Pentru a organiza predarea fără contact a unei comenzi, stabiliți un plan concret cu clientul înainte de plecarea curierului. Decideți unde va fi lăsat coletul, când îl poate ridica clientul și cum va confirma primirea. Nu lăsați produsele într-un loc pe care clientul nu l-a aprobat.
Desemnați un angajat care să urmărească comanda până la încheierea predării. Rugați-l să transmită curierului înțelegerile, să îl informeze pe client și să afle rezultatul unei încercări nereușite. Înregistrați separat expedierea produselor și mesajul clientului de confirmare a primirii.
Alegeți livrarea la adresă sau ridicarea din magazin
Prin livrarea locală, magazinul duce comanda la adresa clientului, în limitele unei zone stabilite. Pentru ridicare din magazin, clientul preia comanda de la punctul de vânzare. Alegeți metoda pentru care puteți organiza o predare convenită.
| Ce trebuie stabilit | Livrare la adresă | Ridicare din magazin |
|---|---|---|
| Locul primirii | Confirmați adresa și locul exact unde va fi lăsat coletul. | Indicați locul de predare lângă magazin. |
| Ora | Stabiliți intervalul în care clientul poate ridica comanda. | Stabiliți ora sosirii și momentul când comanda va fi gata. |
| Organizarea activității | Stabiliți zona de livrare și persoana responsabilă. | Desemnați un angajat pentru predare. |
| Costurile magazinului | Estimați costurile deplasării și ale curierului. | Estimați timpul angajatului pentru pregătire și predare. |
Pentru ridicarea din magazin, explicați-i din timp clientului ce trebuie să facă după sosire: unde să meargă, cum să anunțe un angajat și de unde să ridice coletul. Verificați dacă instrucțiunile sunt clare și nu necesită explicații suplimentare la fața locului.
Notați înțelegerile înainte de predare
Sugerați clientului un loc în care coletul să stea în condiții curate și uscate. Verificați dacă va avea curierul acces la el. Dacă clientul trebuie să fie acasă, stabiliți un interval potrivit.
Notați înțelegerile în fișa de lucru a comenzii. Nu vă bazați pe un mesaj verbal care va trebui transmis de la un angajat la altul.
- Indicați metoda de primire și locul exact al predării.
- Notați ora convenită și instrucțiunile necesare privind accesul.
- Stabiliți cine îl anunță pe client înainte de sosire.
- Conveniți asupra canalului pentru notificarea că a fost lăsat coletul și pentru răspunsul de confirmare a primirii.
- Dați curierului instrucțiuni pentru situațiile în care locul nu este accesibil sau nu este potrivit.
Sigilați coletul și verificați eticheta
Angajatul care pregătește comanda trebuie să sigileze coletul cu bandă adezivă pentru ambalare și să fixeze bine eticheta. Adresa trebuie să rămână vizibilă. Înainte de predarea către curier, comparați coletul cu comanda și cu locul de livrare convenit.
Pentru produsele cu condiții speciale de depozitare, pregătiți instrucțiuni separate de ambalare și transport. Recomandarea generală de a sigila coletul cu bandă nu acoperă cerințele de temperatură sau alte cerințe specifice produsului.
Anunțați sosirea și confirmați primirea
Planificați două mesaje: unul înainte de predarea estimată și altul după ce coletul a fost lăsat. În primul, reamintiți clientului locul și ora convenite. În al doilea, spuneți exact unde a fost lăsată comanda și rugați clientul să răspundă după ce o ridică.
În fișa de lucru, distingeți mesajul curierului „coletul a fost lăsat” de răspunsul clientului „comanda a fost primită”. Dacă folosiți o fotografie a locului de predare, confirmați separat primirea cu clientul.
Exemplu orientativ de predare a unei comenzi
Să presupunem că un client comandă un set de caiete și convine predarea între orele 17:00 și 18:00. Cere ca pachetul sigilat să fie lăsat pe un raft uscat din hol și să primească un mesaj la sosire. Angajatul notează aceste înțelegeri și le transmite curierului.
Curierul ajunge, îl anunță pe client și lasă coletul în locul convenit. Angajatul înregistrează predarea, apoi primirea după răspunsul clientului. Dacă intrarea în hol este încuiată, curierul îl anunță pe angajat și nu alege singur un alt loc. Angajatul îl contactează pe client pentru a conveni o nouă soluție.
Stabiliți procedura pentru o predare nereușită
Dacă locul nu este accesibil sau condițiile convenite nu pot fi respectate, cereți curierului să înregistreze motivul. Un angajat al magazinului trebuie să contacteze clientul și să convină o nouă livrare sau ridicarea din magazin.
Notați noua metodă, locul și ora de primire. Proprietarul trebuie să stabilească procedura internă pentru timpul de așteptare și contactarea clientului, iar cu transportatorul implicat să convină separat un scenariu posibil. Nu marcați o încercare nereușită drept predare încheiată.
Urmăriți starea de expediere a produselor în Torgsoft
Pentru a pregăti predarea, găsiți facturile pentru care produsele nu au fost încă expediate sau au fost expediate parțial. În Torgsoft, filtrul «Стан відвантаження» (Starea expedierii) vă permite să selectați stările «Не відвантажено» (Neexpediat), «Частково відвантажено» (Expediat parțial) și «Повністю відвантажено» (Expediat complet).
Folosiți acest filtru pentru a identifica facturile care necesită procesare suplimentară. Pentru o factură cu produsele expediate parțial, verificați ce parte a comenzii mai trebuie predată. Stabiliți pașii următori cu clientul și transmiteți angajaților înțelegerile actualizate.
După crearea unei facturi, o comandă online în Torgsoft primește starea «Задоволено» (Satisfăcut). Această stare înseamnă că a fost creată o factură. Starea expedierii nu confirmă nici ea primirea produselor de către client. Pentru a încheia procesul convenit, verificați separat rezultatul predării.
Reveniți la pasul anterior