13 greșeli operaționale în magazin: cum să verificați banii, stocurile și activitatea echipei

Începeți verificarea magazinului cu indicatorii financiari, stocurile, economia reducerilor și îndeplinirea sarcinilor. Separați vânzările, costul mărfurilor vândute, cheltuielile operaționale și fluxurile de numerar. Verificați stocurile înainte de achiziție, iar înaintea unei promoții calculați efectul prețului redus.

Alegeți dintre greșelile de mai jos pe cele care se aplică magazinului dumneavoastră. Desemnați o persoană responsabilă pentru fiecare, definiți rezultatul așteptat al verificării și stabiliți când îl veți analiza.

1. Să numiți veniturile profit

Venitul brut reprezintă suma totală obținută din vânzarea de bunuri și servicii. Profitul brut se calculează scăzând costul mărfurilor vândute din venituri. În propriul tabel, etichetați separat acești indicatori. Când evaluați vânzările, afișați alături costul mărfurilor vândute pentru aceeași perioadă.

2. Să nu verificați cheltuielile operaționale

Cheltuielile operaționale sunt costurile de zi cu zi legate direct de desfășurarea activității. Întocmiți o listă pentru perioada aleasă. Păstrați o explicație și documente justificative pentru fiecare sumă. Verificați aceste cheltuieli separat de calculul profitului brut.

3. Să nu urmăriți fluxul de numerar

Un raport al fluxului de numerar reflectă intrările și ieșirile de bani într-o perioadă. Țineți o listă separată a încasărilor și plăților efective. Înainte de o nouă achiziție, comparați fondurile disponibile cu plățile planificate. În plan, marcați separat sumele estimate care nu au fost încă încasate.

4. Să nu reconciliați evidența cu extrasul bancar

Reconcilierea bancară ajută la verificarea corespondenței dintre înregistrările contabile și extrasele bancare. Alegeți aceeași perioadă în ambele surse. Comparați tranzacțiile, notați diferențele și verificați-le pe fiecare. Nu modificați o înregistrare doar pentru ca totalurile să coincidă.

5. Să planificați o achiziție fără să verificați stocurile

Înainte de a decide reaprovizionarea, numărați produsele selectate și comparați cantitatea efectivă cu cea din evidență. Pentru produsele cu diferențe, verificați mai întâi datele. Mai jos este descris modul în care inventarierea în Torgsoft compară cantitățile efective ale produselor cu cele din evidență.

6. Să stabiliți momentul comenzii fără să țineți cont de termenul de livrare

Pentru pragul de reaprovizionare, luați în calcul termenul de livrare, cererea estimată și stocul de siguranță vizat. Adunați aceste date pentru produsele pe care intenționați să le reaprovizionați. Revizuiți pragul când se schimbă termenul de livrare sau ipotezele privind cererea.

7. Să transferați vânzările anterioare în prognoză fără verificare

Prognoza cererii se bazează pe sezonalitate, promoții, nivelurile stocurilor și tendințele pieței. Înainte de achiziție, notați care dintre aceste condiții au influențat perioada anterioară. Înregistrați condițiile așteptate în continuare și revizuiți prognoza după obținerea rezultatelor efective.

8. Să comandați din nou produse cu vânzare lentă fără analiză

Banii blocați în produsele cu vânzare lentă ar fi putut fi investiți în stocuri mai profitabile. Înainte de o nouă comandă, analizați cantitatea acestor produse și vânzările lor din perioada aleasă. Decideți separat pentru fiecare produs dacă este necesară reaprovizionarea și pe ce date se bazează decizia.

9. Să stabiliți o reducere fără să-i calculați efectul

Înainte de lansarea promoției, calculați profitul brut la prețul obișnuit și la cel redus. Folosiți costul exact al produselor pe care intenționați să le vindeți. Notați separat cheltuielile planificate pentru desfășurarea promoției.

Exemplu ipotetic: același număr de vânzări cu reducere

Să presupunem că prețul de cost pe unitate este de 600 UAH, prețul obișnuit este de 1.000 UAH, iar prețul promoțional este de 900 UAH. În ambele variante, magazinul vinde 10 unități. Toate datele sunt ipotetice.

În aceste condiții, profitul brut scade cu 1.000 UAH. Exemplul nu include cheltuielile operaționale și nu estimează numărul de vânzări din timpul promoției. Înainte de a decide, introduceți propriile date.

10. Să evaluați promoția doar după venituri

Evaluați eficiența reducerilor în funcție de profitul suplimentar, nu doar de creșterea veniturilor. După promoție, verificați vânzările efective, costul mărfurilor vândute și cheltuielile de desfășurare. Alegeți o perioadă de comparație și notați diferențele dintre condiții, inclusiv sezonalitatea și disponibilitatea produselor.

11. Să atribuiți o sarcină fără resurse și instrucțiuni

Delegarea presupune furnizarea resurselor, instrucțiunilor și sprijinului necesare pentru obținerea rezultatului așteptat. Când atribuiți verificarea stocurilor sau pregătirea unei achiziții, descrieți rezultatul dorit. Furnizați datele necesare și stabiliți cui i se poate cere ajutorul.

12. Să nu verificați rezultatul unei sarcini delegate

Delegarea eficientă necesită control. Responsabilitatea pentru rezultat îi revine persoanei care deleagă. În timpul verificării, analizați lista, calculul sau reconcilierea pregătită. Discutați aspectele nerezolvate și stabiliți pașii următori.

13. Să luați decizii pe baza unei singure surse neverificate

Alte surse de date pot fi folosite pentru a confirma acuratețea sursei principale. Pentru o decizie importantă, stabiliți o metodă de verificare, de exemplu numărarea fizică a produselor sau consultarea extrasului bancar. Dacă datele diferă, verificați discrepanța înainte de aprobarea unei achiziții sau a unui calcul financiar.

Cum verificați stocul efectiv în Torgsoft

Pentru a verifica numărul de produse, folosiți inventarierea în Torgsoft. Aceasta compară disponibilitatea efectivă a fiecărui produs cu cantitatea din evidență. Sarcina proprietarului este să organizeze numărătoarea și să analizeze diferențele identificate.

Folosiți rezultatul comparației ca bază pentru verificarea suplimentară a stocurilor înainte de achiziție. Stabiliți separat cauza fiecărei diferențe. Pentru a decide cantitatea de comandat, verificați suplimentar prognoza cererii, termenul de livrare și stocul de siguranță vizat.