Cum să vinzi pe Prom.ua și Rozetka: 8 reguli de control al comenzilor

Pentru a vinde pe Prom.ua sau Rozetka, trebuie să înregistrați un cont de vânzător, să pregătiți catalogul, să configurați plata și livrarea și să organizați procesarea comenzilor. După lansare, este important să controlați fiecare abatere: întârzierea plății, o eroare în documentul de expediere, un colet neridicat, un retur, termenul de procesare, bonul fiscal și profitul real.

Pe scurt: cum să începeți să vindeți pe Prom.ua și Rozetka

Condițiile de conectare, tarifele, comisioanele și cerințele pentru produse sunt stabilite de marketplace. Înainte de lansare, verificați regulile actuale în contul de vânzător. Succesiunea generală a activităților este următoarea.

Pentru control sunt necesare date din trei surse. Marketplace-ul stabilește condițiile comenzii și regulile evaluării. Transportatorul răspunde de documentul de expediere și deplasarea coletului. Vânzătorul ține evidența mărfurilor, evidența financiară și fiscală. Torgsoft leagă aceste operațiuni de o anumită comandă, de client, de plată și de factura de ieșire.

1. Metoda și starea plății

Problema vânzătorului

Stările «plătită», «acceptată», «expediată» și «primită» descriu evenimente diferite. Cumpărătorul poate plasa o comandă cu plată online. Uneori plata se finalizează cu o eroare. Coletul poate fi primit înainte ca transferul ramburs să ajungă la vânzător. În anumite scenarii de plată, marketplace-ul îi poate acorda cumpărătorului și un termen pentru plată după primirea produsului.

Angajatul trebuie să vadă separat starea comenzii, metoda de plată, suma banilor primiți efectiv și datoria rămasă. Starea marketplace-ului nu confirmă singură mișcarea banilor în contul vânzătorului.

Cine stabilește rezultatul

Marketplace-ul transmite metoda și starea plății prin API. Banca sau serviciul de plată confirmă creditarea banilor. Dacă datele diferă, vânzătorul verifică operațiunea în contul marketplace-ului și în extrasul bancar.

Cum se organizează evidența în Torgsoft

Integrarea cu Prom.ua transmite către Torgsoft comenzile, datele cumpărătorului și metoda de plată aleasă. Pentru fiecare metodă de plată trebuie indicată casa sau contul curent corespunzător și trebuie stabilit dacă este vorba despre plata ramburs.

Integrarea cu Rozetka.ua permite, de asemenea, asocierea metodelor de plată ale marketplace-ului cu casele și conturile curente din Torgsoft. Comanda este transformată în factură, iar angajatul înregistrează plata după confirmarea încasării efective a banilor.

1. Descărcați sau actualizați lista metodelor de plată pentru fiecare obiect de sincronizare.
2. Asociați fiecare metodă cu o anumită casă sau cu un anumit cont curent.
3. Marcați metodele prin care cumpărătorul plătește la primirea coletului.
4. Confruntați facturile plătite cu încasările efective. Opțiunea Extrase bancare descarcă operațiunile din băncile acceptate și ajută la asocierea unei plăți neidentificate cu o factură.
5. Păstrați datoria deschisă până la încasarea efectivă a banilor.

2. Transportatorul și starea documentului de expediere

Problema vânzătorului

Un document de expediere poate fi creat în contul marketplace-ului, al doilea în contul transportatorului și al treilea în programul de evidență. Din această cauză, angajatul poate tipări o etichetă greșită, poate expedia coletul fără plata ramburs sau poate să nu vadă starea actuală a livrării.

Cine răspunde de date

Transportatorul atribuie numărul documentului de expediere și înregistrează evenimentele livrării. Marketplace-ul primește o parte dintre aceste date prin propriul modul de livrare. Torgsoft transmite și primește informații în limitele posibilităților API-ului serviciului respectiv.

Cum se organizează activitatea în Torgsoft

Opțiunea Integrarea cu Nova Poshta creează și tipărește documentul de expediere din factura de ieșire. În document se păstrează destinatarul, adresa sau filiala, plătitorul, parametrii încărcăturii, valoarea declarată și livrarea de retur. Torgsoft afișează starea expedierii și circulația plății ramburs.

