Cum se exportă facturile fiscale în M.E.Doc și Art-Zvit: setări, XML și verificarea erorilor

Dacă o întreprindere este plătitoare de TVA, datele privind vânzările, returnările și totalurile operațiunilor de vânzare cu amănuntul pot fi pregătite în Torgsoft, iar facturile fiscale și calculele de ajustare pot fi transferate în M.E.Doc sau Art-Zvit în format XML. În practică, este important să configurați corect cotele TVA, să alegeți formatul de export, să nu confundați persoana fizică cu persoana juridică și să știți ce trebuie verificat dacă sistemul de raportare respinge fișierul sau identifică diferențe între sume. Text inserat

Ce trebuie să știți înainte de export

Factura fiscală se întocmește de către plătitorul de TVA la data apariției obligațiilor fiscale. Pentru livrările obișnuite se aplică regula primului eveniment: data care survine prima — primirea plății sau expedierea produselor. tr.tax.gov.ua

Calculul de ajustare este necesar atunci când, după întocmirea facturii fiscale, se modifică suma compensației, în special ca urmare a returnării produselor sau a rambursării unei plăți în avans. Resursa informativă a Serviciului Fiscal de Stat

XML este un fișier care conține date structurate din factura fiscală sau calculul de ajustare. Torgsoft generează documentul și fișierul XML pentru transferul în sistemul de raportare electronică. Înregistrarea facturilor fiscale și a calculelor de ajustare în Registrul Unic al Facturilor Fiscale din Ucraina (ЄРПН) se efectuează în sistemul respectiv, nu în Torgsoft.

Literele J și F din identificatorul formularului electronic indică tipul contribuabilului: J — persoană juridică, F — persoană fizică. La data de 1 octombrie 2026, în registrul Serviciului Fiscal de Stat sunt utilizate formularele J1201016 și F1201016 pentru facturile fiscale obișnuite. tax.gov.ua

Ce trebuie verificat în Torgsoft înainte de export

Un fișier XML corect începe cu datele corecte din program. În Gestiunea mărfurilor → Tip de produs, verificați codul cotei și procentul TVA. Pentru codul 7 trebuie stabilit 7%, pentru codul 14 — 14%, iar cota standard cu codul 20 trebuie să corespundă procentului de 20%. Apoi, în Setări → Parametri, trebuie activată opțiunea «Luați în considerare TVA în tipul de produs», iar în Setări → Parametri → Evidență, cota standard trebuie să fie 20%. 

Acest lucru este deosebit de important dacă magazinul vinde produse cu cote TVA diferite. Dacă în fișa tipului de produs este indicat un cod sau procent incorect, eroarea va apărea și în factura fiscală generată.

Pentru operațiunile scutite de TVA se utilizează codul cotei 903. Torgsoft acceptă acest cod în facturile fiscale și transmite indicatorul «Fără TVA». Totodată, conform regulilor Serviciului Fiscal de Stat, operațiunile impozabile și cele scutite de TVA nu pot fi incluse în aceeași factură fiscală — se întocmesc documente separate.

Cum se exportă factura fiscală în M.E.Doc

Deschideți Document → Evidența facturilor fiscale → Factura fiscală. Din listă puteți selecta una sau mai multe facturi fiscale pentru export.

Înainte de salvarea XML, verificați câmpul «Exportați în M.E.Doc ca». Pentru o persoană fizică autorizată se selectează persoana fizică, iar pentru o persoană juridică — persoana juridică. Apoi apăsați «Salvați în format XML pentru programul M.E.Doc».

În M.E.Doc, deschideți funcția de import al documentelor, selectați fișierul XML generat și importați-l. După import, documentul poate fi verificat, semnat și înregistrat conform procedurii obișnuite din M.E.Doc.

Dacă gestionați mai multe persoane fizice autorizate sau întreprinderi, înainte de export verificați cu deosebită atenție în numele cui a fost generat documentul și ce tip de persoană este selectat pentru export. Tocmai această alegere determină tipul formularului electronic creat.

Cum se exportă factura fiscală în Art-Zvit

Pentru Art-Zvit se utilizează un alt mod de export — standardul de stat XML.

Mai întâi deschideți Setări → Întreprindere și verificați câmpurile «Codul EDRPOU al contribuabilului» și «Inspectoratul fiscal». Apoi accesați Document → Evidența facturilor fiscale → Factura fiscală și selectați documentele necesare.

Activați «Exportul facturilor fiscale în standardul de stat». După activare, la crearea și editarea facturii fiscale devin disponibili parametri suplimentari necesari pentru acest export. Când documentul este pregătit, apăsați «Salvați în format XML conform standardului Ucrainei».

Pentru anumite produse pot fi necesare date suplimentare: indicatorul pentru produsele importate, codul serviciului conform Clasificării ucrainene a produselor și serviciilor (DKPP) sau codul activității producătorului agricol. Acestea se configurează prin Gestiunea mărfurilor → Tip de produs.

 Un aspect important: dacă factura fiscală a fost creată înainte de activarea exportului în standardul de stat, corectitudinea exportării sale în acest format nu este garantată. Prin urmare, este preferabil să configurați modul pentru Art-Zvit înainte de crearea documentelor care urmează să fie transmise contabilului. 

