Actualizare în masă a caracteristicilor prin import: cum să nu pierdeți sau să ștergeți datele existente

Importul datelor din Excel este una dintre cele mai rapide modalități de a actualiza în masă catalogul de produse în programul Torgsoft. Totuși, utilizarea incorectă a setărilor de import poate duce la pierderea informațiilor importante, inclusiv a denumirilor produselor sau a istoricului reevaluării acestora. Mai jos sunt analizate în detaliu principalele nuanțe ale actualizării masive a bazei.

Nuanțele utilizării setării «Actualizați parametrii produsului»

În timpul importului, utilizatorul poate activa comutatorul «Actualizați parametrii produsului». Această funcție lucrează astfel: dacă programul găsește în bază un produs după parametrii de căutare specificați (de exemplu, după codul de bare sau articol), acesta actualizează automat datele produsului conform valorilor indicate în fișierul de import.

În ce constă problema ștergerii denumirilor? 

Dacă acest parametru este activat, programul poate actualiza incorect câmpurile «Denumirea produsului» și «Denumirea scurtă a produsului» pentru pozițiile existente. Acest lucru se întâmplă deoarece programul formează o denumire nouă doar din acele câmpuri care sunt prezente în fișierul de import și care intră în regula dumneavoastră de formare a denumirii.

De exemplu, dacă denumirea completă a produsului din baza dumneavoastră este formată din tipul produsului, producător, culoare și articol, iar dumneavoastră încărcați un fișier Excel doar cu articolul și prețul nou, programul va rescrie denumirea, lăsând în ea doar articolul. Toate celelalte informații din denumire vor dispărea.

Cum se rezolvă această problemă?

Pentru a actualiza caracteristicile produselor și a nu deteriora denumirile, este important să pregătiți corect fișierul de import și să verificați câmpurile din care se formează denumirea produsului în Torgsoft.

Ordinea recomandată a acțiunilor:

1. Împărțiți fișierul mare de import în părți mai mici — de preferință după categoriile de produse. Astfel va fi mai ușor să verificați rezultatul și să găsiți facturile necesare după import.
2. Înainte de import, verificați dacă fișierul conține toate câmpurile din care se formează denumirea produsului: tipul produsului, producătorul, culoarea, articolul sau alte caracteristici utilizate în regula dumneavoastră de denumire.
3. În timpul importului, selectați exact acele caracteristici care trebuie actualizate și asigurați-vă că sunt completate corect.
4. Efectuați importul cu parametrul «Actualizați parametrii produsului» activat.
5. După import, verificați dacă s-au actualizat corect caracteristicile și denumirile produselor. Abia după aceea treceți la următoarea parte a fișierului.

Acțiunea «Actualizați denumirea produselor» trebuie folosită nu ca pas obligatoriu după fiecare import, ci ca modalitate de corectare, dacă în timpul pregătirii fișierului sau al selectării câmpurilor pentru import au fost comise greșeli, iar denumirile produselor s-au format incorect.

Particularitățile fixării prețurilor la importul produsului în cantitate zero

Adesea, importul este folosit pentru reevaluare masivă: se încarcă lista de prețuri a furnizorului pentru actualizarea prețurilor de vânzare cu amănuntul. Totuși, utilizatorii se confruntă cu situația în care modificarea prețului de vânzare cu amănuntul nu este afișată în «Protocolul de reevaluare» și în formularul «Modificarea prețului de vânzare».

De ce nu se fixează reevaluarea? 

Această situație apare dacă reevaluarea se face prin importul produsului în cantitate zero, cu un nou preț de vânzare cu amănuntul. Logica programului este că faptul modificării prețului de vânzare nu se fixează în formularul «Modificarea prețului de vânzare» pentru centrul de evidență al facturii de intrare, deoarece produsul nu se află efectiv în soldul acestui depozit.

Totuși, dacă același produs este prezent fizic (există solduri) în alte centre de evidență ale rețelei dumneavoastră comerciale și aveți activată sincronizarea prețurilor între magazine, atunci pentru acele depozite modificarea prețului va fi fixată cu succes în istoric.