În Torgsoft, Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri se formează pe baza datelor din evidența depozitului: soldurile inițiale și documentele privind mișcarea mărfurilor.
Pentru a obține date corecte, trebuie să indicați corect data de început a evidenței, centrul de evidență și întreprinderea și să verificați documentele de depozit. O atenție aparte necesită situațiile în care un singur punct comercial este gestionat prin mai multe centre de evidență sau mărfurile sunt transferate între acestea.
Cum se deschide Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri
După activarea opțiunii suplimentare, accesați: Setări → Parametri → Opțiuni suplimentare → Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri. Activați parametrul «Utilizați pentru locul de lucru curent» și salvați setările.
Pentru a lucra cu documentul, deschideți: Depozit → Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri. În formular puteți seta data de început a evidenței, selecta centrul de evidență și întreprinderea, vizualiza documentele și mărfurile din acestea, precum și genera formularul pentru tipărire.
Cum formează Torgsoft soldurile inițiale
Primul parametru care trebuie indicat este «Data de început a evidenței».
După selectarea datei, Torgsoft calculează soldurile mărfurilor pentru această dată. În tabel apare rândul «Solduri inițiale».
În coloana «Suma recepției mărfurilor», programul afișează valoarea costului mărfurilor care se aflau în stoc la data selectată.
De exemplu, un antreprenor începe să țină formularul de la 1 septembrie. La această dată, în magazin există deja mărfuri care au fost recepționate anterior în Torgsoft. Programul va determina soldul acestora și va calcula suma totală la cost.
Recepțiile ulterioare, casările, retururile și alte operațiuni de depozit vor fi afișate ca documente separate.
De ce rândul «Solduri inițiale» poate fi gol
Dacă rândul «Solduri inițiale» lipsește sau suma sa este egală cu zero, verificați datele pentru data selectată.
În documentația Torgsoft sunt indicate două cauze principale:
-
la această dată, în program nu există solduri de mărfuri;
-
pentru mărfuri lipsește costul calculat.
În al doilea caz, trebuie să recalculați costul și apoi să generați din nou datele formularului.
Componența soldurilor inițiale poate fi verificată direct în formular. Selectați rândul «Solduri inițiale» și utilizați acțiunea «Produs». Torgsoft va afișa lista mărfurilor care participă la calcul.
Cum sunt luate în considerare soldurile negative
În formular există setarea «Luați în considerare soldurile negative ale mărfurilor».
Dacă aceasta este activată, la calcularea soldurilor inițiale Torgsoft va lua în considerare mărfurile care, la data de început a evidenței, au o cantitate negativă. Acest lucru modifică suma totală a soldurilor inițiale.
Dacă suma soldurilor inițiale ridică întrebări, verificați acest parametru și soldurile negative din evidența depozitului.
Serviciile nu sunt incluse în calculul sumelor din Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri.
Un punct comercial poate avea mai multe centre de evidență
În Torgsoft, un singur punct comercial fizic poate fi organizat prin mai multe centre de evidență.
De exemplu:
Magazin
- sală de vânzare;
- depozit.
În acest caz, în filtrul «Centru de evidență» trebuie selectate ambele centre. Torgsoft va afișa împreună datele acestora pentru acest punct comercial.
Există o particularitate importantă: transferurile interne între centrele de evidență selectate simultan în formular nu sunt afișate.
De exemplu, marfa a fost transferată din depozitul magazinului în sala de vânzare a aceluiași magazin. Dacă pentru formarea evidenței sunt selectate atât «Depozit», cât și «Sală de vânzare», documentul de transfer intern dintre acestea nu va fi afișat în formular.
Cantitatea mărfurilor este totuși luată în considerare în cadrul centrelor de evidență selectate.
De ce un transfer intern poate să nu fie afișat
Dacă vă așteptați să vedeți un transfer intern în Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri, verificați mai întâi filtrul «Centru de evidență».
Dacă expeditorul și destinatarul sunt incluși simultan în centrele de evidență selectate ale aceluiași punct comercial, Torgsoft nu afișează transferul dintre acestea. Aceasta este logica prevăzută a formularului.
Pentru transferurile între magazine diferite, verificați ce centre de evidență sunt selectate la formarea datelor. În fiecare caz, setul de centre trebuie să corespundă punctului comercial pentru care se ține formularul.
Documentul de transfer intern propriu-zis este păstrat în Torgsoft ca document de depozit. La centrul care primește marfa, transferul intern este de asemenea luat în considerare printre documentele de recepție.
Dacă se utilizează «Marfă în tranzit»
Modul «Marfă în tranzit» are propria succesiune pentru transferul intern: marfa este mai întâi înregistrată ca fiind în tranzit, apoi este recepționată de centrul destinatar.
