Contabilizarea garanției după numere de serie: setări și verificări cheie

Evidența garanției în programul Torgsoft — este un instrument pentru urmărirea unităților de marfă (de exemplu, electronice, electrocasnice, piese de schimb) care necesită identificare individuală și service. Această funcționalitate devine disponibilă după activarea opțiunii suplimentare plătite «Evidența produselor cu garanție după numere de serie».

Mai jos este prezentat un ghid detaliat pentru configurarea acestui mod și verificările sale cheie.

1. Configurarea evidenței garanției

Configurarea se face prin nomenclatorul tipurilor de marfă. Acest lucru permite să definiți flexibil care grupe de produse necesită evidența numerelor de serie (SN).

Pașii de configurare:

1. Accesați meniul Merceologie — Tip de marfă.

2. Selectați ramura necesară (grupa de marfă) și apăsați Modificare.

3. În câmpul Evidență după numere de serie selectați unul dintre cele trei moduri:

•    Nu se ține evidența garanției (Fără numere de serie). Pentru produse obișnuite. În acest caz, puteți specifica termenul de garanție în fișa produsului, dar sistemul nu va solicita introducerea SN.

•    Se ține evidența garanției. Permite introducerea SN, dar nu blochează operațiunile în caz de neconcordanțe.

•    Se ține evidența strictă a garanției (Recomandat). Asigură control strict asupra mișcării fiecărui număr unic.

Configurarea șabloanelor de tipărire. Puteți configura un șablon individual al certificatului de garanție pentru fiecare tip de marfă. Acest lucru se face în fișa tipului de marfă prin butonul «Configurarea șablonului certificatului de garanție». Dacă nu este selectat un șablon individual, se utilizează șablonul general din setările programului.

2. Verificări cheie și logica de funcționare (Evidență strictă)

Cele mai importante verificări sunt efectuate chiar de program dacă este selectat modul «Evidență strictă a garanției». Acest lucru permite evitarea încurcăturilor și a erorilor personalului.

Verificările principale ale sistemului:

• Recepție. Programul nu va permite recepționarea unui produs cu un număr de serie care există deja în stoc (prevenirea dublurilor).

• Vânzare. Programul nu va permite vânzarea unui produs al cărui număr de serie nu există în stocurile din program.

• Retur de la client. Programul va interzice returnarea unui produs al cărui număr de serie figurează deja în stoc (adică se presupune că nu a fost vândut).

• Cost. Produsele cu evidență strictă a garanției nu intră sub metoda de descărcare FIFO. La vânzare se descarcă costul numărului de serie concret, la care acesta a fost achiziționat.

3. Procese operaționale

Recepția mărfii

La adăugarea unui produs în factura de recepție se deschide o fereastră pentru introducerea numerelor de serie.

• Numărul de numere introduse trebuie să corespundă exact cantității de marfă din factură.

• SN pot fi introduse manual sau scanate cu un scanner de coduri de bare.

• În tabelul facturii, SN nu se afișează, dar pot fi vizualizate/editate prin butonul Evidența numerelor de serie.

Vânzarea și tipărirea certificatelor de garanție

În timpul vânzării, la scanarea produsului, programul solicită introducerea sau scanarea numărului său de serie. Dacă numărul există în program printre stocurile acestui produs, programul generează certificatul de garanție.

• Dacă în documentul de vânzare trebuie adăugate imediat mai multe unități de produs, pentru accelerare puteți activa opțiunea «Scanează numărul de serie în ciclu».

• Setările pentru tipărirea certificatului de garanție (tipărire automată, propunere de tipărire sau fără tipărire) se stabilesc în meniul Setări — Parametri — Bon.

Inventariere

Inventarierea produselor cu garanție permite identificarea încurcăturilor de serie (când fizic există un număr, iar în bază — altul).

• La crearea listei de inventariere, în câmpul Categorie selectați După numere de serie.

• Dacă se constată o neconcordanță (un număr în plus, altul în lipsă), utilizați funcția «Înlocuirea numărului de serie în caz de încurcătură». Acest lucru va permite corectarea automată a ultimului document de vânzare, prin înlocuirea numărului greșit cu cel găsit efectiv.

4. Rapoarte și control

Pentru analiză se utilizează meniul Depozit — Evidența garanției. Raportul este format din două file principale:

1. Stocurile produselor cu garanție. Arată toate produsele disponibile în stoc cu numerele lor de serie. De aici puteți tipări etichete cu coduri de bare unice pentru fiecare SN.

2. Evidența garanției. Arată istoricul produselor vândute. Aici puteți vedea data vânzării, termenul de garanție și câte zile de garanție au rămas. Produsele cu garanție activă sunt evidențiate cu verde.

3. Căutarea istoricului produsului. Puteți găsi istoricul complet al mișcării unui anumit dispozitiv (când a fost cumpărat, cui a fost vândut, dacă a fost în reparație), pur și simplu scanând numărul său de serie în câmpul de căutare din formularul Evidența garanției.

Funcționalități suplimentare

• Seturi. Puteți crea seturi formate din produse cu numere de serie. La vânzarea unui astfel de set, programul va descărca automat componentele cu numerele corespunzătoare.

• Reparații. Dacă se utilizează opțiunea «Reparații și service în garanție», numărul de serie este identificatorul cheie pentru preluarea produsului în service și verificarea termenului de garanție.