Reaprovizionare, lipsuri și surplusuri: cum se citesc corect rezultatele stocurilor

Expert în automatizarea tranzacțiilor la Torgsoft

Inventariere: cum să analizați diferențele de sortiment, lipsurile și surplusurile

Dacă după inventariere în fișă au apărut lipsuri mari, surplusuri sau o sumă a diferențelor de sortiment, acest lucru nu înseamnă încă faptul că toată marfa este pierdută în realitate. O parte din aceste diferențe apare din cauza diferențelor de sortiment, vânzării pe minus, erorilor de intrare a mărfii, ambalării sau confuziei între mărfuri similare. De aceea, înainte de închiderea fișei, este important să înțelegeți natura diferențelor, pentru a separa pierderea reală de marfă de o eroare de evidență și pentru a corecta corect stocurile.

Nu trebuie să considerați fiecare sumă mare a lipsurilor drept pierdere directă fără o verificare suplimentară. O parte din diferențe poate fi rezultatul diferențelor de sortiment, erorilor casierului, vânzării fără intrare, ambalării incorecte sau lucrului cu numere de serie. Dacă închideți fișa fără analiza cauzelor, programul va corecta stocurile, dar concluzia managerială privind pierderile sau responsabilitatea personalului poate fi greșită. Dacă nu sunteți sigur cum să interpretați diferențele mari din inventarierea dumneavoastră, contactați suportul tehnic.

Cumpărați Contractul de servicii de mentenanță

Cum arată problemele cu inventarierea

«În fișă este lipsă, deși marfa există fizic în sală.»
«Au apărut simultan minusuri la un produs și plusuri la altul.»
«Programul afișează o sumă mare în coloana "Suma diferenței de sortiment".»

Ce semne indică diferențe de sortiment, lipsuri sau surplusuri

În fișa de inventariere, coloana «Diferență» arată valori mari pozitive (surplus) și negative (lipsă).
Coloana «Suma diferenței de sortiment» conține o valoare diferită de zero.
În depozit există stocuri negative (minusuri) la anumite poziții încă înainte de începerea inventarierii.

De ce după inventariere apar diferențe mari

De ce după inventariere apar diferențe mari?

Motivul 1. Diferențe de sortiment din cauza confuziei între mărfuri similare

Diferența de sortiment este surplusul și lipsa simultană ale aceleiași modele de marfă, dar de sort diferit (culoare, mărime etc.).

Cum o recunoașteți? În fișă există o lipsă de șosete negre (-2 buc.) și un surplus de șosete maro (+2 buc.).
De ce apare? Vânzătorul i-a dat clientului șosete negre, dar pentru rapiditate a scanat codul de bare de pe cele maro (pentru că erau mai aproape sau aveau același preț). Pentru vânzător, marfa diferă adesea doar prin preț, dar pentru program acestea sunt produse diferite.

Motivul 2. Marfa a fost vândută sau introdusă cu erori înainte de intrarea corectă

Cum o recunoașteți? Marfa există fizic în magazin (surplus la inventariere), dar înainte programul arăta cantitatea ei pe minus.
De ce apare? Marfa a început să fie vândută înainte ca factura de intrare să fie introdusă în program (vânzare pe minus). De asemenea, cauza poate fi faptul că la recepția mărfii furnizorul a trimis o mărime, iar în factură a fost introdusă din greșeală alta.

Motivul 3. Eroare de ambalare, despachetare sau asamblare

Cum o recunoașteți? Există lipsa unui ambalaj întreg de marfă și, simultan, surplus de marfă la bucată din același ambalaj (sau invers).
De ce apare? Marfa se vinde și la ambalaj, și la bucată. Vânzătorul a desfăcut cutia, dar nu a făcut dezmembrarea în program și a început să vândă la bucată.

