În ce cazuri autoritățile fiscale vor anula înregistrarea unei case de marcat?

Fiscul poate anula înregistrarea PRRO: când se întâmplă acest lucru și ce trebuie să facă antreprenorul

PRRO nu funcționează pe termen nelimitat “de la sine”, ci până la data anulării înregistrării sale. După anulare, RRO-ul software este exclus din Registrul PRRO, iar numărul său fiscal este închis — acest număr nu mai poate fi folosit ulterior. Anularea poate fi inițiată de antreprenor, iar în anumite cazuri are loc automat prin serverul fiscal al STS.

Principalul pentru antreprenor: înainte de anulare trebuie închis schimbul, format bonul fiscal de raportare sau raportul fiscal, transmise către serverul fiscal toate bonurile, rapoartele Z, notificările și documentele create în regim offline. După anulare, vânzarea prin acest PRRO nu este permisă: trebuie înregistrat un PRRO nou, folosit un alt PRRO sau RRO înregistrat, ori suspendate temporar operațiunile de decontare pentru care RRO/PRRO este obligatoriu.

Când un antreprenor are nevoie, în general, de RRO sau PRRO

RRO sau PRRO se aplică de către subiecții economici care efectuează operațiuni de decontare în numerar sau fără numerar folosind instrumente electronice de plată, cecuri de plată, jetoane etc. la vânzarea de bunuri sau prestarea de servicii în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor. Decontarea trebuie efectuată pentru suma integrală a cumpărăturii sau serviciului, iar cumpărătorului trebuie să i se ofere un document de decontare de forma și conținutul stabilite.

PRRO nu poate fi folosit pentru comerțul angro sau cu amănuntul cu combustibil. Pentru astfel de operațiuni, legea interzice direct utilizarea unui RRO software.

Nu toate operațiunile necesită RRO/PRRO. De exemplu, RRO/PRRO și registrele de decontare nu se aplică în cazurile definite direct de articolul 9 din Legea privind RRO: în special pentru anumite operațiuni bancare, anumite vânzări de bilete, unele tipuri de comerț în piețe, vânzarea anumitor mărfuri din autocisterne, precum și dacă la locul primirii mărfurilor sau prestării serviciilor nu se efectuează decontări în numerar. Pentru plătitorii de impozit unic se aplică o regulă separată: RRO/PRRO nu se aplică plătitorilor de impozit unic din prima grupă.

Ce înseamnă anularea înregistrării PRRO

Anularea înregistrării PRRO — nu este o amendă și nu este un control. Este o acțiune tehnică și juridică după care PRRO nu mai poate fi folosit pentru fiscalizarea vânzărilor. Numărul fiscal al unui astfel de PRRO se închide, iar PRRO însuși este exclus din Registru.

După anulare:

• numărul fiscal nu poate fi folosit repetat;

• nu pot fi create bonuri noi prin acest PRRO;

• cumpărătorilor nu li se pot emite bonuri de la un PRRO deja anulat;

• pentru continuarea activității trebuie folosit un alt PRRO/RRO înregistrat sau trebuie înregistrat unul nou;

• dacă schimbul nu a fost închis, serverul fiscal permite doar formarea raportului Z și închiderea schimbului.

Cum poate antreprenorul să anuleze independent PRRO

Antreprenorul sau persoana juridică poate depune independent o cerere de anulare a înregistrării PRRO. Pentru aceasta se folosește Cererea de înregistrare a registratorului software al operațiunilor de decontare conform formularului nr. 1-PRRO, cu mențiunea “Anularea înregistrării”. Identificatorul actual al formularului este J/F 1316605.

Înainte de depunerea cererii trebuie:

1. Să verificați că pe PRRO nu există un schimb deschis.

2. Să formați bonul fiscal de raportare sau raportul fiscal pentru schimb.

3. Să transmiteți către serverul fiscal toate documentele electronice de decontare.

4. Să transmiteți toate documentele create în regim offline cu numere fiscale offline.

5. Să transmiteți bonurile fiscale electronice de raportare, rapoartele fiscale electronice și notificările prevăzute de Procedura nr. 317.

