RRO sau PRRO pentru FOP: cine are nevoie de ele și cum alegeți soluția pentru magazin

Persoana fizică întreprinzătoare (FOP) din Ucraina stabilește dacă are nevoie de un registrator al operațiunilor de decontare (RRO) sau de un registrator software al operațiunilor de decontare (PRRO) în funcție de modul de încasare a plăților, sistemul de impozitare, sortiment și condițiile unei scutiri legale. Încasarea numerarului și a plăților cu cardul pentru bunuri, inclusiv prin acquiring online, impune, de regulă, emiterea unui bon fiscal. Pentru contribuabilii din prima grupă a impozitului unic, transferurile bancare directe dintr-un cont în altul și anumite tipuri de activitate se aplică reguli specifice.

Înainte să cumpărați o casă de marcat, descrieți toate metodele de plată și verificați dacă vă încadrați într-o excepție. Dacă fiscalizarea este necesară, alegeți un RRO hardware sau un PRRO, înregistrați-l, configurați produsele, taxele și casierii, apoi verificați bonurile de vânzare și de retur. Stabiliți din timp cum veți lucra în timpul întreruperilor: puteți continua decontările în condițiile prevăzute de lege și în limitele posibilităților tehnice ale soluției alese.

Ce sunt RRO și PRRO

Un RRO hardware înregistrează operațiunile și stochează datele fiscale în memoria sa fiscală. Casa de marcat poate funcționa ca dispozitiv independent, iar registratorul fiscal se utilizează de obicei împreună cu un program de casă. Transmiterea către administrația fiscală a copiilor electronice ale bonurilor și a bonurilor fiscale de raportare intră în obligațiile utilizatorului RRO.

PRRO funcționează pe dispozitivul întreprinzătorului și îndeplinește funcții fiscale prin serverul Serviciului Fiscal de Stat al Ucrainei (DPS). Când este online, serverul înregistrează documentele și le atribuie numere fiscale. Pentru funcționarea fără conexiune, PRRO folosește un interval de numere obținut în prealabil. Definițiile și obligațiile principale sunt stabilite la articolele 2–3 din Legea nr. 265/95-VR.

Gestionarea stocurilor, baza de clienți, analiza datelor și schimbul de date cu terminalul bancar depind de funcțiile programului concret și de opțiunile conectate. Când alegeți o soluție, cereți furnizorului să vă arate procesul complet de vânzare a unui produs: de la scanare până la primirea bonului fiscal de către cumpărător.

RRO și legea: cine poate lucra fără casă fiscală

Verificați fiecare metodă de plată

Pentru a stabili dacă aveți această obligație, contează cum plătește cumpărătorul. Mențiunea „plată fără numerar” din extrasul de cont cuprinde operațiuni diferite, inclusiv plăți cu cardul, care intră sub incidența Legii nr. 265/95-VR.

Recomandare practică: cereți băncii sau furnizorului de plăți să descrie în scris mecanismul fiecărei metode de plată conectate. Comparați descrierea cu contractul și extrasul bancar. Linkurile de plată, transferurile după numărul cardului și transferurile directe folosind datele contului trebuie evaluate separat, deoarece denumirea butonului „Plătește” nu arată cum se efectuează plata. Temeiul legal îl constituie definiția operațiunii de decontare din articolul 2 și obligațiile din articolul 3 al Legii nr. 265/95-VR.

Prima grupă a impozitului unic

Contribuabilii din prima grupă a impozitului unic nu folosesc RRO și PRRO, conform punctului 296.10 din Codul fiscal al Ucrainei. Întreprinzătorul trebuie să respecte condițiile de încadrare în grupa sa. Înainte să schimbați grupa sau să vă extindeți activitatea, verificați dacă scutirea se va menține.

Pentru FOP din grupele a doua și a treia, simplul statut de contribuabil al impozitului unic nu oferă o scutire generală de la fiscalizare. Întreprinzătorul care folosește sistemul general verifică, de asemenea, operațiunile efective de plată și excepțiile speciale.

Excepția pentru plățile aferente serviciilor

Punctul 14 al articolului 9 din Legea nr. 265/95-VR permite efectuarea plăților pentru servicii fără RRO, PRRO și carnet de decontări dacă acestea se realizează exclusiv prin sisteme bancare de deservire la distanță și/sau servicii de transfer de bani. Acest punct se referă la plata serviciilor. Pentru vânzarea de bunuri, verificați regulile generale și celelalte temeiuri de scutire aplicabile.

Recomandare practică: dacă folosiți această excepție, consemnați metodele de plată permise în condițiile de prestare a serviciilor și în instrucțiunile pentru angajați. Încasarea numerarului pentru servicii încalcă condiția exclusivității. Dacă vindeți și bunuri, stabiliți separat cum încasați și înregistrați plata pentru acestea.

