Plata pentru produse într-o zi nelucrătoare sau noaptea: când se emite bonul fiscal

Dacă magazinul online este obligat să utilizeze un registrator al operațiunilor de decontare (RRO) sau un registrator software al operațiunilor de decontare (PRRO), plățile cu cardul prin internet acquiring trebuie fiscalizate. Pentru plățile primite după încheierea zilei de lucru sau în zilele nelucrătoare ale vânzătorului, Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei (SFS) explică: bonul fiscal se formează pe baza extrasului bancar cel târziu în următoarea zi lucrătoare a vânzătorului, în ordine cronologică, dar obligatoriu înainte de predarea produsului către cumpărător. Dacă cumpărătorul primește produsul mai devreme, bonul trebuie emis și el mai devreme.

Mai întâi stabiliți modalitatea de plată: un transfer direct din contul cumpărătorului în contul vânzătorului, folosind numărul internațional al contului bancar (IBAN), fără ca vânzătorul să accepte cardul, diferă de acquiring. Denumirea aplicației, inclusiv Privat24, nu stabilește de una singură acest lucru. Pentru plățile prin acquiring, desemnați un casier responsabil, corelați programul de fiscalizare cu livrările și verificați separat înregistrarea bonului și transmiterea lui către cumpărător.

Cum se stabilește dacă este necesar RRO pentru o anumită plată

În Ucraina, obligația de a utiliza RRO sau PRRO depinde de natura decontării și de existența unei scutiri legale. Faptul că vânzarea are loc printr-un site nu înseamnă că fiecare întreprinzător trebuie să fiscalizeze fiecare încasare în cont. Definiția operațiunii de decontare este prevăzută la articolul 2, iar obligațiile principale ale vânzătorului — la punctele 1–2 ale articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR.

Faptul că banii au fost virați în IBAN-ul vânzătorului nu dovedește, prin el însuși, că cumpărătorul a efectuat un transfer direct. Și un furnizor de acquiring virează încasările în contul bancar. Pentru a identifica corect operațiunea, comparați contractul cu furnizorul de servicii de plată, modalitatea de plată de pe site, destinația plății și detaliile tranzacțiilor.

Scutirile trebuie verificate separat. În special, punctul 296.10 din Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI prevede neutilizarea RRO și PRRO de către plătitorii impozitului unic din grupa întâi. Această prevedere nu confirmă, prin ea însăși, că o anumită activitate este permisă pentru această grupă. Iar scutirea de la punctul 14 al articolului 9 din Legea nr. 265 privește anumite decontări la distanță pentru servicii; nu poate fi extinsă la vânzarea de produse.

Când se formează bonul pentru o plată nocturnă sau efectuată într-o zi nelucrătoare

Punctele 1–2 ale articolului 3 din Legea nr. 265 obligă vânzătorul să proceseze operațiunile de decontare pentru suma integrală și să furnizeze cumpărătorului un document de decontare, inclusiv pentru comenzile online. Alineatul unsprezece al articolului 8 din Legea Ucrainei „Privind protecția drepturilor consumatorilor” nr. 1023-XII stabilește termenul-limită: documentul trebuie emis sau creat în format electronic cel târziu la momentul predării produsului.

Pentru plățile prin acquiring primite după ziua de lucru, în zilele nelucrătoare sau în zilele de sărbătoare, SFS oferă o explicație concretă în Resursa generală de informare și referință: acestea trebuie fiscalizate cel târziu în următoarea zi lucrătoare a entității economice, pe baza extraselor privind mișcarea fondurilor, cu păstrarea ordinii cronologice și înainte de predarea produsului către cumpărător.

Aceasta este poziția SFS pentru situația descrisă, referitoare la acquiring. Ea nu stabilește un drept general de a amâna toate decontările online până luni. Dacă magazinul lucrează sâmbăta, sâmbăta poate fi următoarea sa zi lucrătoare. Dacă produsul este predat duminică, formarea bonului luni nu mai respectă condiția privind predarea.

Recomandare practică: consemnați în scris programul efectiv al vânzătorului, procedura de procesare a plăților online și angajații responsabili. Corelați aceste informații cu cele de pe site și cu activitatea reală a punctului de ridicare. Programul unui casier nu stabilește o zi liberă pentru întreaga afacere dacă alți angajați continuă să predea comenzile.

Cum se înregistrează separat evenimentele dintr-o comandă

Pentru a controla termenele, înregistrați separat confirmarea operațiunii cu cardul în serviciul de plată, virarea fondurilor conform extrasului bancar, crearea bonului fiscal și predarea fizică a produsului. Autorizarea cardului, virarea bancară și livrarea pot avea loc la momente diferite. Starea „Оплачено” („Plătit”) din comandă, fără aceste detalii, nu îi oferă casierului suficiente informații.

