Rotația stocurilor și cifra de afaceri: cantitatea, costul și mișcarea mărfurilor

Situatia rulajelor și rotația stocurilor în Torgsoft: ghid detaliat pentru analiza cantității, costului și mișcării mărfurilor

În activitatea comercială zilnică, proprietarii de afaceri trebuie să urmărească în mod regulat întregul ciclu de viață al mărfurilor: câte unități se aflau în depozit la începutul lunii, câte au intrat, câte au fost vândute și ce cantitate a rămas în final. Antreprenorii se adresează frecvent specialiștilor din suportul tehnic și departamentul de vânzări cu întrebări practice: cum să vadă stocurile de marfă de la un anumit furnizor la o anumită dată, de unde apar diferențele dintre valorile costului în diferite rapoarte și ce instrument să aleagă pentru o analiză complexă a mișcării mărfurilor simultan în bani și unități. Răspunsurile complete la aceste întrebări se bazează pe înțelegerea logicii de funcționare a trei moduri separate ale programului: «Situația rulajelor după cantitate», «Situația rulajelor după cost» și «Rotația stocurilor».

Noțiuni de bază ale analizei depozitului

Pentru lucrul corect cu rapoartele, este necesar să înțelegeți termenii principali utilizați în sistemul Torgsoft:

• Situația rulajelor — formular pentru analiza stocurilor și a mișcării mărfurilor (după cantitate sau cost) la o anumită dată sau pentru o perioadă selectată, cu detalierea operațiunilor de intrare și ieșire.

• Sold inițial (La început) — cantitatea efectivă sau costul mărfurilor din depozit la data de început a perioadei de analiză selectate.

• Sold final (La sfârșit) — cantitatea efectivă sau costul mărfurilor din depozit la ultima dată a perioadei selectate.

• Intrare și Ieșire — grupuri de documente de depozit. Intrările includ recepțiile directe de la furnizor, retururile de la clienți și transferurile interne de intrare. Ieșirile includ vânzările, casările, retururile către furnizor și transferurile de ieșire.

• Sursa costului — setare care determină de unde preia programul datele privind costul mărfii: direct din documente sau din starea depozitului la data efectuării operațiunii.

Diferențele dintre cele trei moduri: ce raport să alegeți

Programul împarte analiza depozitului în trei formulare separate, fiecare dintre acestea rezolvând o anumită sarcină de management.

1. Situația rulajelor după cantitate

Acest mod este utilizat pentru controlul disponibilității fizice a mărfurilor. Formularul afișează mișcarea exclusiv în unități (sau metri/litri). În tabel sunt afișate coloanele: denumire, articol, cod de bare, sold inițial, intrare, retururi de la clienți, transferuri (atât intrări, cât și ieșiri), vânzări, casări, retururi către furnizori, sold final și modificarea totală.

 Când să îl alegeți? Pentru pregătirea inventarierii, verificarea disponibilității reale a mărfurilor pe rafturi și controlul transferurilor între magazine în unități.

2. Situația rulajelor după cost

Acest raport analizează aceleași procese de depozit, dar exclusiv în expresie monetară — după costul mărfurilor. Coloanele raportului sunt identice cu cele din situația cantitativă, însă în locul unităților sunt afișate valorile costului la începutul perioadei, valorile intrărilor, valorile vânzărilor și costul final al stocurilor la sfârșitul perioadei.

 Când să îl alegeți? Pentru controlul financiar al depozitului, calcularea fondurilor blocate în stocuri și evaluarea valorii totale a depozitului la o anumită dată.

3. Rotația stocurilor

Acest mod este cel mai complet, deoarece combină datele din «Situația rulajelor după cantitate» și «Situația rulajelor după cost».

 Când să îl alegeți? Atunci când proprietarul trebuie să efectueze o analiză complexă de management — să vadă simultan atât cantitatea de marfă în unități, cât și valoarea acesteia în bani la o anumită dată.

Configurarea analizei: filtre, date, furnizori și centre de evidență

Flexibilitatea situațiilor rulajelor este asigurată prin utilizarea corectă a filtrelor.