Magazin într-un sat sau într-o așezare: când puteți folosi carnetele de decontări

Un FOP care plătește impozitul unic și desfășoară comerț cu amănuntul cu bunuri care nu sunt accizabile pe teritoriul unui sat sau al unei așezări poate lucra, în condițiile prevăzute la punctul 1 din lista aprobată prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 1336, cu un carnet de decontări (RK) și o carte de evidență a operațiunilor de decontare (KORO). Întreprinzătorul înregistrează aceste registre și emite cumpărătorilor chitanțe de decontare.

Volumul anual maxim al operațiunilor de decontare pentru acest punct este de 167 de salarii minime stabilite prin lege la 1 ianuarie al anului fiscal, pentru fiecare punct de vânzare. Dacă depășiți limita, utilizarea RRO sau PRRO devine obligatorie. Pentru control, calculați-vă limita după formulă și cumulați separat volumul operațiunilor pentru fiecare punct comercial.

Punctul 1 nu se aplică dacă este îndeplinită cel puțin una dintre următoarele condiții:

• în aceeași unitate comercială se vând și produse accizabile;
• acest FOP desfășoară comerț la distanță, inclusiv prin internet;
• consiliul local al satului, al așezării sau al orașului a hotărât că RRO sau PRRO este obligatoriu pentru această formă de activitate pe teritoriul respectiv.

În plus, punctul 2-1 din Hotărârea nr. 1336 exclude din domeniul său de aplicare entitățile comerciale care vând cu amănuntul produse accizabile. Înainte să alegeți RK și KORO, verificați sortimentul, toate canalele de vânzare și hotărârile consiliului local. Dacă vă bazați pe un alt punct al listei, respectați condițiile și limita prevăzute de acel punct: formula de 167 de salarii minime se aplică punctului 1.

Procedura de înregistrare și completare a RK și KORO este stabilită prin Ordinul nr. 547 al Ministerului Finanțelor din Ucraina. Casierul completează mai întâi cotorul, apoi partea detașabilă a chitanței și o înmânează cumpărătorului cel târziu la încheierea decontării, iar persoana responsabilă face zilnic înscrierile prevăzute în KORO. Dacă lucrați cu RK și nu transmiteți informațiile relevante către DPS pe cale electronică, conform procedurii prevăzute de lege, depuneți raportarea aferentă utilizării acestora cel târziu în data de 15 a lunii următoare lunii de raportare. Această obligație este prevăzută la punctul 7 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR; formularul raportului nr. ZVR-1 și procedura de depunere sunt aprobate prin Ordinul nr. 13 al Ministerului Finanțelor din Ucraina.

Cum influențează sortimentul casa de marcat și evidența bunurilor

Înainte de configurarea casei de marcat, alcătuiți o listă a grupelor de produse. Pentru produsele accizabile, legea prevede programarea denumirii, prețului, cantității și codului subcategoriei de produse conform Clasificării ucrainene a mărfurilor pentru activitatea economică externă (UKT ZED). Pentru băuturile alcoolice, indicați datele marcajului fiscal în cazurile prevăzute de lege. Este interzisă utilizarea PRRO în comerțul cu ridicata și cu amănuntul cu combustibili — această interdicție este prevăzută expres la punctul 1 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR.

Stabiliți separat dacă aveți obligația să țineți evidența stocurilor de bunuri conform Ordinului nr. 496 al Ministerului Finanțelor din Ucraina. Acesta se aplică FOP care au obligația prevăzută la punctul 12 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR. În temeiul acestei norme, evidența este ținută, printre alții, de întreprinzătorii care folosesc sistemul general și de contribuabilii impozitului unic înregistrați ca plătitori ai taxei pe valoarea adăugată (TVA).

FOP care plătesc impozitul unic, fără să fie înregistrați ca plătitori de TVA, sunt scutiți de aceste cerințe, cu excepția celor care comercializează:

• produse de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, supuse reparațiilor în garanție;
• medicamente și dispozitive medicale;
• bijuterii și articole de uz casnic din metale prețioase, pietre prețioase, pietre prețioase de origine organică și pietre semiprețioase.

Dacă aveți obligația să țineți această evidență, includeți toate stocurile pe care le dețineți pentru vânzare și organizați evidența pentru fiecare loc de vânzare. Dacă obligația apare din cauza vânzării unei anumite categorii de bunuri, includeți în evidență și restul sortimentului. Dacă aveți deja bunuri în stoc la data apariției obligației, întocmiți un inventar al acestora, cu denumiri, cantități, unități de măsură și valoarea stabilită de dumneavoastră, și înscrieți-l ca primă înregistrare în Formularul de evidență.

Dacă nu există stoc, această înscriere nu este necesară. Înregistrați noile recepții pe baza documentelor primare înainte de începerea vânzării. Evidențiați și ieșirile justificate prin documente: transferurile interne, retururile către furnizor, pierderile, distrugerile, folosirea în scopuri proprii și vânzările achitate fără numerar, fără RRO sau PRRO, în cazurile permise de lege. Vânzările prin RRO sau PRRO nu se înscriu în coloana pentru ieșiri. Documentul primar trebuie să permită identificarea furnizorului și a beneficiarului, a datei operațiunii, a denumirii, cantității și valorii bunurilor.