Dacă magazinul aplică procedura din explicația SFS, casierul trebuie să consulte extrasul și detaliile plăților relevante. Dacă predarea este programată mai devreme, organizați fiscalizarea înainte de aceasta sau conveniți un alt moment pentru primirea produsului. Așteptarea extrasului nu permite predarea produsului cumpărătorului fără bonul corespunzător.

Cum se organizează lucrul cu plățile din zilele nelucrătoare

Procedura de mai jos ajută la distribuirea sarcinilor între proprietar, casier și angajatul care predă produsele. Este o modalitate practică de organizare a procesului și trebuie adaptată la programul efectiv al magazinului.

1. Înainte de încheierea zilei de lucru, identificați următoarele ridicări. Verificați ce comenzi ar putea fi ridicate de cumpărători înainte de următoarea tură a casierului principal. Pentru acestea este necesar un angajat care să poată emite bonul la timp.
2. Desemnați casierul principal și un înlocuitor. Verificați accesul la registratorul înregistrat. Pentru PRRO, datele certificatelor semnăturilor electronice sau ale sigiliilor trebuie introduse în registru conform regulilor Procedurii aprobate prin Ordinul nr. 317 al Ministerului Finanțelor al Ucrainei.
3. Verificați notificările de plată disponibile. Dacă banca sau serviciul de plată le oferă, asigurați-vă că angajatul responsabil le primește efectiv. Notificarea ajută la observarea la timp a unei plăți, iar reconcilierea trebuie efectuată pe baza documentelor.
4. La începutul programului, reconciliați încasările. Întocmiți o listă a operațiunilor din perioada de la verificarea precedentă, stabiliți modalitatea fiecărei plăți și asociați-o cu o anumită comandă.
5. Preveniți emiterea repetată a bonurilor. Înainte de fiscalizare, verificați dacă un alt casier a emis deja documentul. Apoi procesați operațiunile necesare prin bonuri separate, în ordine cronologică.
6. Transmiteți bonul cumpărătorului și verificați rezultatul. Păstrați numărul fiscal, modalitatea de transmitere a documentului și informațiile despre orice eroare de livrare.
7. Încheiați activitatea de casă. În zilele în care au loc operațiuni de decontare, creați bonul fiscal de raportare conform punctului 9 al articolului 3 din Legea nr. 265.

Pentru controlul intern este suficient un tabel cu numărul comenzii, identificatorul plății, ora operațiunii, datele virării, suma achiziției, numărul bonului, modalitatea de transmitere a acestuia și momentul planificat al predării. Proprietarul trebuie să poată vedea ce plăți mai necesită acțiuni și cine răspunde de ele.

Exemple de stabilire a termenului

• Exemplu ipotetic: plata sâmbătă, ridicarea marți. Dacă sâmbăta și duminica sunt într-adevăr zile libere pentru vânzător, iar luni este următoarea zi lucrătoare, conform poziției descrise a SFS bonul trebuie format cel târziu luni. Nu amânați emiterea până marți doar pentru că livrarea are loc mai târziu.
• Exemplu ipotetic: plata vineri seara, ridicarea sâmbătă. Casierul trebuie să formeze bonul înainte de predarea de sâmbătă. Magazinul trebuie să asigure prezența unui angajat autorizat sau să convină un moment ulterior pentru primirea produsului.
• Exemplu ipotetic: punctul de ridicare funcționează zilnic. Zilele libere ale contabilului nu justifică acumularea tuturor plăților până luni. Proprietarul trebuie să țină cont de activitatea efectivă a magazinului și să organizeze serviciul de casă.

Cum se verifică suma, modalitatea de plată și transmiterea bonului

Bonul trebuie să reflecte suma integrală a achiziției. Dacă furnizorul de acquiring a reținut comisionul din încasări, comparați viramentul bancar cu detaliile achizițiilor: suma primită de magazin după reținerea comisionului nu înlocuiește valoarea produselor de pe bon.

Exemplu numeric ipotetic. Cumpărătorul a plătit 1 000 UAH pentru produs, furnizorul de acquiring a reținut 20 UAH din încasarea vânzătorului, iar în cont au intrat 980 UAH: 1 000 − 20 = 980. Bonul pentru achiziție trebuie emis pentru 1 000 UAH.

