Calculul profitului: costuri, cheltuieli, reduceri, bonusuri, datorii și retururi

În activitatea zilnică a unui magazin de vânzare cu amănuntul sau a unei rețele comerciale au loc permanent diverse operațiuni: vânzarea mărfurilor cu plata în numerar și fără numerar, acordarea reducerilor cumulative, utilizarea bonusurilor, vânzarea și valorificarea certificatelor cadou, recepționarea loturilor noi de marfă, livrarea mărfurilor cu plata amânată și acceptarea retururilor de la cumpărători.

Pot apărea mai multe întrebări:

• «De ce programul afișează exact această valoare a profitului?»,
• «Cum calculează Torgsoft costul mărfurilor dacă acestea au fost achiziționate la prețuri diferite?»,
• «De ce încasările din casă nu corespund rezultatului financiar din raportul pentru perioada selectată?»
• «Cum influențează scoaterea mărfurilor din evidență și acceptarea plăților cu cardul marja finală?».

Funcțiile analitice Torgsoft sunt concepute pentru centralizarea automată a documentelor primare de gestiune a stocurilor și a documentelor financiare într-un sistem unitar de contabilitate managerială, permițând proprietarului să evalueze rentabilitatea reală a afacerii.

1. Noțiuni de bază și mecanismul evidenței profitului în Torgsoft

Pentru interpretarea corectă a analizelor, în sistemul Torgsoft sunt diferențiați clar următorii indicatori financiari:

• Încasări (încasări din vânzări) — suma banilor încasați din vânzarea mărfurilor sau serviciilor, din care se scad rambursările către cumpărători.

• Profitul din mărfuri (profit brut / marjă) — se calculează ca diferență dintre valoarea vânzărilor (ținând cont de reducerile acordate) și costul mărfurilor vândute, ajustată cu valoarea retururilor, scoaterilor din evidență și utilizării bonusurilor.

• Profitul net (profitul final) — reprezintă profitul din mărfuri minus toate cheltuielile operaționale și financiare ale întreprinderii pentru perioada selectată, luând în considerare soldul certificatelor cadou.

Momentul recunoașterii profitului: metoda contabilității de angajamente

Spre deosebire de evidența simplificată pe bază de numerar, Torgsoft este un sistem de contabilitate managerială în care rezultatul financiar aferent mărfurilor apare în momentul livrării (vânzării), nu în momentul încasării banilor în casă sau în contul bancar. Operațiunea de vânzare consemnează transferul dreptului de proprietate asupra mărfii și apariția veniturilor, chiar dacă marfa este vândută pe credit sau cu plata amânată.

2. Componentele calculului profitului și influența lor asupra rezultatului

Formula de bază pentru calcularea profitului din mărfuri în rapoartele analitice Torgsoft (în special în funcțiile «Analiză — Perioadă» și «Raport privind rezultatele perioadei») este următoarea: Profitul din mărfuri = Valoarea vânzărilor - Costul mărfurilor vândute - Valoarea retururilor + Costul mărfurilor returnate - Costul mărfurilor scoase din evidență - Lipsuri constatate la inventariere - Plăți efectuate cu bonusuri.

Profitul net total se determină prin ajustarea profitului din mărfuri cu cheltuielile operaționale: Profitul net = Profitul din mărfuri - Cheltuielile operaționale + Soldul certificatelor cadou.

2.1. Costul mărfurilor și metodele de calcul

Costul mărfurilor vândute reprezintă principala componentă de cheltuieli la calcularea marjei. În setările programului («Setări» — «Parametri» — «Evidență»), antreprenorul alege una dintre cele două metode de calcul al costului stocurilor rămase și al documentelor de ieșire:

• Ultimul preț de achiziție (Last Purchase Price):

• Costul tuturor stocurilor disponibile și al documentelor de ieșire din perioada curentă deschisă este considerat egal cu ultimul preț de achiziție din factura de recepție.

• Dacă achiziția a fost efectuată în valută, costul este recalculat la cursul valutar actual din sistem sau la cursul indicat în factura de recepție.

• La utilizarea acestei metode, costul este calculat numai în perioada deschisă. Prin urmare, la trecerea într-o lună nouă, este necesară calcularea costului pentru perioada anterioară.

• Pe loturi de livrare (FIFO — First In, First Out):

• Costul mărfurilor se scade succesiv din loturile cele mai vechi, în funcție de data recepționării.

• Costul stocurilor rămase în depozit este afișat ca preț mediu de achiziție al loturilor existente efectiv în stoc.