Pentru documentele privind distrugerea, pierderea sau folosirea bunurilor în scopuri proprii există o excepție: nu se indică datele furnizorului și ale beneficiarului, iar valoarea se trece la prețul de achiziție confirmat de evidență. Transferurile interne între magazinele proprii trebuie, de asemenea, documentate.

Păstrați Formularul de evidență și documentele primare la locul de vânzare până la ieșirea ultimei unități de bun din documentul aferent. La un control, întreprinzătorul sau angajatul care vinde efectiv bunuri ori încasează plăți prezintă aceste documente inspectorilor fiscali. Dacă documentele primare originale nu se află în magazin, punctul 11 al secțiunii II din Procedura nr. 496 permite prezentarea copiilor și, dacă este necesar, a originalelor înainte de încheierea controlului. Formularul de evidență în format electronic trebuie prezentat într-un format adecvat pentru consultare și/sau copiere. Scutirea de la evidența specială a stocurilor nu elimină obligația de a confirma documentar datele evidenței fiscale, conform articolului 44 din Codul fiscal al Ucrainei.

Ce să alegeți: RRO hardware sau PRRO

Ambele soluții pot asigura respectarea cerințelor de fiscalizare. Alegeți în funcție de compatibilitatea cu sortimentul, programul de casă, echipamentele și scenariul de lucru în timpul întreruperilor.

Recomandare practică: înainte să plătiți, verificați trei operațiuni: vânzare cu numerar, vânzare cu cardul și retur. Evaluați dacă angajatul vede rezultatul fiscalizării, dacă taxele se transmit corect și cum poate obține o copie a bonului după o eroare de tipărire.

De ce aveți nevoie pentru înregistrarea unui RRO sau PRRO

Pregătirea punctului de vânzare

Verificați dacă DPS a primit notificarea privind unitatea economică, prin formularul nr. 20-OPP, și dacă obiectul are statutul corespunzător. Denumirea și adresa punctului trebuie să fie în concordanță cu documentele care autorizează utilizarea lui, datele de înregistrare ale casei de marcat și informațiile de pe bon. Un obiect nedeclarat, închis sau nefolosit constituie un motiv de refuz al înregistrării.

RRO hardware

1. Alegeți un model și o versiune din Registrul de stat al RRO, verificați domeniul de utilizare, posibilitatea înregistrării inițiale și durata de funcționare.
2. Încheiați un contract cu CST. Stabiliți punerea în funcțiune și procedura de sesizare în caz de defecțiune.
3. Depuneți cererea prin formularul nr. 1-RRO. Cererea poate fi depusă electronic.
4. După rezervarea numărului fiscal, asigurați personalizarea, sigilarea și trecerea dispozitivului în regim fiscal prin CST.
5. Obțineți certificatul de înregistrare și verificați toate datele înainte de începerea activității. Păstrați la locul efectuării decontărilor certificatul de înregistrare și ultimul document de sigilare a RRO sau copiile acestora.

Conform capitolului 2 al secțiunii II din Procedura aprobată prin Ordinul nr. 547, dacă nu există motive de refuz, decizia privind posibilitatea înregistrării se ia în cel mult două zile lucrătoare de la primirea cererii. Lucrările după rezervarea numărului au un termen stabilit de trei zile lucrătoare, iar finalizarea înregistrării depinde de primirea documentelor necesare de la CST. Planificați lansarea după încheierea întregii proceduri.

PRRO software și casierii

1. Alegeți programul și dispozitivul pe care întreprinzătorul îl deține, îl posedă sau îl folosește în baza unui drept de utilizare.
2. Pregătiți o semnătură electronică. Legea permite semnături și/sau sigilii electronice calificate și avansate, în condițiile stabilite; verificați la furnizorul programului compatibilitatea cheii concrete.
3. Depuneți electronic cererea prin formularul nr. 1-PRRO, indicați unitatea economică, numărul local al casei și metoda aleasă pentru lucrul în cazul pierderii conexiunii.
4. Primiți confirmarea cu rezultatul procesării și numărul fiscal.
5. Depuneți notificarea prin formularul nr. 5-PRRO pentru certificatele cheilor publice care vor fi folosite în PRRO.
6. Verificați valabilitatea certificatelor și dacă persoana autorizată poate deschide o tură.

Rezultatul procesării cererii pentru PRRO se trimite în ziua primirii dacă cererea a fost depusă până la ora 16:00 într-o zi lucrătoare de operare sau cel târziu în următoarea zi lucrătoare dacă a fost depusă mai târziu. Motivele de refuz, regulile de lucru pentru casieri și protejarea cheilor sunt stabilite în Procedura aprobată prin Ordinul nr. 317 al Ministerului Finanțelor din Ucraina, secțiunile II și IV.

Recomandare practică: desemnați o persoană responsabilă de valabilitatea cheilor, schimbarea casierilor și actualizarea datelor de înregistrare. Păstrați cheile și parolele astfel încât doar persoanele autorizate să aibă acces. Înainte de mutarea casei sau schimbarea datelor acesteia, verificați dacă este necesară reînregistrarea. Dacă, odată cu trecerea la PRRO, renunțați la un RRO hardware a cărui durată de funcționare nu s-a încheiat, anulați-i înregistrarea conform Procedurii nr. 547 și depuneți documentele de raportare prevăzute de lege. Conectarea PRRO nu anulează înregistrarea RRO hardware.

