Unde se găsesc surplusurile, lipsurile și documentele după închiderea unui extras de inventar

Expert în automatizarea tranzacțiilor la Torgsoft

După inventariere „nu s-a întâmplat nimic”: unde găsiți rezultatele închiderii fișei

Dacă după apăsarea butonului «Închide fișa» în inventariere nu s-a schimbat nimic vizual, acest lucru nu înseamnă că programul nu a funcționat. În Torgsoft, rezultatele inventarierii nu sunt înregistrate prin notificări separate, ci prin documente de depozit create automat: surplusurile sunt trecute la intrări, iar lipsurile sunt casate. De aceea, după închiderea fișei, este important să știți în ce registre trebuie căutate aceste documente și cum să verificați dacă inventarierea s-a finalizat corect.

După închiderea fișei, nu trebuie să concluzionați că există o eroare doar pentru că programul nu a afișat un mesaj separat despre casare sau intrarea mărfii. Mai întâi trebuie să verificați dacă fișa este într-adevăr închisă, dacă au existat diferențe între cantitatea reală și cea din evidență și dacă documentele create automat au apărut în Lista intrărilor și Lista ieșirilor. Dacă închiderea a fost efectuată din greșeală, aceasta trebuie anulată imediat, cât timp nu a existat încă o nouă mișcare pentru aceste mărfuri. Dacă situația pare neclară sau sumele după inventariere nu coincid, este mai bine să contactați suportul tehnic.

Cumpărați Contractul de servicii de mentenanță

Cum arată problema după închiderea fișei

«Am numărat marfa, am apăsat "Închide fișa", dar vizual nu s-a întâmplat nimic. Unde sunt rezultatele?»
«După inventariere, lipsa nu a fost casată din depozit».
«Unde pot vedea acum ce mărfuri au fost adăugate ca surplus și ce mărfuri au fost casate?»

Cum înțelegeți că fișa de inventariere este închisă, dar rezultatul este neclar

Ați finalizat numărarea manual, cu scanerul sau cu terminalul de colectare a datelor și ați apăsat Închide fișa.
Pe ecran nu au apărut notificări evidente despre casare sau intrarea mărfii.
Nu știți în ce puncte exacte ale meniului programul a înregistrat surplusurile și lipsurile găsite.
Stocurile din forma «Starea depozitului» s-au modificat, dar nu este clar prin ce documente se confirmă acest lucru.

De ce după inventariere poate părea că nu s-a întâmplat nimic

Senzația că «nu s-a întâmplat nimic» apare din cauza neînțelegerii proceselor automate din Torgsoft. Programul efectuează toate corectările în fundal, ca să nu încarce utilizatorul cu operațiuni manuale inutile.

Motivul A. Programul creează documentele automat și fără notificări separate

Închiderea fișei nu este doar o schimbare a statutului acesteia. În momentul apăsării butonului, programul compară numărătoarea dumneavoastră cu datele existente în bază. La închiderea fișei se creează automat două tipuri de documente de depozit: document de intrare pentru mărfurile cu surplus și document de casare pentru mărfurile cu lipsă.

Motivul B. Lipsa diferențelor

Dacă numărătoarea reală a coincis perfect cu cantitatea contabilă din program, după închiderea fișei Torgsoft nu va crea niciun document corectiv de casare sau de intrare. Programul pur și simplu nu are nimic de ajustat.

Motivul C. Fișa nu este de fapt închisă

Uneori utilizatorii doar scanează marfa și se opresc aici, uitând să apese butonul final Închide fișa. Până când acest buton nu este apăsat, cantitatea de marfă din depozit nu se va modifica și documentele nu se vor crea.

Algoritm de acțiuni: cum găsiți rezultatele inventarierii pas cu pas

Pentru a vedea ce anume a făcut programul după închiderea fișei, urmați acești pași:

1. Verificați dacă a fost creat Procesul-verbal de casare (Lipsă)

Toate mărfurile care au lipsit în timpul inventarierii sunt casate automat de program.