• Pe centre de evidență: costul mărfurilor este calculat separat pentru fiecare centru de evidență, ceea ce permite analizarea profitului pentru magazine și depozite individuale.

• Cu luarea în considerare a transferurilor interne: dacă marfa este transferată între punctele comerciale (centrele de evidență), programul ține cont de costul lotului de livrare corespunzător în momentul transferului intern, asigurând un calcul mai precis al profitului.

Influența stocurilor negative («Vânzare pe minus»)

Dacă sistemul permite vânzarea mărfurilor fără stoc disponibil efectiv în depozit (stocuri negative), programul nu poate identifica lotul de achiziție. În documentele de ieșire aferente vânzărilor, costul este înregistrat ca 0 UAH.

• Consecință. În perioada în care marfa este vândută cu stoc negativ, profitul din mărfuri va fi temporar supraevaluat cu întreaga valoare a mărfii vândute. După recepționarea mărfii prin factura de intrare, este necesară recalcularea costului pentru a aplica prețul corect de achiziție și a restabili valorile corecte ale profitului.

2.2. Cheltuieli suplimentare ale facturii și cheltuieli operaționale ale afacerii

Profitul net final este influențat de două tipuri de cheltuieli:

• Cheltuieli incluse în costul mărfurilor (cheltuieli suplimentare de achiziție):

• Transportul, taxele vamale, vămuirea și ambalarea, adăugate în factura de recepție în fila «Cheltuielile facturii».

• Acestea sunt repartizate pe unitate de marfă (proporțional cu prețul sau cantitatea) și formează costul de evidență.

• Aceste cheltuieli sunt deduse treptat — în momentul vânzării fiecărei unități de marfă, prin majorarea costului mărfurilor vândute.

• Cheltuieli financiare ale afacerii (cheltuieli operaționale):

• Chiria spațiilor, serviciile comunale, colectarea numerarului, serviciile de comunicații și necesitățile administrative.

• Sunt introduse prin «Document financiar» și asociate cu categoriile corespunzătoare de analiză financiară, marcate cu opțiunea «Include în cheltuieli».

• Aceste sume sunt scăzute integral din profitul din mărfuri pentru perioada respectivă în raportul «Analiză — Perioadă».

2.3. Reduceri, sistemul de bonusuri și certificatele cadou

Reduceri (cumulative, de fidelitate, manuale, promoționale)

Orice reducere diminuează prețul final de vânzare al produsului. Reducerea este înregistrată în momentul vânzării și diminuează direct încasările din vânzări și marja aferentă bonului.

Sistemul de bonusuri

Programul tratează bonusurile acordate cumpărătorului ca pe o reducere amânată.

• La acordarea bonusurilor. Bonusurile sunt înregistrate în soldul clientului și ajustează calculul încasărilor în anumite rapoarte privind motivarea personalului.

• La plata mărfurilor cu bonusuri. Achitarea unui bon cu bonusuri nu reprezintă o încasare efectivă de bani. Prin urmare, suma plătită cu bonusuri se scade din încasări și din profitul din mărfuri în rapoartele «Analiză — Perioadă» și «Raport privind rezultatele perioadei». Astfel se evită apariția unui profit «pe hârtie», care nu este susținut de fluxul real de numerar.

Certificate cadou

Evidența certificatelor cadou depinde de modul în care acestea sunt configurate în program:

• Dacă certificatul este evidențiat ca bani/marfă și este vândut la valoarea nominală (1 000 UAH pentru 1 000 UAH), vânzarea mărfurilor în baza certificatului generează încasări și profit obișnuite.

• Dacă certificatul este vândut cu reducere (de exemplu, un certificat cu valoarea nominală de 1 000 UAH este vândut cu 800 UAH), apare o diferență. Pentru reflectarea corectă în raportul «Analiză — Perioadă», se calculează «Soldul certificatelor» (Valoarea certificatelor vândute - Valoarea certificatelor utilizate), care ajustează profitul final al întreprinderii.

• Retururi de la cumpărători. La înregistrarea unui retur, programul reduce încasările cu valoarea returului (ținând cont de reducere) și restabilește costul mărfurilor returnate în stoc, diminuând costul mărfurilor vândute pentru perioada respectivă.

• Scoaterea din evidență a mărfurilor defecte și lipsurile constatate la inventariere:

  • Costul mărfurilor scoase din evidență (deteriorări, defecte, utilizare proprie) reprezintă o pierdere directă.