Costul RRO și PRRO: ce să includeți în buget

Comparați costurile pentru același număr de case și aceeași perioadă de utilizare. Pentru un RRO hardware, luați în calcul cumpărarea sau închirierea dispozitivului, serviciile CST, reparațiile, adaptarea programului software, conexiunea și consumabilele. Pentru PRRO, luați în calcul dispozitivul, licența sau abonamentul pentru soluția aleasă, integrările, asistența, semnăturile electronice, livrarea bonurilor electronice, imprimanta dacă este necesară și alimentarea de rezervă.

DPS oferă gratuit o soluție software PRRO, prevăzută la articolul 2 din Legea nr. 265/95-VR. Evaluați separat costurile echipamentelor și ale organizării activității. Întrebați furnizorul comercial exact pentru ce se percepe taxa: pentru casă, post de lucru, perioadă de utilizare, notificări sau o funcție suplimentară.

Pentru un RRO hardware, verificați durata de funcționare a dispozitivului concret și condițiile de utilizare ulterioară. Articolul 12 din Legea nr. 265/95-VR stabilește legătura dintre utilizarea modelelor înregistrate și durata lor de funcționare și prevede că intervalul dintre înregistrarea inițială și scoaterea din Registrul de stat nu poate fi mai mic de șapte ani. Acest aspect trebuie luat în calcul când evaluați perioada de funcționare rămasă a unui dispozitiv second-hand.

Deschiderea și închiderea turei de casă

Înainte de prima operațiune, casierul verifică echipamentul, accesul la casă, semnătura sa pentru PRRO și numerarul disponibil. Deschiderea turei în PRRO trebuie însoțită de crearea și înregistrarea notificării corespunzătoare. Într-un singur PRRO poate fi deschisă o singură tură la un moment dat. Deschiderea automată depinde de funcțiile programului și de setările acestuia.

Înainte de prima operațiune de decontare de după bonul fiscal de raportare (raportul Z), casierul înregistrează numerarul păstrat la locul efectuării decontărilor, inclusiv fondul de rest lăsat în casă, prin operațiunea „службове внесення” („depunere de numerar în casă”). Înregistrați prin aceeași operațiune orice depunere suplimentară de numerar care nu provine din plata unui cumpărător, iar retragerile de numerar care nu sunt aferente unei operațiuni de decontare înregistrați-le prin „службова видача” („retragere de numerar din casă”).

Pentru restituirea banilor cumpărătorului, folosiți operațiunea de decontare prevăzută în acest scop. La restituirea unei sume de peste 100 UAH printr-un RRO hardware, casierul sau persoana cu răspundere materială întocmește un proces-verbal privind restituirea banilor, cu datele documentului de identitate al cumpărătorului, informații despre produs, suma restituită și numărul, data și ora bonului de cumpărare. La anularea unei sume înregistrate greșit prin RRO hardware sau a unei forme de plată selectate greșit, se întocmește, de asemenea, un proces-verbal care descrie eroarea și include datele bonului.

Aceste procese-verbale se păstrează trei ani, conform punctului 8 al secțiunii III din Procedura nr. 547. Pentru retururi de peste 100 UAH folosind RK, procesul-verbal se întocmește conform punctului 4 al capitolului 2 din secțiunea III a Procedurii de înregistrare și completare a RK și KORO.

În fiecare zi în care au avut loc operațiuni de decontare, generați un bon fiscal de raportare — raportul Z. Pentru a închide tura PRRO, acesta se trimite spre înregistrare la serverul fiscal; modul offline are o procedură separată de generare și transmitere ulterioară a documentelor. Cerințele principale sunt cuprinse în articolul 3 din Legea nr. 265/95-VR și în secțiunile IV–V ale Procedurii nr. 317.

Utilizarea RRO fără curent și fără internet

RRO hardware: stabiliți procedura de rezervă

Lipsa internetului și întreruperea alimentării cu energie electrică creează condiții diferite pentru un RRO hardware. Posibilitatea de a înregistra operațiuni când conexiunea este întreruptă depinde de dispozitiv, stocarea datelor și blocările prevăzute. Aflați aceste condiții din documentație și de la CST și includeți-le în instrucțiunile pentru casier.

În perioada defectării și reparării RRO sau a unei întreruperi temporare a alimentării cu energie electrică de cel mult șapte zile lucrătoare, articolul 5 din Legea nr. 265/95-VR prevede utilizarea KORO și RK înregistrate sau a unui RRO de rezervă înregistrat corespunzător.

Întreprinzătorul poate consemna decizia de a opri operațiunile de decontare până la conectarea unui RRO de rezervă sau restabilirea alimentării cu energie și o poate notifica la înregistrare. În această situație, nu este obligatoriu să înregistreze și să păstreze KORO și RK. Casierul trebuie să oprească operațiunile de decontare când apare situația respectivă.