Motivul 4. Lipsă reală de marfă (furt sau vânzare neînregistrată)

Cum o recunoașteți? În fișă există doar minus (lipsă). Nu există surplusuri de mărfuri similare care ar putea acoperi această lipsă.
De ce apare? Marfa lipsește fizic din depozit, dar în program rămâne în stocuri, deoarece nu a fost efectuat niciun document de depozit care ar fi trebuit să îi reducă cantitatea: vânzare, retur către furnizor, casare, transfer sau altă operațiune. În acest caz, trebuie să verificați mișcarea mărfii și să aflați în ce etapă stocul din program a încetat să corespundă disponibilității reale.

Motivul 5. Surplus real de marfă

Cum îl recunoașteți? În fișă există o diferență pozitivă care nu este acoperită de nicio lipsă.
De ce apare? Furnizorul a adus accidental mai multă marfă decât era în factură, iar acest lucru nu a fost observat la recepție. Sau cumpărătorul a returnat marfa, banii i-au fost dați din casă, dar returul documentar în program nu a fost înregistrat.

Algoritm de acțiuni: cum să verificați și să corectați

Deschideți fișa de inventariere (Depozit → Starea depozitului → Fișa de inventariere) și verificați coloanele «Suma pe intrări», «Suma pe casări», «Suma diferenței de sortiment» și «Suma lipsurilor».
Analizați diferența de sortiment. Programul face automat compensarea surplusurilor și lipsurilor pentru modele identice. De exemplu, dacă lipsesc 2 perechi de șosete negre (câte 10 UAH) și există 2 perechi de șosete maro în plus (câte 10 UAH), programul va casa șosetele maro și va înregistra intrarea celor negre. Suma diferenței de sortiment va fi 20 UAH. Atenție: dacă valoarea lipsurilor depășește valoarea surplusului, diferența va intra în lipsa reală.
Verificați mișcarea mărfii suspecte. Selectați marfa cu lipsă/surplus și apăsați butonul Mișcarea mărfii. Verificați dacă nu au existat vânzări pe minus sau bonuri anulate.
Corectați erorile cu marfa în garanție/cu număr de serie (dacă există). Dacă există lipsă pe un număr de serie și surplus pe altul (pentru că vânzătorul a încurcat cutiile), folosiți acțiunea Înlocuirea numărului de serie în fișă, pentru a exclude diferența de sortiment.
Închideți fișa de inventariere (butonul Închide fișa).

Programul va crea automat documentul Intrare pentru toate surplusurile identificate. Prețul de achiziție va fi preluat din ultimul cost.
Programul va crea automat documentul Casare pentru toate lipsurile identificate.

După închiderea fișei, cantitatea de marfă din depozit va fi adusă în concordanță cu cea reală.

Cum verificați că inventarierea a corectat stocurile corect

Accesați Depozit → Starea depozitului.
Activați filtrul Doar cu cantitate negativă. Lista trebuie să fie goală.
Găsiți marfa la care a existat diferență de sortiment — cantitatea ei reală trebuie să corespundă exact cantității numărate.

Ce trebuie făcut dacă eroarea a fost găsită după închiderea fișei

Dacă ați închis fișa, dar apoi ați mai găsit o cutie cu marfă — nu trebuie să anulați închiderea fișei dacă după aceasta au existat deja vânzări (mișcare de marfă). Creați o fișă nouă de inventariere doar pentru pozițiile găsite și introduceți cantitatea lor reală, după care închideți din nou fișa.

Ce trebuie pregătit pentru suportul tehnic dacă diferențele nu se potrivesc

Versiunea Torgsoft (Ajutor → Despre program).
Numărul fișei de inventariere și data închiderii acesteia.
Codurile de bare (sau articolele) pentru 2-3 mărfuri problematice.
Captură de ecran cu mișcarea mărfii pe aceste poziții.