Accesați punctul din meniul principal Depozit → Lista ieșirilor.
Setați filtrul după data închiderii fișei.
În câmpul «Tip document», selectați Casare.
Veți vedea documentul de casare creat automat. În partea de jos a ferestrei va fi afișată lista mărfurilor care au lipsit.

2. Verificați dacă a fost creată factura de intrare (Surplus)

Toate mărfurile care s-au dovedit a fi în plus sunt trecute automat la intrări de program, ca să apară în stoc.

Accesați punctul din meniul principal Depozit → Lista intrărilor.
Setați filtrul după data inventarierii.
Găsiți factura de intrare. În intrarea din inventariere, marfa este legată de furnizorul de sistem, care se numește: INTRARE DIN INVENTARIERE.

Nuanță importantă: în această intrare, prețul pentru marfa găsită se setează automat ca ultimul cost de achiziție al acesteia (prețul de achiziție + costuri suplimentare).

3. Recalculați neapărat costul

După închiderea fișei și crearea automată a intrărilor și casărilor, trebuie să actualizați analiza financiară.

Accesați Analiză → Perioadă sau forma Starea depozitului și apăsați Recalculează costul. Dacă nu faceți acest lucru, costul surplusurilor găsite sau analiza generală poate fi afișată incorect.

4. Ce trebuie făcut dacă fișa a fost închisă accidental sau cu o eroare?

Dacă ați închis fișa, dar ați înțeles că ați făcut o greșeală:

Găsiți fișa închisă și apăsați butonul Anulează închiderea.
Programul va șterge automat documentele corective de depozit create (intrările și casările).

Atenție: acest lucru se poate face numai imediat după închidere. Dacă a trecut timp și pentru aceste mărfuri a existat deja mișcare, de exemplu ceva a fost vândut, anularea închiderii nu va mai fi posibilă. În acest caz, va trebui să creați o fișă nouă pentru pozițiile problematice.

Cum verificați dacă inventarierea a fost efectuată corect

Deschideți Depozit → Starea depozitului și verificați cantitatea mărfii care a participat la inventariere. Aceasta trebuie să corespundă exact cantității pe care ați introdus-o sau scanat-o în timpul numărării.
În «Lista intrărilor» și «Lista ieșirilor» există documente ale căror sume și cantități coincid cu rezultatele diferențelor din inventarierea dumneavoastră.

Ce este important de reținut după închiderea fișei

"Închide fișa" este o acțiune activă care transmite programului comanda: "Adu depozitul în concordanță cu numărătoarea mea".
Programul nu afișează casările sau intrările în ferestre evidente, ci creează discret documente de sistem în Lista intrărilor (surplusuri) și Lista ieșirilor (lipsuri).
Întotdeauna recalculați costul după închiderea inventarierii, pentru ca rapoartele financiare și analiza profitabilității să funcționeze corect.
Dacă a apărut o eroare, anulați închiderea imediat, înainte ca magazinul să înceapă din nou să vândă marfa inventariată.

Întrebări frecvente

Ce face butonul „Închidere extras”?

Închiderea unui extras este o acțiune activă care obligă programul să alinieze soldurile din depozit cu numărarea reală. În momentul în care se apasă butonul, programul compară cantitatea introdusă cu cea existentă în baza de date și creează automat documente de ajustare: o chitanță pentru mărfurile cu surplus și un act de radiere pentru mărfurile cu deficit. Cantitatea de mărfuri din depozit începe apoi să corespundă exact cu realitatea.

De ce radierea mărfurilor nu este vizibilă după inventar?

Sentimentul că nu s-a întâmplat nimic apare deoarece Torgsoft efectuează toate ajustările în fundal, fără a afișa ferestre pop-up luminoase separate despre radierea cu succes. Documentele sunt create „în tăcere” în registrele corespunzătoare. În plus, dacă numărarea coincide perfect cu datele contabile ale programului, sistemul pur și simplu nu are nimic de soldat, iar documentele de ajustare de radiere sau înregistrare nu sunt create deloc.