  • În raportul «Analiză — Perioadă», costul mărfurilor scoase din evidență este scăzut din profitul din mărfuri.

  • Rezultatele inventarierii ajustează profitul conform formulei:

  • Valoarea lipsurilor = Valoarea mărfurilor scoase din evidență - Valoarea diferențelor compensate prin reclasificarea mărfurilor

  • Valoarea netă rezultată a lipsurilor se scade din profitul din mărfuri.

Deoarece profitul managerial în Torgsoft este recunoscut la data documentului de ieșire (livrării), situația decontărilor cu cumpărătorii sau furnizorii nu modifică profitul din mărfuri deja calculat:

• Vânzarea către un client VIP sau pe credit, pe baza unei facturi de ieșire. Profitul este recunoscut în ziua vânzării. Când clientul își achită ulterior datoria și depune bani în casă, programul creează o operațiune financiară de stingere a datoriei. Aceasta mărește soldul numerarului din casă, dar nu înregistrează profitul a doua oară.

• Decontări cu furnizorii. Plata către furnizor pentru marfa livrată stinge datoria față de acesta și nu reprezintă o cheltuială a afacerii, deoarece fondurile au fost transformate în stocuri de mărfuri.

Răspunsuri la întrebări frecvente

Raportul de casă («Raportul zilnic al casei») prezintă exclusiv mișcările efective ale fondurilor în numerar și fără numerar prin casă, pe parcursul unei zile (metoda de casă). Raportul «Analiză — Perioadă» calculează rezultatul financiar prin metoda contabilității de angajamente: ține cont de costul mărfurilor livrate, scade cheltuielile operaționale pe categorii financiare și include scoaterile din evidență, lipsurile și plățile cu bonusuri.

Cea mai frecventă cauză este costul mărfurilor care nu a fost calculat. Dacă acest cost lipsește, programul poate afișa un profit supraevaluat.

O altă cauză este vânzarea mărfurilor cu stoc negativ («vânzare pe minus»). În lipsa unui lot de marfă recepționat, costul mărfurilor vândute este considerat 0 UAH, ceea ce majorează artificial profitul pentru aceste produse.

Explicații posibile:

1. În perioada analizată au fost scoase din evidență cantități semnificative de mărfuri greu vandabile sau a fost întocmit un document de inventariere cu lipsuri mari.

2. În sistem au fost introduse cheltuieli operaționale mari (chirie, publicitate, salarii) prin documente financiare marcate cu opțiunea «Include în cheltuieli».

3. Cumpărătorii au achitat frecvent folosind bonusuri sau certificate cadou vândute anterior cu reducere.

4. Algoritmul pas cu pas pentru verificarea unui rezultat posibil incorect

Dacă suspectați că programul calculează profitul incorect, urmați acești pași de verificare și diagnosticare:

1. Deschideți fereastra «Analiză» — «Perioadă».

2. Apăsați butonul «Tipărire stocuri negative pentru perioadă».

3. Dacă există produse în listă, recepționați-le printr-o factură de intrare sau corectați erorile din documentele de evidență a mărfurilor.

1. Accesați «Setări» — «Parametri» — fila «Evidență».

2. Verificați metoda selectată: «Ultimul preț de achiziție» sau «Pe loturi de livrare».

3. Dacă în rețeaua comercială se efectuează frecvent transferuri interne între depozite, asigurați-vă că este selectată metoda «Pe loturi de livrare, cu luarea în considerare a transferurilor interne».

1. În fereastra «Analiză» — «Perioadă», selectați luna necesară și apăsați butonul «Recalculează costul».

2. Pentru o resetare completă, executați operațiunea de service din meniul «Setări» — «Parametri» — fila «Service»: «Șterge informațiile despre mișcarea mărfurilor și recalculează costul».

1. Deschideți «Plată» — «Soldul pe categorii de analiză financiară».

2. Verificați structura categoriilor și asigurați-vă că operațiunile exclusiv bilanțiere (rambursarea datoriilor, achiziționarea echipamentelor, colectarea numerarului) nu au fost atribuite categoriilor de cheltuieli marcate cu opțiunea «Include în cheltuieli».

1. Dacă returul unui produs de către cumpărător are în sistem o oră anterioară vânzării inițiale a aceluiași produs în aceeași zi, legătura dintre înregistrările de cost poate fi afectată.

2. Accesați «Setări» — «Parametri» — fila «Service» și apăsați butonul «Corectează ora creării vânzărilor».