Cum să-și planifice timpul și să delege sarcinile zilnice proprietarul unui magazin

Pentru a vă elibera timp pentru administrarea magazinului, notați timp de o săptămână sarcinile și orele petrecute cu ele. La sfârșitul săptămânii, alegeți o activitate recurentă pe care o poate prelua un angajat. Dați-i instrucțiunile, accesurile necesare și dreptul de a lua anumite decizii. Stabiliți de la început termenul, rezultatul și modul de verificare.

În fiecare zi, consultați un scurt rezumat al activității magazinului, iar o dată pe săptămână, analizați timpul propriu. Calculați orele eliberate luând în considerare instruirea, controlul și corecturile. Valoarea lor în bani vă ajută să planificați cheltuielile pentru ajutor, dar nu înseamnă, în sine, profit suplimentar. Decideți din timp cum veți folosi acest timp: pentru gestionarea sortimentului, negocieri cu furnizorii sau odihnă.

Notați cum vă petreceți săptămâna de lucru

Începeți un jurnal de timp într-un tabel sau într-un carnet. Notați ora efectivă de începere și de încheiere a lucrului, o descriere scurtă a sarcinii și rezultatul. Dacă ați fost întrerupt, menționați motivul și durata întreruperii. Faceți înregistrările după ce terminați activitatea: la sfârșitul zilei, este ușor să uitați solicitările mărunte.

Evidența timpului vă ajută să observați activitățile recurente chiar și atunci când nimeni nu vă plătește pentru fiecare oră de muncă. Această abordare este descrisă de Shopify. Pentru prima analiză, alegeți o săptămână completă de lucru. Dacă a fost una neobișnuită din cauza inventarierii, absenței unui angajat sau a unei recepții mari de marfă, continuați înregistrările încă o săptămână.

Acesta este un fragment ipotetic de jurnal. În al doilea rând au trecut 40 de minute: proprietarul a lucrat 30 de minute la comandă și a petrecut alte 10 minute la telefon. Dacă înregistrați apelurile pe rânduri separate, scădeți-le din timpul activității principale, ca să nu numărați aceleași minute de două ori.

La sfârșitul săptămânii, însumați orele pe tipuri de activități: achiziții, vânzări, control, activități organizatorice și instruirea angajaților. Marcați separat explicațiile repetate și corecturile. Asana recomandă, de asemenea, verificarea săptămânală a jurnalului: aceasta ajută la identificarea activităților care consumă cel mai mult timp.

Alegeți prima sarcină pe care o veți delega

Pentru început, alegeți o activitate recurentă, cu un rezultat clar. De exemplu, un angajat poate pregăti lista de produse pentru comandă, poate verifica dacă etichetele de preț corespund listei aprobate sau poate centraliza întrebările cumpărătorilor. Stabiliți ce poate face singur și ce decizii vă revin.

Dacă răspundeți zilnic la aceeași întrebare, aflați mai întâi cauza. Este posibil ca angajatului să-i lipsească o instrucțiune, accesul la date sau permisiunea de a lua o decizie. Simpla atribuire a sarcinii nu va rezolva problema.

Conform modelului Center for Creative Leadership, managerul trebuie să-i ofere persoanei care execută sarcina autoritatea, resursele, explicațiile și sprijinul necesar pentru rezultatul așteptat. În magazin, puteți consemna aceste elemente într-o fișă scurtă a sarcinii.

Exemplu de fișă: pregătirea unei comenzi pentru furnizor

Exemplul de mai jos este ipotetic. Proprietarul stabilește termenele și limitele în funcție de activitatea propriului magazin.