Dacă ați lucrat cu RK, după instalarea RRO reparat sau de rezervă ori după restabilirea alimentării, înregistrați prin RRO sumele decontate în perioada de utilizare a RK, separat pentru cotele de impozitare relevante. Dacă memoria operativă a RRO s-a șters, reintroduceți, de asemenea, pe baza benzii de control, sumele operațiunilor efectuate înainte de defecțiune sau întrerupere. După aceea, generați raportul Z și, dacă este necesar, înregistrați numerarul efectiv aflat la locul decontărilor prin operațiunea „службове внесення” („depunere de numerar în casă”). Procedura detaliată este prevăzută la punctul 10 al secțiunii III din Procedura de aplicare a RRO nr. 547.

PRRO: verificați modul offline și păstrarea documentelor

Termenele generale pentru funcționarea PRRO offline sunt de până la 36 de ore continuu și până la 168 de ore pe parcursul unei luni calendaristice. Totuși, punctul 13 al secțiunii II „Dispoziții finale” din Legea nr. 265/95-VR permite depășirea acestor termene pe durata regimului juridic al legii marțiale sau al stării de urgență, ori în caz de forță majoră. Se aplică și posibilitățile tehnice și setările PRRO concret.

Pentru activitatea offline este necesar un interval de numere fiscale obținut de la DPS. Conform punctului 10 al secțiunii V din Procedura nr. 317, la timpul offline se adaugă și perioada dintre încheierea unei sesiuni offline și începutul următoarei, dacă în acel interval serverul fiscal nu a înregistrat online niciun document de decontare al acestui PRRO. Luați în calcul această regulă când urmăriți limitele de timp din program. Dacă întreprinzătorul a ales să lucreze fără modul offline, decontările prin acel PRRO se reiau după restabilirea conexiunii sau se folosește un RRO de rezervă înregistrat corespunzător. Un dispozitiv rămas fără curent are nevoie de alimentare de rezervă pentru ca programul să funcționeze.

După restabilirea conexiunii, asigurați-vă că PRRO generează notificarea prin formularul nr. 4-PRRO privind încheierea modului offline și transmite serverului fiscal, în cel mult o oră de la restabilirea conexiunii, pachetul care conține notificarea de începere a modului offline, bonurile și bonurile fiscale de raportare acumulate, precum și notificarea de încheiere a acestui mod. Copiile documentelor de decontare trebuie transmise înaintea raportului fiscal electronic sau a bonului fiscal de raportare pentru ziua respectivă. Documentele se păstrează în PRRO până la primirea confirmării de livrare de la serverul fiscal. Recomandare practică: verificați rezultatul schimbului de date și existența documentelor netransmise înainte să reinstalați programul, să înlocuiți dispozitivul sau să ștergeți datele.

Reparația și întreținerea RRO și PRRO

Dacă un RRO hardware se defectează sau mijloacele de control sunt deteriorate, anunțați CST în ziua lucrătoare în care ați constatat problema și autoritatea fiscală în termen de două zile lucrătoare după acea zi. Folosiți o notificare scrisă sau comunicații electronice și păstrați confirmarea. CST are obligația să restabilească funcționarea RRO în termen de șapte zile lucrătoare. Dacă nu asigură reparația în garanție cel târziu în a șaptea zi lucrătoare de la preluarea RRO în reparație, trebuie să pună în funcțiune un RRO de rezervă înregistrat corespunzător pe numele întreprinzătorului.

Aceste obligații sunt prevăzute la articolul 14 din Legea nr. 265/95-VR. Reparațiile și intervențiile asupra dispozitivului trebuie efectuate prin CST, conform punctelor 14 și 16 ale articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR.

O defecțiune a PRRO trebuie, de asemenea, notificată: în ziua constatării, depuneți formularul nr. 2-PRRO la autoritatea fiscală și anunțați producătorul și/sau CST, dacă există. Pe durata defecțiunii, opriți decontările prin acest PRRO. După remedierea problemei, depuneți cererea cu mențiunea „Відновлення роботи” („Reluarea funcționării”); dacă cererea nu este primită într-o lună, înregistrarea PRRO se anulează conform punctului 12 al secțiunii II din Procedura nr. 317.

Recomandare practică: în caz de eroare, păstrați mesajul afișat, numărul documentului, ora și rezultatul plății. Aflați mai întâi dacă serverul a înregistrat deja bonul și dacă banca a procesat plata. Aceste informații vă ajută să alegeți acțiunea corectă pentru reluarea operațiunii și să evitați debitarea repetată.

Emiterea bonurilor: ce să configurați și să verificați

Formularele și datele obligatorii ale documentelor de decontare sunt stabilite prin Ordinul nr. 13 din 21 ianuarie 2016 al Ministerului Finanțelor din Ucraina. Verificați formularul în vigoare pentru bonul de vânzare și, separat, formularul bonului pentru restituirea banilor.

