Începe organizarea fișierelor magazinului cu câteva reguli simple: unde se păstrează documentele, cum se denumesc și cine le poate modifica. Creează dosare în funcție de sarcinile de lucru și stabilește drepturile de acces pentru angajați.
Ține planul de promoții într-un singur Document Google, fără să trimiți copii separate. Verifică modificările înainte de aprobare, iar după finalizarea unei sarcini, verifică cine mai are nevoie de acces.
Creează dosare pentru documentele de lucru
Google Drive permite crearea de dosare pentru organizarea fișierelor. Pe computer, apasă butonul de creare, alege dosar, introdu un nume și confirmă. Pașii sunt prezentați în ghidul Google pentru organizarea fișierelor.
De exemplu, creează următoarele subdosare în dosarul «Magazin»:
- «Furnizori» — materiale pentru colaborarea cu furnizorii.
- «Liste de prețuri» — fișiere cu prețuri.
- «Marketing» — planuri de promoții și texte pentru anunțuri.
- «Instrucțiuni» — instrucțiuni de lucru pentru angajați.
- «Arhivă» — materiale pentru sarcini încheiate.
Adaptează acest exemplu la activitățile magazinului. Stabiliți denumiri pentru fișiere, de exemplu «Listă de prețuri — furnizor — dată» sau «Plan de promoție — numele campaniei».
Găsește fișiere după tip și data modificării
Pentru a restrânge rezultatele căutării, folosește filtre după tipul fișierului, persoane sau data modificării. De exemplu, când cauți o listă de prețuri actualizată, selectează perioada relevantă a modificării. Filtrele disponibile sunt descrise în ghidul Google pentru căutarea fișierelor.
Oferă acces angajaților desemnați
Deschide setările de partajare ale fișierului, introdu adresa de e-mail a angajatului și alege un rol. Google Drive oferă drepturi de cititor, comentator și editor. Pașii sunt descriși în instrucțiunile pentru partajarea fișierelor.
- Cititor — pentru consultarea unei instrucțiuni aprobate.
- Comentator — pentru observații la un plan.
- Editor — pentru modificarea unui document.
Înainte de a partaja un dosar întreg, verifică-i conținutul. Fișierele și subdosarele preiau permisiunile dosarului părinte. Regula este explicată în ghidul Google privind accesul la dosare.
Lucrați la un singur plan de promoții
În Documente Google, mai multe persoane pot lucra simultan și pot vedea modificările celorlalți pe măsură ce sunt făcute. Funcția este descrisă în ghidul pentru colaborarea în Documente Google.
De exemplu, proprietarul magazinului modifică termenii promoției, angajatul responsabil adaugă textele anunțurilor, iar vânzătorii consultă planul aprobat. Stabiliți cine modifică fiecare parte a documentului.
Verifică versiunile anterioare
În Documente, Foi de calcul și Prezentări Google poți consulta modificările făcute. Pentru a vedea versiunile anterioare, ai nevoie de permisiunea de editare. Înainte de aprobarea unui plan, verifică istoricul folosind instrucțiunile Google pentru vizualizarea modificărilor unui fișier.
Revocă accesul care nu mai este necesar
Poți revoca accesul partajat oricând după ce l-ai acordat. Când un angajat sau un colaborator extern a încheiat o sarcină, verifică dacă mai are nevoie de acces.
- Deschide setările de partajare ale fișierului.
- Găsește utilizatorul respectiv.
- În meniul de lângă numele său, selectează «Remove access» — revocarea accesului.
- Salvează modificările.
Pașii sunt prezentați în instrucțiunile Google pentru revocarea accesului. Dacă accesul este preluat de la un dosar, verifică permisiunile dosarului. Înainte de a le modifica, vezi ce alte fișiere vor fi afectate.
Plasează lista de prețuri exportată din Torgsoft în dosarul «Liste de prețuri»
În Torgsoft poți salva prețurile dintr-o listă de prețuri în valută într-un fișier Excel.
După export, cere-i angajatului responsabil să plaseze manual fișierul în dosarul ales din Google Drive, de exemplu «Liste de prețuri». Stabiliți denumirea fișierului și verifică accesul la dosar. Opțiunea de salvare a prețurilor din lista de prețuri în valută este descrisă pe pagina oficială a programului de gestiune a stocurilor Torgsoft.
Reveniți la pasul anterior