Cum să înregistrezi un casier pentru PRRO prin Cabinetul Electronic și să configurezi cheia în Torgsoft

Pentru a adăuga un casier la un sistem software de înregistrare a operațiunilor de plată (PRRO), antreprenorul trebuie să informeze Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei (SFS) despre certificatul semnăturii electronice a casierului, folosind formularul nr. 5-PRRO. După înregistrarea cu succes, trebuie să selectezi cheia privată corespunzătoare în Torgsoft și să verifici dacă postul de lucru utilizează PRRO-ul întreprinderii și al magazinului corecte.

Începe configurarea înainte de prima tură a noului casier. Pregătește semnătura sa valabilă, verifică înregistrarea punctului comercial și a PRRO-ului, iar după trimiterea notificării citește rezultatul procesării. Simpla salvare a angajatului în program sau înlocuirea fișierului cheii nu sunt suficiente pentru a-i permite efectuarea operațiunilor fiscale.

Ce trebuie verificat înainte de înregistrarea casierului

Aceste instrucțiuni se adresează persoanelor fizice-antreprenori (FOP) și persoanelor juridice care folosesc PRRO în Ucraina. Conform punctului 7 din secțiunea II a Procedurii de înregistrare și utilizare a PRRO, casierul poate efectua operațiuni după înscrierea datelor certificatului în Registrul PRRO și cu condiția ca acesta să fie valabil.

• Verifică întreprinderea. Compară denumirea întreprinderii sau numele, prenumele și patronimicul antreprenorului, precum și codul fiscal al întreprinderii, cu datele titularului PRRO. Verifică separat datele casierului și înregistrarea certificatului său pentru lucrul cu PRRO-ul acestei întreprinderi: semnătura personală a unui angajat nu trebuie să aparțină antreprenorului sau directorului.
• Verifică unitatea comercială. Magazinul trebuie să fie declarat la SFS, iar PRRO-ul necesar trebuie să fie înregistrat pentru această unitate comercială. Dacă adaugi un casier la o casă existentă fără să-i schimbi datele, nu este necesară reînregistrarea magazinului și a PRRO-ului.
• Pregătește semnătura casierului. Verifică titularul certificatului, perioada de valabilitate și dacă acesta este blocat sau revocat. Dacă containerul conține mai multe chei, stabilește care dintre ele va fi folosită.
• Pregătește semnătura persoanei autorizate să trimită notificarea. Pentru un FOP, aceasta este semnătura antreprenorului; pentru o persoană juridică, formularul prevede semnătura directorului sau a reprezentantului subiectului economic. Pentru înregistrarea directă din Torgsoft, instrucțiunile oficiale cer configurarea cheii antreprenorului sau directorului în fișa întreprinderii. Alege semnătura pentru trimiterea notificării și semnătura pentru documentele fiscale în funcție de împuternicirile semnatarului. Dacă antreprenorul sau directorul va lucra și ca casier, datele certificatului semnăturii sale trebuie, de asemenea, înscrise în Registrul PRRO prin formularul 5-PRRO.
• Verifică postul de lucru. Activează opțiunea „Програмний РРО” (Sistem software de înregistrare a operațiunilor de plată). În setările regionale Windows, setează limba ucraineană pentru programele care nu acceptă Unicode și dezactivează „Бета-версія: Використовуйте Unicode UTF-8 для підтримки мови по всьому світу” (Versiune beta: utilizați Unicode UTF-8 pentru compatibilitate lingvistică la nivel mondial). Instalează programul „Користувач ЦСК-1” (Utilizatorul Centrului de certificare a cheilor nr. 1) și completează câmpul „Каталог розміщення криптографічних бібліотек” (Directorul bibliotecilor criptografice) din setările PRRO, indicând folderul End User al acestuia. Acordă utilizatorilor postului de lucru acces la acest folder. Înainte de a conecta o semnătură nouă, actualizează Torgsoft și bibliotecile criptografice la versiuni compatibile cu standardul acesteia.