Înainte de lansare, verificați următoarele date de pe bon, ținând cont de condițiile aplicabile:

• denumirea întreprinzătorului, numele și adresa unității economice, datele fiscale;
• denumirile bunurilor, cantitatea și prețul în cazurile prevăzute de formular, valoarea fiecărei poziții;
• forma și mijloacele de plată, sumele corespunzătoare și moneda operațiunii;
• suma totală, rotunjirea și suma de plată, după caz, precum și restul la plata în numerar;
• numerele fiscale ale bonului și casei, data și ora, codul bidimensional pentru căutarea bonului — codul QR — și celelalte date cerute pentru tipul documentului respectiv;
• pentru PRRO, mențiunea privind modul online sau offline și numărul de control pentru documentul offline;
• datele privind TVA pentru plătitorii acestei taxe, accizele și codurile bunurilor atunci când sunt necesare;
• datele operațiunii cu cardul, prevăzute pentru un terminal conectat sau asociat cu RRO ori PRRO.

Un FOP care plătește impozitul unic și nu este plătitor de TVA poate folosi denumirea simplificată a bunului permisă de lege, dacă aceasta reflectă caracteristicile sale de consum și indică fără echivoc grupa de produse conform Clasificatorului de stat al produselor și serviciilor DK 016:2010. Această posibilitate are excepții pentru produsele accizabile, produsele de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, supuse reparațiilor în garanție, medicamente, dispozitive medicale și bijuteriile și articolele de uz casnic din materiale prețioase prevăzute de lege. În practică, este util să păstrați denumiri suficient de precise pentru ca atât casierul, cât și cumpărătorul să poată identifica produsul vândut.

Lipsa unei informații obligatorii pentru operațiunea respectivă poate duce la respingerea documentului ca document de decontare. Totuși, punctul 3 al secțiunii I din Regulamentul nr. 13 precizează că greșelile sau inexactitățile din denumirea bunului care nu denaturează informațiile despre operațiune nu constituie motiv pentru a considera documentul drept unul care nu este de decontare.

Cumpărătorului i se oferă un document de decontare pe hârtie și/sau în format electronic. Bonul electronic poate fi trimis la numărul de telefon sau la adresa de e-mail comunicate ori poate fi oferită posibilitatea scanării codului QR pentru identificarea lui. Casierul înregistrează vânzarea prin RRO simultan cu efectuarea operațiunii de decontare, conform punctului 5 al secțiunii III din Procedura nr. 547. PRRO creează, de asemenea, documentul electronic de decontare la momentul operațiunii, conform articolului 2 din Legea nr. 265/95-VR. Documentul trebuie emis sau creat în format electronic cel târziu la predarea bunului cumpărătorului, potrivit alineatului 11 al articolului 8 din Legea Ucrainei „Cu privire la protecția drepturilor consumatorilor”.

Recomandare practică: oferiți un bon pe hârtie sau acces la acesta prin cod QR cumpărătorilor care nu furnizează date de contact. Dacă le colectați numărul de telefon sau adresa de e-mail pentru livrarea bonului, specificați acest scop al prelucrării datelor. Pentru utilizarea ulterioară a datelor de contact în marketing, asigurați un temei legal corespunzător, conform articolelor 6 și 11 din Legea Ucrainei „Cu privire la protecția datelor cu caracter personal”.

Cum se utilizează terminalul bancar împreună cu RRO

Terminalul bancar procesează plata, iar RRO sau PRRO înregistrează operațiunea de decontare. Dacă nu se aplică o scutire legală, întreprinzătorul trebuie să asigure ambele etape și emiterea bonului fiscal. Chitanța terminalului confirmă plata cu cardul și are un scop propriu.

Recomandare practică: înainte să alegeți echipamentele, verificați separat dacă trebuie să le permiteți cumpărătorilor să plătească fără numerar, în condițiile aplicabile activității și locului dumneavoastră de comerț. Pentru un terminal integrat, verificați transmiterea automată a sumei și a rezultatului plății. Cu un terminal separat, casierul verifică suma, așteaptă confirmarea reușitei și înregistrează plata corespunzătoare în programul de casă. În caz de eroare, verifică starea operațiunii bancare înainte să încerce din nou să încaseze.

Rândurile 12–17 ale bonului fiscal, care conțin date despre prestatorul de servicii de acceptare a plăților, dispozitivul de plată și operațiunea cu cardul, se completează când se folosește un terminal conectat sau asociat cu RRO ori PRRO. Această condiție este prevăzută la punctul 4 al secțiunii II din Regulamentul nr. 13. Verificați modul în care echipamentele comunică efectiv între ele și setările de transmitere a datelor.

Exemplu ipotetic. Cumpărătorul plătește o achiziție de 1.200 UAH: 400 UAH în numerar și 800 UAH cu cardul. Casierul înregistrează vânzarea pentru întreaga sumă de 1.200 UAH și reflectă corect ambele părți ale plății. La sfârșitul turei, verifică 400 UAH în raport cu numerarul și 800 UAH în raport cu operațiunile cu cardul, ținând cont de celelalte vânzări, retururi și operațiuni de serviciu din ziua respectivă.