Selectarea centrelor de evidență (CE)

În mod implicit, situația rulajelor se deschide pentru centrul de evidență curent. Totuși, antreprenorul poate selecta simultan mai multe centre de evidență folosind selecția multiplă. Foarte utilă este funcția «Separare pe centre de evidență». La activarea acesteia, fiecare produs este afișat în tabel pe un rând separat pentru fiecare centru de evidență. Astfel, într-un singur formular se poate compara modul în care același produs se mișcă în diferite magazine ale rețelei comerciale.

Analiza după furnizor la o anumită dată

Una dintre cele mai frecvente întrebări este cum pot fi vizualizate stocurile de marfă de la un anumit partener. Pentru aceasta, în situația rulajelor se stabilește data necesară în filtrul perioadei, după care trebuie deschis filtrul extins pentru produse (butonul F12) și în câmpul «Furnizor» trebuie indicată contrapartea necesară. Atunci, în coloana soldului final va fi afișată cantitatea sau costul mărfii numai de la acest furnizor la data indicată.

Formarea manuală a listei de produse

Dacă nu este necesară analiza întregului sortiment, antreprenorul poate selecta anumite poziții în formularul «Starea depozitului» și poate apăsa butonul «Adaugă în situația rulajelor». Programul va solicita în care dintre cele trei rapoarte (după cantitate, după cost sau rotația stocurilor) să fie transferate datele, după care va deschide formularul exclusiv cu lista de produse selectată, ignorând filtrele standard.

Caracteristici dinamice

Pentru o analiză mai aprofundată, în actualizările programului a fost implementată posibilitatea de a adăuga în situațiile rulajelor și în rotația stocurilor coloane cu caracteristici dinamice (de exemplu, mărime, culoare sau sezon). Aceasta se configurează printr-un meniu suplimentar și extinde semnificativ posibilitățile de analiză ale rapoartelor.

Lucrul cu costul: răspunsuri la întrebările frecvente privind diferențele

Antreprenorii observă adesea că valorile costului din situația rulajelor pot fi diferite de datele din formularul «Analiză - Perioadă» sau din rapoartele de casare. Aceste situații sunt firești și se explică prin algoritmii de funcționare ai programului.

În formularele «Situația rulajelor după cost» și «Rotația stocurilor» există filtrul extrem de important «Sursa costului». Acesta determină de unde se formează suma:

1. Documente de depozit — costul este preluat strict din înregistrările din documente.

2. Starea depozitului la data documentului — costul este preluat nu din document, ci din starea depozitului în momentul operațiunii.

3. Mod combinat (setat implicit) — programul caută mai întâi costul în document, iar dacă din anumite motive acesta lipsește, îl preia din starea depozitului. Această setare permite identificarea documentelor în care costul nu a fost înregistrat.

Raportul «Analiză - Perioadă» calculează costul pe baza stării generale a depozitului la data respectivă. În schimb, «Situația rulajelor după cost» îl calculează direct pe baza valorilor din documentele incluse în perioada indicată. De exemplu: a existat o intrare la 17 martie (10 produse la 100 UAH) și o intrare la 20 martie (10 produse la 200 UAH). Raportul «Analiză - Perioadă» va afișa un cost mediu de 150 UAH (pentru a corespunde stării depozitului), în timp ce situația rulajelor va prelua valorile direct din documente și va afișa suma de 300 UAH.

Dacă un produs a fost vândut pe «minus» (înainte de recepția sa efectivă), costul său la intrare este egal cu zero. Atunci când cantitatea produsului devine negativă, în situația rulajelor apare un cost incorect. Pentru a corecta această situație, trebuie analizată mișcarea produsului (de exemplu, prin formularul «Rotația stocurilor»), identificat momentul în care cantitatea a devenit negativă și corectate documentele de intrare astfel încât soldul să devină pozitiv sau zero, după care trebuie efectuată recalcularea costului. În plus, dacă costul pentru perioada curentă nu a fost recalculat de utilizator (manual sau conform unui program), acesta poate fi copiat din perioada anterioară și poate să nu fie completat în noile documente de ieșire. De aceea, recalcularea regulată a costului este o condiție obligatorie pentru o analiză financiară corectă a depozitului.

Tabel comparativ al celor trei moduri de analiză a depozitului pentru înțelegerea sarcinilor zilnice de management