Conform punctului 2 al secțiunii II din Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de decontare, aprobat prin Ordinul nr. 13, la rândul 18 se indică modalitatea de plată, suma aferentă acesteia și moneda operațiunii, iar la rândul 19 — instrumentul de plată. Pentru o plată cu cardul prin acquiring, verificați indicarea modalității fără numerar și a instrumentului de plată cu cardul corespunzător. Simpla mențiune „електронний платіжний засіб” („instrument electronic de plată”), în locul tuturor informațiilor obligatorii, nu este suficientă.

Punctul 4 al secțiunii II din acest Regulament leagă completarea rândurilor 12–17 de utilizarea unui terminal de plată conectat sau asociat cu un RRO ori PRRO. Verificați interacțiunea efectivă dintre echipamente sau aplicații. Nu eliminați arbitrar un interval de rânduri din bon pe motiv că achiziția a avut loc online.

Punctul 2 al articolului 3 din Legea nr. 265 permite transmiterea bonului pe suport de hârtie și/sau în format electronic, inclusiv trimiterea lui la numărul de telefon sau adresa de e-mail furnizate de cumpărător. În practică, este util să solicitați datele de contact pentru bon în timpul plasării comenzii. Dacă transmiterea electronică nu reușește, organizați o altă modalitate prevăzută de lege pentru transmiterea documentului înainte de primirea produsului de către cumpărător.

Ce trebuie făcut cu plățile anulate, rambursările și dublurile

Înainte de procesarea încasărilor acumulate, verificați starea fiecărei operațiuni. O încercare nereușită de plată, o autorizare anulată, o plată primită și o rambursare necesită acțiuni diferite. Nu înregistrați o vânzare doar pentru că cumpărătorul a deschis pagina de plată sau a trimis o captură de ecran.

Dacă se rambursează cumpărătorului banii pentru o operațiune care necesită documentare fiscală, secțiunea III a Regulamentului nr. 13 prevede emiterea unui bon fiscal de restituire a banilor. Recomandare practică: asociați rambursarea cu achiziția inițială, păstrați confirmarea transferului și verificați emiterea documentului corespunzător în registrator. Ștergerea comenzii din programul de evidență nu corectează, prin ea însăși, un bon deja înregistrat.

Un caz distinct este descris la punctul 11 al secțiunii V din Procedura de utilizare a PRRO, aprobată prin Ordinul nr. 317: serverul a înregistrat bonul, dar, din cauza pierderii conexiunii, PRRO a finalizat aceeași operațiune în mod offline și a creat o dublură. Pentru acest caz este prevăzută stornarea, cu indicarea numărului documentului care se stornează și a numărului documentului pe care acesta îl dublează. Această procedură nu poate fi aplicată automat oricărei greșeli a casierului.

Nu combinați achizițiile unor cumpărători diferiți într-un singur bon. Chiar dacă furnizorul de acquiring a virat mai multe plăți într-o singură sumă, vânzătorul trebuie să le asocieze cu operațiunile de decontare separate. De asemenea, nu modificați data și ora registratorului pentru a emite retroactiv un bon omis. Emiterea ulterioară a documentului nu garantează înlăturarea consecințelor încălcării anterioare.

Ce răspundere se aplică pentru încălcări

Punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265 prevede sancțiuni financiare, inclusiv pentru neprocesarea operațiunii printr-un RRO sau PRRO fiscal, procesarea pentru o sumă incompletă și nefurnizarea documentului de decontare corespunzător. Cuantumul este de 100% din suma vânzării efectuate cu încălcarea cerințelor pentru prima încălcare și 150% pentru fiecare încălcare ulterioară. Aceste sancțiuni se aplică entității economice printr-o decizie a organului de control.

Prin urmare, este riscant să vă bazați pe absența răspunderii doar pentru că bonul a fost format ulterior. Contează circumstanțele efective: când a avut loc operațiunea, dacă au fost respectate condițiile explicației SFS, când a primit cumpărătorul produsul și dacă i-a fost transmis documentul corespunzător.

Pentru evaluarea răspunderii, luați în considerare data și locul încălcării conform punctelor 12, 14–15 ale secțiunii II „Dispoziții finale” din Legea nr. 265:

• Scutirea pentru încălcările comise între 1 ianuarie 2022 și 1 octombrie 2023 are excepții, inclusiv în cazul decontărilor la vânzarea produselor accizabile.
• Începând cu 1 octombrie 2023, se aplică o scutire teritorială pentru teritoriile temporar ocupate, teritoriile cu ostilități active și cele cu posibile ostilități, definite de lege, până la datele corespunzătoare de încetare a statutului lor. Scutirea nu se aplică încălcărilor procedurii de decontare la vânzarea produselor accizabile. Pentru cazul concret, trebuie stabilite teritoriul vânzării și statutul acestuia la data încălcării, conform listei oficiale.