6. Să depuneți formularul nr. 1-PRRO prin Cabinetul electronic, API sau alte mijloace de telecomunicații.

7. Să verificați mesajele în Cabinetul electronic și statutul PRRO în Registru.

Dacă antreprenorul a anulat PRRO, dar a uitat să închidă schimbul, STS explică faptul că software-ul trebuie să permită intrarea în casa PRRO anulat doar pentru formarea raportului Z și închiderea schimbului. Alte operațiuni pe un astfel de PRRO nu pot fi efectuate.

Anularea din cauza defecțiunii, furtului dispozitivului sau compromiterii cheii

Dacă PRRO este defect, dispozitivul a fost furat sau pierdut, ori există riscul compromiterii cheii personale, se depune Notificarea privind detectarea defecțiunilor registratorului software al operațiunilor de decontare conform formularului nr. 2-PRRO. Identificatorul actual al formularului este J/F 1316701.

Notificarea conform formularului nr. 2-PRRO se depune în ziua în care a fost detectată defecțiunea. Aceasta se trimite organului de control, producătorului PRRO și/sau centrului de service, dacă există. Pe perioada ieșirii din funcțiune a PRRO, operațiunile de decontare prin acesta nu se efectuează până la eliminarea defecțiunii sau conectarea unui RRO de rezervă.

Dacă în notificare este indicată o defecțiune, în Registru se face mențiunea că PRRO este defect. După eliminarea defecțiunii, pentru reluarea activității se depune o cerere cu mențiunea “Reluarea activității”. Dacă o astfel de cerere nu este primită în decurs de o lună, în Registru se introduce o înregistrare privind anularea înregistrării PRRO.

Dacă dispozitivul a fost furat sau cheia a fost compromisă, este mai sigur să opriți imediat activitatea printr-un astfel de PRRO, să depuneți formularul nr. 2-PRRO cu mențiunea corespunzătoare și să înregistrați un PRRO nou. Numărul fiscal vechi nu se folosește după anulare.

Când fiscul anulează PRRO automat

Anularea automată are loc prin serverul fiscal fără o cerere separată de anulare din partea antreprenorului. După aceasta, subiectului economic i se trimite o notificare prin Cabinetul electronic, cu indicarea temeiurilor.

În practică, cel mai des riscul anulării automate apare la schimbarea statutului unității economice. Dacă antreprenorul a depus formularul nr. 20-OPP și a indicat magazinul, depozitul, chioșcul, salonul sau alt obiect ca închis ori neexploatat, sistemul poate anula automat PRRO înregistrat pe acest obiect. STS a explicat direct: la închiderea obiectului prin formularul nr. 20-OPP, înregistrarea PRRO se anulează prin serverul fiscal.

Când anularea PRRO nu este necesară

Nu orice schimbare în afacere înseamnă că PRRO trebuie anulat. În multe cazuri este suficientă reînregistrarea sau modificarea datelor despre PRRO.

Reînregistrarea PRRO se efectuează dacă se modifică:

• denumirea sau numele complet al subiectului economic fără încetarea întreprinzătorului individual sau a persoanei juridice;

• numărul fiscal;

• denumirea unității economice;

• adresa unității economice unde este folosit PRRO.

Pentru reînregistrare se depune formularul nr. 1-PRRO cu mențiunea “Reînregistrare”. Înainte de aceasta trebuie închis ultimul schimb și trimis ultimul bon fiscal de raportare.

Dacă se modifică date care nu necesită reînregistrare, de exemplu denumirea PRRO, se depune o cerere de modificare a datelor despre PRRO. Anularea înregistrării nu este necesară pentru aceasta.

Ce trebuie verificat înainte de anularea PRRO

Înainte de depunerea cererii sau notificării, merită parcursă o scurtă listă de verificare:

Regimul offline și anularea PRRO

PRRO poate funcționa offline doar în limitele stabilite: nu mai mult de 36 de ore consecutiv și nu mai mult de 168 de ore într-o lună calendaristică. În acest regim, documentelor electronice de decontare li se atribuie numere fiscale din intervalul format de serverul fiscal.

