Cum se emite o returnare dacă un client a pierdut un cec: căutare după client, card de reducere sau produs

Situația în care cumpărătorul dorește să returneze un produs, dar a pierdut bonul, este una dintre cele mai frecvente în comerțul cu amănuntul. Pentru rezolvarea unor astfel de situații, în programul Torgsoft este prevăzut un mod special «Returnare fără bon». 

Antreprenorii și casierii se adresează frecvent cu întrebări: cum să găsească tranzacția necesară în baza de date pentru a nu returna bani în plus, cum să evite fraudele din partea cumpărătorilor și cum să efectueze corect operațiunea dacă produsul a fost cumpărat de un client neidentificat. 

Acest mod este necesar pentru a păstra loialitatea cumpărătorului, pentru a respecta cerințele legislației privind protecția consumatorilor și, în același timp, pentru a menține acuratețea evidenței de stoc și financiare, legând strict returnarea de o vânzare reală anterioară din sistem.

Mai jos este prezentată o instrucțiune completă despre cum se poate procesa o astfel de returnare prin diferite metode.

Returnarea produsului după cardul de reducere sau datele clientului identificat

Dacă cumpărătorul se află în baza dumneavoastră de clienți și are un card de reducere, găsirea achiziției lui este foarte simplă, chiar și fără bonul pe hârtie.

1. Accesați punctul de meniu «Document» — «Returnare».

2. Creați un document nou de returnare, apăsând butonul «Creați returnare» sau folosiți combinația de taste «Ctrl + F4».

3. Scanați codul de bare al cardului de reducere al clientului, plasând în prealabil cursorul în câmpul «Cod de bare».

4. Dacă pentru client este creat un card de reducere, dar acesta nu îl are la el, selectați clientul manual din nomenclator cu ajutorul butonului «Selectare client».

5. După introducerea clientului, informațiile din fișa lui personală vor fi afișate în panoul «Informații despre client».

6. Pentru selectarea produsului, apăsați butonul «Selectare din lista vânzărilor» sau tasta «F11».

7. În lista care se va deschide, pentru clientul indicat vor fi afișate doar produsele cumpărate anume de acesta.

8. Selectați produsul pentru returnare. În document va fi indicată aceeași cantitate de produs ca în vânzare. Dacă nu se returnează întreaga cantitate, ci doar o parte, selectați produsul, deschideți formularul de editare cu butonul «Modificare» și indicați cantitatea necesară.

9. După indicarea produselor, apăsați butonul «Returnați banii».

Returnarea produsului după codul de bare pentru cumpărătorii neidentificați

Dacă clientul nu a fost introdus în baza de date și a cumpărat ca un «Cumpărător» obișnuit, iar bonul a fost pierdut, vânzarea poate fi găsită direct prin scanarea produsului.

1. În formularul «Returnare», creați un document de returnare cu butonul «Creați returnare» sau cu «Ctrl + F4».

2. Scanați codul de bare al produsului adus de client.

3. Programul va deschide formularul «Lista vânzărilor», unde vor fi afișate toate vânzările acestui produs.

4. Există și o altă metodă, fără scanarea produsului: apăsați butonul «Selectare din lista vânzărilor» («F11»). Pentru a vedea produsele vândute clienților necunoscuți, în fereastra listei activați obligatoriu comutatorul «Vânzări către cumpărător».

5.   Găsiți în listă vânzarea necesară, orientându-vă după data și ora pe care cumpărătorul le poate menționa, selectați produsul și returnați banii clientului cu ajutorul butonului «Returnați banii» sau al tastei «F6».

Condiții și restricții importante la procesarea returnărilor

• Controlul termenelor de returnare. Programul controlează automat timpul trecut de la momentul cumpărării. Returnarea produsului este posibilă doar în perioada setată în configurările programului: Setări — Parametri — Generale — Termen maxim de returnare. Dacă numărul de zile de la cumpărare depășește acest termen, programul va afișa un mesaj și va bloca operațiunea. Conform legislației Ucrainei, cele 14 zile pentru returnare se calculează fără a include ziua cumpărării.

• Filtru după magazine, sau Centru de evidență. În mod implicit, în lista vânzărilor vor fi afișate produsele cumpărate doar la centrul de evidență curent, adică în magazinul dumneavoastră. Dacă cumpărătorul a achiziționat produsul într-un alt magazin al rețelei dumneavoastră comerciale, îl puteți afișa ștergând filtrul «Centru de evidență» cu ajutorul butonului «Ștergere».

• Forma de returnare a banilor. La restituirea banilor pentru produs, programul permite alegerea metodei de compensare. Dacă clientul a plătit cu card bancar, se recomandă bifarea opțiunii «Returnați în aceeași formă în care a fost efectuată plata pentru produs». Atunci banii vor fi returnați fără numerar prin terminalul bancar, folosind aceleași detalii. Dacă plata a fost efectuată în contul curent al întreprinderii, trebuie selectat «Returnați totul din contul curent».