Fișa postului managerului de aprovizionare

Denumirea angajatorului: ____________________

APROB
Funcția conducătorului ____________________
Semnătura ____________ Prenumele și numele ____________________
Data ____________________

FIȘA POSTULUI nr. ____________
Locul întocmirii ____________________

1. Dispoziții generale

1.1. Prezenta instrucțiune stabilește sarcinile, atribuțiile, drepturile, răspunderea și relațiile de serviciu ale angajatului pentru profesia „Manager (administrator) de aprovizionare (Менеджер (управитель) з постачання)”, cod ДК 003:2010 — 1475.4. Domeniul de activitate este achiziția de mărfuri. Unitatea structurală: ____________________.

1.2. Angajatul face parte din categoria „conducători” și se subordonează direct directorului comercial sau conducătorului întreprinderii. Locul de muncă și programul de lucru sunt stabilite prin contractul individual de muncă și regulamentul intern de ordine la locul de muncă.

1.3. Angajarea și concedierea se fac prin ordinul angajatorului, în temeiurile și în modul prevăzute de legislația muncii. Înainte de începerea activității, angajatul este informat cu privire la funcția de muncă, condițiile de muncă și prezenta instrucțiune.

1.4. Cerințe de calificare: studii superioare în management, economie, antreprenoriat sau comerț și competențe profesionale de organizare a aprovizionării. Activitatea independentă este permisă după familiarizarea cu sortimentul, procedura de achiziții, activitatea contractuală și împuternicirile financiare stabilite.

1.5. În activitatea sa, angajatul se conduce de legislația Ucrainei, de normele aplicabile privind comerțul și securitatea și sănătatea în muncă, contractul de muncă, regulamentul intern de ordine la locul de muncă, ordinele legale ale angajatorului, prezenta instrucțiune și documentele aprobate ale unității sale.

1.6. Trebuie să cunoască: piața furnizorilor, sortimentul și cerințele pentru mărfuri; metodele de planificare a necesarului, de evaluare a ofertelor și de monitorizare a executării contractelor; cerințele privind documentele însoțitoare și documentele primare; procedura de soluționare a reclamațiilor, de plată și de analiză a stocurilor în Torgsoft.

1.7. Pe durata absenței angajatului, atribuțiile sunt îndeplinite de persoana desemnată prin ordinul angajatorului, cu respectarea cerințelor de calificare și autorizare pentru muncă, a consimțământului angajatului și a plății pentru înlocuire în cazurile prevăzute de lege. Predarea atribuțiilor nu conferă automat acces la sistemul de evidență.

1.8. Lucrează în programul de evidență Torgsoft folosind propriul cont și în limitele drepturilor de acces acordate. Nu transmite parola altor persoane, nu modifică date în afara competențelor sale și raportează erorile angajatului responsabil. Accesul la datele cu caracter personal se limitează la îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

2. Sarcini și atribuții

2.1. Organizează aprovizionarea întreprinderii cu mărfuri conform sortimentului, termenelor și bugetului aprobate. Solicită necesarul magazinelor și depozitului și verifică dacă acesta este justificat.

2.2. Analizează stocurile și circulația mărfurilor în Torgsoft în limitele accesului acordat, le compară cu planurile de vânzări și livrările deschise și întocmește planul de reaprovizionare fără dublarea nejustificată a comenzilor.

2.3. Colectează ofertele furnizorilor, compară prețul, calitatea, termenele, condițiile de livrare, de plată și de retur și prezintă conducătorului o alegere argumentată conform procedurii stabilite.

2.4. Verifică datele contrapărții și documentele necesare pentru marfă în limitele verificării încredințate; transmite juristului, departamentului contabil sau specialistului în mărfuri chestiunile care necesită cunoștințe de specialitate.

2.5. Pregătește pentru aprobare cereri, specificații și condiții contractuale; semnează documente și își asumă obligații numai în limitele împuternicirilor acordate.

2.6. Transmite furnizorului comanda aprobată, confirmă sortimentul, cantitatea, prețul și termenul; păstrează confirmările modificărilor și informează depozitul despre livrarea preconizată.

2.7. Monitorizează executarea livrărilor, convine cu conducătorul asupra abaterilor și informează unitățile interesate despre întârzieri, înlocuiri sau livrări incomplete.

2.8. Compară documentele furnizorului cu condițiile convenite; împreună cu depozitul și specialistul în mărfuri soluționează diferențele constatate la recepția efectivă.

2.9. Pregătește documentele pentru reclamații privind lipsurile, calitatea și termenele, monitorizează returul convenit al mărfurilor sau altă modalitate de soluționare și transmite documentele justificative departamentului contabil.

2.10. Prezintă departamentului contabil documentele de plată aprobate și verifică stadiul executării obligațiilor; nu dispune efectuarea plăților în afara împuternicirilor financiare.

2.11. Evaluează respectarea condițiilor de către furnizori, întocmește rapoarte privind achizițiile, cauzele stocurilor excedentare și propuneri de îmbunătățire a aprovizionării. Declară orice interes personal care poate influența alegerea contrapărții.

2.12. Participă la instruirile și instructajele de securitate și sănătate în muncă prevăzute pentru activitate, precum și la examenele medicale obligatorii în cazurile stabilite de lege. Utilizează echipamentele funcționale și mijloacele de protecție primite conform destinației lor.