Cum preveniți diferențele de sortiment, lipsurile și surplusurile pe viitor

Interziceți vânzarea pe minus. În meniul Setări → Parametri → Evidență, setați Interzice vânzarea pe minus. Acest lucru va împiedica apariția stocurilor negative.
Limitați drepturile vânzătorului. Dezactivați accesul vânzătorilor la vizualizarea stocurilor din depozit. Dacă vânzătorul nu vede că marfa nu există în bază, nu va putea ajusta numărătoarea la cifrele așteptate.
Marcați toată marfa cu coduri de bare unice. Dacă producătorul folosește același cod de bare pentru diferite mărimi/culori de îmbrăcăminte, generați propriile coduri de bare Torgsoft și relipiți etichetele. Acest lucru va preveni diferențele de sortiment la casă.
Controlul anulării mărfii. Activați setarea Înregistrează ștergerea mărfii din vânzare cu introducerea obligatorie a motivului. Acest lucru va permite identificarea persoanei care ia banii, dar anulează bonul.

Întrebări frecvente

Ce este reasortimentul?

Reasortimentul este o situație în contabilitate când în timpul stocurilor se detectează simultan un deficit al unui produs și un exces al altuia (de obicei, de o varietate, culoare sau mărime diferită). De exemplu, de fapt vă lipsesc două perechi de șosete negre, dar aveți două maro în plus.

Programul Torgsoft este capabil să analizeze automat astfel de discrepanțe și să compenseze surplusurile și lipsurile dacă acestea se referă la aceleași modele de produse. Diferența de valoare dintre aceste produse amestecate este înregistrată într-o coloană specială a extrasului de cont - „Suma reasortimentului”.

De ce este un produs în deficit și altul în surplus?

Cel mai adesea acest lucru se întâmplă din cauza unei erori neintenționate a vânzătorului la casă sau a unei confuzii cu codurile de bare. Pentru vânzător, produsele similare (de exemplu, tricouri de culori diferite, dar cu același preț) par vizual identice, așa că, pentru rapiditate, acesta poate scana codul de bare de la articolul care este mai aproape și poate da fizic cumpărătorului un altul.

Ca urmare a unor astfel de acțiuni, computerul scoate din depozit produsul al cărui cod de bare a fost scanat (formând deficitul său virtual), în timp ce produsul vândut efectiv rămâne „atârnat” în soldurile din baza de date, formând un surplus.

Este posibilă „închiderea” unei reaprovizionări cu o singură declarație de inventar?

Da, o reaprovizionare se închide automat în cadrul unei singure declarații de inventar. Când finalizați numărătoarea și faceți clic pe butonul „Închidere declarație”, programul însuși analizează soldurile reale pe care le-ați introdus și le compară cu datele computerului.

După aceea, Torgsoft creează automat un document de chitanță pentru toate surplusurile detectate (evaluându-le la ultimul preț de achiziție) și un document de radiere pentru toate lipsurile. Datorită acestui fapt, cantitatea de mărfuri din depozit este adusă automat în concordanță cu cantitatea reală, fără a fi nevoie să creați manual documente corective.

De unde provin lipsurile mari în timpul unui audit?

Lipsurile uriașe apar cel mai adesea din două grupuri principale de motive. În primul rând, poate fi vorba de un furt real de mărfuri din zona de vânzări sau de acțiuni lipsite de scrupule ale personalului (de exemplu, atunci când un vânzător ia bani de la un client, dar apoi anulează complet vânzarea în cadrul programului). Dacă toate datele de inventar arată constant un număr mare de lipsuri și reasamblare, conducerea ar trebui să verifice cu atenție activitățile vânzătorilor.

În al doilea rând, lipsurile pot fi „virtuale” (contabile). Acestea apar din cauza erorilor de ambalare sau asamblare (mărfurile sunt vândute individual, fără a despacheta cutia în program) sau atunci când mărfurile au fost vândute activ „în pierdere” înainte de introducerea facturii primite. Motivul poate fi, de asemenea, facturi neemise sau erori ale casierilor care scanează alte mărfuri în locul celor vândute.

Cum se verifică dacă este o eroare a casierului și nu un furt real?