• Responsabil: administratorul magazinului.
• Rezultat: un tabel cu produsele, stocurile curente, cantitățile propuse și valoarea achiziției.
• Termen: în fiecare marți, până la ora 12:00.
• Date: stocurile, vânzările din perioada convenită, livrările așteptate și prețurile actuale ale furnizorului.
• Atribuții: administratorul pregătește propunerea și verifică disponibilitatea produselor la furnizor. Proprietarul aprobă comanda și cheltuielile.
• Limitări: fără aprobare, nu se adaugă furnizori noi și nu se modifică termenii de plată.
• Control: proprietarul verifică propunerea marți, la ora 12:30; administratorul trimite până la ora 11:00 întrebările care împiedică pregătirea comenzii.

La prima execuție, arătați-i angajatului un exemplu complet. Rugați-l să explice ce trebuie să pregătească, când să vă contacteze și ce nu poate decide singur. După verificare, notați clarificările necesare în instrucțiuni, ca să nu fie nevoie să le repetați verbal data viitoare.

Organizați controlul zilnic fără solicitări permanente

Conveniți cu administratorul sau cu vânzătorul responsabil să pregătească un singur rezumat zilnic. Stabiliți ora pregătirii și păstrați doar datele pe baza cărora luați decizii. Pentru un magazin mic, lista inițială poate include:

• valoarea vânzărilor și a retururilor pe zi;
• situația mișcărilor de bani din casa de marcat selectată și diferențele care necesită explicații;
• produsele care au lipsit pentru comenzile confirmate ale cumpărătorilor;
• sarcinile restante, responsabilii și noile termene;
• întrebările pe care angajatul nu le poate rezolva în limitele atribuțiilor sale.

Pentru fiecare problemă, angajatul menționează faptul, următoarea acțiune și termenul. De exemplu: „Lipsesc trei unități de produs pentru două comenzi confirmate. Administratorul va verifica livrarea până la ora 11:00”. Această înregistrare vă oferă baza pentru a lua o decizie.

Stabiliți separat situațiile în care angajatul trebuie să vă contacteze imediat. Acestea pot include cazuri în care nu poate finaliza o vânzare sau nu reușește să explice o diferență. Strângeți celelalte întrebări până la ora convenită. După prima săptămână, verificați dacă această procedură nu încetinește activitatea magazinului.

Planul primei săptămâni pentru proprietarul magazinului

În acest plan, proprietarul începe prin a aduna date, apoi pregătește o singură activitate pentru delegare. Programați verificarea activității independente a angajatului pentru săptămâna următoare. Dacă programul dumneavoastră este diferit, mutați pașii în zilele de lucru proprii.

Pentru analiza săptămânală, puteți rezerva inițial 30 de minute. Aceasta este o durată propusă, pe care o veți ajusta în funcție de rezultate. Pregătiți pentru întâlnire jurnalul de timp, fișa sarcinii, rezultatul angajatului și lista întrebărilor nerezolvate.

Cum să estimați valoarea unei ore și timpul eliberat

Pentru un calcul managerial, folosiți venitul proprietarului din afacere după cheltuielile magazinului și impozite, pentru perioada aleasă. Împărțiți-l la numărul efectiv de ore lucrate de proprietar în aceeași perioadă. Nu folosiți în acest calcul întreaga cifră de afaceri: o parte din banii încasați este necesară pentru marfă și alte cheltuieli.

Abordarea „banii câștigați ÷ timpul petrecut” este descrisă de Shopify, într-un articol despre angajarea unui asistent. Pentru proprietarul unui magazin, cifra obținută va fi o estimare orientativă a valorii timpului: venitul depinde și de produse, capitalul investit și munca echipei.

Calcul ipotetic pentru patru săptămâni

Să presupunem că, în patru săptămâni, venitul proprietarului după cheltuieli și impozite a fost de 52 000 UAH, iar jurnalul a indicat 160 de ore de muncă. Estimarea valorii unei ore: 52 000 ÷ 160 = 325 UAH.

Proprietarul deleagă o activitate căreia îi aloca anterior șase ore pe săptămână. Să presupunem că angajatul o execută tot în șase ore. În exemplu, cheltuielile suplimentare totale ale magazinului pentru această activitate sunt de 150 UAH pe oră. În patru săptămâni, proprietarul petrece două ore cu instruirea, patru cu verificarea și două cu corecturile.