După restabilirea conexiunii, PRRO trebuie să formeze notificarea privind încheierea regimului offline și să transmită pachetul de date către serverul fiscal în decurs de o oră. Înainte de anularea PRRO trebuie să vă asigurați că aceste documente au fost transmise.

Dacă documentele offline nu au fost transmise, antreprenorul riscă să aibă o problemă nu din cauza anulării în sine, ci din cauza îndeplinirii necorespunzătoare a obligației de transmitere a documentelor de decontare și a rapoartelor.

PRRO, personalul și semnăturile electronice

PRRO poate fi folosit doar pe un dispozitiv care aparține subiectului economic cu drept de proprietate, posesie sau folosință. Operațiunile de decontare prin PRRO pot fi efectuate doar de acele persoane ale căror certificate de semnătură electronică sau ștampilă sunt introduse în Registru pentru acest PRRO.

Pentru introducerea certificatelor se folosește notificarea privind certificatele calificate sau avansate ale cheilor publice utilizate în PRRO. Pentru aceasta, STS indică formularul J/F 1391802.

Dacă un casier a demisionat, cheia a fost compromisă sau se schimbă persoana responsabilă, datele despre certificate trebuie actualizate la timp. Dacă cheia a fost compromisă, activitatea printr-un astfel de PRRO trebuie oprită și trebuie acționat prin formularul nr. 2-PRRO.

Mărfuri accizabile, marcaj și PRRO

Pentru mărfurile accizabile, PRRO trebuie să funcționeze cu regim de programare, cu indicarea codului subcategoriei de marfă conform UKTZED, a denumirii, prețului și cantității mărfurilor. Pentru comerțul cu amănuntul cu băuturi alcoolice se indică suplimentar valoarea digitală a codului de bare al timbrului de acciză — seria și numărul.

Încălcarea acestei reguli reprezintă un risc financiar separat. Pentru efectuarea operațiunilor de decontare prin RRO/PRRO fără regimul de programare a denumirii fiecărei mărfi accizabile cu indicarea codului UKTZED, a prețului și evidenței cantității este prevăzută o sancțiune financiară de 300 de venituri minime neimpozabile ale cetățenilor.

Anularea PRRO nu anulează licențele pentru comerțul cu mărfuri accizabile, dar vânzarea alcoolului, tutunului, lichidelor pentru țigări electronice sau a altor mărfuri accizabile fără fiscalizare corespunzătoare și fără rechizite corecte în bon poate duce la sancțiuni separate.

Livrare, magazine online și PRRO

Dacă produsul sau serviciul este comandat sau plătit prin internet, dar are loc o operațiune de decontare, cumpărătorului trebuie să i se ofere un document de decontare de forma și conținutul stabilite. Bonul poate fi pe hârtie sau electronic: inclusiv prin cod QR pe ecranul dispozitivului, trimitere la numărul de telefon sau la e-mailul cumpărătorului.

Dacă PRRO este anulat, magazinul online nu poate fiscaliza plăți noi prin acesta. Înainte de continuarea vânzărilor trebuie înregistrat un alt PRRO sau folosit un alt mod legal de efectuare a decontărilor.

Ce amenzi sunt posibile dacă vânzările continuă după anularea PRRO

Dacă, după anularea PRRO, antreprenorul continuă să efectueze operațiuni de decontare printr-un PRRO neînregistrat sau anulat, acest lucru poate fi calificat ca neefectuarea operațiunii de decontare prin RRO/PRRO cu regim fiscal de lucru sau ca neemiterea unui document de decontare corespunzător.

Pentru astfel de încălcări, articolul 17 din Legea privind RRO prevede sancțiuni financiare:

Sancțiunile financiare conform Legii privind RRO se plătesc la bugetul de stat în termen de 10 zile calendaristice de la data acordului asupra acestora. Separat, persoanele cu funcții de răspundere și angajații care au încălcat procedura de efectuare a decontărilor pot răspunde administrativ conform Codului Ucrainei privind contravențiile administrative.

