Începeți organizarea activității echipei cu un tabel al sarcinilor din tură. Pentru fiecare operațiune, notați o persoană responsabilă principală, un înlocuitor și un criteriu de finalizare. O singură persoană responsabilă de sarcină înlătură neclaritatea privind cine trebuie să o ducă la capăt.
Pregătiți un registru scurt de predare a activității și scenarii de instruire pentru vânzare și recepție. Verificați acțiuni concrete: ce nevoi ale cumpărătorului a identificat vânzătorul, ce cantitate de marfă a recepționat angajatul și ce a lăsat pentru tura următoare.
Repartizați operațiunile și stabiliți un înlocuitor
Enumerați activitățile de la pregătirea magazinului până la încheierea turei. Pentru fiecare, precizați datele de intrare: lista produselor pentru expunere, comanda către furnizor, mesajul turei precedente. În loc de „ocupați-vă de livrare”, scrieți: „numărați produsele primite, comparați codurile cu comanda, verificați starea și notați diferențele”.
Desemnați persoana responsabilă principală și o persoană care o poate înlocui la nevoie. Stabiliți cine anunță înlocuirea și cui îi comunică stadiul curent al activității. După înlocuire, precizați explicit cine răspunde de finalizarea operațiunii.
Exemplu ipotetic de plan pentru 480 de minute
Să presupunem că în magazin lucrează vânzătorii A și B, iar proprietarul verifică îndeplinirea sarcinilor. Mai jos este un plan ipotetic de 8 ore, adică 480 de minute, pentru vânzătorul A. Vânzătorul B îl poate înlocui. Planul lui B trebuie întocmit separat și trebuie verificat dacă înlocuirea nu se suprapune cu celelalte sarcini ale acestuia. Intervalele de timp ilustrează planificarea și nu reprezintă o normă de muncă.
| Operațiune | Timp, min | Persoană responsabilă principală | Înlocuitor | Criteriu de finalizare | Ce se predă dacă operațiunea nu este încheiată |
|---|---|---|---|---|---|
| Pregătirea pentru deschidere | 25 | A | B | Punctele din listă sunt verificate, abaterile sunt notate | Punctul neîndeplinit și următoarea acțiune |
| Servirea cumpărătorilor | 250 | A | B | Nevoile sunt clarificate; recomandarea corespunde acestora | Solicitarea neîncheiată și înțelegerea stabilită |
| Recepția livrării | 60 | A | B | Cantitatea, codurile și starea sunt verificate; diferențele sunt notate | Pozițiile neverificate și locul documentelor |
| Completarea expunerii | 45 | A | B | Produsele sunt așezate conform listei pregătite | Produsele care au rămas de amplasat |
| Pauză | 40 | A | B — înlocuire la servirea cumpărătorilor | Servirea cumpărătorilor a fost preluată de înlocuitor, iar perioada de înlocuire s-a încheiat | Solicitările curente ale cumpărătorilor |
| Încheierea și predarea activității | 60 | A | B | Lista de închidere este completată, sarcinile neîncheiate sunt predate | Sarcina, persoana responsabilă și termenul următoarei acțiuni |
Calcul: 25 + 250 + 60 + 45 + 40 + 60 = 480 de minute. Servirea cumpărătorilor este prezentată aici ca total pentru întreaga tură. Dacă recepția livrării necesită mai mult timp, modificați repartizarea operațiunilor și înlocuirea. Nu adăugați o sarcină nouă într-un plan deja completat fără să reevaluați timpul.
Predați sarcinile neîncheiate împreună cu următoarea acțiune
Lăsați turei următoare o notă scurtă despre stadiul activităților și nevoile urgente. Pentru un model de lucru, folosiți câmpurile: ce a rămas, stadiul curent, următoarea acțiune, persoana responsabilă, termenul și locul documentului. Înainte de încheierea turei, revizuiți notele împreună cu persoana care preia activitatea.
În exemplul ipotetic, nota poate suna astfel: „Livrare de căni: cantitatea și codurile au fost verificate; starea a două cutii nu a fost încă inspectată. B trebuie să le inspecteze înainte de încheierea recepției. Comanda este în dosarul de livrare, pe masa de recepție”. Evitați notări precum „ocupați-vă de marfă”: adăugați o acțiune concretă și rezultatul așteptat.
Instruiți angajații în vânzare printr-un joc de rol
Pentru instruire, folosiți un scenariu în care un coleg joacă rolul unui cumpărător cu o solicitare dificilă. Situație ipotetică: cumpărătorul alege o cană cadou, ezită între două variante și cere un sfat. Pregătiți două mostre și fișe cu caracteristicile lor reale. Exersați separat înregistrarea unei vânzări într-o bază de date demonstrativă. Stocurile inițiale sunt de 3 unități A1 și 2 unități B1; prețul unei unități A1 este de 100 UAH. Cumpărătorul cumpără 2 unități A1 și nu au loc alte operațiuni. Vânzătorul creează înregistrarea demonstrativă a vânzării. Observatorul verifică codul A1, cantitatea 2, suma de 200 UAH, înregistrarea vânzării și stocurile finale: 1 unitate A1 și 2 unități B1.
