Účtovníctvo tovaru v obchode s potravinami: ako to funguje

Ako organizovať evidenciu tovaru v potravinách

V potravinách sa súčasne predáva kusový aj vážený tovar, nákupné ceny sa pravidelne menia, časť výrobkov sa rýchlo kazí a počas dňa prebehnú stovky drobných predajov. Za takýchto podmienok je možné získať spoľahlivý stav zásob iba vtedy, ak je každý pohyb tovaru zaznamenaný v programe: príjem, predaj, vrátenie, odpis, presun a výsledok inventúry.

Torgsoft prepája tieto operácie v jednej evidencii. Po vytvorení dokladu program zmení množstvo tovaru v príslušnom sklade, uloží cenu a autora operácie a vytvorí údaje pre reporty. Zamestnanec zaznamenáva skutočnú udalosť a vedúci pracuje už so súhrnným výsledkom.

Ako začať s evidenciou v predajni, ktorá už funguje

Najskôr je potrebné vytvoriť štruktúru tovaru. V Torgsoft patrí každá položka ku konkrétnemu druhu tovaru. Pomocou druhov je vhodné rozdeliť trvanlivé potraviny, mliečne výrobky, nápoje, zeleninu, mrazený tovar a ďalšie skupiny. Táto štruktúra je potrebná na vyhľadávanie, filtre, reporty a skupinové nastavenia. Príliš podrobný strom komplikuje prácu a jedna spoločná skupina neumožňuje správne analyzovať sortiment.

Tovar s výrobnými čiarovými kódmi je vhodné od začiatku zadávať s týmito kódmi. Pre položky bez vhodného čiarového kódu môže Torgsoft vytvoriť vlastný EAN-13 a vytlačiť etiketu. Pred hromadným načítaním je potrebné skontrolovať duplicity: ak sa tá istá voda alebo balenie masla dostane do dvoch kariet, predaje a zásoby sa rozdelia medzi ne.

Pre tovar, ktorý sa už nachádza v predajni, sa vytvorí príjmový doklad s označením Počiatočné zásoby. Sortiment je možné zadať ručne alebo importovať z Excelu. Pred spustením predaja je potrebné skontrolovať názvy, čiarové kódy, skutočné množstvo a maloobchodné ceny; nákupná cena sa uvedie, ak je známa. Ide o samostatnú úvodnú operáciu; bežná inventúra sa následne používa na porovnanie existujúcej počítačovej evidencie so skutočným stavom.

Ako príjem ovplyvňuje stav zásob a obstarávaciu cenu

Každá nová dodávka sa eviduje príjmovým dokladom. Torgsoft pridá množstvo do vybraného skladu, uloží nákupnú cenu a prepojí tovar s dokladom dodávateľa. Ak položka už existuje v zozname, možno ju nájsť podľa čiarového kódu alebo katalógového čísla. Nová položka sa najskôr opíše v karte, aby sa ďalšie dodávky a predaje evidovali pod tou istou položkou.

Pri príjme musí zamestnanec porovnať doklad so skutočnou dodávkou. Program správne vypočíta stav zásob iba z údajov zadaných v doklade. Chyba v množstve, cene alebo vo výbere karty tovaru sa prenesie do skladovej evidencie a ďalej ovplyvňuje obstarávaciu cenu a zisk.

Keď sa zmení maloobchodná cena, v Torgsoft sa vykoná precenenie a vytlačia sa nové cenovky. To umožňuje súčasne zmeniť cenu v databáze aj na regáli. Stará cenovka pri novej cene na pokladni môže viesť ku konfliktu so zákazníkom, preto je lepšie vykonať tieto dve činnosti ako jeden proces.

Dva spôsoby predaja váženého tovaru

Pri váženom tovare nestačí pridať do karty jednotku merania. Program musí správne previesť údaje z váhy na množstvo v kilogramoch. Na tento účel sa pri druhu tovaru zapne príznak Čiarový kód tovaru obsahuje množstvo a nastaví sa množstevný koeficient. Napríklad koeficient 0,001 prevedie gramy z čiarového kódu na kilogramy v evidencii.

Potom sa vyberie jeden z dvoch scenárov.