Pentru semnarea documentelor PRRO se poate folosi o semnătură electronică calificată (KEP) sau o semnătură electronică avansată. Caracterul suficient al semnăturii avansate pentru PRRO este prevăzut în mod expres la punctul 7 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR. Totuși, când alegi cheia, verifică compatibilitatea sa tehnică cu Torgsoft: permisiunea legală pentru un tip de semnătură nu confirmă, prin ea însăși, compatibilitatea programului cu un anumit suport sau format.

Recomandare practică: înainte de configurare, alcătuiește o listă scurtă de corespondențe „întreprindere — magazin — număr fiscal PRRO — casier — certificat”. Astfel poți depista situația în care cheia valabilă aparține persoanei potrivite, dar casa selectată este pentru altă întreprindere.

Cum se trimite formularul nr. 5-PRRO prin Cabinetul Electronic

Formularul nr. 5-PRRO se numește „Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованих/удосконалених сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО” (Notificare privind furnizarea de informații despre certificatele calificate/avansate ale cheilor publice utilizate în PRRO). Pentru depunerea electronică se folosesc identificatorii J1391802 pentru persoane juridice sau F1391802 pentru persoane fizice. Codul J/F1391802 este indicat în explicația SFS privind schimbarea semnăturii casierului.

1. Autentifică-te în secțiunea privată a Cabinetului Electronic în numele antreprenorului sau al persoanei juridice pentru care înregistrezi casierul.
2. Găsește notificarea nr. 5-PRRO după denumire și codul J1391802 sau F1391802. Creează documentul și completează data și numărul notificării. În secțiunea 1, verifică numărul fiscal al subiectului economic în numele căruia va lucra casierul.
3. În secțiunea 2, indică numele și prenumele casierului, patronimicul dacă există, codul său fiscal și identificatorul cheii din certificatul cheii publice pe care o va folosi. Nu înlocui identificatorul cu numărul de serie al certificatului, numele fișierului, numărul fiscal PRRO sau codul fiscal al angajatului. Pentru persoanele fizice care, din motive religioase, au refuzat numărul de înregistrare al contribuabilului, au notificat oficial autoritatea de control și au mențiunea corespunzătoare în pașaport, formularul prevede datele pașaportului: seria, dacă există, și numărul pașaportului sau numărul cărții de identitate. Această regulă se aplică persoanei fizice respective în secțiunea 1 sau 2.
4. În câmpul „Тип підпису” (Tipul semnăturii), selectează „Касир” (Casier) sau „Старший касир” (Casier-șef), în funcție de atribuțiile acordate. Valoarea „Припинення роботи” (Încetarea activității) se folosește pentru a opri accesul prin cheia corespunzătoare.
5. În secțiunea 3, bifează semnatarul: pentru persoana juridică, directorul sau reprezentantul subiectului economic; pentru persoana fizică-antreprenor, bifează „підприємець” (antreprenor). Verifică documentul, semnează-l cu semnătura electronică a persoanei autorizate să-l depună și trimite-l la SFS. Câmpurile formularului și excepția privind datele din pașaport sunt prezentate în formularul oficial nr. 5-PRRO.
6. Deschide recipisele primite și citește rezultatul procesării. Păstrează notificarea și confirmarea acceptării cu succes.

Preia identificatorul cheii din certificatul cheii publice. Dacă un casier a primit un certificat nou, verifică datele acestuia, chiar dacă numele titularului și numele fișierului au rămas aceleași. În caz contrar, SFS va primi informații despre o cheie, iar Torgsoft va semna documentele cu alta.

Conform instrucțiunilor oficiale Torgsoft, casierul se înregistrează pentru plătitorul de impozite și primește acces la toate PRRO-urile din toate unitățile comerciale ale acestuia. În notificarea nr. 5-PRRO, casierul nu este asociat unui anumit magazin sau unei anumite case. Rolul „Старший касир” (Casier-șef) permite închiderea schimburilor altor casieri, inclusiv ale altor casieri-șefi.

Recomandare practică: atribuie tipul „Касир” (Casier) angajatului care efectuează propriile operațiuni de plată. Atribuie tipul „Старший касир” (Casier-șef) persoanei însărcinate și cu închiderea schimburilor altor angajați. Primirea unei semnături noi nu impune atribuirea acestor împuterniciri.