Bonuri fiscale și ture de casă în PRRO Torgsoft

Opțiunea „Програмний РРО” („RRO software”) de la Torgsoft generează bonuri în programul de evidență și le transmite către DPS. Este disponibilă cu licențele Start, Ultra și Terminal. Întreprinzătorul cumpără o licență anuală contra cost pentru această opțiune, pentru fiecare post de lucru (casă de marcat) unde are loc fiscalizarea. Torgsoft permite fiscalizarea prin opțiunea PRRO proprie sau printr-un registrator fiscal hardware compatibil; conectarea PRRO-urilor furnizate de terți nu este acceptată.

Din program se pot trimite documente referitoare la unitatea economică, PRRO și casieri; pentru aceasta, configurați întreprinderea și semnătura electronică calificată (KEP) a întreprinzătorului. Pentru depunerea cererilor, cheia trebuie să permită criptarea datelor, o limitare descrisă în ghidul oficial de înregistrare. Înainte de lansare, verificați confirmările de acceptare, numărul fiscal și dacă casa este pregătită de lucru.

Pentru vânzările zilnice, configurați caracterul fiscal al produselor, taxele, casierii, imprimarea și retururile.

• În scenariul standard, casierul folosește propriul KEP.
• Dacă opțiunile „Підключення програмного РРО” („Conectarea PRRO”) și „Зв’язування продажу кожного товару з продавцем” („Asocierea fiecărui produs vândut cu vânzătorul”) sunt activate simultan și este selectat modul „Для кожного товару” („Pentru fiecare produs”), programul semnează toate bonurile fiscale cu cheia comună a PRRO și nu folosește cheile personale ale angajaților; înainte să activați acest mod, verificați tipul cheii comune.
• Nu transmiteți altor casieri cheia personală de semnătură a angajatului sau a întreprinzătorului.
• Punctul 7 al secțiunii II din Procedura nr.
• 317 permite folosirea semnăturii electronice a persoanei care efectuează operațiunea sau a sigiliului electronic al întreprinzătorului; accesul la cheia sigiliului trebuie să respecte restricțiile de la punctul 2 al secțiunii IV din această procedură.
• Până când furnizorul confirmă că sigiliul electronic este acceptat în acest mod, configurați selectarea casierului înainte de lucru, astfel încât fiecare angajat să semneze bonurile cu propriul KEP.
• Pentru transmiterea automată a datelor terminalului este necesară opțiunea „Інтеграція з банківським терміналом” („Integrare cu terminalul bancar”), iar pentru trimiterea bonurilor prin e-mail, Viber sau mesaje text scurte SMS este necesară opțiunea „Масові розсилки клієнтам” („Mesaje în masă către clienți”), un șablon și un serviciu de livrare configurat.
• Pentru smartphone se folosește o aplicație mobilă cu PRRO configurat separat; nu este prevăzută funcționarea simultană a aceluiași PRRO în programul desktop și în aplicație.

Dacă suportul offline este configurat, Torgsoft stochează local documentele și le transmite după restabilirea conexiunii. Limitele tehnice documentate sunt de 36 de ore pentru o sesiune continuă și de 168 de ore pe lună; expirarea timpului sau epuizarea intervalului de numere blochează activitatea până la restabilirea conexiunii. Prima deschidere a turei necesită internet; înainte de o întrerupere, verificați dacă tura s-a deschis cu succes și dacă au fost obținute datele necesare. După restabilirea conexiunii, verificați acceptarea documentelor de către server. Detaliile sunt descrise în instrucțiunile Torgsoft pentru utilizarea PRRO offline, iar operațiunile zilnice în ghidul casierului pentru vânzări și turele de casă.

Ce amenzi se aplică pentru încălcarea regulilor RRO

Pentru înregistrarea unei decontări la o sumă incompletă, neînregistrarea acesteia printr-un RRO sau PRRO fiscal corespunzător ori neemiterea documentului de decontare cerut, punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265/95-VR prevede o sancțiune financiară:

• 100% din valoarea vânzării pentru care s-a încălcat regula — pentru prima încălcare;
• 150% din valoarea vânzării pentru care s-a încălcat regula — pentru fiecare încălcare ulterioară.

Punctul 14 al secțiunii II „Dispoziții finale” din această lege prevede scutirea teritorială de răspundere pentru încălcări comise la vânzarea de bunuri și prestarea de servicii pe teritorii ocupate temporar și pe teritorii unde au loc sau pot avea loc acțiuni de luptă. Scutirea se aplică până la data oficială relevantă a încheierii ocupației, a acțiunilor de luptă sau a riscului de acțiuni de luptă, conform listei oficiale. Ea nu se aplică încălcărilor regulilor de decontare pentru vânzarea produselor accizabile.

Pentru a evalua această excepție, comparați locul vânzării, data încălcării, categoria teritoriului și datele din lista oficială. Simpla existență a regimului legii marțiale nu oferă o scutire generală de răspundere pentru toate operațiunile.

