Deficit în distribuția produselor: cum să creezi instantaneu o comandă către furnizor pentru un deficit

În cadrul rețelelor comerciale apare frecvent situația în care un lot nou de marfă ajunge la depozitul central, însă cantitatea acestuia este în mod obiectiv mai mică decât necesarul total al tuturor filialelor sau magazinelor cu amănuntul. Acest mod de lucru — distribuirea mărfii cu identificarea simultană a deficitului și reaprovizionarea — este esențial pentru desfășurarea neîntreruptă a activității comerciale. 

Programul Torgsoft dispune de instrumente integrate care acoperă toate aceste necesități într-o singură fereastră.

În continuare vom analiza în detaliu modul în care funcționează algoritmul de distribuire a mărfurilor deficitare și cum ajută sistemul la generarea automată a comenzilor pentru cantitățile lipsă.

1. Calcularea automată a necesarului și distribuirea proporțională

La baza unei distribuiri corecte se află calcularea automată a cantității de marfă necesare fiecărei filiale. În modul «Distribuirea mărfurilor», programul utilizează o formulă specială, care poate fi configurată flexibil de utilizator. În mod implicit, aceasta are următoarea formă: (<Cantitatea vândută> + <Stocul minim> - <Cantitatea disponibilă>) * n (unde n reprezintă coeficientul de rezervă pentru perioada următoare).

Când selectați acțiunea «Efectuarea calculului», programul completează automat coloana «Cantitatea de aprovizionare». Aceasta reprezintă cantitatea care va fi trimisă fizic către punctul de vânzare.

Ce se întâmplă dacă marfa nu este suficientă?

Dacă în depozitul central există mai puțină marfă decât necesarul total al tuturor filialelor, sistemul distribuie automat stocul disponibil proporțional cu necesarul acestora.

2. Vizualizarea deficitului: cum afișează sistemul cantitatea lipsă

Pentru ca proprietarul sau gestionarul să poată vedea clar diferența dintre cantitatea de marfă trimisă și cantitatea necesară în realitate, în Torgsoft este disponibilă coloana «Cantitatea calculată».

• În această coloană este afișat necesarul optim al centrului de evidență, calculat conform formulei.

• Dacă valoarea alocată în coloana «Cantitatea de aprovizionare» este mai mică decât valoarea din coloana «Cantitatea calculată», celula cu necesarul calculat este evidențiată cu un fundal portocaliu deschis. Acesta este un semnal vizual direct că necesarul magazinului nu a fost acoperit integral.

• Utilizatorul poate modifica manual valoarea din coloana «Cantitatea calculată», dacă există excepții suplimentare sau necesități specifice ale punctului de vânzare.

Dacă suma valorilor din coloana «Cantitatea calculată» pentru toate filialele destinatare depășește stocul efectiv al expeditorului, marfa respectivă devine automat disponibilă pentru comandarea cantității lipsă.

3. Modul «Comandă pe baza distribuirii»: generarea unei comenzi către furnizor

Pentru a comanda cantitatea lipsă, nu este necesar să părăsiți modul de distribuire și să căutați aceste mărfuri în alte meniuri. Este suficient să selectați acțiunea «Comandă pe baza distribuirii».

Se va deschide un formular nou, care afișează lista mărfurilor deficitare în funcție de ultimul lot livrat de fiecare furnizor. Aici puteți vedea de la ce furnizor și la ce preț trebuie comandată marfa. Vizibilitatea prețurilor de achiziție este reglementată prin drepturile de acces ale utilizatorului.

Algoritmi pentru generarea rapidă a comenzilor

În coloana «Cantitate (Comandă)» puteți indica manual cantitatea necesară, însă sistemul oferă și instrumente eficiente de automatizare:

1. În funcție de data ultimei livrări. Programul selectează automat furnizorul de la care marfa a fost recepționată în cel mai recent lot. Această acțiune este efectuată implicit la deschiderea ferestrei.

2. În funcție de furnizorul selectat. Dacă ați filtrat lista după un anumit furnizor, sistemul va stabili cantitatea de comandat pentru furnizorul respectiv, pentru toate mărfurile pe care acesta le-a livrat vreodată.

3. Stabilirea furnizorului și a cantității de comandat. Această acțiune deschide o fereastră de dialog în care poate fi indicat simultan furnizorul pentru mai multe mărfuri care, de exemplu, au fost introduse anterior ca «stocuri inițiale» și nu au un istoric al achizițiilor reale.

După verificarea listei, este suficient să apăsați butonul «Generarea comenzii către furnizor». De asemenea, puteți adăuga un comentariu text, care va fi atașat documentului creat.

 Restricții importante de care trebuie să țineți cont: sistemul dispune de protecție integrată împotriva comenzilor eronate. În formularul «Comandă pe baza distribuirii» nu vor fi incluse:

• Mărfurile pentru care în fișa produsului este activată interdicția de comandare.

• Șabloanele, seturile automate cu numere de serie, cutiile pentru depozitare sezonieră și modelele.

• Dacă este interzisă comandarea mărfii de la un anumit furnizor, aceasta va fi evidențiată cu portocaliu deschis, iar câmpul pentru introducerea cantității va fi blocat. Același lucru este valabil pentru mărfurile recepționate de la contrapărți de sistem, de exemplu în urma inventarierii, fără existența unui furnizor real.

Datorită acestui instrument, procesul de distribuire se transformă dintr-o activitate de rutină într-un centru de analiză: nu doar distribuiți ceea ce este disponibil în depozit, ci și reacționați imediat la deficit, generând comenzi exacte și justificate către furnizori.