Cum se înregistrează un casier direct în Torgsoft

Torgsoft permite și trimiterea formularului 5-PRRO direct din program. Alege o singură metodă de depunere: dacă notificarea a fost deja acceptată cu succes prin Cabinetul Electronic, treci la configurarea cheii pe postul de lucru.

Mai întâi, verifică dacă opțiunea suplimentară „Програмний РРО” (Sistem software de înregistrare a operațiunilor de plată) este activată pe postul de lucru necesar. Conform condițiilor de utilizare a opțiunii, accesul anual pentru achizițiile noi se activează separat pentru fiecare dispozitiv; drepturile permanente achiziționate anterior se păstrează.

1. Deschide „Налаштування” (Setări) → „Підприємство” (Întreprindere) și adaugă sau deschide întreprinderea necesară. În fila „КЕП (ЕЦП)”, unde abrevierea ucraineană „ЕЦП” înseamnă semnătură electronică digitală, setează cheia privată a antreprenorului sau directorului persoanei juridice în câmpul „Директор” (Director): selectează fișierul, introdu parola, apasă „Зчитати” (Citește), verifică titularul și apasă „Встановити” (Setează). Salvează setările. Fila este disponibilă dacă parametrul „Регіональний стандарт” (Standard regional) este setat la „Не обрано” (Neselectat) sau „Україна” (Ucraina).
2. Accesează „Налаштування” (Setări) → „Програмний РРО” (Sistem software de înregistrare a operațiunilor de plată) → fila „Реєстрація програмного РРО” (Înregistrarea sistemului software de înregistrare a operațiunilor de plată). Selectează plătitorul necesar în câmpul „Підприємство” (Întreprindere). Programul descarcă datele sale de înregistrare pe baza codului fiscal din cheia directorului. Dacă plătitorul nu apare în Registrul unic de stat al persoanelor juridice, persoanelor fizice-antreprenori și organizațiilor obștești, înregistrarea nu poate continua. Cheia pentru trimiterea cererilor trebuie să accepte criptarea datelor.
3. În tabelul „Касири” (Casieri), apasă „Додати” (Adaugă). Folosește acțiunea „Вибір приватного ключа” (Selectează cheia privată) pentru a alege cheia casierului. Verifică datele completate automat în câmpurile „Ідентифікатор ключа суб’єкта” (Identificatorul cheii subiectului), „Власник (ПІБ)” (Titular: nume, prenume și patronimic) și „Податковий номер” (Cod fiscal). Dacă este cazul, bifează rolul „Старший касир” (Casier-șef), în funcție de atribuțiile angajatului.
4. Apasă „Записати” (Salvează): programul va crea și trimite automat notificarea nr. 5-PRRO. În tabelul „Заявки” (Cereri), selectează notificarea și apasă „Оновити статус” (Actualizează starea). Verifică tabelul „Квитанції” (Recipise); folosește acțiunea „Переглянути” (Vizualizează) pentru a vedea detaliile eventualelor erori. Cererile acceptate sunt marcate cu verde, cele neacceptate cu roz, iar o cerere fără culoare este încă în curs de procesare.
5. După acceptarea cu succes, verifică dacă a apărut casierul și dacă cheia sa are acces efectiv la PRRO. Actualizarea datelor pe serverele fiscale poate întârzia, așadar o recipisă pozitivă nu garantează că cheia va putea fi folosită imediat pentru operațiuni.

Procedura și limitările sale tehnice sunt prezentate în instrucțiunile oficiale pentru înregistrarea PRRO-urilor și a casierilor.

Cum se configurează cheia casierului pe postul de lucru

După acceptarea formularului 5-PRRO, selectează separat cheia pentru semnarea documentelor fiscale pe postul de lucru. Salvarea cererii de înregistrare nu înlocuiește această configurare.

Pe postul de lucru, deschide „Налаштування” (Setări) → „Програмний РРО” (Sistem software de înregistrare a operațiunilor de plată). Pentru o înregistrare nouă, apasă „Додати” (Adaugă), iar pentru a înlocui cheia, deschide înregistrarea existentă pentru PRRO-ul necesar. Conform instrucțiunilor oficiale, păstrează folderul cu fișierul cheii în folderul programului Torgsoft și restricționează accesul la acesta. Nu modifica setările PRRO când acesta este în modul offline; operațiunile și modificarea setărilor nu sunt disponibile pentru un PRRO cu starea „Не діє” (Inactiv).