1 Váženie počas predaja

Váha sa pripojí k počítaču na pokladni. Pokladník vyberie tovar, položí ho na plošinu a Torgsoft prijme hmotnosť and vypočíta sumu. Ručné prenášanie hodnoty nie je potrebné. Pre takéto pracovisko sa používa možnosť Integrácia s váhami na pokladni.

2 Predbežné balenie alebo samoobsluha

Torgsoft prenáša zoznam tovaru do váh s tlačou etikiet. Po odvážení váha vytlačí etiketu, v ktorej čiarovom kóde je zakódované množstvo. Na pokladni program po jednom naskenovaní rozpozná tovar aj hmotnosť. Tento proces zabezpečuje možnosť Balenie a označovanie váženého tovaru.

Príznak váhového čiarového kódu, jeho štruktúra a koeficient v Torgsoft musia zodpovedať nastaveniam váhy. Ak sa líšia, pokladňa nemusí nájsť tovar alebo môže nesprávne určiť množstvo. V predajni, kde sa časť výrobkov balí vopred a časť sa váži na pokladni, možno oba spôsoby používať súčasne.

Čo sa deje počas predaja

Po naskenovaní Torgsoft nájde tovar, doplní aktuálnu cenu a pridá položku do predaja. Po zaplatení program zníži stav zásob v sklade, zaznamená tržbu a spôsob platby. Vďaka tomu sa jedna operácia na pokladni okamžite premietne do evidencie tovaru aj financií.

Doplnkové zariadenia odstraňujú opakované zadávanie údajov. Integrácia s bankovým terminálom prenáša sumu z platobného okna do POS terminálu. Programová RP registruje zúčtovacie operácie a vytvára fiškálnu účtenku. Ide o samostatné možnosti; nie sú automaticky súčasťou základnej pokladničnej operácie.

Ak sa v jednej databáze vedie evidencia tovaru rôznych podnikov, v Torgsoft možno prepojiť druh tovaru s podnikom. Po zapnutí parametra Prepojiť druh tovaru s podnikom a rozdeľovaní predaja podľa neho program počas platby rozdelí pôvodný predaj medzi podniky. Pred spustením takejto schémy je potrebné samostatne nastaviť podniky, pokladne a prostriedky fiškalizácie. Pri zákazníckej objednávke sa toto automatické rozdelenie nepoužíva.

Vrátenia, odpisy a rozdiely v zásobách

Vrátenie sa eviduje samostatným dokladom. Pokladník môže naskenovať čiarový kód účtenky a Torgsoft následne zobrazí tovar z daného nákupu. Zamestnanec vyberie skutočne vrátené položky a program zaregistruje operáciu a upraví stav zásob. Pravidlá fiškálneho vrátenia závisia od nastavenej RP alebo PRP, preto je potrebné pokladničný postup skontrolovať pred začiatkom práce.

Tovar po dátume spotreby, pokazený alebo poškodený nemožno jednoducho odstrániť z regálu. V Torgsoft sa na tento účel vytvorí doklad o odpise so skutočným množstvom a dôvodom. V systéme tak zostane vysvetlenie, prečo tovar zmizol zo skladu, a suma odpisu sa zahrnie do analýzy nákladov.

Predaj do mínusu je potrebné nastaviť vedome. Ak je povolený, program vykoná predaj aj pri nedostatočnom evidovanom množstve a zobrazí záporný stav zásob. Môže to byť dočasný signál o nezaevidovanom príjme alebo nesprávnej karte tovaru. Systematické záporné zásoby skresľujú skladové údaje a sťažujú hľadanie príčiny manka.

Dátum spotreby a rýchlosť predaja sú rozdielne úlohy

V evidencii potravín sa ľahko zamieňajú tri rôzne ukazovatele:

• dátum výroby — vlastnosť, ktorú možno pri tovare zapnúť a uvádzať v evidencii;

• dátum spotreby alebo dátum predaja na etikete — údaje, ktoré možnosť balenia prenáša do podporovaných modelov váh;

• obdobie predaja šarže — čas, za ktorý sa tovar predá po príjme.

Report Analýza zásob podľa obdobia predaja ukazuje, aká časť dodávky bola predaná počas zadaných intervalov po príjme. Pomáha odhaľovať pomaly sa predávajúci tovar a upravovať nákupy. Tento report neurčuje, či konkrétnej jednotke uplynul dátum spotreby.

