Ghid tehnic: migrarea bazelor de date de la 1C/BAS și Excel la Torgsoft

Migrarea sistemului de evidență este o etapă critică, care necesită o înțelegere clară a arhitecturii noului program și o pregătire corectă a datelor. Acest articol analizează în detaliu aspectele tehnice ale trecerii de la sistemele 1C/BAS sau de la tabele Excel obișnuite la programul Torgsoft, concentrându-se pe limitele transferului, problemele de codificare, erorile de memorie (Out of memory), specificul articolelor textuale și defecțiunile tipice.

1. Limitele migrării: ce poate și ce nu poate fi transferat din 1C/BAS

Arhitectura programului Torgsoft diferă fundamental de 1C/BAS. Torgsoft este creat pentru evidență managerială, de stoc și financiară, în timp ce 1C/BAS este orientat spre contabilitate.

Ce nu poate fi migrat:

• Istoricul operațiunilor și mișcarea mărfurilor. Transferul integral al bazei de date, împreună cu istoricul comenzilor, facturilor create anterior, schimburilor de casă sau documentelor financiare, este imposibil.

• Integrarea automată. Nu există un „gateway” direct sau o prelucrare gata făcută pentru sincronizarea dintre 1C și Torgsoft.

Ce poate fi transferat (migrarea soldurilor):

Singura cale corectă de migrare este exportul directoarelor necesare din 1C în format Excel, urmat de importul în Torgsoft. Puteți transfera:

1. Nomenclatorul de mărfuri: denumiri, coduri de bare, articole, tipuri de produse (categorii), producători.

2. Soldurile inițiale și prețurile: cantitatea curentă de marfă din depozite, prețurile de achiziție (în valută sau grivne), prețurile de vânzare cu amănuntul și angro.

3. Baza de clienți: numele complete ale clienților, codurile lor de bare (numerele cardurilor), procentele de reducere, telefoanele și bonusurile acumulate.

2. Formatarea fișierului Excel și articolele textuale

Pentru încărcarea reușită a datelor, fișierul trebuie pregătit corect. Torgsoft funcționează cel mai bine cu formatele .xls (Excel 97-2003).

Problema tipurilor mixte de date (articole textuale). O problemă frecventă apare atunci când într-o coloană Excel (de exemplu, „Articol” sau „Cod de bare”) există atât valori numerice (de exemplu, 440), cât și valori textuale (de exemplu, 78549-AP). Driverele MS Office pot recunoaște o astfel de coloană ca numerică, iar atunci articolele textuale sunt importate incorect sau sunt omise.

 Soluția tehnică. Simpla schimbare a formatului celulelor în „Text” în Excel nu funcționează întotdeauna. Pentru o conversie garantată, se recomandă utilizarea unei macrocomenzi VBA, care adaugă forțat un apostrof înaintea fiecărei valori, transformând-o într-o valoare strict textuală. Algoritmul acțiunilor în Excel:

1. Selectați intervalul cu articole/coduri de bare.

2. Executați macrocomanda: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:.

3. Salvați fișierul în format .xls.

3. Probleme de codificare și localizare a sistemului

La import, puteți întâlni apariția unor simboluri neclare („hieroglife”) sau semne de întrebare ? în locul literelor.

• Simboluri specifice. Torgsoft acceptă setul de caractere Plane 0 Unicode (Basic Multilingual Plane). Dacă din 1C a fost exportat un simbol specific (de exemplu, un semn de înmulțire neobișnuit × în locul literei x), programul nu îl va putea recunoaște și îl va înlocui cu ?.

• Localizarea de sistem Windows. Dacă în timpul importului apar hieroglife în locul literelor ucrainene sau rusești, problema ține de setările regionale Windows. Trebuie să accesați Panoul de control Windows -> Standarde regionale -> Suplimentar și să modificați parametrul „Limba programelor care nu acceptă Unicode” în Ucraineană. De asemenea, asigurați-vă că funcția beta „Utilizați Unicode UTF-8 pentru suport lingvistic la nivel mondial” este dezactivată.

4. Eroarea „Out of memory” și defecțiunile driverului ODBC

Eroarea „Out of memory” în timpul importului:

Această eroare nu este legată de lipsa memoriei RAM pe calculatorul sau serverul propriu-zis. Ea apare atunci când utilizatorul, în timpul pregătirii fișierului Excel (crearea unei zone denumite), selectează întreaga foaie sau mii de rânduri și coloane goale împreună cu datele. Programul încearcă să încarce în memoria RAM acest masiv gol uriaș, ceea ce duce la blocare.

 Soluție: în Excel, selectați exclusiv tabelul cu date reale (fără rânduri goale dedesubt) și atribuiți numele pentru import exact acestei zone. Bazele mari (peste 50 000 de poziții) se recomandă să fie împărțite în părți pentru un import stabil.

Erori tipice ale driverului ODBC:

1. «Modulul specificat ACEODBC.DLL nu a fost găsit (Eroare 126)»: înseamnă deteriorarea sau lipsa driverelor pentru lucrul cu Excel. Se rezolvă prin reinstalarea Microsoft Office (de preferință versiunea pe 32 de biți) sau instalarea Access Database Engine.

2. «Fișierul este deja deschis de un alt utilizator»: apare dacă fișierul este deschis în Excel, iar programul nu îl poate deschide. Ajută închiderea Excel pe stația de lucru curentă în care este deschis fișierul.

3. «Connection is busy with results for another hstmt»: eroare a fluxurilor către baza de date. Se rezolvă prin instalarea versiunii actuale SQL Server Native Client 11.0/12.0 și repornirea calculatorului.

5. Erori logice tipice ale utilizatorilor în timpul migrării

1. Pierderea zerourilor de la începutul codului de bare. Dacă codurile dumneavoastră de bare încep cu zero (de exemplu, 012345), iar după import zero dispare. Pentru a evita acest lucru, debifați opțiunea «Corectați codurile de bare care încep cu zero» în Setări -> Parametri -> Produs.

2. Structura incorectă a categoriilor (nod părinte). La încărcarea produselor noi din Excel, utilizatorii uită să indice „Nodul părinte al tipului de produs” și „Nodul părinte al producătorului” în setările de import. Dacă acest lucru nu se face, noile categorii sau producătorii vor fi create haotic, fără o structură ierarhică corectă a arborelui.

3. Dublarea sau comasarea incorectă a produselor. Dacă în fișierul de import sunt indicate mai multe coduri de bare într-o singură celulă sau codurile de bare au un format incorect, programul poate combina produse diferite într-o singură poziție. Dacă acest lucru s-a întâmplat deja, eroarea poate fi corectată în meniul «Gestiunea mărfurilor -> Diagnosticarea erorilor -> Erori produs», separând sau reatribuind codurile de bare.

4. Nepotrivirea prețurilor (TVA).  Fiți atenți: dacă în setările de import este indicată metoda de formare a adaosului comercial pornind de la prețul de achiziție, iar în factura propriu-zisă este bifată opțiunea „Adăugați TVA la prețul de achiziție al produsului”, prețul de vânzare cu amănuntul se va forma incorect (va fi calculat din prețul fără TVA).

 Sfat final. Migrarea este mai bine să fie efectuată prin metoda „startului curat” (recomandată de contabili): mai întâi efectuați un inventar fizic complet, fixați soldurile exacte într-un șablon Excel și doar după aceea încărcați-le ca solduri inițiale în Torgsoft. Acest lucru va permite evitarea transferului de „gunoi” și solduri negative din vechiul sistem de evidență.