
   Prevederi principale: articolul 8 — organizarea și păstrarea evidenței contabile; articolul 9 — documentele primare, elementele acestora, forma electronică și corectările.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14

2. Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI
   Prevederi principale: articolul 44 — evidența și termenele de păstrare a documentelor; articolul 85 — documentele în timpul controlului; articolul 121 — răspunderea pentru neprezentarea documentelor; articolul 177 — cheltuielile Persoanelor fizice autorizate din sistemul general de impozitare.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17

3. Legea Ucrainei «Cu privire la utilizarea caselor de marcat în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor» din 06.07.1995 nr. 265/95-VR
   Prevederi principale: articolul 3, punctele 1, 2, 11, 12 și 15 — CM/PCM, documentele de plată și evidența mărfurilor; articolul 17 — sancțiunile pentru încălcarea operațiunilor de plată; articolul 20 — răspunderea pentru mărfurile neînregistrate și lipsa documentelor.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80

4. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 03.09.2021 nr. 496 «Cu privire la aprobarea Procedurii de ținere a evidenței stocurilor de marfă de către persoanele fizice autorizate, inclusiv plătitorii de impozit unic»
   Prevederi principale: secțiunea I — documentele care confirmă evidența și proveniența mărfii; secțiunea II — procedura de introducere a înregistrărilor, evidența separată pentru locurile de vânzare, transferurile interne, păstrarea și prezentarea documentelor.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1411-21

5. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13 «Cu privire la aprobarea Regulamentului privind forma și conținutul documentelor de plată/documentelor electronice de plată»
   Prevederi principale: secțiunea I, punctul 3 — elementele obligatorii ale documentelor de plată; secțiunea II — forma și conținutul bonului fiscal.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0220-16

6. Legea Ucrainei «Cu privire la documentele electronice și circulația documentelor electronice» din 22.05.2003 nr. 851-IV
   Prevederi principale: articolele 5–8 — documentul electronic, originalul electronic, valoarea juridică și admisibilitatea documentelor electronice ca probe.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15

7. Publicația oficială a Curții Supreme «Faptul livrării mărfii este confirmat nu doar prin documente primare, ci și prin ansamblul altor dovezi privind efectuarea operațiunii economice»
   https://supreme.court.gov.ua/supreme/pres-centr/news/1965869/