Unde se găsesc surplusurile și lipsurile după un audit?

Programul plasează automat pe bonul fiscal bunurile constatate ca fiind excedentare (excedent), atribuindu-le furnizorului de sistem „VENITURI DIN STOCURI”. În aceste bonuri, prețul bunurilor constatate este introdus ca ultimul cost al achiziției acestora. Bunurile insuficiente (lipsuri) sunt înregistrate în acte de radiere create automat, care sunt asociate cu lista dumneavoastră de inventar.

În ce liste ar trebui să căutați documente create automat?

Pentru a găsi rezultatele înregistrării excedentelor, accesați meniul principal „Depozit” → „Lista de bonuri”. Vor apărea facturi de la furnizorul de sistem al inventarului. Actele de radiere a lipsurilor se găsesc în elementul de meniu „Depozit” → „Lista de cheltuieli”. Pentru o căutare rapidă în aceste formulare, puteți seta un filtru în câmpul „Tip document” (Venituri sau Radiere) și selecta data inventarului.

Se poate modifica lista de inventar după închidere?

Da, dacă ați închis inventarul, dar ați observat imediat o eroare, puteți face clic pe butonul „Anulare închidere”. Programul va șterge automat toate documentele corective create în depozit (scăderi și chitanțe) și puteți continua editarea calculelor. Important: acest lucru se poate face numai imediat după închidere. Dacă după aceea a existat deja o mișcare pentru bunurile inventariate (de exemplu, o vânzare sau un transfer), nu va fi posibilă anularea închiderii.

Ce trebuie făcut dacă inventarul a fost efectuat acum câteva zile, iar eroarea a fost găsită acum?

Dacă a trecut timpul și bunurile au deja o mișcare înregistrată, nu va fi posibilă anularea închiderii vechiului inventar. În acest caz, cea mai bună soluție este crearea unui nou extras de inventar exclusiv pentru acele poziții de produse problematice în care s-a produs o eroare. Pur și simplu introduceți cantitatea reală corectă, iar programul creează noi documente de ajustare pentru a echilibra soldurile.

De ce nu se calculează suma deficitară?

Acest lucru se întâmplă cel mai adesea dacă nu s-au calculat costul actului de lichidare și rezultatele inventarului (mai ales dacă programul sau serverul de aplicații a fost închis accidental în timpul calculului). Situația se rezolvă prin butonul „Recalculare sume” din extrasul de inventar sau printr-o recalculare generală a costului bunurilor. De asemenea, suma deficitară poate fi acoperită prin reasortiment - atunci când deficitul unei culori sau mărimi este acoperit de un surplus al altei culori din același model. În acest caz, suma deficitară se calculează ca diferența dintre suma totală a scoaterilor din stoc și suma reasortimentului și nu poate fi mai mică decât zero.

De ce programul afișează un cost „ciudat” în timpul inventarierii?

În bonul de inventar, prețul produsului este luat ca ultimul cost al achiziției sale (prețul de achiziție plus costul suplimentar al produsului). Dacă au existat erori de sistem în facturile vechi anterioare (de exemplu, casierul a scanat accidental un cod de bare în loc de preț sau cantitate), costul va fi calculat incorect, iar sumele vor fi anormale. În plus, imediat după închiderea extrasului de cont, este imperativ să se recalculeze prețul de cost, altfel în bonul de inventar poate fi afișat temporar un preț zero.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва

Vă mulțumim pentru feedback! Acesta va fi publicat după verificarea de către un moderator.

Articole similare

Nume de familie și prenume
Numar de telefon
Alte informații de contact
Tip de bază de date
Ai nevoie de un apel și de consultanță de la un angajat al companiei? Asa de Nu Alegeți una dintre opțiuni
Sunt de acord cu Politica de confidențialitate a Torgsoft. Vă rugăm să consultați Politica de confidențialitate a Torgsoft. Dacă sunteți de acord, vă rugăm să confirmați mai jos.