Opțiunea Integrarea cu Ukrposhta creează expedierea, tipărește eticheta și urmărește evenimentele livrării. Pentru ambii transportatori poate fi configurată actualizarea în masă a stărilor conform unui program.

Pentru comenzile Prom.ua, Torgsoft poate transmite marketplace-ului numărul documentului de expediere Nova Poshta sau poate descărca un document deja creat. Pentru descărcare, în Torgsoft trebuie configurat același expeditor care a fost folosit la crearea documentului.

Pentru comenzile Rozetka, numărul declarației este folosit la schimbarea automată a stării comenzii. Unele operațiuni Rozetka Delivery sunt efectuate în contul de vânzător. Dacă tipărirea documentului de expediere sau actualizarea stării nu funcționează din partea serviciului, vânzătorul verifică comanda în contul Rozetka și contactează serviciul de asistență al platformei.

3. Cine plătește livrarea

Problema vânzătorului

Condițiile afișate cumpărătorului în timpul plasării comenzii pot fi diferite de tariful efectiv al transportatorului. Cauza poate fi reprezentată de parametrii coletului, redirecționare, ambalare suplimentară, plata ramburs sau regulile programului de fidelitate al marketplace-ului.

Cine stabilește costul

Marketplace-ul stabilește condițiile livrării gratuite, reduse sau cu preț fix pentru cumpărător. Transportatorul calculează costul efectiv conform tarifului și parametrilor expedierii. Vânzătorul răspunde de corectitudinea datelor privind greutatea, dimensiunile, plătitorul și serviciile suplimentare.

Pentru Rozetka sunt posibile livrarea gratuită, plata de către cumpărător conform tarifului transportatorului și un cost fix. În cazul costului fix, cumpărătorul plătește livrarea împreună cu produsul, iar vânzătorul achită serviciile transportatorului.

Cum se contabilizează livrarea în Torgsoft

La crearea documentului de expediere Nova Poshta, angajatul alege plătitorul livrării principale și al celei de retur. Dacă plătește expeditorul, Torgsoft poate crea automat o cheltuială asociată facturii. Pentru aceasta, în parametrii integrării trebuie indicate categoria de analiză financiară pentru livrare și partenerul pentru cheltuielile poștale.

Aceeași logică de evidență se aplică integrării cu Ukrposhta. Cheltuiala este creată pe baza costului efectiv al livrării atunci când vânzătorul activează setarea corespunzătoare în timpul creării expedierii.

Cheltuielile aferente altor scheme de livrare pot fi adăugate manual la factură sau la factura de ieșire. Acest lucru este necesar pentru calcularea rezultatului unei anumite comenzi.

4. Expedieri întârziate, pierdute și neridicate

Problema vânzătorului

Coletul poate rămâne în tranzit mai mult decât termenul estimat, poate ajunge fără actualizarea stării, se poate pierde sau poate aștepta cumpărătorul la filială. Plata ramburs trebuie controlată separat: cumpărătorul primește coletul și vânzătorul primește banii în momente diferite.

Cine soluționează problema

Transportatorul caută expedierea și confirmă starea efectivă a acesteia. Marketplace-ul stabilește regulile privind compensarea livrării, rambursarea banilor și influența evenimentului asupra evaluării. Vânzătorul trebuie să identifice la timp abaterea și să transmită o solicitare părții corespunzătoare.

Ce poate fi controlat în Torgsoft

Torgsoft afișează numărul declarației și starea livrării în facturile de ieșire. Pentru Nova Poshta, programul afișează separat situațiile «banii trebuie să ajungă», «banii au ajuns» și «banii au fost primiți». Filtrul pentru plata ramburs ajută la reunirea acestor expedieri într-o singură listă.

Conform programului stabilit, Torgsoft actualizează în masă stările documentelor de expediere Nova Poshta și Ukrposhta. Programul păstrează un jurnal al executării sarcinilor și poate afișa mesaje despre erorile de actualizare.