- Cereți-i vânzătorului să afle pentru cine este cadoul și ce caracteristici îi sunt necesare cumpărătorului.
- Rugați-l să recomande o variantă potrivită nevoilor și așteptărilor exprimate.
- Cereți colegului să adauge o condiție, de exemplu o cerință privind capacitatea. Vânzătorul trebuie să verifice caracteristica în fișă și, la nevoie, să revizuiască recomandarea.
Stabiliți criterii observabile pentru acest exercițiu: vânzătorul a pus întrebări, a repetat corect nevoile, a explicat în ce fel produsul recomandat li se potrivește și nu a inventat caracteristici. Marcați fiecare acțiune ca îndeplinită sau ca necesitând repetare. Repetați pasul concret care nu a reușit.
Plan ipotetic pentru o sesiune separată de instruire
Proprietarul planifică separat o sesiune pentru un angajat și observă executarea exercițiilor prezentate aici într-o bază de date demonstrativă.
| Etapă | Durată | Acțiune și verificare |
|---|---|---|
| Testare | 50 de minute | Angajatul execută exercițiile de vânzare și recepție; proprietarul verifică înregistrările, cantitățile, suma vânzării, stocurile și predarea problemei privind lipsa. |
| Instruire | 30 de minute | Proprietarul explică pașii omiși, angajatul îi repetă, iar proprietarul verifică rezultatele după aceleași criterii. |
Durata acestei sesiuni ipotetice: 50 + 30 = 80 de minute.
Exersați recepția într-o bază de date demonstrativă
Pregătiți o bază de date demonstrativă separată și o comandă ipotetică pentru 5 unități A1 și 1 unitate B1. Livrarea fizică include 4 unități A1 și 1 unitate B1. Angajatul compară codurile cu comanda, numără produsele și verifică starea acestora.
Angajatul consemnează rezultatul: 5 unități verificate și 1 unitate A1 lipsă. În baza demonstrativă introduce numai cantitățile efectiv primite: 4 unități A1 și 1 unitate B1. Observatorul verifică codurile, cantitățile, consemnarea lipsei și înregistrarea demonstrativă a recepției.
Predați problema neîncheiată persoanei desemnate. În registru notați lipsa unei unități A1, următoarea acțiune — contactarea furnizorului pentru stabilirea livrării acesteia — persoana responsabilă, termenul convenit și locul comenzii. Observatorul verifică și această înregistrare de predare.
Întocmiți un plan scurt de verificări pentru manager
- La începutul turei, revizuiți repartizările, înlocuirile și sarcinile predate de echipa precedentă.
- În timpul turei, observați o operațiune. Comparați acțiunile angajatului cu criteriile de finalizare ale acesteia.
- La final, verificați rezultatul și notele despre sarcinile neîncheiate. Stabiliți următoarea persoană responsabilă pentru fiecare notă.
- Într-o verificare separată, examinați listele de deschidere și închidere din ultimele șapte zile: au date și semnături?
Dacă o acțiune a fost omisă, notați exact ce pas trebuie repetat sau completat în instrucțiuni. Verificați-l data viitoare când se execută operațiunea respectivă.
Drepturi de acces și notificări pentru personal în Torgsoft
După repartizarea operațiunilor, verificați accesul angajaților la funcțiile necesare ale programului. În Torgsoft, un rol este un șablon de drepturi de acces care stabilește elementele de meniu și funcțiile disponibile angajatului. Comparați rolul cu operațiunile atribuite. Descrieți accesul la program separat de deciziile pe care ați autorizat persoana să le ia. Aflați mai multe despre drepturile de acces în Torgsoft.
Mesajele necesită opțiunea suplimentară cu plată Notificări pentru personal, o licență de rețea Torgsoft Ultra sau Terminal și o rețea locală ori un server terminal. După activarea opțiunii, activați notificarea colectivă în setările rețelei comerciale, salvați modificările și reporniți programul. Jurnalul „Колективне оповіщення” (Notificare colectivă) include ora livrării, ora luării la cunoștință și viteza de reacție. Ultimele două câmpuri se completează după apăsarea butonului „Ознайомлений (а)” (Am luat cunoștință), prin care angajatul confirmă citirea mesajului. Descrierea funcției se află pe pagina despre notificările pentru personal în Torgsoft.
Consultați jurnalul când trebuie să aflați dacă angajatul a citit sarcina. Verificați finalizarea după rezultat: înregistrarea recepției, lista completată sau sarcina predată. Nu folosiți confirmarea de luare la cunoștință drept dovadă a îndeplinirii sarcinii.
Reveniți la pasul anterior