Notificarea automată a clienților despre vânzarea bunurilor lor

Antreprenorii care lucrează pe baza contractelor de comision sau iau mărfuri spre vânzare se confruntă zilnic cu o problemă operațională serioasă — necesitatea de a raporta la timp furnizorilor. 

Când sortimentul include mii de poziții, iar vânzările au loc continuu, urmărirea manuală a mărfii vândute și a furnizorului căruia îi aparține devine extrem de ineficientă. Proprietarii de afaceri solicită de obicei o soluție pentru automatizarea acestui proces, astfel încât să nu întocmească rapoarte manual, să nu uite de decontările reciproce și să informeze la timp partenerii despre necesitatea completării stocurilor. 

Tocmai pentru a reduce această sarcină pentru personal și pentru a asigura relații transparente cu furnizorii, în Torgsoft există un mod special de informare automată.

Acest instrument este implementat sub forma unei opțiuni suplimentare plătite «Informarea comitentului». Aceasta permite configurarea sistemului astfel încât programul să trimită automat furnizorului, în momentul efectuării vânzării, un mesaj că marfa sa tocmai a fost vândută.

Cum se configurează notificarea automată

După achiziționarea și activarea opțiunii, configurarea se face în câțiva pași:

1. Activarea funcției. Accesați punctul de meniu Setări — Parametri — Funcții suplimentare și găsiți secțiunea Informarea comitentului.

2. Activarea trimiterii mesajelor. În această secțiune trebuie să activați comutatorul Trimiteți mesaj comitentului la vânzarea mărfii.

3. Alegerea canalului de comunicare. Puteți alege unde vor fi trimise notificările — pe E-mail sau prin trimitere SMS.

•    Pentru e-mail: trebuie configurat clientul de e-mail, de exemplu Microsoft Outlook, sau utilizate metodele de trimitere prin SMTP ori serviciul SendGrid.

•    Pentru SMS: trebuie să fiți client înregistrat al unuia dintre serviciile de trimitere acceptate, de exemplu TurboSms, Epochta, AlphaSMS, SMS Club, și să îl selectați în câmpul corespunzător Serviciu SMS.

Crearea șablonului de mesaj

Pentru ca furnizorul să primească informații clare și ușor de înțeles, în program se configurează un șablon special. În câmpul Conținutul șablonului se introduce textul mesajului, în care pot fi inserate variabile dinamice.

Pe lângă variabilele standard, pentru acest mod sunt disponibile variabile speciale:

• <Denumirea produsului>

• <Articolul produsului>

• <Suma furnizorului pentru produsul vândut>

• <Cantitatea produsului vândut>.

Exemplu de utilizare. Dacă veți crea un șablon cu textul: "Produsul dvs. <Denumirea produsului> a fost vândut în cantitate de <Cantitatea produsului vândut> buc.", comitentul va primi un mesaj gata format de acest tip: "Produsul dvs. Minge de baschet Mikasa BX712 a fost vândut în cantitate de 10.00 buc.".

Pentru e-mailuri este prevăzut și câmpul Intervalul de trimitere a e-mailurilor în secunde. Acesta permite setarea unei pauze între trimiteri, de exemplu câteva secunde, pentru ca serverele de e-mail să nu considere rapoartele automate drept spam.

Excepții: cum se dezactivează notificările pentru furnizori separați

În mod implicit, după activarea funcției, programul va trimite notificări tuturor comitenților. Totuși, dacă lucrați cu un anumit furnizor după o altă schemă, de exemplu cu plată integrală în avans, și acesta nu are nevoie de aceste notificări, îl puteți exclude ușor din trimitere.

Pentru aceasta:

1. Accesați fișa furnizorului Setări — Furnizor — Adăugare/Modificare.

2. Treceți la fila Suplimentar.

3. Dezactivați comutatorul Trimiteți mesaj comitentului.

După aceasta, la vânzarea mărfurilor de la acest furnizor concret, programul nu îl va deranja cu notificări.

Controlul notificărilor trimise

Toate mesajele generate și trimise de program nu dispar fără urmă. Antreprenorul poate oricând să le verifice statutul. Pentru a vedea istoricul notificărilor trimise, este suficient să accesați meniul Marketing — Trimitere în masă și să deschideți fila Trimiteri în masă. Acest lucru oferă control complet asupra informațiilor transmise partenerilor și asupra momentului în care au fost trimise.

Utilizarea opțiunii «Informarea comitentului» permite construirea unor relații cât mai transparente și bazate pe încredere cu furnizorii de mărfuri luate spre vânzare, reducând factorul uman în raportarea vânzărilor.