Lucrul cu acte de radiere: cum să găsiți, să editați sau să anulați un document

În procesul comerțului cu amănuntul apar frecvent situații în care marfa trebuie scoasă din evidența magazinului: termenul de valabilitate a expirat, a fost identificat un defect sau o deteriorare ori proprietarul ia marfa pentru necesități personale. 

Pentru înregistrarea acestor operațiuni, în program se utilizează modul de scoatere din gestiune. În timpul utilizării acestui mod apar cel mai frecvent următoarele întrebări: 

Să analizăm cum funcționează acest proces.

Cum poate fi găsit un document de scoatere din gestiune creat anterior

Un document de scoatere din gestiune creat anterior poate fi găsit în mai multe moduri convenabile:

1. Prin "Lista cheltuielilor". Accesați meniul Depozit — Lista cheltuielilor. Acest mod este destinat vizualizării tuturor documentelor de ieșire, inclusiv scoateri din gestiune, retururi către furnizor, cheltuieli rezultate din dezmembrare și alte operațiuni, pentru perioada selectată. Cu ajutorul filtrelor puteți găsi rapid documentul necesar.

2. Din fereastra de creare a scoaterii din gestiune. Accesați Document — Scoaterea mărfii din gestiunea depozitului și apăsați butonul Selectarea unui document existent. Se va deschide formularul Lista cheltuielilor, în care câmpul "Tip" va avea deja selectată valoarea "Scoatere din gestiune". După indicarea perioadei necesare, veți vedea lista documentelor și veți putea selecta documentul necesar apăsând butonul Selectare.

Dacă nu puteți găsi documentul necesar, verificați dacă efectuați căutarea în perioada corectă. De asemenea, dacă doriți să găsiți o anumită marfă scoasă din gestiune, verificați setările căutării: după codul de bare sau după codul articolului.

Cum poate fi modificat un document de scoatere din gestiune

Dacă documentul conține o eroare, acesta poate fi corectat cu condiția să nu fie închis.

• Modificarea datelor documentului. În fereastra Lista cheltuielilor, selectați documentul și apăsați butonul Modificare. Se va deschide fereastra "Document de depozit", în care puteți modifica numărul și data documentului, precum și adăuga sau modifica un comentariu.

• Schimbarea destinației. Cu ajutorul butonului Modificarea parametrilor, disponibil direct în modul de scoatere din gestiune, poate fi schimbată contrapartea, adică poate fi modificată destinația documentului respectiv, de exemplu motivul scoaterii din gestiune.

• Modificarea conținutului documentului. Puteți elimina din document marfa adăugată din greșeală sau puteți adăuga o marfă nouă folosind scanerul ori butoanele de selectare manuală din depozit.

Antreprenorii întreabă frecvent despre prețul de scoatere din gestiune. Marfa nu este scoasă din gestiune la prețul de vânzare cu amănuntul și nici la prețul de achiziție, ci exclusiv la costul său. Dacă scoateți din gestiune o marfă defectă, de exemplu îmbrăcăminte deteriorată, costul acesteia este înregistrat ca pierdere, ceea ce reduce profitul total al întreprinderii. Dacă sunt scoase din gestiune materiale utilizate în producție, costul acestora este transferat în costul produsului finit și va influența profitul numai după vânzarea acestuia. Pentru a verifica dacă marfa a fost scoasă corect din gestiune, utilizați butonul Calculul costului din documentul de scoatere din gestiune. Dacă este necesar, documentul poate fi tipărit în două formate: la cost sau la prețurile de vânzare cu amănuntul.

Cum poate fi anulat sau șters un document de scoatere din gestiune

Pentru anularea completă a scoaterii din gestiune, documentul trebuie șters. Acest lucru poate fi făcut în Lista cheltuielilor cu ajutorul butonului Ștergere. După aceea, marfa va fi restituită automat în evidența depozitului. Acțiunea de ștergere este înregistrată obligatoriu în Fișier — Jurnalul acțiunilor utilizatorilor, unde sunt indicate tipul documentului, numărul, data, suma și utilizatorul care l-a șters.

Aceasta este cea mai frecventă întrebare care apare în timpul lucrului cu scoaterile din gestiune. Modificarea sau ștergerea este interzisă în următoarele cazuri:

1. Perioadă închisă. Nu veți putea șterge înregistrarea dacă data documentului se află într-o perioadă închisă.

2. Documentul a fost închis manual. Dacă documentul are starea "Închis", programul va afișa eroarea "Documentul este închis. Toate operațiunile sunt interzise". Pentru a-l modifica, în Depozit - Lista cheltuielilor trebuie utilizată acțiunea Schimbarea stării — Deschidere.

3. Scoateri automate din gestiune. Aceasta este cea mai strictă restricție. Documentele automate de scoatere din gestiune nu pot fi deschise, modificate sau șterse. Acestea sunt create automat de program și primesc imediat starea "Închis". Printre aceste documente se numără:

•   Scoaterile din gestiune create după închiderea situației de inventariere, atunci când este identificată o lipsă de marfă.

•   Scoaterea din gestiune a materialelor utilizate în producție. Este interzisă modificarea stării unui astfel de material sau anularea directă a scoaterii sale din gestiune. Pentru anularea acestei operațiuni trebuie șters documentul de producție propriu-zis, dacă în baza acestuia nu a început încă fabricarea produselor.

•   Scoaterea din gestiune a pieselor de schimb în timpul înregistrării unei reparații.

Dacă întâlniți un document creat automat, iar programul afișează mesajul "Modificarea este interzisă. Documentul a fost creat automat", trebuie să identificați sursa inițială a creării acestuia, precum situația de inventariere, documentul de producție sau reparația, și să efectuați anularea sau modificarea prin modul inițial corespunzător.