Potrivit instrucțiunilor oficiale de conectare a unui PRRO, completează câmpul „Приватний ключ касира” (Cheia privată a casierului) din formularul „Програмний РРО” (Sistem software de înregistrare a operațiunilor de plată): selectează fișierul, introdu parola, apasă „Зчитати” (Citește), verifică titularul și apasă „Встановити” (Setează). Dacă folosești un container .jks, selectează mai întâi fișierul și așteaptă să se citească lista cheilor; apoi alege înregistrarea necesară în câmpul „Ключ” (Cheie), introdu parola acelei chei, verifică titularul și apasă „Встановити” (Setează).

După aceea, apasă „Вибір господарської одиниці” (Selectează unitatea comercială), alege magazinul necesar și verifică numărul fiscal al PRRO-ului înregistrat pentru acesta. Verifică și caseta „Використання” (Utilizare): listele din Torgsoft pentru desktop afișează doar PRRO-urile active care nu sunt alocate aplicației mobile. Instrucțiunile oficiale precizează că același PRRO nu poate fi folosit atât în Torgsoft pentru desktop, cât și în aplicația mobilă. Caseta „Використання” (Utilizare) stabilește pentru care dintre aceste modalități de lucru este alocat PRRO-ul.

Salvează setările apăsând „Записати” (Salvează). Înainte de salvare, compară întreprinderea, magazinul și numărul casei cu lista pregătită.

Dacă mai mulți angajați folosesc pe rând același PRRO, cheile lor personale pot fi configurate în „Налаштування” (Setări) → „Співробітник” (Angajat), fila „Програмний РРО” (Sistem software de înregistrare a operațiunilor de plată), câmpul „Приватний ключ касира” (Cheia privată a casierului). În „Налаштування” (Setări) → „Параметри” (Parametri) → „Додаткові функції” (Funcții suplimentare) → „Програмний РРО” (Sistem software de înregistrare a operațiunilor de plată), pentru parametrul „Вибирати продавця з ключем перед початком роботи” (Selectează vânzătorul cu cheie înainte de începerea activității), alege metoda de selectare a angajatului în loc de „Ні” (Nu).

Programul solicită selectarea semnatarului la prima utilizare a PRRO din sesiunea respectivă și păstrează selecția până la repornire. De aceea, după închiderea schimbului casierului precedent, selectează din nou angajatul prin acțiunea „Вибір продавця для програмного РРО” (Selectează vânzătorul pentru PRRO) din grupul de acțiuni pentru registratorul fiscal sau prin acțiunea „Вибір співробітника для програмного РРО” (Selectează angajatul pentru PRRO) din formularul „Програмний РРО” (Sistem software de înregistrare a operațiunilor de plată).

Verifică și limitările importante din instrucțiunile pentru mai mulți casieri: dacă nu este selectat un angajat, programul poate folosi semnătura configurată în setările PRRO; dacă sunt activate simultan opțiunea „Зв’язування продажу кожного товару з продавцем” (Asociază vânzarea fiecărui produs cu un vânzător) și înregistrarea vânzătorului „Для кожного товару” (Pentru fiecare produs), cheile personale din fișele angajaților nu se folosesc, iar bonurile sunt semnate cu cheia generală a PRRO.

Cum se verifică accesul și primul bon fiscal

Acceptarea cu succes a formularului 5-PRRO confirmă rezultatul procesării notificării. După aceea, trebuie să verifici accesul efectiv al noii chei la casa necesară. Nu crea o vânzare fără o achiziție reală doar pentru a verifica setările.