Kontrola exspirácie vyžaduje samostatný postup predajne: kontrolu dátumov pri príjme, pravidelnú kontrolu regálov, včasné odstránenie tovaru z predaja a zaevidovanie odpisu. Ak váhy podporujú príslušné polia, Torgsoft im môže preniesť dátum spotreby alebo dátum predaja na vytlačenie na etikete. Podpora závisí od modelu váhy.

Ako vykonať inventúru bez skreslenia výsledku

V Torgsoft možno vytvoriť inventúrny hárok pre celý sklad alebo pre vybrané skupiny. Tovar sa počíta pomocou skenera, terminálu na zber údajov, mobilného nástroja alebo podľa vytlačeného hárku. Pre veľkú predajňu je čiastočná inventúra podľa oddelení alebo skupín zvyčajne lepšie zvládnuteľná, pretože každý hárok obsahuje konkrétny zoznam položiek.

Režim blokovania určuje, ako sa počas počítania zohľadňuje predaj:

• blokovať pri pridaní do inventúrneho hárku — tovar sa okamžite stane nedostupným na predaj;

• blokovať po prvom naskenovaní — vhodné, keď predajňa pokračuje v prevádzke; po začatí počítania konkrétnej položky sa už táto položka nepredáva;

• neblokovať — vyžaduje zmenu stavu položky na «Počítanie dokončené» a presné zohľadnenie pohybu;

• blokovať pre ručnú evidenciu — používa sa pri papierovom hárku.

Pomocník Torgsoft odporúča prvé dva režimy ako presnejšie. Pre fungujúcu predajňu je praktickou možnosťou blokovanie po prvom naskenovaní: predaj ostatných položiek pokračuje a už spočítaný tovar sa ďalej nepohybuje.

Aby zamestnanec neprispôsoboval výsledok číslu v programe, možno pre jeho rolu zapnúť parameter Skryť množstvo na sklade pre tovar pri inventúre. Po uzavretí hárku Torgsoft automaticky vytvorí príjem pre prebytky a odpis pre manká. Evidované množstvo sa vyrovná skutočnému.

Program zobrazí rozdiel, ale neurčuje jeho príčinu. Manko môže vzniknúť v dôsledku nezaevidovaného príjmu, predaja nesprávnej karty, chybného odpisu, poškodenia alebo krádeže. Súčasné manko jedného tovaru a prebytok podobného často naznačujú zámenu položiek. Na určenie príčiny vedúci porovná inventúrny hárok s pohybom tovaru a činnosťou používateľov.

Ako plánovať nákupy podľa údajov programu

Minimálny stav zásob umožňuje oddeliť bežnú zásobu od tovaru, ktorý je už potrebné objednať. V režime vytvárania objednávky dodávateľovi Torgsoft vyberie položky s nulovým, záporným alebo nižším než minimálnym množstvom. Program pripraví zoznam a zamestnanec skontroluje potrebu a určí konečné objednávané množstvo.

Pre sieť, kde sa norma zásob líši medzi jednotlivými prevádzkami, možnosť Minimálne a maximálne zásoby podľa skladov nastavuje samostatné hranice pre každý sklad. Možnosť Automatický výpočet skladových zásob vypočíta odporúčané hranice podľa predajov a podmienok dodávok. Oba nástroje pomáhajú pripraviť rozhodnutie, ale objednávka dodávateľovi si vyžaduje kontrolu človekom.

Tovar, ktorý už netreba kupovať od konkrétneho dodávateľa, možno pridať do zoznamu položiek zakázaných na objednávanie. Nebude zahrnutý do ďalšej objednávky pre tohto dodávateľa. Pre výrobky prijaté s platbou po predaji je v príjme k dispozícii spôsob platby Na realizáciu a samostatná analýza zobrazuje predaný tovar a dlh voči dodávateľovi.

Ako program pomáha kontrolovať činnosť personálu

Používateľské roly určujú, aké údaje a operácie sú dostupné pokladníkovi, pracovníkovi zodpovednému za tovar alebo administrátorovi. Možno obmedziť zobrazenie veľkoobchodných cien a finančných ukazovateľov, prácu s dokladmi a nastaviť maximálnu zľavu pre konkrétne skupiny tovaru. Obmedzenia musia zodpovedať skutočným povinnostiam zamestnanca, inak pokladník dostane zbytočné oprávnenia alebo nebude môcť vykonať bežnú operáciu.