Ce trebuie făcut dacă PRRO a fost anulat automat din greșeală

Dacă antreprenorul a primit o notificare privind anularea automată a PRRO, trebuie să:

1. Verifice temeiul indicat în Cabinetul electronic.

2. Verifice statutul unității economice în formularul nr. 20-OPP.

3. Verifice dacă obiectul nu a fost depus din greșeală ca închis sau neexploatat.

4. Verifice actualitatea datelor în Registrul Unic de Stat.

5. Dacă eroarea este legată de obiectul impozitării — să depună formularul nr. 20-OPP actualizat.

6. Dacă este necesar, să înregistreze un PRRO nou pe unitatea economică corectă.

STS recomandă ca după depunerea formularului nr. 20-OPP să se verifice dacă datele despre obiectele impozitării corespund datelor despre unitatea economică, iar în caz de neconcordanțe — să se depună repetat formularul nr. 20-OPP și/sau să se efectueze reînregistrarea PRRO. În cazul anulării automate a PRRO, PRRO poate fi înregistrat din nou pe o unitate economică nouă.

Exemplu din practică

Antreprenorul închide magazinul și depune formularul nr. 20-OPP, în care indică faptul că unitatea economică este închisă sau nu este folosită. Dacă pentru acest magazin era înregistrat un PRRO, sistemul anulează automat înregistrarea acestuia prin serverul fiscal. Acest lucru este confirmat de explicația Direcției principale a STS în regiunea Dnipropetrovsk din 3 iulie 2025 privind închiderea unității economice și consecințele pentru RRO/PRRO.

Ce trebuie să ia în considerare utilizatorii RRO-ului software Torgsoft

RRO-ul software în cadrul sistemului de evidență — este un instrument pentru crearea și transmiterea documentelor fiscale. Răspunderea pentru corectitudinea datelor despre întreprinzătorul individual sau persoana juridică, unitatea economică, statutul fiscal, semnăturile electronice, denumirile mărfurilor, codurile UKTZED, prețuri, cantitate, rechizitele accizabile și închiderea la timp a schimburilor revine subiectului economic care efectuează operațiuni de decontare.

Înainte de anularea sau reînregistrarea PRRO trebuie verificate nu doar setările programului, ci și datele din Cabinetul electronic al STS: formularul nr. 20-OPP, statutul unității economice, valabilitatea cheilor, existența unui schimb deschis și transmiterea tuturor documentelor către serverul fiscal. Aceasta reduce riscul blocării activității casei, al anulării automate greșite a PRRO și al pretențiilor în timpul unui control.

Surse oficiale

1. Legea Ucrainei “Privind utilizarea registratorilor operațiunilor de decontare în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor” nr. 265/95-VR: articolele 2, 3, 7, 8, 9, 10, 12-1, 17, 20, 25, 26.
   Link: https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80

2. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 23.06.2020 nr. 317 “Privind modificarea ordinului Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14 iunie 2016 nr. 547”: Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a registratorilor software ai operațiunilor de decontare, secțiunile II, III, IV, V; formularele nr. 1-PRRO, nr. 2-PRRO, nr. 4-PRRO.
   Link: https://zakon.rada.gov.ua/go/z0635-20

3. Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: articolele 63, 67, 296.10.
   Link: https://zakon.rada.gov.ua/go/2755-17

4. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 09.12.2011 nr. 1588 “Privind aprobarea Procedurii de evidență a contribuabililor și plătitorilor de taxe”: secțiunea VIII, formularul nr. 20-OPP, punctele 8.1–8.5.
   Link: https://zakon.rada.gov.ua/go/z1562-11

5. Codul Ucrainei privind contravențiile administrative nr. 8073-X: articolul 155-1, articolul 26 din Legea privind RRO referitor la răspunderea administrativă.
   Link: https://zakon.rada.gov.ua/go/8073-10

6. Pagina oficială STS “Formulare PRRO”: identificatorii actuali ai formularelor J/F 1316605, J/F 1316701, J/F 1316901, J/F 1391802.
   Link: https://tax.gov.ua/baneryi/programni-rro/formi-prro/formi-prro/

7. Explicația STS în ZIR privind închiderea schimbului și formarea raportului Z pe un PRRO anulat.
   Link: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?id=40685&src=ques

8. Explicația STS privind anularea automată a PRRO la închiderea unității economice prin formularul nr. 20-OPP.
   Link: https://dp.tax.gov.ua/media-ark/local-news/911882.html