PECR Without Internet: How Offline Mode Works, Restrictions and Penalties

Aparatele de marcat electronice fiscale software pot fi utilizate în Ucraina fără conexiune la serverul fiscal al Serviciului Fiscal de Stat (SFS). Modul offline al PCM nu a fost anulat, iar articolul 5 din Legea privind aparatele de marcat fiscale prevede în mod expres utilizarea acestuia. Utilizatorii PCM nu sunt obligați să treacă la un aparat de marcat fiscal fizic, la un registru de decontări sau la bonuri pe hârtie doar pentru că s-a întrerupt conexiunea la internet. Condiția principală pentru funcționarea legală în modul offline este ca PCM să fie înregistrat cu posibilitatea de funcționare offline și să dispună de numere fiscale neutilizate dintr-un interval generat în prealabil de serverul fiscal al SFS.

Regula generală limitează funcționarea continuă în modul offline la 36 de ore, iar utilizarea numerelor fiscale rezervate la 168 de ore pe parcursul unei luni calendaristice. Totuși, în perioada legii marțiale, a stării de urgență sau în circumstanțe de forță majoră, punctul 13 din dispozițiile finale ale Legii nr. 265 permite depășirea acestor limite. Legea marțială a fost prelungită cu 90 de zile începând din 2 august 2026, astfel încât această excepție specială are importanță practică. Chiar și în aceste condiții, funcționarea offline fără un interval de numere fiscale obținut de la SFS este interzisă.

A fost interzisă funcționarea PCM în modul offline?

Nu. Legea în vigoare a Ucrainei nr. 265/95-VR menține modul offline pentru PCM. În baza de date a Radei Supreme, legea figurează ca fiind în vigoare în versiunea din 30 decembrie 2024, iar articolul 5 continuă să reglementeze funcționarea aparatului de marcat software în cazul pierderii conexiunii cu serverul fiscal.

La Ministerul Finanțelor au avut într-adevăr loc discuții privind modificarea arhitecturii PCM. În 2024, ministerul a constituit un grup de lucru interinstituțional privind utilizarea PCM. Misiunea sa oficială este elaborarea unor propuneri pentru îmbunătățirea sistemului, a arhitecturii acestuia, a securității informațiilor și a mecanismelor de control. Pagina actuală a Ministerului Finanțelor enumeră opt ședințe ale acestui grup, ultima ședință publicată fiind cea din 5 septembrie 2025. Grupul de lucru este un organism consultativ, astfel încât propunerile sale nu modifică prin ele însele regulile aplicabile antreprenorilor. Până când modificările corespunzătoare nu sunt adoptate printr-un act normativ și nu intră în vigoare, se aplică Legea nr. 265 și actele normative în vigoare ale Ministerului Finanțelor.

Prin urmare, antreprenorii trebuie să se orienteze după versiunea actuală a Legii privind aparatele de marcat fiscale și după regulile oficiale ale SFS, nu după anunțuri referitoare la posibile modificări viitoare.

Când poate un PCM să treacă în modul offline?

Modul offline este destinat situațiilor în care nu există conexiune între PCM și serverul fiscal al SFS. Nu este un mod alternativ de funcționare pe care casierul îl poate utiliza după bunul plac atunci când conexiunea funcționează normal. Procedura nr. 317 prevede revenirea automată a PCM în modul online imediat după restabilirea conexiunii. Înainte de emiterea fiecărui bon offline, soluția software trebuie să verifice dacă legătura cu serverul a fost restabilită.

Pentru funcționarea fără conexiune la server este necesară o rezervă de numere fiscale. Serverul fiscal generează pentru fiecare PCM un interval separat de numere care pot fi atribuite documentelor în timpul unei sesiuni offline. Primul set de astfel de numere este generat de server, inclusiv ca răspuns la o solicitare a PCM sau la deschiderea turei. După transmiterea bonurilor utilizate, serverul completează intervalul cu numere noi.

Antreprenorul poate înregistra un PCM fără activarea modului offline. În acest caz, nu este necesar un interval de numere fiscale rezervate, însă, dacă se pierde conexiunea, nu se pot efectua operațiuni de plată prin acel PCM până la restabilirea legăturii.

36 și 168 de ore: cum funcționează limitele generale și excepția aplicabilă în perioada legii marțiale

Aceste limite de 36 și 168 de ore rămân regulile generale stabilite de articolul 5 din Legea nr. 265 și de Procedura nr. 317. Punctul 13 din dispozițiile finale ale Legii nr. 265 stabilește o regulă specială: în perioada legii marțiale, a stării de urgență sau în circumstanțe de forță majoră, operațiunile offline și utilizarea intervalului de numere rezervate pot continua cu depășirea acestor limite. SFS confirmă acest lucru în explicațiile sale oficiale actuale.