1. Verificați zilnic facturile fără număr de declarație.
2. Examinați coletele care rămân mult timp în starea «expediat».
3. Controlați separat expedierile pentru care trebuie să fie încasată plata ramburs.
4. Comparați starea din Torgsoft cu cea din contul transportatorului înainte de a transmite solicitarea.
5. Înregistrați numărul solicitării, data, angajatul responsabil și termenul estimat de răspuns într-un comentariu la factură sau în contactul cu clientul.

Torgsoft afișează abaterile pe baza datelor serviciilor. Căutarea coletului și decizia privind despăgubirea îi revin transportatorului sau marketplace-ului.

5. Returul produsului și reclamația

Problema vânzătorului

Refuzul la filială, returul după primire, deteriorarea și pierderea coletului au consecințe diferite. Într-un caz, produsul revine în depozit fără plată. În alt caz, vânzătorul îi rambursează cumpărătorului banii. Transportatorul poate răspunde pentru deteriorare sau pierdere.

Cine și ce face

• Vânzătorul verifică produsul, înregistrează returul în evidență și rambursează banii atunci când există temeiul corespunzător.
• Marketplace-ul procesează rambursarea plății dacă banii au trecut prin serviciul său de plată.
• Transportatorul primește reclamația privind pierderea, deteriorarea sau încălcarea condițiilor de livrare.
• Cumpărătorul furnizează produsul și documentele conform procedurii de retur.

Cum se înregistrează operațiunea în Torgsoft

După primirea efectivă a produsului, angajatul creează documentul «Retur» și identifică vânzarea inițială folosind bonul, factura, codul de bare sau datele clientului. Torgsoft readuce produsul în stocul contabil și păstrează legătura cu operațiunea inițială.

Rambursarea banilor trebuie înregistrată în casa sau în contul curent corespunzător. Dacă vânzătorul a plătit livrarea de retur, depozitarea sau alte servicii, aceste sume sunt înregistrate drept cheltuieli. Reclamația către transportator este depusă în afara Torgsoft. În program sunt păstrate consecințele contabile și datele necesare pentru verificare.

Dacă cumpărătorul nu a ridicat coletul, vânzătorul nu a primit plata și nu a emis propriul bon fiscal de vânzare, nu există temei pentru un bon de retur. Dacă bonul de vânzare a fost deja emis, procedura de retur depinde de metoda inițială de plată.

6. Riscul depășirii termenului de procesare a comenzii

Problema vânzătorului

Marketplace-ul evaluează viteza confirmării și expedierii, ponderea anulărilor și alți indicatori conform propriilor reguli. Angajatul poate pregăti coletul la timp, dar poate lăsa starea veche. Marketplace-ul va interpreta acest lucru drept întârziere.

Cine calculează evaluarea

Prom.ua și Rozetka stabilesc independent indicatorii de calitate, termenele admise și consecințele anulării. Torgsoft nu calculează evaluarea marketplace-ului. Programul ajută la executarea și documentarea la timp a operațiunilor de care depinde starea comenzii.

Cum se reduce numărul de erori în Torgsoft

Comenzile pot fi descărcate automat conform unui program. După descărcarea unei comenzi noi, Prom.ua primește starea de acceptare. Plata, expedierea sau anularea ulterioară modifică starea asociată conform integrării configurate.

Pentru Rozetka, Torgsoft schimbă starea în timpul procesării succesive: descărcarea comenzii, emiterea facturii, crearea facturii de ieșire, transmiterea către serviciul de livrare și primirea coletului. Angajatul selectează motivul anulării din listă și adaugă un comentariu dacă este necesar.

• configurați primirea regulată a comenzilor;
• desemnați o persoană responsabilă pentru comenzile noi și neprocesate;
• efectuați expedierile și anulările prin factura asociată;
• indicați motivul real al anulării;
• verificați jurnalul de sincronizare și mesajele de eroare;
• nu setați starea finală «Colet primit» înainte de confirmarea faptului.

