Recalcularea costurilor: automată conform programării sau manuală?

Dacă după modificări în documentele de intrare sau de ieșire trebuie să actualizați costul produselor în Torgsoft, este important să alegeți tipul corect de recalculare. În cazurile simple este suficientă recalcularea punctuală pentru produsele selectate în formularul «Starea stocului», iar pentru modificările care afectează perioada, metoda de calcul sau raportarea financiară este necesară recalcularea completă pentru perioadă sau o sarcină automată de noapte. 

Când este suficientă recalcularea manuală pentru produsele selectate?

Recalcularea manuală a costului poate fi pornită în formularul «Depozit» – «Starea stocului», apăsând butonul «Recalculare cost». În acest mod puteți alege recalcularea «pentru produsele selectate».

Această recalculare punctuală este suficientă și potrivită în următoarele cazuri:

• Corectarea erorilor în facturi de intrare concrete. Dacă ați găsit un preț de achiziție incorect sau o cantitate introdusă greșit, de exemplu, în locul cantității a fost scanat codul de bare, și ați corectat acest lucru în document, este suficient să recalculați costul doar pentru acest produs.

• După efectuarea inventarierii pentru poziții separate. Dacă ați ajustat soldurile negative sau zero pentru anumite produse prin fișa de inventariere, este recomandat să recalculați costul punctual pentru acestea.

• Economie de timp și resurse ale sistemului. Recalcularea costului pentru toate produsele din bază poate reduce semnificativ viteza programului în timpul lucrului cu mai mulți utilizatori. De aceea, în timpul programului de lucru, pentru obținerea rapidă a unui cost actual, este mai bine să selectați produsele concrete și să calculați forțat costul doar pentru acestea.

Când este necesară recalcularea completă a perioadelor închise?

Recalcularea completă a costului produselor pentru o perioadă se efectuează prin punctul de meniu «Analiză» – «Perioadă» cu butonul «Recalcularea costului pe PRODUSE».

O astfel de recalculare globală este obligatorie în următoarele situații:

• La începutul unei luni noi sau al unei perioade noi. Din cauza particularităților programului Torgsoft, când vine prima zi a lunii noi și se creează o perioadă nouă, valorile din coloana «Cost» din formularul «Starea stocului» dispar. Pentru ca acestea să apară, este necesar să recalculați costul.

• Modificarea metodei de calcul al costului. Dacă ați decis să schimbați metoda de evidență, de exemplu, ați trecut de la «Ultimul preț de achiziție» la «Pe loturi de livrare cu luarea în considerare a transferurilor interne», trebuie să efectuați o recalculare globală pentru toate perioadele deschise sau necesare, pentru ca datele să fie actualizate conform noului algoritm.

• După operațiuni de service cu baza de date. Dacă ați efectuat acțiunea «Ștergere informații despre mișcarea produselor și recalculare cost», de exemplu, după ștergerea statisticilor perioadelor închise sau pentru eliminarea erorilor globale din evidență, sistemul are nevoie de o recalculare completă.

• Introducerea modificărilor în documente din perioade anterioare. Dacă ați modificat date în documente de ieșire sau de intrare pentru o perioadă anterioară, dar deschisă, pentru completarea corectă a costului în aceste documente trebuie să intrați în «Analiză» - «Perioadă» și să îl recalculați pentru perioada respectivă.

• Înainte de formarea rapoartelor lunare. Pentru ca rapoartele financiare, cum ar fi profitul și rentabilitatea, să afișeze date corecte, este întotdeauna recomandat să faceți o recalculare completă înainte de generarea acestora.

Cum se configurează sarcinile automate de noapte?

Pentru a evita munca de rutină și situațiile în care dimineața, în prima zi a lunii, costul dispare, se recomandă configurarea recalculării automate pe timp de noapte.

Pași pentru configurare:

1. Accesați punctul de meniu «Setări» – «Sarcini programate».

2. Deschideți fila «Calculul costului» și apăsați butonul «Adăugare».

3. În fereastra care apare, completați următorii parametri:

•    Ora de pornire: indicați o oră de noapte, când nimeni nu lucrează în program, de exemplu, 01:00.

•    Tip de executare: alegeți În fiecare zi.

•    Sarcină activă: bifați caseta pentru a activa executarea sarcinii.

4. Acordați atenție parametrului «Actualizarea indexurilor și statisticilor, restabilirea HID». Această funcție accelerează procesele complexe înainte de calculul costului. Puteți alege: «Restabilire și reorganizare...», «Recreare...» sau «Nu efectua».

Condiții pentru executarea reușită a sarcinii de noapte:

• Computerul sau serverul pe care este instalat Torgsoft trebuie să funcționeze non-stop (24/7).

• Serviciul serverului de aplicații (Torgsoftservice) trebuie să fie activ.

• Asigurați-vă că repornirea automată a serverului nu este configurată pentru timpul executării sarcinii. De exemplu, dacă costul se calculează de la 01:00, nu setați repornirea PC-ului la această oră; este mai bine să o mutați după finalizarea completă a recalculării.

Compararea celor trei metode de recalculare a costului în programul Torgsoft