Backup în producție: de la materii prime la produse finite

Antreprenorii care își automatizează producția se confruntă adesea cu problema diferențelor de sortiment, a confuziei în stocuri sau a lipsei neașteptate de materii prime, atunci când mai multe secții sau comenzi «revendică» simultan aceleași materiale din depozit. 

Modul de rezervare în producție este necesar anume pentru a limita posibilitatea creării mai multor acte de producție pe baza aceleiași liste de materiale disponibile efectiv, prin separarea fizică a materiilor prime necesare. 

Mai jos este descrisă logica de funcționare a rezervării materialelor în programul Torgsoft: de la adăugarea materiilor prime în act până la lansarea produselor finite.

1. Unde se păstrează rezerva și cum se creează

În sistemul Torgsoft, rezervarea materialelor pentru actele de producție se face prin mutarea materiilor prime într-un depozit tehnic de nivelul 3.

Materialul necesar poate fi rezervat în două moduri:

• Automat. Pentru aceasta, trebuie să accesați meniul formei «Producție» -> «Setări» și să activați parametrul «Rezervare automată a materialelor la crearea actului de producție». În acest caz, materia primă este atribuită imediat actului, fără intervenția utilizatorului.

• Manual. Utilizatorul poate selecta singur actul de producție necesar, în care materialele au fost deja adăugate, și poate apăsa butonul «Rezervare materiale pentru actul de producție».

Pe lângă actele de producție, există și posibilitatea de rezervare a materialelor pentru fișele de traseu. În acest caz, materia primă este rezervată pe baza datelor din fișa tehnologică, luând obligatoriu în considerare volumul total al lotului produsului fabricat.

2. Gestionarea rezervelor: fila «Rezervarea materialelor»

Pentru vizualizarea și gestionarea comodă a materiilor prime rezervate, în program există fila «Rezervarea materialelor». Aceasta este împărțită vizual și logic în două zone:

1. Rezervă — aici ajung imediat materialele dacă este activată rezervarea automată.

2. Materiale care așteaptă rezervarea — aici ajung implicit toate materialele actului de producție, dacă rezervarea automată este dezactivată și materia primă nu a fost încă fixată pentru act.

Pentru a rezerva materialele din lista de așteptare, trebuie să selectați pozițiile necesare și să apăsați butonul «Rezervare material». În fereastra care apare se indică cantitatea exactă de marfă pentru rezervă. Pentru a returna materia primă din rezervă, se folosește butonul «Scoatere din rezervă», după care materialele sunt mutate automat înapoi în lista de așteptare. Pentru comoditate, lista poate fi filtrată după numărul actului, disponibilitatea mărfii sau starea rezervei: rezervată complet sau parțial.

3. Mișcarea materialelor: casare, lansare și anulare

Procesul de rezervare și scoatere din rezervă creează în program documentele corespunzătoare de transfer intern al materiilor prime între depozite.

• Lansare completă sau casare. La lansarea produselor finite sau la casarea produsului, materialele rezervate sunt mutate automat în depozitul actului de producție și casate din acesta, în funcție de cantitatea de produse care a fost lansată.

• Anularea lansării. În cazul anulării lansării produselor finite, materialele sunt rezervate automat din nou, dacă setarea de rezervare automată este activă, pentru a acoperi volumul produselor anulate.

• Ștergerea actului. La ștergerea completă a actului de producție sau la ștergerea unui material din acesta, toată materia primă rezervată este mutată în depozitul principal, iar documentele de transfer intern sunt șterse.

4. Cum calculează programul stocurile și asigurarea cu materiale

Pentru ca proprietarul sau tehnologul să înțeleagă dacă materiile prime sunt suficiente, Torgsoft folosește două formule-cheie de calcul:

Câmpul «Stoc». Arată cantitatea de material care va rămâne în depozit după închiderea tuturor actelor și scoaterea tuturor rezervelor.

 Formula: cantitatea totală de material în depozitul actului de producție - Cantitatea totală de material ocupată în producție pentru produsele care nu au fost încă lansate + Cantitatea totală de material rezervată pentru toate actele de producție și fișele de traseu.

Câmpul «% material disponibil». Afișează gradul de asigurare cu materii prime pentru un anumit act de producție.

 Formula: (Cantitatea de material în rezervă + Cantitatea de material în depozitul actului de producție) / Cantitatea de material din actul de producție, fără a lua în calcul produsele deja lansate * 100. Dacă indicatorul este 100% — materiile prime disponibile și rezervate sunt exact atât cât este necesar pentru lansarea lotului; dacă indicatorul este 200% — materialul este de două ori mai mult decât necesarul.

5. Nuanțe importante și greșeli frecvente 

Particularitățile lansării parțiale a produselor. Materialul care, conform fișei tehnologice, trebuie casat direct la efectuarea operațiunii de producție nu va fi casat în timpul lansării parțiale a produselor. Restul acestui material va fi casat din depozit doar în momentul închiderii finale a actului de producție, adică după lansarea întregului lot. Dacă utilizatorul modifică manual cantitatea acestui material chiar în fișa de traseu, atunci casarea se va face conform datelor introduse manual.

Erori la ștergerea perioadelor închise. Uneori, la încercarea de a șterge statisticile perioadelor închise, utilizatorii primesc o eroare blocantă: "În sistem au fost detectate rezerve de materiale nefinalizate pentru producție", deși actele de producție indicate în mesaj au fost închise demult. Acest lucru se întâmplă dacă, din cauza factorului uman sau a unei erori, cândva din rezervă a fost returnată o cantitate mai mare de marfă sau materie primă decât a fost trimisă inițial acolo.