Editarea simultană a aceleiași comenzi în contul marketplace-ului și în Torgsoft poate provoca sincronizarea repetată a stărilor. Pentru fiecare operațiune trebuie stabilit locul principal de lucru. Limitările API și defecțiunile temporare ale serviciului necesită verificarea în contul marketplace-ului.

7. Când și pentru ce sumă trebuie emis bonul fiscal

Problema vânzătorului

Data plasării comenzii, data plății, data expedierii și data primirii produsului pot fi diferite. Procedura de fiscalizare depinde de metoda efectivă de plată, de rolul marketplace-ului sau al operatorului poștal și de condițiile contractului cu serviciul de plată.

Ce stabilește legea

Legea Ucrainei nr. 265/95-VR obligă vânzătorul să efectueze operațiunile de plată prin RRO sau PRRO în cazurile reglementate de lege și să îi furnizeze cumpărătorului un document de plată. Pentru vânzarea la distanță trebuie stabilit cine primește banii de la cumpărător, în numele cui acționează operatorul de plată sau poștal și ce document emite acesta.

Nu poate fi stabilit un singur moment de emitere a bonului pentru toate comenzile online. Vânzătorul are nevoie de o procedură scrisă pentru fiecare metodă de plată. Aceasta trebuie convenită cu contabilul, ținând cont de contractele cu marketplace-ul, banca și transportatorul.

Cum se emite bonul în Torgsoft

Opțiunea RRO software creează bonuri fiscale electronice și le transmite Serviciului Fiscal de Stat. În modul «Comerț cu emiterea facturii» pot fi create bonuri pentru plăți anticipate, plăți ale facturilor și facturi de ieșire. Angajatul indică forma și instrumentul de plată, iar bonul electronic poate fi trimis cumpărătorului folosind datele sale de contact.

1. Creați o metodă de plată separată pentru fiecare schemă efectivă de plată.
2. Stabiliți evenimentul după care angajatul sau procesul automatizat emite bonul.
3. Asociați metoda de plată cu o casă sau cu un cont curent.
4. Pentru plata anticipată, înregistrați suma primită și datoria rămasă.
5. După retur, procesați documentul de retur și bonul fiscal corespunzător dacă operațiunea inițială a fost fiscalizată de vânzător.

8. Profitul real după comisioane, livrare și retururi

Problema vânzătorului

Suma comenzii indică vânzarea. În contul vânzătorului poate ajunge o sumă mai mică din cauza comisionului marketplace-ului, comisionului de acceptare a plăților, plății ramburs, livrării sau reținerilor pentru retur. Dacă aceste cheltuieli nu sunt asociate facturii, raportul indică un rezultat supraevaluat.

Ce date sunt necesare

În modul «Comerț cu emiterea facturii», Torgsoft afișează valoarea expedierii, plata, datoria, costul și cheltuielile asociate facturii. Venitul efectiv ținând cont de cheltuieli se calculează ca plățile primite minus costul vânzărilor și cheltuielile asociate facturii.

Profitul din produse aferent expedierii și circulația efectivă a banilor răspund la întrebări manageriale diferite. Primul indică rezultatul vânzării produsului. Al doilea ține cont de încasarea plății și de cheltuielile înregistrate. Pentru comenzile cu plata ramburs sau amânată, acești indicatori pot aparține unor date diferite.

Pentru analiza managerială, creați categorii separate: «Comision Prom.ua», «Comision Rozetka», «Livrare Nova Poshta», «Livrare Ukrposhta», «Livrare de retur», «Acceptarea plăților» și «Ambalare». Dacă serviciul a reținut comisionul înainte de transferarea banilor, înregistrați suma integrală a plății și comisionul ca o cheltuială separată. Această schemă păstrează venitul clar și arată costul fiecărui canal de vânzare.

Raportul «Extras pentru o perioadă» ajută la compararea circulației banilor din Torgsoft cu datele bancare. «Soldul pe categorii de analiză financiară» arată banii primiți și cheltuiți pentru categoriile selectate. Retururile trebuie înregistrate printr-un document separat, astfel încât produsul, banii și rezultatul financiar să se modifice în mod coordonat.