Organizarea muncii depozitarului cu transferuri interne: responsabilitate, multiplicitate și control

Transferul intern al mărfurilor este unul dintre cele mai importante procese de depozit pentru întreprinderile care au un depozit central și mai multe puncte de vânzare, deoarece permite aprovizionarea neîntreruptă a magazinelor cu sortimentul necesar. 

De regulă, antreprenorii se confruntă cu întrebări practice privind organizarea acestui proces: 

Programul Torgsoft dispune de instrumente integrate care soluționează aceste probleme și reduc la minimum influența factorului uman.

1. Responsabilitate personală: câmpul «Gestionar»

Pentru ca proprietarul sau managerul să poată înțelege clar cine este responsabil pentru pregătirea și expedierea unui anumit transfer, programul permite evidența gestionarilor.

• Desemnarea persoanei responsabile. La crearea documentului în regimul «Document» — «Transfer intern» sau în timpul distribuirii automate a mărfurilor între punctele de vânzare, utilizatorul poate selecta din listă angajatul responsabil în câmpul special «Gestionar». Acest angajat este asociat documentului în ansamblu, nu produselor individuale din acesta.

• Completare obligatorie. Pentru ca personalul să nu uite să indice persoana responsabilă, în setările formularelor de distribuire poate fi activată opțiunea «Indicați întotdeauna gestionarul». Dacă această setare este activată, crearea unui transfer intern fără indicarea gestionarului nu va fi posibilă.

• Filtrare și imprimare. Informațiile despre angajatul responsabil sunt afișate într-o coloană separată în «Registrul transferurilor interne», precum și în formularul «Marfă în tranzit». Cu ajutorul filtrului «Gestionar», angajatul depozitului poate găsi rapid documentele care îi sunt atribuite pentru pregătire. În plus, informațiile cu numele gestionarului pot fi imprimate pe formularul tipărit al documentului de transfer intern.

2. Controlul multiplilor cantității din ambalaj în timpul transferului

Apare frecvent situația în care, în timpul distribuirii mărfurilor între punctele de vânzare, gestionarul trebuie să expedieze produsele în cutii, deși evidența în program este ținută în bucăți. Din această cauză există riscul introducerii unei cantități care nu se împarte exact la cantitatea din ambalaj, ceea ce poate duce la încurcarea produselor sau la lipsuri în magazine.

Această problemă poate fi soluționată cu ajutorul opțiunii suplimentare «Caracteristicile metrice ale produsului».

• Configurarea cantității din ambalaj. În fișa tipului de produs sau direct în fișa produsului se stabilește parametrul «Cantitate în ambalaj». De exemplu, plintele sau plăcile ceramice pot fi vândute la bucată, dar transferate numai în ambalaje întregi a câte 5 unități.

• Control vizual. La formarea unui transfer intern sau la distribuirea mărfurilor este afișată coloana «Cantitate în ambalaj». Dacă utilizatorul introduce o cantitate care nu este un multiplu al cantității din ambalaj, de exemplu încearcă să transfere 7 bucăți în loc de 5 sau 10, programul evidențiază rândul respectiv cu roz deschis sau roșu.

• Restricții în program. În «Condițiile de distribuire» poate fi configurat un control strict: programul poate fie să afișeze doar un avertisment privind cantitatea necorespunzătoare, fie să interzică complet formarea unui transfer cu o cantitate care nu este un multiplu al cantității din ambalaj.

3. Protecție împotriva erorilor de scanare: restricții după tipurile de produse

În depozitele mari, de exemplu în cele cu piese auto, unde multe produse seamănă între ele, gestionarul poate lipi accidental un cod de bare greșit sau poate scana o altă piesă. Pentru a împiedica adăugarea unui produs necorespunzător în document, se utilizează restricțiile după tipurile de produse.

Cum funcționează?

La crearea unui transfer nou trebuie bifată opțiunea «Utilizați restricții după tipurile de produse» și apăsat butonul «Configurare». Se va deschide o fereastră în care trebuie indicate exact tipurile de produse permise pentru transferul respectiv.

Controlul scanării

Dacă, în timpul pregătirii mărfurilor cu ajutorul scanerului de coduri de bare, gestionarul încearcă să adauge un produs care nu aparține unui tip permis, programul nu va adăuga produsul în listă, va afișa un mesaj de eroare și va reda un semnal sonor. Astfel, gestionarul trebuie să se oprească și să verifice produsul pe care îl ține în mână.

4. Verificarea dublă a documentelor și regimul «Marfă în tranzit»

Problema încrederii și a exactității dintre depozitul expeditor și magazinul destinatar este soluționată prin utilizarea regimului «Marfă în tranzit» și a instrumentelor de verificare.

• Verificarea inițială și verificarea repetată. Programul permite verificarea aceluiași document de două ori. Mai întâi, gestionarul din depozitul expeditor efectuează verificarea «Inițială» în timpul pregătirii comenzii, scanând toate produsele. Apoi, când marfa ajunge fizic în magazin, partea care o recepționează efectuează verificarea «Repetată» cu propriul scaner, prin regimul «Marfă în tranzit».

• Protecție împotriva manipulărilor la punctele de vânzare. Pentru ca personalul necinstit din magazinul care recepționează marfa să nu poată modifica în mod neautorizat cantitatea primită, de exemplu să indice o cantitate mai mică și să își însușească diferența, este disponibilă funcția «Blocați verificarea repetată». Astfel, documentul este recepționat strict conform rezultatelor verificării inițiale efectuate de depozit, iar modificările pot fi introduse numai de o persoană autorizată.

• Înregistrarea diferențelor. Dacă, în timpul recepționării documentului sau al aplicării rezultatelor verificării, se constată că numărul de produse scanate efectiv nu corespunde cantității din document, programul va afișa un avertisment. Utilizatorul poate recepționa marfa în cantitatea verificată efectiv și poate imprima un «Raport privind diferențele» pentru conducere. În funcție de setări, programul va crea automat documente de corectare pentru surplusul sau lipsa de marfă.

Utilizarea acestor instrumente în Torgsoft permite organizarea unui proces transparent și strict controlat de transfer al bunurilor materiale, în care fiecare eroare este identificată încă din etapa scanării codului de bare, iar responsabilitatea pentru fiecare cutie este atribuită clar unui anumit angajat.