Principala diferență dintre o greșeală și un furt este prezența aceluiași reasortiment. Dacă este o simplă eroare a casierului sau o confuzie, atunci lipsa unui produs va fi neapărat acoperită de un exces al altuia, foarte similar ca caracteristici sau preț al produsului.

Dacă raportul de inventar înregistrează doar o sumă pozitivă a lipsei (adică doar minusuri pentru produs) și nu există surplusuri suprapuse, acesta este un semnal clar al unei pierderi reale a produsului sau al unei vânzări dincolo de casa de marcat. Pentru a verifica un articol suspect mai aprofundat, trebuie să selectați acest produs și să utilizați funcția „Mișcarea produsului”, unde puteți urmări toate operațiunile, vânzările și anulările legate de această unitate.

Cum afectează un cod de bare incorect sau o confuzie între produse similare?

Confuzia cu codurile de bare duce direct la o distorsionare a imaginii reale a soldurilor și la formarea constantă a reasortimentului. De exemplu, dacă un producător folosește același cod de bare pentru diferite mărimi sau culori de îmbrăcăminte, programul nu va putea să radieze corect articolele specifice vândute, ceea ce face imposibilă o contabilizare dimensională precisă.

Pentru a evita acest haos, programul Torgsoft are capacitatea de a genera propriile coduri de bare unice pentru fiecare variantă a produsului (culoare, mărime sau lot diferit). Utilizarea codurilor de bare unice și imprimarea propriilor etichete elimină complet situațiile în care casierul alege produsul „ochi cu ochiul”, garantând că articolul care a fost dat fizic cumpărătorului va fi radiat din casa de marcat.

De ce nu se află întregul produs în inventar?

Produsul poate să nu fie inclus în listă dacă parametrii de filtrare au fost configurați incorect la crearea acesteia. De exemplu, ați putea adăuga accidental produse doar de un anumit tip sau o parte a produsului ar putea „să rămână blocată” în depozite de nivel trei sau în mișcări interne incomplete.

De asemenea, depinde de setările de bază ale listei de inventar în sine. Dacă în câmpul „Dacă produsul nu se găsește în listă” ați selectat opțiunea „Raportează o eroare”, atunci la scanarea unui produs care nu se afla în lista formată anterior, acesta nu va fi adăugat automat. Pentru ca produsele noi, necontabilizate, să fie incluse în audit în timpul scanării, trebuie să setați parametrul „Adăugați produs în listă”.

Cum să pregătiți corect un audit pentru a evita distorsiunile?

Cel mai important pas pentru a evita distorsiunile și erorile este blocarea corectă a produsului în timpul numărării. Când creați o listă, asigurați-vă că selectați setarea „Blocați produsul la adăugarea în listă” (dacă efectuați un audit într-un magazin închis) sau „Blocați produsul după prima scanare” (dacă comerțul continuă în paralel). Acest lucru vă va permite să corectați soldurile și să evitați confuzia dintre vânzările curente și numărare.

În plus, este extrem de important să limitați drepturile vânzătorilor. În setările rolului personalului, trebuie să activați o interdicție, astfel încât vânzătorii care efectuează auditul să nu vadă cantitatea computerizată de mărfuri din depozit. Acest lucru îi va obliga să introducă cantitatea fizică reală a mărfurilor numărate și va elimina orice posibilitate de fraudă sau de „ajustare” a numărăturilor la numerele așteptate de sistem.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва

Vă mulțumim pentru feedback! Acesta va fi publicat după verificarea de către un moderator.

Articole similare

Nume de familie și prenume
Numar de telefon
Alte informații de contact
Tip de bază de date
Ai nevoie de un apel și de consultanță de la un angajat al companiei? Asa de Nu Alegeți una dintre opțiuni
Sunt de acord cu Politica de confidențialitate a Torgsoft. Vă rugăm să consultați Politica de confidențialitate a Torgsoft. Dacă sunteți de acord, vă rugăm să confirmați mai jos.