Dacă un astfel de transfer nu este afișat în Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri în forma necesară, verificați:
- data documentului,
- centrul expeditor,
- centrul destinatar,
- starea transferului și
- faptul recepționării mărfii.
Afirmația separată potrivit căreia Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri exclude întotdeauna toate transferurile prin depozite de nivelul al treilea nu este descrisă suficient de clar în documentația actuală Torgsoft. Prin urmare, un astfel de comportament trebuie verificat pe baza documentelor concrete și a setărilor bazei de date.
Cum se lucrează cu notele din documente
În Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri sunt prevăzute informații despre documentul primar: tipul, data, numărul, contrapartea, suma și notele acestuia.
Datele principale ale documentului trebuie completate în câmpurile corespunzătoare din Torgsoft.
De exemplu, pentru numărul facturii furnizate de furnizor, în documentul de recepție există un câmp separat «Numărul facturii furnizorului». Acesta poate fi utilizat ulterior pentru căutarea și verificarea documentului.
Dacă pentru documentul de depozit este prevăzut un câmp pentru o notă sau un comentariu suplimentar, introduceți informațiile necesare la întocmirea documentului. După salvare, actualizați Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri și verificați coloana «Note» din datele generate.
Înainte de tipărire este recomandat să previzualizați rezultatul. Astfel puteți verifica ce date din documentul concret au fost incluse în formular.
Dacă într-o singură bază de date lucrează mai multe întreprinderi
În formular există filtrul «Întreprindere». Acesta este utilizat atunci când, într-o singură bază de date Torgsoft, se ține evidența pentru mai mulți antreprenori sau întreprinderi, iar documentele de depozit sunt asociate cu întreprinderea corespunzătoare.
După selectarea întreprinderii, Torgsoft formează datele pe baza documentelor care îi aparțin.
Este deosebit de important să verificați această setare atunci când mai mulți antreprenori lucrează cu același centru de evidență.
Ce filtre să utilizați
În Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri există și filtrele «Tip document», «Fiscalitatea mărfii» și «Categoria documentului».
Documentația Torgsoft le definește ca filtre analitice. Acestea modifică setul de date afișat în formular, de aceea este recomandat să fie utilizate pentru o analiză concretă. Pentru formarea obișnuită a documentului, trebuie verificat dacă nu au rămas active filtre analitice suplimentare după activitatea anterioară.
Acesta este unul dintre motivele pentru care utilizatorul poate vedea mai puține documente sau alte sume finale decât se aștepta.
Ce trebuie verificat înainte de tipărirea formularului
Înainte de formarea documentului, verificați:
-
Data de început a evidenței. De aceasta depinde calculul soldurilor inițiale.
-
Centrul de evidență. Pentru un singur punct comercial, selectați toate centrele prin care se ține evidența acestuia.
-
Întreprinderea. Verificați-o dacă în baza de date se ține evidența pentru mai mulți antreprenori sau întreprinderi.
-
Suma soldurilor inițiale. Dacă este necesar, deschideți componența rândului prin acțiunea «Produs».
-
Costul. Lipsa costului influențează suma soldurilor inițiale.
-
Parametrul «Luați în considerare soldurile negative ale mărfurilor». Acesta influențează și suma inițială.
-
Filtrele analitice. Verificați «Tip document», «Fiscalitatea mărfii» și «Categoria documentului».
-
Datele documentelor. Verificați data, numărul, contrapartea și nota acolo unde aceasta este utilizată.
-
Datele antreprenorului și ale punctului comercial. Numele complet și datele de adresă pentru formularul tipărit sunt preluate din setările întreprinderii, rețelei comerciale și centrului de evidență.
După verificare, apăsați «Tipărire». Torgsoft va deschide previzualizarea Formularului de evidență a stocurilor de mărfuri.
Dacă datele din formular nu corespund celor așteptate
Este convenabil să începeți verificarea de la partea în care a apărut diferența.
Pentru soldurile inițiale, verificați data, existența mărfurilor, costul și parametrul soldurilor negative.
Pentru transferul intern, verificați centrele de evidență selectate. Transferurile dintre centrele incluse în același punct comercial format nu sunt afișate în formular.
Pentru un document lipsă, verificați întreprinderea, filtrele active, data documentului și centrul de evidență.
Pentru datele din formularul tipărit, verificați datele întreprinderii, centrului de evidență, contrapărții și ale documentului de depozit propriu-zis.
Astfel puteți determina pe baza căror date Torgsoft a format un anumit rând și ce trebuie corectat în documentul sursă sau în setările formularului.
Reveniți la pasul anterior