Pentru a calcula bugetul lansării unui program de gestiune, puneți într-un singur tabel programul, opțiunile necesare, echipamentele, migrarea datelor, instruirea și asistența. Preluați sumele și periodicitatea plăților din ofertele comerciale. Calculați separat costurile unice și plățile recurente pentru primele 12 luni de funcționare.
Mai întâi, descrieți operațiunile de care are nevoie magazinul. Apoi cereți furnizorilor să detalieze soluția, volumul de lucru și condițiile comerciale. Pentru fiecare poziție, definiți rezultatul dorit și cine îl va verifica.
Pregătiți o singură solicitare pentru colectarea ofertelor
Proprietarul ar trebui să pregătească solicitarea împreună cu managerul magazinului și angajații care vor utiliza programul. Înainte de a contacta furnizorii, notați:
- Numărul de magazine, depozite și posturi de lucru, inclusiv locurile pentru lucrul simultan.
- Operațiunile necesare la lansare: de exemplu, recepția mărfurilor, vânzarea, retururile și transferurile între depozite.
- Nevoia de lucru la distanță și de conectare la alte servicii.
- Echipamentele existente și dispozitivele pe care intenționați să le achiziționați.
- Sursele și conținutul datelor de migrat.
- Rolurile angajaților care vor fi instruiți, asistența necesară și termenul dorit pentru lansare.
Cereți managerului să specifice tipul de licență, numărul de locuri, denumirile opțiunilor, modelele de echipamente și serviciile incluse. Pentru anumite dispozitive, solicitați confirmarea compatibilității cu soluția aleasă. Dacă primiți mai multe oferte, transmiteți furnizorilor aceeași listă de sarcini.
Cereți ca fiecare ofertă să precizeze perioada de valabilitate a prețurilor, metodele de plată acceptate, avansurile necesare și datele plăților. Marcați separat ce lucrări sunt incluse, ce se plătește suplimentar și ce necesită încă o estimare.
Întocmiți un tabel cu costuri și rezultate
Echipamentele și instalarea sunt, de regulă, costuri unice. Abonamentul la program și contractele de asistență continuă sunt costuri recurente. Stabiliți periodicitatea în buget conform condițiilor ofertei concrete.
Folosiți acest model pentru colectarea informațiilor. Stabiliți executanții și rezultatele cu furnizorii relevanți.
| Poziție | Ce să colectați | Pe cine să implicați | Rezultatul convenit |
|---|---|---|---|
| Program și opțiuni | Tipul licenței, denumirile opțiunilor, numărul de locuri, perioada de utilizare | Proprietarul și managerul furnizorului | Lista pozițiilor pentru operațiunile necesare |
| Echipamente | Modele, cantitate, compatibilitate, configurare | Furnizorul de echipamente și executantul configurării | Specificația dispozitivelor și a lucrărilor |
| Migrarea datelor | Surse, înregistrări, câmpuri, pregătire, migrări de probă | Responsabilul de date și executantul migrării | Volumul de lucru și procedura de reconciliere |
| Instruire | Roluri, operațiuni, participanți, ore, verificarea competențelor | Managerul, angajații și executantul instruirii | Planul sesiunilor și verificarea rezultatului |
| Asistență | Lucrări incluse, limite, canale de contact, tarife suplimentare | Proprietarul și furnizorul de asistență | Descrierea serviciilor și a condițiilor de plată |
Pentru fiecare rând, adăugați cantitatea, unitatea de măsură, prețul unitar, suma, periodicitatea și data plății. Notați executantul și documentul din care provin condițiile. Marcați un serviciu ca inclus dacă este acoperit de costul altei poziții și nu adăugați suma lui încă o dată.
Calculați separat totalurile costurilor unice, lunare și anuale. Pentru primul an, adăugați la costurile unice toate plățile recurente scadente în primele 12 luni. Păstrați în calendar datele de plată convenite: suma medie lunară nu arată când sunt necesari efectiv banii.
Cum să luați în calcul licențele și opțiunile Torgsoft
Potriviți sarcinile magazinului cu licența aleasă. Torgsoft-Start nu este potrivită dacă aveți nevoie de transferuri între depozite. Includeți această operațiune în solicitare și cereți furnizorului să indice varianta corespunzătoare în ofertă.