În acest exemplu, proprietarul obține 16 ore libere, cu cheltuieli suplimentare de 3 600 UAH. Suma de 5 200 UAH reprezintă valoarea estimată a resursei, conform formulei alese. Nu este o sumă încasată, așadar diferența dintre aceasta și cheltuieli nu trebuie înregistrată drept profit.

În propriul calcul, includeți toate cheltuielile suplimentare: plata muncii, plățile obligatorii aferente, instrumentele necesare și materialele de instruire. Dacă sarcina este preluată de un angajat existent, verificați ce alte activități va trebui să amâne. După patru săptămâni, înlocuiți estimările cu orele și cheltuielile efective.

Drepturile de acces ale angajaților și raportul zilnic în Torgsoft

Când îi atribuiți unui angajat o sarcină în Torgsoft, creați-i un cont separat în meniul „Setări → Utilizatori”. Fiecare utilizator are propriul nume de utilizator și propria parolă, iar rolul stabilește drepturile de acces la funcțiile programului. Acordați-i drepturile necesare pentru sarcina convenită și verificați autentificarea cu acest cont. Procedura este descrisă în instrucțiunile de configurare a drepturilor de acces.

Pentru verificarea zilnică a datelor, deschideți „Raport → Raport general pe zi”. Acesta afișează mișcările de bani din casa de marcat selectată a centrului de evidență curent, numărul bonurilor de vânzare și de retur, precum și informații despre deschiderea și închiderea zilei de casă. Dacă este activată setarea „Închiderea zilei de casă este obligatorie”, prima operațiune financiară din ziua curentă, în această casă de marcat, închide ziua de casă anterioară și o deschide pe cea curentă. Aceste marcaje temporale nu trebuie echivalate cu ora reală de începere și de încheiere a turei vânzătorului. Detalii suplimentare găsiți în secțiunea de ajutor despre raportul general pe zi.

Stabiliți cine verifică raportul și explică diferențele înainte de controlul dumneavoastră zilnic. Folosiți datele lui pentru a verifica totalurile casei de marcat. Înregistrați în jurnalul propriu timpul pentru pregătirea comenzilor, negocieri, instruire și alte sarcini. Lista rapoartelor disponibile este prezentată pe pagina oficială a rapoartelor Torgsoft.

Ce să verificați după prima săptămână de lucru independent

Comparați timpul necesar activității delegate înainte și după delegare. Adăugați orele petrecute cu explicațiile, verificarea și corecturile. Verificați și calitatea: dacă angajatul a respectat termenul, a pregătit un rezultat complet și a acționat în limitele atribuțiilor convenite.

Dacă proprietarul continuă să petreacă la fel de mult timp, analizați cauza concretă. Completați instrucțiunea, corectați accesurile, modificați limitele deciziilor sau oferiți-i angajatului încă un exemplu. Când prima activitate este executată la timp și necesită un nivel acceptabil de verificare, alegeți următoarea activitate din jurnalul de timp.

Surse

• Shopify — 6 Time Management Strategies to Transform the Way You Work: evidența și analiza timpului petrecut.
• Asana — Free Work Log Template: jurnalul sarcinilor și analiza săptămânală.
• Center for Creative Leadership — Models for the Development of Leadership, secțiunea The Delegation Cycle: rezultatul, atribuțiile, resursele și sprijinul în procesul de delegare.
• Shopify — How to Hire a Virtual Assistant: abordarea pentru estimarea valorii timpului.
• Torgsoft — Configurarea drepturilor de acces ale angajaților: conturi și roluri.
• Torgsoft — Raport general pe zi: datele raportului și condiția de închidere a zilei de casă.
• Torgsoft — Tipuri de rapoarte: scopul rapoartelor programului.