Inventarierea mărfurilor după măsură: greutate, lungime și tipărirea rezultatelor

Inventarierea produselor după măsură în Torgsoft: evidența greutății, metrajului și tipărirea rezultatelor

În comerțul cu bijuterii, țesături, materiale de construcții sau produse vândute la greutate apare situația în care numărarea fizică a produselor doar în bucăți nu oferă o imagine completă și obiectivă a stocurilor, deoarece valoarea și evidența acestor produse depind direct de greutatea, lungimea sau suprafața lor. Modul de inventariere a produselor după măsură permite nu doar calcularea numărului de unități de produs, ci și înregistrarea dimensiunilor lor reale.

Antreprenorii pun frecvent următoarele întrebări: cum pot vedea greutatea totală sau metrajul stocurilor direct în fișa de inventariere, de ce suma măsurii este uneori afișată în unități neobișnuite, cum se introduce corect greutatea reală de pe cântarul electronic în timpul inventarierii și cum se configurează tipărirea rezultatelor astfel încât gestionarul să vadă în raport nu doar bucățile, ci și metri, grame sau carate. Mai jos sunt prezentate răspunsuri detaliate la aceste întrebări și algoritmul de lucru cu produsele măsurabile în timpul inventarierii.

Coloane principale și noțiuni de bază pentru inventarierea după măsură

Pentru a vedea informațiile despre măsurile produsului în timpul inventarierii, în formularul "Produse în inventariere" trebuie activată afișarea coloanelor corespunzătoare.

Principalii parametri utilizați în acest mod sunt:

• Măsură — valoarea fizică pentru o unitate de produs, de exemplu, greutatea unui inel sau lungimea unei role în unitățile stabilite.

• Unitatea de măsură — parametrul care indică în ce se măsoară concret un anumit produs: grame, metri, metri pătrați etc.

• Suma măsurii — valoarea totală a măsurii pentru întregul stoc disponibil al unui anumit produs. Această valoare este calculată ca numărul de unități de produs înmulțit cu măsura acestora.

• Unitatea de măsură de referință — unitatea de bază a sistemului de măsurare, la care sunt convertite toate celelalte unități subordonate cu ajutorul unui coeficient de conversie (de exemplu, kilogramul este unitatea de referință pentru grame).

În ceea ce privește afișarea neclară a sumei măsurii: coloana «Suma măsurii» afișează întotdeauna valoarea finală anume în unitatea de măsură de referință. De aceea, pentru interpretarea corectă a rezultatelor inventarierii și evitarea confuziilor, se recomandă insistent ca în formularul de pe ecran coloanele «Suma măsurii» și «Unitatea de referință» să fie amplasate una lângă alta.

Două scenarii de inventariere a produselor măsurabile

Evidența după măsură în program combină două scenarii principale, bazate pe opțiunile suplimentare corespunzătoare:

Scenariul 1. Evidența bijuteriilor și a produselor vândute la greutate.

Acest scenariu este utilizat (cu condiția activării opțiunii «Evidența și vânzarea produselor la bucată cu măsură») atunci când prețul produsului se formează pentru o unitate de măsură, de exemplu, pentru un gram de metal. Produsul din depozit este evidențiat în bucăți, însă fiecare bucată are o măsură (greutate) clar stabilită. În timpul inventarierii, programul permite verificarea nu doar a existenței produselor, ci și a sumei totale a măsurii (greutatea totală a tuturor produselor din depozit) în unități de măsură de referință.

Scenariul 2. Evidența metrică.

Este utilizată (dacă este disponibilă opțiunea «Calculator pentru produse metrice») pentru materiale de construcții și finisaje, precum gresie, laminat, linoleum, cabluri sau țesături, unde produsul este cumpărat în funcție de suprafață sau lungime. În timpul inventarierii, evidența unui astfel de produs se realizează simultan în două unități — în ambalaje (sau role) și în metri pătrați sau metri liniari.

Introducerea greutății și metrajului reale în timpul inventarierii

Crearea fișei de inventariere se realizează conform algoritmului standard, prin meniul documentelor sau din starea depozitului. În timpul numărării efective a produselor, în formularul "Produse în inventariere" trebuie înregistrată cantitatea reală.

Pentru introducerea corectă a datelor privind măsura trebuie utilizată setarea "Solicită cantitatea" (apelată prin combinația Ctrl+Q sau prin comutatorul corespunzător). După scanarea codului de bare al produsului, se deschide fereastra calculatorului de măsură sau fereastra de introducere a cantității. În această fereastră, gestionarul indică valoarea efectiv calculată.

Dacă pentru bijuterii sau produse vândute la greutate se folosesc cântare electronice conectate, greutatea reală poate fi transmisă în program direct de la cântar sau utilizatorul poate introduce manual greutatea produsului de la tastatură. După introducerea datelor reale, pentru poziția respectivă se setează marcajul de finalizare a numărării.

Tipărirea rezultatelor inventarierii cu indicatorii măsurii

Pentru a răspunde solicitărilor antreprenorilor privind afișarea greutății și metrajului în rapoartele tipărite (de exemplu, în raportul privind lipsurile, surplusurile sau în rezultatele generale ale inventarierii), Torgsoft permite configurarea flexibilă a șabloanelor de documente.

În setul de date pentru șabloanele de tipărire ale rapoartelor de inventariere au fost adăugate special câmpuri variabile care țin de măsură:

• Unitatea de măsură;

• Măsura per unitate;

• Măsura în unitatea de măsură de referință;

• Unitatea de referință a măsurii;

• Dimensiune și Material.

Pentru ca aceste date să apară în documentul tipărit, înainte de tipărirea raportului utilizatorul trebuie să selecteze opțiunea "Configurează raportul", să deschidă editorul de șabloane (FastReport) și să adauge coloanele necesare din baza de date în partea tabelară a documentului.

Astfel, gestionarul sau administratorul va primi o fișă de inventariere tipărită, în care diferențele, surplusurile și lipsurile vor fi înregistrate nu doar în bucăți, ci și în grame sau metri exacți.