Această excepție nu elimină cerința tehnologică principală: fiecărui bon offline trebuie să i se atribuie un număr fiscal din intervalul generat anterior de serverul fiscal. Dacă nu mai există numere neutilizate, vânzările fiscale nu pot continua în modul offline.

Cum se generează un bon fiscal fără internet?

În timpul unei sesiuni offline, PCM generează un document electronic de plată pentru întreaga valoare a operațiunii, la fel ca în modul online. Diferența constă în faptul că numărul fiscal al documentului nu este atribuit de server în momentul vânzării, ci este preluat din intervalul rezervat pentru PCM respectiv. Bonul trebuie să conțină obligatoriu mențiunea că operațiunea a fost efectuată în modul offline.

Cumpărătorul poate verifica un astfel de bon în baza de date a SFS după încheierea modului offline și transmiterea documentelor corespunzătoare către serverul fiscal. Un bon fiscal generat de PCM are aceeași valoare juridică precum bonul emis de un aparat de marcat fiscal fizic.

După restabilirea conexiunii, copiile documentelor generate offline sunt transmise către serverul SFS. Explicațiile oficiale ale SFS prevăd transmiterea acestora în termen de o oră de la restabilirea conexiunii și înainte de transmiterea raportului fiscal electronic sau a raportului Z pentru ziua în care au fost create documentele. PCM trebuie să păstreze aceste documente până la confirmarea transmiterii lor.

Este obligatorie tipărirea unui bon pe hârtie?

Nu. Legea nu impune emiterea bonurilor PCM exclusiv pe hârtie.

Operatorul economic trebuie să furnizeze cumpărătorului un document de plată în forma și cu conținutul stabilite de lege, pentru întreaga valoare a operațiunii. Acesta poate fi emis în format tipărit și/sau electronic. Printre modalitățile permise de transmitere a documentului electronic se numără afișarea unui cod QR pe ecranul dispozitivului cu PCM și trimiterea documentului la numărul de telefon sau la adresa de e-mail furnizată de cumpărător.

Cerințele privind forma bonului fiscal sunt stabilite prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 13. Acesta este în vigoare în versiunea din 11 ianuarie 2025, cu modificările introduse prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 601. Bonul trebuie să conțină toate elementele obligatorii prevăzute de regulament. Lipsa conexiunii la internet nu elimină aceste cerințe — bonul offline trebuie, de asemenea, să respecte forma stabilită.

Prin urmare, întreruperea conexiunii la internet nu creează, în sine, obligația de a reveni la un registru de decontări pe hârtie sau de a instala un aparat de marcat fiscal fizic.

Ce trebuie făcut în cazul întreruperii internetului, al unei pene de curent sau al defectării PCM?

Este important să distingem trei situații diferite.

Nu există internet sau conexiune cu serverul fiscal, dar dispozitivul pe care funcționează PCM este operațional. Dacă PCM are activat modul offline și dispune de numere fiscale rezervate, vânzările fiscale pot continua offline. După restabilirea conexiunii, PCM trebuie să transmită documentele către SFS și să revină în modul online.

Alimentarea cu energie electrică este întreruptă, dar PCM poate fi pornit pe un alt dispozitiv funcțional, în conformitate cu datele sale de înregistrare. Legea nu consideră lipsa energiei electrice drept un motiv care obligă automat utilizatorul PCM să treacă la Registrul de evidență a operațiunilor de decontare (KORO). Ceea ce contează este dacă PCM înregistrat poate funcționa efectiv și poate genera un document fiscal corespunzător.

PCM însuși s-a defectat. În acest caz se aplică o altă regulă prevăzută de articolul 5 din Legea nr. 265: printr-un PCM defect nu se pot efectua operațiuni de plată până la remedierea defecțiunii. SFS explică separat că o întrerupere de scurtă durată, remediată printr-o simplă repornire, nu este considerată neapărat o defecțiune. Pentru o defecțiune efectivă, Procedura nr. 317 prevede Formularul nr. 2-PCM.

Pentru aparatele de marcat fiscale fizice se aplică alte reguli. În cazul defectării acestora sau al întreruperii temporare a alimentării cu energie electrică, legea permite utilizarea Registrului de evidență a operațiunilor de decontare (KORO) și a registrului de decontări ori a unui aparat de marcat fiscal de rezervă, înregistrat corespunzător, pentru maximum șapte zile lucrătoare. Acest mecanism nu trebuie aplicat automat PCM.

Ce trebuie înregistrat înainte de utilizarea PCM?

PCM este asociat unui anumit operator economic și unei unități comerciale. Înainte de înregistrarea aparatului de marcat, operatorul economic și unitatea respectivă trebuie să fie înregistrate la autoritatea fiscală. Informațiile despre unitatea comercială sunt transmise conform punctului 63.3 din Codul fiscal, după care se depune la SFS o cerere electronică pe Formularul nr. 1-PCM.