Cum se generează și se exportă o factură fiscală centralizatoare

Pentru documentele centralizatoare se utilizează Analiză → Analiza vânzărilor de produse fiscalizate. Stabiliți perioada necesară și centrul de evidență, iar pentru crearea documentului selectați Centrul de evidență și Tipul documentului.

Apăsați «Creați factura fiscală centralizatoare». Dacă este selectată «Vânzare», Torgsoft va crea o factură fiscală centralizatoare. Dacă este selectată «Returnare», se va crea un calcul de ajustare; pentru acesta trebuie să existe deja factura fiscală centralizatoare corespunzătoare vânzării. 

Torgsoft permite și generarea unor asemenea documente pentru plățile în avans aferente facturilor și comenzilor pentru care au fost emise bonuri fiscale, precum și ajustări la returnarea acestor avansuri. 

Documentul finalizat se deschide prin Document → Evidența facturilor fiscale, în fila facturilor fiscale centralizatoare. De aici poate fi vizualizat, poate fi verificat conținutul său și poate fi salvat în format XML. În diferite versiuni Torgsoft, fila poate fi denumită «Facturi fiscale centralizatoare» sau «Factură fiscală centralizatoare».

Dacă este vorba despre o factură fiscală întocmită pentru totalurile zilnice ale operațiunilor, legislația prevede tipul motivului 11. Dacă în cursul zilei au existat atât operațiuni impozabile, cât și operațiuni scutite de TVA, acestea trebuie incluse în facturi fiscale separate. Resursa informativă a Serviciului Fiscal de Stat

Ce trebuie făcut în cazul returnării produselor

Mai întâi, înregistrați returnarea propriu-zisă prin Document → Returnare și efectuați rambursarea banilor către cumpărător.

Apoi, calculul de ajustare poate fi generat în două moduri:

1. Deschideți Depozit → Lista recepțiilor, găsiți returnarea necesară și selectați «Tipărirea calculului de ajustare la factura fiscală».

2. Sau deschideți Document → Comerț cu emiterea facturii → Returnări, selectați returnarea și efectuați aceeași acțiune.

Se va deschide formularul «Calcul de ajustare la factura fiscală», unde se completează datele documentului. 

De ce M.E.Doc poate afișa o diferență între secțiunile A și B

În facturile fiscale centralizatoare mari se poate acumula o eroare de rotunjire: valoarea totală din secțiunea A nu mai coincide cu suma unui număr mare de rânduri din secțiunea B. În practica Torgsoft, un asemenea caz a fost reprodus pe un document cu multe mii de poziții de produse.

Este important să nu încercați corectarea unei astfel de facturi prin rotunjirea arbitrară a cantității sau a TVA. Serviciul Fiscal de Stat nu stabilește un număr fix de zecimale pentru cantitatea produsului în coloana 6 — acestea trebuie să fie suficiente pentru calcularea corectă a valorii. Pentru suma TVA din coloana 11 este permisă rotunjirea aritmetică la șase zecimale. Resursa informativă a Serviciului Fiscal de Stat

În Torgsoft, această situație concretă a fost deja identificată. Versiunea 2026.0.8 include corecția nr. 211355: la generarea XML, programul corectează eroarea acumulată de rotunjire, astfel încât suma pozițiilor din secțiunea B să corespundă totalurilor din secțiunea A.

Prin urmare, dacă M.E.Doc afișează exact această diferență, verificați versiunea Torgsoft instalată și disponibilitatea actualizării. Nu modificați manual sumele din fișierul XML.

Pentru documentele mari, versiunea 2026.0.8 include și un indicator al progresului exportului și optimizarea generării XML: într-un scenariu de testare, un fișier de 11 MB a fost generat în aproximativ un minut, în loc de peste o oră. Acesta este un rezultat orientativ pentru versiunea nouă, nu un timp garantat pentru orice computer sau pentru versiunile anterioare Torgsoft.

Dacă XML nu poate fi importat sau datele par incorecte

M.E.Doc respinge documentul. Mai întâi, verificați câmpul «Exportați în M.E.Doc ca»: persoană fizică sau juridică. Apoi verificați datele întreprinderii și generați din nou XML folosind funcția standard din Torgsoft.

Art-Zvit respinge documentul. Verificați dacă este activată opțiunea «Exportul facturilor fiscale în standardul de stat», dacă sunt completate codul EDRPOU al contribuabilului și inspectoratul fiscal și dacă au fost introduse datele suplimentare pentru produse, atunci când sunt necesare.

Sumele TVA sau valorile livrărilor sunt incorecte încă înainte de export. Verificați codul și procentul TVA în Gestiunea mărfurilor → Tip de produs, setarea «Luați în considerare TVA în tipul de produs» și cota standard în Setări → Parametri → Evidență. 

M.E.Doc informează că totalul secțiunii A nu este egal cu suma rândurilor din secțiunea B. Pentru o factură centralizatoare mare, poate fi vorba despre eroarea de rotunjire cunoscută, corectată în versiunea 2026.0.8. Verificați versiunea programului înainte de a modifica documentul.

Operațiunile impozabile și cele scutite de TVA au fost incluse în aceeași factură. Acestea trebuie separate în facturi fiscale distincte — conform cerințelor procedurii de completare a facturilor fiscale. Resursa informativă a Serviciului Fiscal de Stat

Procedură pe scurt