Protokol činností používateľov automaticky zaznamenáva udalosti v systéme. Záznamy v ňom nemožno upravovať nástrojmi programu. Denník zmien dokladov sa vedie po zapnutí príslušného parametra a zobrazuje zmeny skladových a finančných dokladov. Zrušené položky z predaja možno zobraziť aj samostatne.

Tieto údaje poskytujú postupnosť udalostí: kto vytvoril alebo zmenil doklad, kedy zrušil tovar, zaevidoval vrátenie alebo použil zľavu. O príčine a zodpovednosti rozhoduje vedúci po porovnaní protokolov s pokladničnou zmenou, inventúrou a prvotnými dokladmi.

Ak predajňa predáva online alebo pracuje cez vzdialený server

Ak kamenná predajňa a internetový obchod používajú rovnaký sklad, predaj na pokladni najskôr zmení stav zásob v databáze Torgsoft. Aktualizované údaje sa na web prenesú pri ďalšej výmene. Možnosť Synchronizácia s internetovým obchodom prenáša tovary, ceny a zásoby a načítava objednávky podľa nastaveného spôsobu výmeny. Frekvencia závisí od konfigurácie; bez overenia konkrétnej schémy sa takáto synchronizácia nemá označovať za okamžitú.

Pri pokladni pripojenej k databáze na vzdialenom serveri strata internetu zastaví výmenu údajov so serverom. Torgsoft-Hybrid umožňuje pokračovať v lokálnom predaji a preniesť nahromadené údaje po obnovení spojenia. Možnosť bezhotovostnej platby a fiškalizácie počas výpadku závisí od samostatného zariadenia, služieb a ich autonómnych režimov.

Neštandardné operácie, ktoré treba vopred zohľadniť

Niektoré potraviny predávajú súpravy, rozdeľujú komplety na jednotlivé časti alebo poskytujú služby. Pre každý takýto scenár je potrebná správna karta a doklad.

Pri kompletizácii Torgsoft odpíše jednotlivé súčasti a zaeviduje hotový komplet. Rozkompletovanie vykoná opačnú operáciu. Služba sama nemá skladový stav ani nákupnú cenu, ale možno do nej pridať materiály; pri predaji sa potom tieto materiály odpíšu zo skladu. Preto by sa doručenie, mletie kávy alebo spracovanie výrobku nemali evidovať cez náhodnú tovarovú položku.

Pred spustením nového procesu je potrebné určiť, ktorý doklad mení stav zásob a kto má oprávnenie ho vytvárať. Torgsoft potom dokáže zjednotiť predaje, zásoby, odpisy a finančný výsledok bez ručného prenášania čísel medzi tabuľkami.

Čo skontrolovať pred začiatkom práce

1. Pre každý tovar existuje jedna aktuálna karta a správny čiarový kód.

2. Počiatočné zásoby zodpovedajú skutočnému množstvu na regáloch a v sklade.

3. Pri druhoch váženého tovaru sú správne nastavené príznak čiarového kódu a koeficient.

4. Príjem, vrátenie, odpis a precenenie sa evidujú samostatnými dokladmi.

5. Predaj do mínusu má vedome zvolený režim.

6. Pre inventúru je určený spôsob blokovania tovaru a oprávnenia zamestnancov.

7. Zodpovedný zamestnanec pravidelne kontroluje dátumy spotreby a eviduje odpisy.

8. Minimálne zásoby a spôsob vytvárania objednávok zodpovedajú skutočným dodacím lehotám.

9. Denník zmien dokladov je zapnutý, ak je potrebný na internú kontrolu.

10. Pri online predaji a vzdialených pokladniach je známa skutočná frekvencia výmeny a scenár práce bez pripojenia.

Konfigurácia licencie, možností a pokladničného zariadenia závisí od počtu predajných miest, spôsobu práce s váženým tovarom, fiškalizácie a online kanálov. Tieto možnosti sú zhromaždené na stránke programu pre predajňu potravín.