• Pentru întreprinzătorii persoane fizice (FOP) care plătesc impozitul unic și nu sunt înregistrați ca plătitori ai taxei pe valoarea adăugată, punctul 15 prevedea sancțiuni de 25% pentru prima încălcare și de 50% pentru fiecare încălcare ulterioară menționată la acest punct. Aceste cote nu se aplicau vânzării produselor accizabile, a produselor de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic care fac obiectul reparației în garanție, a medicamentelor, a produselor de uz medical, a bijuteriilor și articolelor de uz casnic realizate din metale prețioase, pietre prețioase, pietre prețioase de origine organică și pietre semiprețioase.

  Regimul preferențial era prevăzut pentru perioada 1 august 2023 – 31 iulie 2025, dar nu mai târziu de încetarea sau anularea legii marțiale. Acesta nu se aplică vânzărilor de după 31 iulie 2025.

Extrase bancare și bonuri fiscale pentru magazinul online în Torgsoft

În Torgsoft, opțiunea plătită „Програмний РРО” (registrator software al operațiunilor de decontare) emite bonuri și le transmite la SFS. Se achiziționează pentru fiecare post de lucru de fiscalizare; funcționează cu licențele „Старт”, „Ультра” și „Термінал” (Start, Ultra și Terminal). Înainte de începerea activității, trebuie să înregistrați casa de marcat și casierii și să configurați semnăturile electronice, impozitele și instrumentele de plată. Verificarea se poate face în mod de test, dar bonul de test nu înlocuiește documentul fiscal aferent unei vânzări reale.

Funcția plătită separată „Банківські виписки” (extrase bancare), după configurarea accesului, acceptă conturile PrivatBank, monobank și UKRSIBBANK. Procedura practică pentru casier: obțineți extrasele pentru perioada necesară, comparați orele și sumele, asociați încasările cu facturile de plată, verificați bonurile deja create și procesați manual operațiunile necesare în ordine cronologică. Obținerea extrasului și înregistrarea plății în evidență nu confirmă fiscalizarea automată a tuturor plăților nocturne.

Pentru trimiterea bonurilor electronice este necesară opțiunea separată „Масові розсилки клієнтам” (expedieri în masă către clienți), precum și configurarea șabloanelor de mesaje și a serviciului de livrare. Trimiterea prin e-mail sau prin mesaje text scurte (SMS) trebuie configurată separat. O eroare de transmitere nu anulează fiscalizarea, așadar casierul trebuie să verifice transmiterea bonului către cumpărător. Când planificați turele, rețineți: un PRRO nu poate fi utilizat simultan în programul desktop și în aplicația mobilă.

Surse oficiale pentru verificarea operațiunilor

• Legea Ucrainei „Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii” din 06.07.1995 nr. 265/95-VR: articolul 2; punctele 1–2 și 9 ale articolului 3; punctele 6 și 14 ale articolului 9; punctul 1 al articolului 17; punctele 12 și 14–15 ale secțiunii II „Dispoziții finale”.
• Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI: punctul 296.10 al articolului 296, referitor la neutilizarea RRO și PRRO de către plătitorii impozitului unic din grupa întâi.
• Legea Ucrainei „Privind protecția drepturilor consumatorilor” din 12.05.1991 nr. 1023-XII: alineatul unsprezece al articolului 8 privind furnizarea documentului de decontare și momentul predării produsului.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13 „Privind aprobarea Regulamentului privind forma și conținutul documentelor de decontare/documentelor electronice de decontare, a Procedurii de depunere a rapoartelor privind utilizarea registrelor de evidență a operațiunilor de decontare (carnetelor de decontare), precum și a formularului nr. ZVR-1 Raport privind utilizarea registrelor de evidență a operațiunilor de decontare (carnetelor de decontare)”: punctul 3 al secțiunii I, punctele 2 și 4 ale secțiunii II și secțiunea III din Regulamentul aprobat.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 23.06.2020 nr. 317 „Privind modificarea Ordinului Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14 iunie 2016 nr. 547”: punctul 7 al secțiunii II, punctele 1–2 ale secțiunii IV și punctul 11 al secțiunii V din Procedura aprobată de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a registratoarelor software ale operațiunilor de decontare.
• Explicația SFS privind procesarea prin RRO și PRRO a plăților online cu cardul, primite după ziua de lucru, în zilele nelucrătoare sau în zilele de sărbătoare: condițiile de fiscalizare a plăților prin acquiring în următoarea zi lucrătoare și înainte de predarea produsului.