1. Verifică semnatarul. Pe postul de lucru trebuie să fie selectată cheia casierului care începe activitatea. Dacă se folosește selecția angajatului, asigură-te că programul nu a păstrat semnatarul precedent sau cheia implicită.
2. Verifică modul casei înainte de deschiderea schimbului. Asigură-te că schimbul precedent a fost închis. Pentru încasări reale, dezactivează „Режим тестування” (Mod test), dacă este activat, apoi salvează setările. Conform instrucțiunilor Torgsoft, bonurile de test sunt nefiscale chiar dacă au număr, iar schimbarea acestui mod este permisă numai când schimbul este închis.
3. Deschide schimbul cu semnătura necesară. Asigură-te că este selectată cheia noului casier. În formularul „Програмний РРО” (Sistem software de înregistrare a operațiunilor de plată), selectează „Операції з чеками” (Operațiuni cu bonuri) → „Відкриття зміни” (Deschide schimbul). Prima deschidere a schimbului necesită o conexiune la serverul fiscal. Verifică dacă serverul a acceptat mesajul de deschidere a schimbului; dacă primești un refuz, rezolvă cauza înainte de efectuarea încasărilor.
4. Verifică bonul la prima achiziție reală. Compară vânzătorul, adresa magazinului, numărul fiscal PRRO, produsele, suma și metoda de plată. Oferă clientului documentul de plată.
5. Verifică înregistrarea documentului. Folosește datele sau linkul de pe bon pentru verificarea acestuia prin instrumentele SFS. Compară documentul găsit cu cel înmânat clientului. Dacă bonul a fost emis offline, ține cont că va fi transmis la server după restabilirea conexiunii.

Obligația de a efectua operațiunea de plată pentru suma integrală și de a oferi clientului un document de plată este prevăzută la punctele 1 și 2 ale articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR. Simpla existență a unui document tipărit nu confirmă că aparatul a funcționat în modul fiscal, așadar verifică și rezultatul înregistrării acestuia.

Cum se predă un PRRO de la un casier la altul

Pe un PRRO poate exista o singură tură deschisă la un moment dat. Pentru a o închide, casierul generează bonul fiscal de raport — raportul Z. Dacă în cursul zilei au fost efectuate operațiuni de plată, bonul trebuie generat în fiecare zi, chiar dacă nu se schimbă casierul. În modul online, documentul este trimis la înregistrare pe serverul fiscal. În timpul unei perioade offline permise, raportul Z primește un număr din intervalul rezervat; casierul trebuie să-l genereze înainte de deschiderea următorului schimb.

După restabilirea conexiunii, asigură transmiterea documentelor offline la serverul fiscal în decurs de o oră. Documentele de plată trebuie transmise înaintea raportului Z corespunzător și păstrate în PRRO până la primirea confirmării de livrare. Noul schimb poate fi deschis după închiderea celui precedent. Regulile de deschidere și închidere a schimbului sunt prevăzute la punctele 3 și 5 din secțiunea IV, iar numerotarea, generarea și transmiterea documentelor în modul offline, la punctele 4 și 7–9 din secțiunea V a Procedurii de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a PRRO.

Obligația de a transmite documentele de plată offline înaintea raportului fiscal corespunzător este prevăzută și la articolul 5 din Legea nr. 265/95-VR.

Procedura practică de predare a casei este următoarea: primul casier încheie operațiunile, generează raportul Z și verifică închiderea schimbului; următorul selectează propria cheie înregistrată și deschide un schimb nou. Nu lansa sesiuni de lucru simultane cu același PRRO pe dispozitive diferite.

Exemplu ilustrativ. Olena lucrează în magazin până la prânz, apoi este înlocuită de Andrii. Ambii pot fi înregistrați ca casieri pe baza certificatelor lor, însă Olena trebuie să-și închidă schimbul înainte ca Andrii să înceapă lucrul. Dacă ambii angajați trebuie să deservească simultan clienții la case separate, pregătește PRRO-uri distincte, chei pentru activitate simultană și licențe ale opțiunii pentru dispozitivele respective.

Ce trebuie făcut dacă un casier nu vede magazinul sau nu poate deschide schimbul

Începe cu textul exact al erorii și recipisa pentru formularul 5-PRRO. Astfel poți stabili dacă trebuie corectate datele de înregistrare, setările cheii sau conexiunea la server.