Versiunea terminală Torgsoft permite lucrul prin internet cu o bază de date unică pe server; calculatoarele se conectează prin Desktop la distanță. Dacă aveți nevoie de acest mod de lucru, menționați-l în cerințe. Solicitați separat detalii despre ce include furnizarea infrastructurii de server și configurarea, precum și costul acestora: descrierea modului de lucru nu stabilește bugetul complet al acestor poziții.
Pentru integrarea Torgsoft cu un terminal bancar există o licență pe un an. Licența pentru această opțiune se plătește anual și se cumpără pentru fiecare calculator sau dispozitiv, indiferent de tipul licenței programului. Opțiunea este disponibilă începând cu versiunea 9.3.6 (BD 472). Notați cantitatea și plata anuală. Preluați suma și data plății din ofertă și indicați-le separat de costurile lunare.
Definiți volumul migrării datelor
Desemnați un responsabil pentru datele sursă. Împreună cu executantul, notați sursele fișierelor, lista datelor, numărul de înregistrări, corespondența câmpurilor și pregătirile necesare. Stabiliți termenul, costul și numărul migrărilor de probă. Planificați verificări repetate înainte de trecerea la noul sistem.
Importul produselor din Excel în Torgsoft
Torgsoft acceptă importul produselor din Excel. În timpul configurării, trebuie să selectați din listă denumirea coloanei corespunzătoare din fișier. Pregătiți fișierul și stabiliți cu executantul cum corespund coloanele sale datelor produselor.
După importul de probă, verificați înregistrările și câmpurile documentului de recepție creat și confirmați că mărfurile au fost înregistrate în stoc. Comparați cantitățile și stocurile; dacă mărfurile nu apar în evidență, conveniți cu executantul asupra pașilor necesari. Notați neconcordanțele într-un proces-verbal de verificare. Stabiliți separat lucrările privind alte date din sistemul vechi: importul produselor din Excel nu înseamnă migrarea întregii baze de date și nu determină costul acestor lucrări.
Stabiliți instruirea, asistența și verificările lansării
Pentru instruire, colectați de la manager și angajați lista operațiunilor necesare și a competențelor existente. Cereți executantului să propună exerciții, numărul de ore, costul și metoda de verificare a rezultatului. Instruiți utilizatorii înainte de testarea de recepție—verificarea faptului că soluția corespunde nevoilor convenite ale magazinului.
În solicitarea de asistență, precizați lucrările incluse, limita de ore, canalele și programul de asistență, perioada de plată și tarifele suplimentare. Cereți să fie descrise separat timpul de răspuns și condițiile de soluționare a solicitărilor. Includeți în buget doar volumul și prețul convenite.
Propuneți părților un tabel al etapelor: etapă, executant, rezultat, persoană care verifică, criteriu de recepție, dată și plată conform condițiilor convenite. Ca scenarii de verificare se pot propune recepția unui produs de test, o vânzare, un retur, reconcilierea stocurilor și verificarea înregistrărilor importate.
Pentru fiecare scenariu convenit, notați datele de test, rezultatul așteptat și cel efectiv. Pentru fiecare problemă identificată, desemnați un responsabil, o dată de remediere și o reverificare. Stabiliți separat datele plăților; orice legătură dintre plată și recepție trebuie convenită explicit de părți.
Exemplu orientativ de buget pentru primul an
Să presupunem că plata unică pentru program este de 10.000 UAH, instruirea costă 3.000 UAH, iar echipamentele 2.000 UAH. Plata recurentă este de 500 UAH pe lună timp de 12 luni. În exemplu nu există costuri anuale sau de alt tip. Acestea sunt sume orientative, nu prețuri reale Torgsoft și nici o ofertă comercială actuală.
- Costuri unice: 10.000 + 3.000 + 2.000 = 15.000 UAH.
- Costuri recurente pe 12 luni: 500 × 12 = 6.000 UAH.
- Bugetul pentru primul an: 15.000 + 6.000 = 21.000 UAH.
În propriul tabel, adăugați toate pozițiile convenite și verificați calendarul plăților. Lăsați orice preț necompletat marcat ca „în așteptarea ofertei”. Exemplul arată calculul costurilor; acest calcul nu este suficient pentru evaluarea recuperării investiției sau a profitabilității.
Reveniți la pasul anterior