2.13. Informează imediat conducătorul direct despre orice pericol pentru viață sau sănătate, accident, incendiu, vătămare corporală ori defecțiune. Într-o situație periculoasă, oprește activitatea periculoasă, acționează conform planului de intervenție și evacuare și nu se expune pe sine sau pe alții pericolului.

3. Drepturi

3.1. Să primească de la conducător și angajații responsabili documente, informații veridice și explicații necesare îndeplinirii funcției de muncă, în limitele accesului stabilit.

3.2. Să solicite echipamente funcționale, condiții corespunzătoare de muncă, materialele necesare și echipamente individuale de protecție, dacă sunt necesare pentru activitate.

3.3. Să semnaleze încălcări și să prezinte propuneri privind organizarea activității, păstrarea bunurilor, siguranța și îmbunătățirea serviciilor; să beneficieze de examinarea acestor propuneri de către conducător.

3.4. Să refuze activitatea încredințată dacă s-a creat o situație de producție periculoasă pentru viața sau sănătatea angajatului, a persoanelor din jur, pentru mediul de producție sau pentru mediul înconjurător, informând imediat conducătorul direct sau angajatorul.

3.5. Să beneficieze de dreptul la remunerație, odihnă, formare profesională și protecția drepturilor de muncă în conformitate cu legea. Să dea explicații privind împrejurările încălcărilor înainte de adoptarea unei decizii privind sancționarea disciplinară.

4. Răspundere

4.1. Pentru neîndeplinirea culpabilă sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor de serviciu, încălcarea disciplinei muncii și a cerințelor de securitate și sănătate în muncă, angajatul răspunde în modul și în limitele stabilite de lege. Sancțiunile disciplinare se aplică cu respectarea procedurii stabilite.

4.2. Răspunderea materială intervine dacă sunt întrunite temeiurile și condițiile prevăzute de lege, pentru prejudiciul direct și real cauzat prin acțiuni sau inacțiuni ilegale culpabile. Tipul și limitele acesteia sunt stabilite de lege; simplul fapt al unei lipse nu constituie temei pentru angajarea automată a răspunderii materiale integrale.

4.3. Prezenta instrucțiune nu stabilește amenzi bănești, sancțiuni disciplinare suplimentare, despăgubirea necondiționată a lipsurilor sau dreptul angajatorului de a reține bani din salariu în afara temeiurilor și procedurii legale.

4.4. Pentru încălcarea regulilor de păstrare a documentelor, datelor de evidență, bunurilor și informațiilor confidențiale, angajatul răspunde dacă este vinovat, în limitele stabilite de lege.

5. Relații de serviciu

5.1. Convine cu directorul comercial asupra bugetului și alegerii furnizorilor; primește de la magazine și specialistul în mărfuri cerințele privind sortimentul, iar de la depozit datele despre recepție.

5.2. Coordonează livrarea cu specialistul în logistică, documentele și plata cu departamentul contabil, condițiile contractuale și chestiunile litigioase cu juristul; prezintă conducătorului un raport privind livrările și abaterile.

5.3. Predă dosarele nefinalizate și rezultatele activității angajatului desemnat de conducător. Înregistrează predarea documentelor, mărfurilor, banilor sau altor valori conform procedurii stabilite și informează despre diferențele nerezolvate.

6. Dispoziții finale

6.1. Instrucțiunea intră în vigoare după aprobarea de către angajator. Înainte de începerea activității respective, angajatul ia cunoștință de aceasta prin semnătură sau printr-o altă modalitate convenită conform legii, care permite confirmarea luării la cunoștință.

6.2. Modificările instrucțiunii se aprobă prin ordinul angajatorului, cu respectarea legislației muncii și a particularităților aplicabile ale regimului legii marțiale. Modificarea instrucțiunii nu înlocuiește formalizarea corespunzătoare a schimbării funcției de muncă, transferului sau modificării condițiilor esențiale de muncă.

6.3. Exemplarul instrucțiunii se păstrează la persoana responsabilă de documentele de personal. Angajatului i se asigură posibilitatea de a consulta instrucțiunea în vigoare și de a obține o copie.

Întocmit de: funcția ____________ semnătura ____________ prenumele și numele ____________________ data ____________

Avizat: funcția ____________ semnătura ____________ prenumele și numele ____________________ data ____________

Am luat cunoștință de instrucțiune: prenumele și numele ____________________ semnătura ____________ data ____________

Baza normativă

• Codul muncii al Ucrainei: articolele 29–32, 139, 147–149, capitolul IX
• Clasificatorul ocupațiilor ДК 003:2010, aprobat prin Ordinul nr. 327, cu modificările în vigoare
• Legea Ucrainei „Cu privire la securitatea și sănătatea în muncă” nr. 2694-XII: articolele 6, 13, 14, 18
• Legea Ucrainei „Cu privire la organizarea relațiilor de muncă în regimul legii marțiale” nr. 2136-IX: articolele 1–3, 7
• Codul civil al Ucrainei nr. 435-IV: dispoziții privind contractele, vânzarea-cumpărarea, serviciile și obligațiile aferente
• Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina” nr. 996-XIV: articolele 8, 9
• Procedura de desfășurare a activităților comerciale și regulile de deservire comercială pe piața bunurilor de consum, Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 833