Cererea stabilește, printre altele, modul în care PCM va funcționa în cazul pierderii conexiunii. Dacă antreprenorul intenționează să continue vânzările fiscale în timpul unei întreruperi a internetului, PCM trebuie să fie înregistrat pentru funcționare offline și să primească un interval de numere fiscale rezervate.

Pentru casieri trebuie transmise către SFS informațiile despre certificatele de semnătură electronică sau de sigiliu electronic care vor fi utilizate pe PCM. În acest scop, SFS utilizează notificarea pe Formularul nr. 5-PCM. Pot efectua operațiuni de plată numai persoanele ale căror certificate electronice valabile sunt înregistrate în Registrul PCM.

În registrul actual al documentelor electronice al SFS, Formularul nr. 1-PCM are identificatorul electronic J/F1316605, iar notificarea privind certificatele casierilor are identificatorul J/F1391802. La configurarea unui PCM software furnizat de un terț, este recomandată utilizarea unei versiuni actualizate a programului, care acceptă formatele curente de schimb de date cu SFS.

Ce amenzi pot fi aplicate pentru utilizarea incorectă a PCM în modul offline?

Simpla pierdere a conexiunii la internet sau trecerea legală a unui PCM înregistrat în modul offline nu constituie o încălcare.

Riscul de sancționare apare dacă antreprenorul, de exemplu, continuă să încaseze plăți fără un PCM corespunzător, lucrează offline fără un interval de numere fiscale, nu înregistrează întreaga valoare a operațiunii sau nu furnizează cumpărătorului un document de plată corespunzător.

Începând cu 1 august 2025, tuturor operatorilor economici li se aplică sancțiunile financiare standard pentru încălcările prevăzute la punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265:

SFS subliniază separat că fiecare vânzare efectuată fără utilizarea corespunzătoare a CM/PCM sau fără eliberarea unui bon este considerată o încălcare distinctă, nu un singur incident continuu.

Pe lângă sancțiunile financiare aplicate operatorului economic, articolul 155-1 din Codul Ucrainei privind contravențiile administrative stabilește răspunderea administrativă pentru încălcarea procedurii de efectuare a plăților. Pentru prima încălcare, amenda aplicată persoanei care efectuează direct încasările este cuprinsă între 2 și 5 minime neimpozabile ale veniturilor cetățenilor, iar pentru o persoană cu funcție de răspundere — între 5 și 10. Pentru o încălcare repetată în decursul unui an, limitele sunt de 5 până la 10 și, respectiv, de 10 până la 20 de minime neimpozabile.

Prin urmare, în timpul întreruperilor de conexiune, este important nu doar ca PCM să fie instalat, ci și să fie înregistrat pentru funcționare offline și să dispună efectiv de numere fiscale neutilizate.

PCM Torgsoft: înregistrarea casei de marcat, fiscalizarea vânzărilor și funcționarea fără internet

Torgsoft permite utilizarea unui aparat de marcat fiscal software direct din sistemul de gestiune și evidență. Documentația programului descrie posibilitatea de a înregistra o unitate comercială, PCM și casierii, de a configura produsele pentru vânzări fiscalizate, tipărirea bonurilor, analiza operațiunilor PCM, activitatea mai multor casieri, anularea operațiunilor și trimiterea bonului către cumpărător. Pentru operațiunile de înregistrare sunt utilizate datele întreprinderii și semnătura electronică a antreprenorului sau a conducătorului persoanei juridice.

La crearea unui PCM, în Torgsoft se selectează unitatea comercială, tipul aparatului de marcat software și setările pentru acceptarea modului offline. Documentația precizează explicit că, dacă suportul pentru modul offline este dezactivat, înregistrarea bonurilor fiscale în absența conexiunii cu serverul fiscal nu va fi disponibilă. Acest lucru corespunde principiului general al Legii nr. 265: antreprenorul fie pregătește din timp posibilitatea funcționării legale offline, fie suspendă operațiunile de plată până la restabilirea conexiunii.

În Torgsoft sunt descrise și procedurile de modificare a datelor de înregistrare ale PCM și de radiere a acestuia. Pentru funcționarea sigură a casei de marcat, datele unității comerciale, ale PCM, ale casierilor, ale semnăturilor electronice și parametrii fiscali ai produselor trebuie să corespundă informațiilor utilizate de SFS.

Exemplu: cum funcționează un magazin în timpul unei întreruperi a internetului

Într-un magazin a fost deschisă o tură pe un PCM înregistrat, pentru care este activat modul offline și a fost generată o rezervă de numere fiscale. Conexiunea la internet se întrerupe, dar computerul sau un alt dispozitiv continuă să funcționeze.