Succesiunea verificărilor de înregistrare și posibilitatea unei întârzieri în actualizarea datelor sunt descrise în materialul Torgsoft despre verificarea PRRO-ului și a cheilor. Dacă datele sunt corecte și există deja o recipisă de acceptare, dar problema persistă, pregătește pentru echipa de asistență textul erorii, numărul PRRO, rezultatul procesării notificării și detaliile certificatului. Nu atașa fișierul cheii private sau parola.

Cum se înlocuiește semnătura casierului

După reemiterea semnăturii cu un identificator nou, trebuie depusă o notificare nouă nr. 5-PRRO. Conform explicației SFS, mai întâi se comunică noul identificator, apoi se înlocuiesc cheia și certificatul vechi pe dispozitivul PRRO.

1. Dacă este posibil, încheie schimbul curent folosind semnătura veche, încă valabilă, înainte de înlocuire.
2. Obține semnătura nouă și verifică datele certificatului său.
3. Depune formularul 5-PRRO cu noul identificator și verifică acceptarea cu succes.
4. Înlocuiește cheia din setările PRRO sau din fișa angajatului, în funcție de sursa semnăturii folosite de program.
5. Înainte de următorul schimb, verifică accesul la unitatea comercială și la casa necesare.

Dacă certificatul nu mai este valabil, iar schimbul a rămas deschis, verifică mai întâi starea PRRO și posibilitatea ca o persoană autorizată să finalizeze documentele. Pentru expirarea certificatului în timpul lucrului offline, punctul 3 din secțiunea V a Procedurii prevede separat folosirea certificatului valabil al unei persoane cu funcție superioară sau al directorului pentru semnarea documentelor ori a pachetului de date corespunzător. Aceasta este o condiție specială; nu înseamnă că orice cheie nouă oferă automat dreptul de a încheia schimbul altcuiva.

Cum se retrage accesul casierului și se protejează cheile

Când un angajat nu va mai lucra cu PRRO, încheie-i schimbul și trimite formularul 5-PRRO cu tipul „Припинення роботи” (Încetarea activității) pentru cheia respectivă. Elimină imediat cheia angajatului din setările postului de lucru și din metodele disponibile de selectare a semnatarului, apoi verifică acceptarea notificării. Conform instrucțiunilor oficiale Torgsoft, serverele fiscale actualizează datele cu întârziere, așadar cheia poate permite operațiuni încă o vreme după acceptarea notificării de încetare a activității. În acest interval, restricționează și accesul fostului casier la postul de lucru. Ștergerea fișei angajatului sau golirea câmpului cheii în Torgsoft modifică setările locale, dar nu înlocuiește notificarea către SFS.

Recomandare practică: titularul semnăturii personale trebuie să introducă el însuși parola în timpul configurării. Nu da cheia privată și parola colegilor, nu le trimite prin mesaje și nu le atașa la cereri sau recipise. Restricționează accesul la folderul cheilor și la contul casierului de pe computer.

Dacă o persoană neautorizată a obținut acces la cheia privată, oprește utilizarea acesteia și contactează furnizorul de servicii de încredere electronică pentru blocarea sau revocarea certificatului. Conform punctului 12 din secțiunea II a Procedurii de utilizare a PRRO, antreprenorul sau persoana juridică trebuie, în ziua în care constată compromiterea cheii personale, să trimită autorității de control, producătorului PRRO și/sau centrului de service, dacă există, o notificare întocmită conform formularului nr. 2-PRRO.

Punctul 2 din secțiunea III a Procedurii prevede că notificarea marcată „крадіжка пристрою чи компрометація ключа” (furtul dispozitivului sau compromiterea cheii) constituie temei pentru anularea înregistrării PRRO. După anulare, numărul său fiscal nu mai poate fi folosit, așadar, înainte de reluarea încasărilor, asigură funcționarea unui PRRO înregistrat corespunzător.

Înregistrarea casierului prin formularul 5-PRRO comunică ce cheie se folosește pentru documentele fiscale. Ea nu formalizează relațiile de muncă și nu înlocuiește contractul de muncă. Încheie separat formalitățile de angajare și, înainte de a permite accesul la casă, verifică trei rezultate: SFS a acceptat datele certificatului valabil, Torgsoft folosește semnatarul necesar, iar postul de lucru este conectat la PRRO-ul corect.