Pentru întreprinzătorii obligați să țină evidența stocurilor de bunuri, articolul 20 din lege prevede o sancțiune separată pentru vânzarea bunurilor neevidențiate și/sau neprezentarea documentelor în timpul controlului: valoarea bunurilor respective la prețurile de vânzare, dar nu mai puțin de zece ori minimul neimpozabil al veniturilor cetățenilor. La aplicarea acestei norme se ține cont de excepțiile legale pentru FOP care plătesc impozitul unic și nu sunt plătitori de TVA.

Listă de verificare pentru lansarea și controlul zilnic al casei

1. Descrieți plățile. Enumerați numerarul, terminalul, plățile pe site, transferurile directe și plățile la livrare. Pentru fiecare scenariu, stabiliți cine primește banii, temeiul fiscalizării sau al scutirii și modul de furnizare a documentului către cumpărător.
2. Verificați grupa și bunurile. Consemnați statutul fiscal, TVA, produsele accizabile și sortimentul care influențează evidența stocurilor și datele de pe bon.
3. Comparați soluțiile. Solicitați lista costurilor pentru numărul de case necesar, verificați compatibilitatea echipamentelor și operațiunile demonstrate de furnizor.
4. Finalizați înregistrarea. Verificați unitatea economică, numărul fiscal, casierii, certificatele și rezultatul procesării cererilor.
5. Verificați setările. Verificați bonurile pentru vânzare, retur, plată cu cardul și plată mixtă, precum și transmiterea datelor terminalului.
6. Pregătiți procedura de rezervă. Asigurați alimentarea și conexiunea, verificați numerele offline sau RK și KORO înregistrate și stabiliți în ce condiții opriți operațiunile de decontare.
7. Instruiți casierii. Exersați deschiderea turei, înregistrarea depunerii de numerar în casă, vânzarea, returul, gestionarea unei erori de plată, reimprimarea unei copii a bonului și închiderea turei.
8. Verificați totalurile. La sfârșitul activității, controlați numerarul, operațiunile cu cardul, retururile, raportul Z și documentele netransmise.
9. Păstrați documentele. Organizați o arhivă accesibilă a documentelor de înregistrare, confirmărilor, rapoartelor și documentelor primare pentru bunuri și verificați că le puteți deschide.

Pentru banda de control a unui RRO hardware, Legea nr. 265/95-VR prevede păstrarea timp de trei ani, iar pentru KORO și RK utilizate — trei ani de la încheierea utilizării lor. Documentele offline ale PRRO se păstrează până la transmitere și primirea confirmării de livrare. Pentru documentele fiscale și alte documente supuse controlului DPS, termenul minim general de păstrare pentru FOP este de 1.095 de zile.

Pentru documentele folosite la întocmirea declarațiilor fiscale, termenul începe în ziua depunerii declarației, iar dacă aceasta nu a fost depusă, în ultima zi a termenului de depunere. Pentru documentele privind respectarea altor legi controlate de DPS, termenul se calculează din ziua operațiunii economice respective, iar pentru documentele de autorizare — din ziua expirării lor. Aceste reguli sunt prevăzute la punctul 44.3 al articolului 44 din Codul fiscal al Ucrainei.

Luați în calcul prelungirea termenelor în cazurile prevăzute de lege și păstrați documentele legate de un control sau de o contestație până la încheierea procedurilor relevante și cel puțin pe durata minimă stabilită.

Surse oficiale pentru aplicarea regulilor

• Legea Ucrainei nr. 265/95-VR „Cu privire la utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii”: articolele 2–3, 5, 9–10, 12, 17, 20; punctele 13–14 ale secțiunii II „Dispoziții finale”.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: articolul 44, punctul 296.10.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 1336 „Privind asigurarea aplicării articolului 10 din Legea Ucrainei «Cu privire la utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii»”: punctele 2 și 2-1 ale hotărârii și punctul 1 al listei aprobate.
• Ordinul nr. 547 al Ministerului Finanțelor din Ucraina privind înregistrarea RRO și KORO: secțiunile II–III din Procedura de înregistrare și utilizare a RRO.
• Procedura de înregistrare și completare a carnetelor de decontări și cărților de evidență a operațiunilor de decontare, aprobată prin Ordinul nr. 547: secțiunile II–III.
• Ordinul nr. 317 al Ministerului Finanțelor din Ucraina și Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a PRRO, aprobată prin acesta: secțiunile II–V.
• Ordinul nr. 13 din 21.01.2016 al Ministerului Finanțelor din Ucraina și Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de decontare: secțiunile I–III, formularele bonurilor de vânzare și de restituire a banilor.
• Ordinul nr. 496 al Ministerului Finanțelor din Ucraina privind evidența stocurilor de bunuri de către FOP: secțiunile I–II și Formularul de evidență a stocurilor de bunuri.
• Legea Ucrainei nr. 1023-XII „Cu privire la protecția drepturilor consumatorilor”: alineatul 11 al articolului 8 privind documentul de decontare.
• Legea Ucrainei nr. 2297-VI „Cu privire la protecția datelor cu caracter personal”: articolele 6 și 11 privind scopul și temeiurile prelucrării datelor de contact ale cumpărătorilor.