PCM trece în modul offline și atribuie fiecărui bon nou un număr din intervalul rezervat. Bonul indică faptul că operațiunea a fost efectuată offline. Cumpărătorul primește un document de plată pe hârtie sau în format electronic. După restabilirea conexiunii, PCM revine în modul online și transmite documentele acumulate către serverul fiscal. Exact această procedură este descrisă de SFS în secțiunea actuală de întrebări și răspunsuri privind aparatele de marcat fiscale software.

În această situație, antreprenorul nu trebuie să instaleze un CM fizic sau să înregistreze vânzările într-un registru de decontări pe hârtie doar din cauza lipsei conexiunii la internet.

Ce ar trebui să verifice antreprenorii înainte de următoarea întrerupere a conexiunii?

Înainte de începerea activității sau după modificarea setărilor casei de marcat, este recomandat să verificați:

• dacă unitatea comercială pentru care este înregistrat PCM figurează în evidențele SFS;

• dacă PCM este inclus în Registrul aparatelor de marcat fiscale software;

• dacă funcționarea fără conexiune a fost activată la înregistrarea acestuia;

• dacă a fost obținut un interval de numere fiscale neutilizate pentru sesiunile offline;

• dacă certificatele valabile de semnătură electronică sau de sigiliu electronic ale casierilor au fost introduse în Registru;

• dacă PCM generează corect bonurile, inclusiv mențiunea privind efectuarea operațiunii offline;

• dacă documentele offline acumulate sunt transmise către serverul SFS după restabilirea conexiunii;

• dacă versiunea programului utilizat acceptă formatele actuale ale documentelor fiscale.

Această abordare permite continuarea vânzărilor în timpul întreruperilor de conexiune, în limitele cadrului legal aplicabil PCM, și reduce riscul sancțiunilor financiare pentru operațiunile care nu au fost fiscalizate corespunzător.

Surse oficiale

1. Legea Ucrainei «Privind utilizarea aparatelor de marcat fiscale în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor» din 06.07.1995, nr. 265/95-VR — articolele 2, 3, 5, 7 și 17; punctul 13 din secțiunea II, «Dispoziții finale». Articolul 5 reglementează modul offline al PCM, numerele fiscale rezervate și funcționarea în caz de defecțiune; articolul 17 stabilește principalele sancțiuni financiare.
   Legea nr. 265/95-VR pe site-ul Radei Supreme a Ucrainei

2. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 23.06.2020, nr. 317, «Privind modificarea Ordinului Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14 iunie 2016, nr. 547» — Procedura de înregistrare, administrare a registrului și utilizare a PCM, în special secțiunile II și V. Stabilește procedura de înregistrare, regulile de utilizare a PCM și procedura tehnică de funcționare offline.
   Procedura de utilizare a PCM pe site-ul Radei Supreme a Ucrainei

3. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016, nr. 13, «Privind aprobarea Regulamentului referitor la forma și conținutul documentelor de plată/documentelor electronice de plată…» — secțiunile I–II și formularul bonului fiscal FКЧ-1. Stabilește forma și elementele obligatorii ale bonului fiscal CM/PCM.
   Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 13 pe site-ul Radei Supreme a Ucrainei

4. Codul Ucrainei privind contravențiile administrative — articolul 155-1. Stabilește răspunderea administrativă a casierilor și persoanelor cu funcții de răspundere pentru încălcarea procedurii de efectuare a plăților.
   Codul Ucrainei privind contravențiile administrative pe site-ul Radei Supreme a Ucrainei

5. Legea Ucrainei din 14.07.2026, nr. 4928-IX, «Privind aprobarea Decretului Președintelui Ucrainei „Privind prelungirea duratei legii marțiale în Ucraina”» și Decretul Președintelui Ucrainei din 13.07.2026, nr. 596/2026. Documentele confirmă prelungirea regimului juridic al legii marțiale cu 90 de zile, începând din 2 august 2026, aspect relevant pentru aplicarea punctului 13 din dispozițiile finale ale Legii nr. 265.
   Legea nr. 4928-IX pe site-ul Radei Supreme a Ucrainei

6. Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei — «Întrebări și răspunsuri actuale» privind aparatele de marcat fiscal software. Explicații oficiale referitoare la limitele de 36/168 de ore, excepția aplicabilă în perioada legii marțiale, numerele fiscale rezervate, înregistrarea casierilor, bonurile electronice și trecerea între modurile online și offline.
   Explicațiile actuale ale SFS privind PCM

7. Ministerul Finanțelor al Ucrainei — Grupul de lucru interinstituțional privind utilizarea PCM. Informații oficiale despre statutul grupului, rolul său consultativ și ședințele desfășurate.
   Grupul de lucru interinstituțional privind PCM pe site-ul Ministerului Finanțelor al Ucrainei